内部控制是指单位为实现控制目标,通过制定制度、实施措施和执行程序,对经济活动的风险进行防范和管控。为了提高行政事业单位内部管理水平,规范内部控制,加强廉政风险防控机制建设,财政部发布了《行政事业单位内部控制规范(试行)》(财会〔2012〕21号,以下简称《单位内控规范》),自2014年1月1日起施行。
行政事业单位的业务活动分为经济活动和非经济活动,预算编制与执行、经费收支、货物工程与服务的采购、资产管理、基本建设、签订合同等都属于经济活动。《单位内控规范》主要是针对行政事业单位的经济活动从风险管控的角度进行规范。从静态上讲,内部控制是行政事业单位为了防范和管控经济活动风险而建立的内部管理系统,该系统由内部控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和内部监督等要素组成,具体体现为各项内部管理制度以及落实制度所需要的控制措施和程序。从动态上讲,内控制度是通过制定制度、实施措施和执行程序,为实现控制目标的自我约束和规范的过程。而且,内部控制还是一个循环往复、不断优化完善的过程。所以,行政事业单位应当针对内部监督检查和自我评价发现的问题,对相关制度、措施和程序进行持续调整、改进,使各项制度、措施和程序能够适应新情况、新问题,在经济活动风险控制中持续发挥作用。
内部控制目标是行政事业单位建立和实施内部控制所要达到的目的。《单位内控规范》第4条对行政事业单位的内部控制目标有明确规定,主要包括以下五个方面:
1.合理保证单位经济活动合法合规
行政事业单位的经济活动合法合规是单位有效履行职能的前提,所以,合理保证单位经济活动合法合规是行政事业单位内部控制最基本的目标。
2.合理保证单位资产安全和使用有效
国家对行政事业单位资产的管理,坚持所有权与使用权相分离的原则,实行国家统一所有,政府分级监管,单位占有、使用的管理体制。资产是行政事业单位正常运转的物质基础与财力保障,资产不安全、使用效率低下都将对行政事业单位各项工作的正常开展产生不利影响。所以,合理保证单位资产安全和使用有效是内部控制的重要目标。
3.合理保证单位财务信息真实完整
行政事业单位的财务信息是对行政事业单位经济活动情况客观、总括的反映。按照国家规定编制和提供完整的财务信息是行政事业单位的法定义务,也是提升内部管理水平的有效手段。所以,合理保证单位财务信息真实完整是内部控制的重要目标。
4.有效防范舞弊和预防腐败
腐败和舞弊的根源在于对权力缺乏有效的制约和监督。建立反腐败、反舞弊的长效机制,必须将事后惩治与事前预防相结合。内部控制的核心就在于制衡。科学运用内部控制的原理和方法,将制衡机制嵌入到单位内部管理制度建设之中,强化内部监督,通过建立和实施严密的内部控制,起到“关口前移”的效果,实现有效防范舞弊和预防腐败的目标。有效防范舞弊和预防腐败,是现阶段行政事业单位内部控制尤为重要的一个目标,也是区别于企业内部控制规范和国外内部控制标准的一大特色。
5.提高公共服务的效率和效果
在我国,无论是行政单位还是事业单位都担负着一定的管理公共事务、提高公共服务、维护和实现社会公共利益的公共管理职能。提供公共服务的效率和效果是行政事业单位活动的总体目标,同时也是行政事业单位内部控制的最高目标。
内部控制原则是行政事业单位在建立和实施内部控制过程中需要遵循的基本要求。《单位内控规范》第5条规定了行政事业单位内部控制应当遵循的四条原则:
1.全面性原则
全面性原则就是要求内部控制应当贯穿单位经济活动决策、执行和监督的全过程,实现对经济活动的全面控制。
2.重要性原则
重要性原则就是在全面控制的基础上,应当关注单位重要经济活动和经济活动的重大风险。
3.制衡性原则
制衡性原则就是内部控制应当在单位内部的部门管理、职责分工、业务流程等方面形成相互制约和相互监督。
4.适应性原则
适应性原则就是内部控制应当符合国家有关规定和单位的实际情况,并随着外部环境的变化、单位经济活动的调整和管理要求的提高,不断修订和完善。
