信息与管理

　　69．何谓信息？它有哪些特征？

　　所谓信息，就是客观世界中各种事物特征和变化的最新反映，是客观事物实际状态经过传递后的再现。信息不是事物本身，而是事物发出的消息、情报、指令、数据和信号中所包含的内容。信息是可再生资源（动物和植物）和非再生资源（金属、非金属，能源矿藏）之外，维持人类社会生产活动、经济活动和社会活动的第三资源。人类获取、积累并利用信息是认识和改造客观世界的必要过程之一。人类借助信息，才能获得知识，消除知识的不确定性，改变原来不知或知之甚少的状态。

　　信息有以下特征：

　　一、信息是可以识别的。通过感官是直观识别，也可以通过各种探测手段去间接识别。不同的信息源有不同的识别方式。

　　二、信息是可以传递、传播、扩充的。信息非常活跃，不受约束。人与人之间的信息传递靠语言、表情、动作；社会活动信息的传递通过报纸、杂志、报告；电子技术的发展使信息可以通过电报、电话、广播、电视传递；电视广播卫星的出现，使我们能看到地球上任何一个地方的实况图像信息；计算机的广泛应用，使人类社会出现了信息资源充分共享的前景。

　　三、信息是可以处理的。人们可以把许多复杂的事例总结为一条定理，可以把大量的资料归纳为一个方程式，还可以把从实践中得到的经验总结出来，写成程序手册。人的大脑处理信息即是思维活动；用计算机进行信息处理，要靠人编制的软件来实现。信息是可以再生成的。人类收集的信息经处理后可用语言、文字、图像等形式再生成；计算机收集的信息也可以用显示、打印、绘图等形式再生成。

　　四、信息是可以存贮的。人脑的记忆系统分为长期记忆和短期记忆两部分。用计算机的内存贮器和外存贮器可以存贮信息；录音和录像技术的发展，扩大了信息存贮的范围。

　　五、信息是有替代能力的。它可以取代劳动力和物质资源。例如，机器人和自动化程序在企业和办公室里可代替人的劳动。

　　六、信息是可分享的。物质可以转手，比如我把一本书献给您，我却没有了；但是，如果我把一个想法或消息告诉了您，这时，我们可以共同享受。

　　七、信息的收集和处理促使大脑发达。人类的脑力活动促使大脑发达，有了发达的大脑，人类社会才能发展和进步。现在，人类又发明了可以部分代替脑力劳动的工具——计算机，它必将进一步促进人类思维器官的发展。

　　70．信息在商业企业经营管理中有哪些作用？

　　由于商业企业内部分工复杂，企业与外部发生联系广泛，市场商品供求变化频繁，所以企业要正常开展购、销、调、存活动，一刻也离不开信息。信息在企业管理中具有很重要的作用：

　　一、信息是企业进行决策、编制计划的依据。要使企业管理过程中做出的一切决定和编制的计划科学、合理，必须有大量的可靠的信息作为依据，如国家的政策文件、各种定额、历史资料、统计数字、市场预测情况、购销合同、有关工作人员的意见，等等。企业根据这些信息，经过综合整理分析，根据特定的要求和采用一定的方法进行信息处理，提出若干方案，进行比较，求得方案的最佳化。当然，决策、计划是否正确，主要是企业领导者的判断是否正确，但是，信息作为决策、计划的依据，对帮助企业领导者正确判断情况有很大作用。

　　二、信息是对企业经营过程进行有效控制的工具。在企业经营过程中有两种东西在流动，一种是物质流，如采购部门购进商品，然后验收入库保管，最后再销售出去；另一种是信息流，如计划任务、进度安排、实际执行情况等。物质流与信息流在经营过程中是伴随在一起进行的。例如，当某些商品进入仓库时，该商品的入库单也同时交保管员，当该商品由仓库调到门市销售时，就跟着有出库单。这里，信息流对物质流起着控制作用。控制的办法和作用有两种。一种是指挥作用，在经营过程中，按照领导指示、预先规定的计划或某种凭证单据使实物（主要是商品流转）流动；另一种是反馈作用，即信息反方向输送，如决策和计划执行情况的资料、数字，汇总上报有关领导部门和人员，进行比较、发现偏差，可采取措施，及时调节纠正。

　　三、信息是保证企业各个方面有秩序活动的组织手段，一个商业企业有好多工作部门、环节和工作岗位，它们又不是各自孤立的，彼此之间必须发生密切联系。如何才能使它们有机地联系起来呢？这就要用信息把它们组织起来，处理好它们之间的关系，协调好它们之间的活动，推动企业的各项工作井然有序地开展下去。