在行政事业单位的内部控制中,单位负责人对本单位内部控制的建立健全和有效实施负责,同时要积极发挥其他工作人员的作用,根据《单位内控规范》建立适合本单位实际情况的内部控制体系,并组织实施。具体步骤如下:
1.梳理单位各类经济活动的业务流程
单位建立健全内部控制,其首要任务就是对单位的各类经济活动的业务流程进行梳理。主要内容如下:对单位的预算业务、收支业务、政府采购业务、资产管理、建设项目管理、合同管理等构成经济活动的各项业务进行调研和访谈,既包括业务层面的组织机构设置,还包括业务层面本身的各项业务流程,对各项业务特点进行总结和归纳,明确各项业务的目标、范围和内容。
2.明确业务环节
单位各类经济活动具有复杂性,其业务流程往往需要划分为若干个业务环节,将业务控制的总体目标进行分解,并在不同的组织机构之间对业务环节的职责和分工进行明确,以有利于单位业务的有序开展并做到权责清晰。主要内容如下:按照业务实现的时间顺序和逻辑顺序,将各个业务中的决策机制、执行机制和监督机制融入到业务流程中的每个业务环节,细化业务流程中各个环节的部门和岗位设置,明确其职责范围和分工。
3.系统分析经济活动风险
内部控制的基本思想就是在业务梳理的基础上,对单位的内部风险与外部风险进行识别、评估、应对和控制。风险分析要从各个业务所面临的内外部环境入手,讨论环境对单位内部控制的负面作用,运用多种手段进行风险的定性和定量评估。
4.确定风险点
风险具有整体性,为了更有针对性地制定风险应对策略和控制方案,将风险进行细分,确定风险点具有十分重要的意义。行政事业单位需要按照风险复杂程度的不同,将业务整体风险按照各个不同业务单元划分为具体的风险点。确定风险点要依据业务流程梳理,对机构设置和岗位设置进行具体分析,从业务环节角度评估特定风险,找出可能造成单位经济利益流出的风险点。
5.选择风险应对策略
风险应对策略就是对已经识别的风险进行定性分析、定量分析和风险排序,制定相应的应对措施和整体策略。风险应对策略主要包括风险规避、风险转移、风险减轻和风险接受四种。
6.建立健全单位各项内部管理制度
各单位要根据自身实际情况,按照内部控制逻辑顺序,建立健全单位各项内部控制管理制度,对《单位内控规范》要求的具体内容进行落实,并针对单位的特定业务制定有针对性的管理制度。
7.督促相关工作人员认真执行
在内部控制管理制度的执行过程中,单位要明确各个部门、各个岗位和相关工作人员的分工和责任,设立相应部门和岗位对相关工作人员对内部控制管理制度的执行结果进行监督和惩罚,形成完善的内部控制执行机制。
风险通常是指潜在事项的发生对目标实现产生的影响。经济活动风险表现为经济活动的实际结果与内部控制目标之间的差异程度。
风险评估是量化测评风险发生的可能程度及其造成的后果。识别和分析风险是行政事业单位建设内部控制必不可少的环节,也是确定控制方法的前置环节。
单位应当建立经济活动风险定期评估机制,对经济活动存在的风险进行全面、系统和客观评估。经济活动风险评估至少每年进行一次;外部环境、经济活动或管理要求等发生重大变化的,应及时对经济活动风险进行重估。
行政事业单位经济活动具有很强的政策性、专业性和技术性。所以,单位开展经济活动风险评估应当成立风险评估工作小组,由单位领导担任组长,各项经济活动的关键工作人员及技术专家担任成员。
经济活动风险评估结果应当形成书面报告并及时提交单位领导班子,作为完善内部控制的依据。
1.目标设定
风险评估工作小组根据各项经济活动的自身特点和相互联系,采取恰当的程序去设定控制目标,确保所选定的目标支持和切合单位的实际情况。
2.风险识别
风险识别是对单位面临的各种不确定因素进行梳理、汇总,形成风险清单。
3.风险分析
风险分析是在风险识别的基础之上,运用定量和定性方法进一步分析风险发生的可能性和对单位目标实现的影响程度,并对风险的状况进行综合评价,以便为制定风险应对策略、选择应对措施提供依据。
4.风险应对
风险应对是指在风险分析的基础之上,针对单位所存在的风险,提出各种风险解决方案,经过分析论证和评价从中选择最优方案并予以实施的过程。风险应对策略一般有风险规避、风险降低、风险分担和风险承受等四种。
1.单位层面风险评估重点关注的方面
单位层面风险评估是指从单位的整体上对内部控制工作的组织、机制建设、制度完善、关键岗位工作人员的管理、财务信息的编报等方面的风险进行评估。重点关注以下六个方面:
(1)内部控制工作的组织情况。包括是否确定内部控制职能部门或牵头部门;是否建立单位各部门在内部控制中的沟通协调和联动机制。
(2)内部控制机制的建设情况。包括经济活动的决策、执行、监督是否实现有效分离;权责是否对等;是否建立健全议事决策机制、岗位责任制、内部监督等机制。
(3)内部管理制度的完善情况。包括内部管理制度是否健全,执行是否有效。
(4)内部控制关键岗位工作人员的管理情况。包括是否建立工作人员培训、评价、轮岗等机制;工作人员是否具备相应的资格和能力。
(5)财务信息的编报情况。包括是否按照国家统一的会计制度对经济业务事项进行账务处理;是否按照国家统一的会计制度编制财务会计报告。
(6)其他情况。
2.业务层面风险评估重点关注的方面
(1)预算管理情况。包括在预算编制过程中单位内部各部门间沟通协调是否充分,预算编制与资产配置是否相结合、与具体工作是否相对应;是否按照批复的额度和开支范围执行预算,进度是否合理,是否存在无预算、超预算支出等问题;决算编报是否真实、完整、准确、及时。
(2)收支管理情况。包括收入是否实现归口管理,是否按照规定及时向财会部门提供收入的有关凭据,是否按照规定保管和使用印章和票据等;发生支出事项时是否按照规定审核各类凭据的真实性、合法性,是否存在使用虚假票据套取资金的情形。
(3)政府采购管理情况。包括是否按照预算和计划组织政府采购业务;是否按照规定组织政府采购活动和执行验收程序;是否按照规定保存政府采购业务相关档案。
(4)资产管理情况。包括是否实现资产归口管理并明确使用责任;是否定期对资产进行清查盘点,对账实不符的情况及时进行处理;是否按照规定处置资产。
(5)建设项目管理情况。包括是否按照概算投资;是否严格履行审核审批程序;是否建立有效的招投标控制机制;是否存在截留、挤占、挪用、套取建设项目资金的情形;是否按照规定保存建设项目相关档案并及时办理移交手续。
(6)合同管理情况。包括是否实现合同归口管理;是否明确应签订合同的经济活动范围和条件;是否有效监控合同履行情况,是否建立合同纠纷协调机制。
(7)其他情况。
内部控制的控制方法实质上就是内部控制的机制,是指为将经济活动风险控制在可承受的范围内,根据内部控制的原理,并结合风险评估的结果,针对风险点选择的措施和程序。
不相容岗位相互分离要求合理设置内部控制关键岗位,明确划分职责权限,实施相应的分离措施,形成相互制约、相互监督的工作机制。
内部授权审批控制要求明确各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相关责任,建立重大事项集体决策和会签制度。相关工作人员应当在授权范围内行使职权,办理业务。
归口管理是指根据本单位实际情况,按照权责对等的原则,采取成立联合工作小组并确定牵头部门或牵头人员等方式,对有关经济活动实行统一管理。
预算控制要求强化对经济活动的预算约束,使预算管理贯穿于单位经济活动的全过程。
财产保护控制要求建立资产日常管理制度和定期清查机制,采取资产记录、实物保管、定期盘点、账实核对等措施,确保资产安全、完整。
会计控制要求建立健全本单位财会管理制度,加强会计机构建设,提高会计人员业务水平,强化会计人员岗位责任制,规范会计基础工作,加强会计档案管理,明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告处理程序。
单据控制要求单位根据国家有关规定和单位的经济活动业务流程,在内部管理制度中明确界定各项经济活动所涉及的表单和票据,要求相关工作人员按照规定填制、审核、归档、保管单据。
信息内部公开要求建立健全经济活动相关信息内部公开制度,根据国家有关规定和单位的实际情况,确定信息内部公开的内容、范围、方式和程序。