　　在商业企业，信息同劳动力、物资技术设备。资金、商品一样，它是企业经营管理不可缺少的要素。如果没有信息，企业的一切经营活动就会停滞。有人把企业的领导机构比作企业的“大脑”，而把信息流比作企业的“神经系统”。如果“神经系统”失常，就会导致整个企业混乱，甚至瘫痪。可见，信息在企业管理中是非常重要的。

　　71．企业的管理信息有哪几种？

　　在企业管理过程中，信息很多。按内容划分，有计划管理信息、业务管理信息、财务会计信息、统计信息、劳动管理和人事工作信息，以及各种咨询资料等。

　　按信息处理的特点划分，有系统性的和非系统性的两种。前者按一定的系统，周期性地进入管理机构，如定期的会计统计报表，计划执行情况的资料，商品库存结构等。后者往往是意外情况及经营管理过程中临时出现的情况，如商品未按时运进本企业，某些商品质量、数量发生问题，商品临时发生脱销，本企业内外各种关系发生不协调的情况等。这类信息一般以电话记录、书信、报告、申请、咨询等形式进入管理机构。

　　按信息的来源划分，有内部信息与外部信息。内部信息，是企业上下级之间、各部门之间、各环节之间、各工作岗位之间相互传递的信息，如商品采购、运输、验收、保管、销售等情况的业务信息。外部信息，是上级单位给企业下达的有关指示文件，或其它单位转来的公函、信件、电报、电话等。

　　按信息的恒定程度划分，有固定信息和流动信息。固定信息在一定的时期内发生作用，如法律、政策文件、企业的各种定额、商品价格、税率、利息率和各种计划指标等。这种信息占企业总信息的50％以上。流动信息是指企业日常经济活动中的各种资料，如业务传票、通知、电话记录、电报、口头语言等。

　　来自企业基层单位的信息是原始、分散、零星的，称为第一性信息；对这类信息经过加工整理后，称为第二性信息，这类信息系统化、条理化，它对改善企业的经营管理具有重要的价值。

　　72．企业的各种信息一般应符合哪些要求？

　　为了使企业的各种信息对企业经营管理有效地发挥作用，在对其处理过程中，必须符合及时、准确、适用、经济的要求。

　　一、及时。即要按时传递、提供信息，以便对企业经营过程进行有效的控制，对各种情况的变化进行及时的决策和处理，否则就会失去信息的使用价值，就要贻误工作。

　　二、准确。即信息要如实地反映情况。只有可靠的原始数据，才能加工出准确的信息，保证管理者实行有效的控制和决策者进行正确判断。如果信息不准，“假帐真算”，那就会出现瞎指挥，导致经济活动的混乱，并造成损失。

　　三、适用。即信息要符合实际需要。由于各级领导和管理部门的职能不同，它们所需要的信息在内容上是不相同的。但是，企业的信息又是大量的，这就应当根据各级领导和管理部门的需要提供适用的信息。如果让各级领导去阅读大量繁杂的、无关紧要的资料，势必浪费时间。国外把这种不必要的信息称之为“嗓音”。所以，企业必须加强信息管理，各种信息资料要简明易懂，提高其适用性。

　　四、经济。即收集、加工、传送信息过程的费用要少，经济效果要大。随着商品流通规模的扩大和商业企业的发展，信息的数量必然增加，加工、整理、分析研究信息的时间也相应地增加。只有建立起精干的高效率的信息系统，综合各种各样的信息，才能有效地改善商业企业的经营管理。

　　73．信息处理的内容有哪些？

　　信息处理一般包括收集、加工、运输、存贮、检索和输出等六项内容。

　　一、收集。即对原始信息的收集，这是重要的基础工作。提供信息的质量好坏，很大程度上取决于原始信息的全面性和可靠性。在电子计算机的应用上有句俗话：“输进去的是垃圾，输出的还是垃圾。”

　　二、加工。即根据某种管理任务的要求，对原始信息进行分类、排序、计算、比较、选择等工作，通过加工向管理者提供有用的信息。

　　三、传输。即按照企业各部门、各环节内在联系和规定的程序传输信息，以便开展正常的经营管理活动。例如，统计部门把市场商品供求的预测情况传送给计划部门，计划部门以此为依据编制出商品流转计划，编制好的计划又传送给各个业务环节去落实执行，这就是信息传输。