单位应当单独设置内部控制职能部门或者确定内部控制牵头部门,负责组织协调内部控制工作。同时,应当充分发挥财会、内部审计、纪检监察、政府采购、基建、资产管理等部门或岗位在内部控制中的作用。
单位经济活动的决策、执行和监督应当相互分离。单位应当建立健全集体研究、专家论证和技术咨询相结合的议事决策机制。重大经济事项的内部决策,应当由单位领导班子集体研究决定。重大经济事项的认定标准应当根据有关规定和本单位实际情况确定,一经确定,不得随意变更。
内部控制关键岗位工作人员应当具备与其工作岗位相适应的资格和能力。单位应当加强对内部控制关键岗位工作人员的业务培训和职业道德教育,不断提升其业务水平和综合素质。
单位应当根据《会计法》的规定建立会计机构,配备具有相应资格和能力的会计人员。单位应当根据实际发生的经济业务事项按照国家统一的会计制度及时进行账务处理、编制财务会计报告,确保财务信息真实、完整。
单位应当充分运用现代科学技术手段加强内部控制。对信息系统建设实施归口管理,将经济活动及其内部控制流程嵌入单位信息系统中,减少或消除人为操纵因素,保护信息安全。
行政事业单位业务层面内部控制主要包括预算业务控制,收支、债务业务控制,政府采购业务控制,资产控制,建设项目控制,合同控制等六方面内容。
1.建立健全预算业务内部管理制度
单位应当建立健全预算编制、审批、执行、决算和评价等预算内部管理制度,具体包括预算管理组织体系、预算业务各环节的工作流程、时间要求、审批权限和责任划分等内容。
2.合理设置预算业务管理机构和岗位
单位应当合理设置岗位,明确相关岗位的职责权限,确保预算编制、审批、执行、评价等不相容岗位相互分离。预算业务管理机构一般可分为预算业务管理决策机构、预算业务管理工作机构和预算业务管理执行机构。
3.对预算编制的控制
单位的预算编制应当做到程序规范、方法科学、编制及时、内容完整、项目细化、数据准确。
(1)单位应当正确把握预算编制有关政策,确保预算编制相关人员及时全面掌握相关规定。
(2)单位应当建立内部预算编制、预算执行、资产管理、基建管理、人事管理等部门或岗位的沟通协调机制,按照规定进行项目评审,确保预算编制部门及时取得和有效运用与预算编制相关的信息,根据工作计划细化预算编制,提高预算编制的科学性。
(3)单位应当根据内设部门的职责和分工,对按照法定程序批复的预算在单位内部进行指标分解、审批下达,规范内部预算追加调整程序,发挥预算对经济活动的管控作用。
4.对预算执行的控制
单位应当根据批复的预算安排各项收支,确保预算严格有效执行。
单位应当建立预算执行分析机制。定期通报各部门预算执行情况,召开预算执行分析会议,研究解决预算执行中存在的问题,提出改进措施,提高预算执行的有效性。
5.加强单位决算管理
单位应当加强决算管理,确保决算真实、完整、准确、及时,加强决算分析工作,强化决算分析结果运用,建立健全单位预算与决算相互反映、相互促进的机制。
6.加强预算绩效管理
单位应当加强预算绩效管理,建立“预算编制有目标、预算执行有监控、预算完成有评价、评价结果有反馈、反馈结果有应用”的全过程预算绩效管理机制。
1.对收入业务的控制
(1)建立健全收入内部管理制度。主要明确以下五方面的内容:收入业务的归口管理部门;收入业务的管理岗位及职责权限;各类收入业务的工作流程、审批权限和责任划分;票据、印章的保管责任、领用程序;与收入业务相关的对账和检查责任等。
(2)合理设置收入业务岗位。单位应当合理设置岗位,明确相关岗位的职责权限,确保收款、会计核算等不相容岗位相互分离。
(3)对收入业务实施归口管理。单位的各项收入应当由财会部门归口管理并进行会计核算,严禁设立账外账。
业务部门应当在涉及收入的合同协议签订后及时将合同等有关材料提交财会部门作为账务处理依据,确保各项收入应收尽收,及时入账。财会部门应当定期检查收入金额是否与合同约定相符;对应收未收项目应当查明情况,明确责任主体,落实催收责任。
(4)严格执行收支两条线管理。有政府非税收入收缴职能的单位,应当按照规定项目和标准征收政府非税收入,按照规定开具财政票据,做到收缴分离、票款一致,并及时、足额上缴国库或财政专户,不得以任何形式截留、挪用或者私分。