　　四、存贮。即把经过处理的信息贮存起来，建立档案，妥善保管，有的可立即提供使用，有的作为日后参阅。

　　五、检索。即对贮存的大量信息建立科学的、迅速查找的方法、手段，以便及时提供参阅。

　　六、输出，即将处理好的信息，如各种文件、统计报表、会计报表、经营管理资料，提供给各级领导和管理部门。

　　74．信息处理的方式有哪几种？

　　在企业管理中，对信息处理的方式一般有如下三种：

　　一、手工处理方式。即对信息的收集、加工、积累和传送基本依靠工作人员的手工操作，如手抄文件，使用珠算计算，靠人编制报表和保管档案等，目前，我国商业企业基本上以手工处理各种信息。

　　二、机械处理方式。即工作人员借助机械化、自动化技术手段对信息进行处理，如采用按键式计算器、电动计算器进行数据加工。

　　三、高级处理方式，即利用电子计算机进行数据处理。利用电子计算机处理信息，必须与利用各种数学模型结合起来。数学模型为电子计算机编制程序提供了依据；电子计算机又为数学模型的广泛应用提供方便条件。两者紧密结合而形成计算机处理方式。这种方式能在较短的时间内，按照预定的要求，科学地处理大量的、复杂的信息资料，因而对推动企业各部门间、各环节间、各工作岗位间的密切联系，搞好协调，更好地完成各项任务，发挥着巨大的作用。

　　75．电子计算机有哪些基本特点？

　　电子计算机是利用电子技术进行大量高速自动运算的机器，它由输入装置、贮存器、运算器、控制器和输出装置等五部分组成。电子计算机根据工作人员预先编制的程序自动地处理各种信息。通常，人们把电子计算机本身称为硬件，而把编制程序的应用技术称为软件。电子计算机基本特点是：

　　一、运算速度快。电子计算机运算速度之快是人工无法比拟的。目前一般小型电子计算机就可达到每秒运算几十万次，中型机每秒运算几百万次，大型机每秒运算可达一亿次以上。

　　二、具有记忆的功能。它能贮存大量的数据，根据需要可以随时提取。对贮存的内容可以抹掉，也可以重新存入新的内容。

　　三、在正常的条件下，计算精确度很高，小数可算到九位。

　　四、具有逻辑判断能力。它可以进行逻辑运算、推理判断，代替人脑的部分思维。如数据的分析、比较、选择、分解、合并以及从多种方案中选择最佳方案。

　　据国外资料记载，经济发达的国家约有80％的计算机用于企业管理。随着科学技术和社会生产、商品流通的迅速发展，社会精神文明程度的日益提高，必然推动商业企业逐渐使用电子计算机，实行自动化管理，以便极大地提高商业企业管理水平，更好地完成商业工作任务。

　　76．沟通意见的方式有哪几种？

　　一个企业有许多部门、环节和工作人员，即使对同一问题，每一个人的理解、认识和反映也往往是不尽相同的，因此，领导者要善于沟通各种意见。如果意见堵塞，各部门的工作就难以协调。只有搞好意见沟通，才能集中群众的智慧、经验，做出正确的决定，才能做到上令下达、下情上达，上下通气，步调一致，才能为各部门及其工作人员提供执行任务所需要的各种情况、资料，才能促进工作人员间的相互了解与合作，才能提高工作人员的士气，加强团结，共同完成企业的计划任务。目前，沟通意见的基本方式有以下两种：

　　一、口语沟通。即用人的口头语言相互交换各种情况和意见，如谈话、演说、会议、打电话、传话、讨论等都是口语沟通的方式。口语沟通的优点是：节省时间，能较快地交换意见；对对不明白的地方可随时进行解释、说明，直到对方听清楚为止；可以同时用手势、语调、表情辅助思想的表达，不象书面文字那样严谨，比较自由而充分地表达出来；沟通意见的双方可以交谈、商洽，可以提高沟通效果，促进问题的迅速解决。但口语沟通容易被人误解，所谈内容如果不记录或录音，就无法长久保留，也难以确定法律上的责任，传递重要的内容较多的意见，不宜采用口语方式。

　　二、书面沟通。即通过书面文字形式交换各种情况和意见，如计划、总结、规章制度、上级下达的文件、经济合同、会议记录、工作报告、工作鉴定、书面意见等等。书面沟通的优点是：适于传递精确而内容一致的消息，比较严谨，具有权威性，有助于记忆和学习复杂的内容，可备日后查考之用，可防止消息传送时的曲解。采用书面沟通方式应注意下述几点：（1）简洁——文字应力求简明扼要，不能使用烦琐而迂回的措辞。（2）通俗易懂——要适于多数人的文化水平，容易被群众理解和接受。（3）真切——清楚确实，一点也不模糊，要如实反映客观实际情况，不夸大成绩，不隐瞒缺点，实事求是地进行分析说明。（4）鲜明有力——提倡什么，反对什么，态度明朗，避免使用模棱两可、暧昧不明的词语，要对读者起到鼓舞作用，激起读者去行动。（5）字迹清晰，准确使用标点符号。

　　77．沟通意见的渠道有哪些？

　　沟通意见的渠道有以下三种；

　　一、下行沟通渠道。这是指上级组织或领导人员对下级人员所说的，如贯彻有关国家的方针、政策、条例、指令，下达计划任务，进行思想教育等。下行沟通的作用是：（1）使企业全体工作人员了解工作中的方针、政策，完成任务的意义，以便有效地去执行。（2）使下级人员了解与领会上级组织和领导人员下达的指示、要求、意图，达到统一认识、统一步调。（3）便于企业人员了解变化了的形势，使自己的思想，行动跟上形势发展的需要，努力完成本企业的任务。（4）可以减少意见分歧、误解，避免或减少矛盾，有利于改善领导与群众的关系。

　　二、上行沟通渠道。这是指下级组织和人员对上级组织和领导人员所做的沟通。下行沟通仅仅是一个方面，还必须有上行沟通，只有“从群众中来”，才能“到群众中去”，只有“集中上来”，才能“坚持下去”。上行沟通的作用是：（1）广泛征求职工群众的意见，使企业的决策、计划、制度的确定建立在群众的基础上。（2）了解企业各项计划、任务和有关决定在执行过程中的情况，对于先进单位、个人加以表扬、鼓励，并总结、推广其经验，发现问题，及时采取措施加以解决。（3）了解各种人员的相互关系，妥善地解决出现的矛盾，并加以协调。（4）听取群众的呼声，征求职工对各级领导人员的意见，改进领导作风。（5）职工提出意见，行使其参加企业管理的权利，有助于激发其主人翁责任感。

　　三、平行沟通渠道。这是指企业各部门间、各环节间、各工作岗位间的意见沟通。通过平行沟通，避免矛盾，增进相互了解、合作与友谊，互相学习、互相帮助，培养集体主义精神，推动企业各项工作顺利开展。

　　78．影响意见沟通的障碍来自哪些方面？

　　企业上下级间、各部门间、工作人员之间的意见沟通，经常出现障碍，发生不顺利的情况，一般主要表现在以下几个方面：

　　一、在意见本源方面。首先，由于时间不足，环境、条件限制，对事实真相还没有全部了解，当然意见就不能正确。其次，受发出意见者的水平能力限制，不能全面地准确地认识事物的本来面貌。再次，由于发出意见者的立场、态度、思想方法不对头，歪曲了事实真相，如把本部门或本人的优点夸大，把缺点缩小，把问题的责任推给别人，把功劳归在自己身上。此外，即使对客观事物了解得比较透彻，但由于受表达能力的限制，无论是口头语言还是书面文字，都不能充分反映．说明事实情况和发出意见者的思想意图，如词不达意、空洞烦琐、语句不清、内容含糊等等。最后，个别不良分子无事生非，制造事端，挑拨离间，也能引起混乱。

　　二、在意见转述传递方面。首先，由于受时间、环境和机构层次的客观影响，使得本来的意见在传递中出现漏失、更动、变化等情况。如企业的机构庞大，层次过多，下面的一个意见转达给最高领导层，中间经过几道环节，就有可能把原意传走了样。其次，转达者由于水平低或漫不经心，如没听清、没看清或者没有完全理解而发生错误。再次，转达者主观地改变了原意，如对己有利的内容就保留，甚至夸大粉饰，对己不利的内容就去掉。或者，由于畏惧心理，怕打击报复，不能如实转述。

　　二、在收受意见方面。首先，由于没有认真听讲和认真阅读，而错误地理解原意。其次，受接受能力的限制，不能全面、深入理解上级的指示文件精神。再次，领导者的思想作风不好，不愿听取群众意见，甚至对提出异议或批评意见者进行打击报复、这就堵塞了意见沟通。

　　为了正常地、顺利地沟通意见，一方面，要求企业领导者和职工努力提高认识客观事物的能力和思想表达能力；另一方面，提倡“做老实人、说老实话、办老实事”的作风，反对歪曲事实、弄虚作假的不良倾向，以便加强企业职工队伍的团结协作，提高工作效率。