(5)加强对票据和印章的管控。单位应当建立健全票据管理制度。财政票据、发票等各类票据的申领、启用、核销、销毁均应履行规定手续。单位应当按照规定设置票据专管员,建立票据台账,做好票据的保管和序时登记工作。票据应当按照顺序号使用,不得拆本使用,做好废旧票据管理。负责保管票据的人员要配置单独的保险柜等保管设备,并做到人走柜锁。
单位不得违反规定转让、出借、代开、买卖财政票据、发票等票据,不得擅自扩大票据适用范围。
2.对支出业务的控制
(1)建立健全支出内部管理制度。主要明确以下六方面的内容:各类支出业务事项的归口管理部门;支出业务事项的开支范围、开支标准以及业务事项所涉及的表单和票据;支出事前申请、审核审批程序;支出借款和报销业务流程;与支出相关的内部审核审批权限、程序和责任;与支出业务相关的对账和检查责任等。
(2)合理设置支出业务岗位。单位应当合理设置岗位,明确相关岗位的职责权限,确保支出申请和内部审批、付款审批和付款执行、业务经办和会计核算等不相容岗位相互分离。
(3)加强支出事前申请控制。单位应当按照支出业务的类型,明确内部审批、审核、支付、核算和归档等支出各关键岗位的职责权限。实行国库集中支付的,应当严格按照财政国库管理制度有关规定执行。
(4)加强支出审批控制。明确支出的内部审批权限、程序、责任和相关控制措施。审批人应当在授权范围内审批,不得越权审批。
(5)加强支出审核控制。全面审核各类单据。重点审核单据来源是否合法,内容是否真实、完整,使用是否准确,是否符合预算,审批手续是否齐全。
支出凭证应当附反映支出明细内容的原始单据,并由经办人员签字或盖章,超出规定标准的支出事项应由经办人员说明原因并附审批依据,确保与经济业务事项相符。
(6)加强支付控制。明确报销业务流程,按照规定办理资金支付手续。签发的支付凭证应当进行登记。使用公务卡结算的,应当按照公务卡使用和管理有关规定办理业务。
(7)加强支出的核算和归档控制。由财会部门根据支出凭证及时准确登记账簿;与支出业务相关的合同等材料应当提交财会部门作为账务处理的依据。
(8)加强对支出业务的分析控制。单位应当定期分析支出情况,编制支出业务分析报告,为单位领导的管理决策提供信息支持。
3.对债务业务的控制
(1)建立健全债务内部管理制度。根据国家规定可以举借债务的单位应当建立健全债务内部管理制度,主要包括以下六方面的内容:债务业务的归口管理部门;债务业务的管理岗位及职责权限;债务业务的工作流程、审批权限和责任划分;债务合同协议的订立、履行、登记等程序;大额债务的认定标准;与债务业务相关的对账和检查责任等。
(2)合理设置债务业务岗位。明确债务管理岗位的职责权限,不得由一人办理债务业务的全过程。
(3)对举借债务进行充分论证。大额债务的举借和偿还属于重大经济事项,应当进行充分论证,主要内容如下:进行方案的战略性评估,判断其是否与单位的职能和工作计划相一致;进行方案的经济性评估,判断筹资成本是否与单位的经济负担能力相适应,是否有充足的资金来源用于按时还本付息;进行方案的风险评估,判断债务项目面临哪些风险,风险大小是否与单位的负担能力相适应。
(4)加强对债务业务的审批控制。大额债务在充分论证基础上,由单位领导班子集体研究决定,并按照国家规定向上级主管部门和同级财政部门报批。
(5)加强债务业务的日常管理。单位要严格按照规定的用途使用债务资金;做好债务的会计核算和档案保管工作;加强债务的对账和检查控制,定期与债权人核对债务余额,进行债务清理,防范和控制财务风险。
1.建立健全政府采购业务内部管理制度
单位应当建立健全政府采购预算与计划管理、政府采购活动管理、验收管理等政府采购内部管理制度。主要明确以下几个方面的内容:政府采购业务管理机构和相关岗位的设置及职责权限;政府采购业务的工作流程;与政府采购相关业务的审核责任和审批权限;与政府采购相关业务的检查责任等。
2.合理设置政府采购业务管理机构和岗位
单位应当设置政府采购业务管理机构(包括决策机构、实施机构)、监督机构和业采购务岗位,明确相关岗位的职责权限,确保政府采购需求制定与内部审批、招标文件准备与复核、合同签订与验收、验收与保管等不相容岗位相互分离。
3.加强对政府采购业务预算与计划的管理
单位应当加强对政府采购业务预算与计划的管理。建立预算编制、政府采购和资产管理等部门或岗位之间的沟通协调机制。根据本单位实际需求和相关标准编制政府采购预算,按照已批复的预算安排政府采购计划。
4.加强对政府采购活动的管理
对政府采购活动实施归口管理,在政府采购活动中建立政府采购、资产管理、财会、内部审计、纪检监察等部门或岗位相互协调、相互制约的机制。
单位应当加强对政府采购申请的内部审核,按照规定选择政府采购方式、发布政府采购信息。对政府采购进口产品、变更政府采购方式等事项应当加强内部审核,严格履行审批手续。
5.加强对政府采购项目验收的管理
根据规定的验收制度和政府采购文件,由指定部门或专人对所购物品的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收,并出具验收证明。
6.加强对政府采购业务质疑投诉答复的管理
指定牵头部门负责、相关部门参加,按照国家有关规定做好政府采购业务质疑投诉答复工作。
7.加强对政府采购业务的记录控制
妥善保管政府采购预算与计划、各类批复文件、招标文件、投标文件、评标文件、合同文本、验收证明等政府采购业务相关资料。定期对政府采购业务信息进行分类统计,并在内部进行通报。
8.加强对涉密政府采购项目安全保密的管理
对于涉密政府采购项目,单位应当与相关供应商或采购中介机构签订保密协议或者在合同中设定保密条款。
1.建立健全资产内部管理制度
单位应当对资产实行分类管理,建立健全资产内部管理制度。主要包括以下内容:按照“谁使用、谁保管、谁负责”的原则明确资产的使用和保管责任;明确资产的配置、使用、处置的工作流程;明确对外投资的管理要求;明确对资产动态管理的要求;明确与资产管理相关的检查责任等。
2.合理设置资产管理岗位
单位应当合理设置岗位,明确相关岗位的职责权限,确保资产安全和有效使用。
3.加强对货币资金的控制
货币资金风险可分为三大类:安全风险、短缺风险和使用效率风险。控制措施如下:
(1)建立健全货币资金管理岗位责任制。单位应当建立健全货币资金管理岗位责任制,合理设置岗位,不得由一人办理货币资金业务的全过程,确保不相容岗位相互分离。
①出纳不得兼管稽核、会计档案保管和收入、支出、债权、债务账目的登记工作。
②严禁一人保管收付款项所需的全部印章。财务专用章应当由专人保管,个人名章应当由本人或其授权人员保管。负责保管印章的人员要配置单独的保管设备,并做到人走柜锁。
③按照规定应当由有关负责人签字或盖章的,应当严格履行签字或盖章手续。
(2)加强对银行账户的管理。严格按照规定的审批权限和程序开立、变更和撤销银行账户。
(3)加强货币资金的核查控制。指定不办理货币资金业务的会计人员定期和不定期抽查盘点库存现金,核对银行存款余额,抽查银行对账单、银行日记账及银行存款余额调节表,核对是否账实相符、账账相符。对调节不符、可能存在重大问题的未达账项应当及时查明原因,并按照相关规定处理。
3.实物资产和无形资产的控制
单位应当加强对实物资产和无形资产的管理,明确相关部门和岗位的职责权限,强化对配置、使用和处置等关键环节的管控。
(1)对资产实施归口管理。明确资产使用和保管责任人,落实资产使用人在资产管理中的责任。贵重资产、危险资产、有保密等特殊要求的资产,应当指定专人保管、专人使用,并规定严格的接触限制条件和审批程序。
(2)加强对资产处置的控制。按照国有资产管理相关规定,明确资产的调剂、租借、对外投资、处置的程序、审批权限和责任。
(3)建立资产台账,加强资产的实物管理。单位应当定期清查盘点资产,确保账实相符。财会、资产管理、资产使用等部门或岗位应当定期对账,发现不符的,应当及时查明原因,并按照相关规定处理。
(4)实现对资产的动态管理。建立资产信息管理系统,做好资产的统计、报告、分析工作,实现对资产的动态管理。
5.加强对外投资的控制
(1)合理设置岗位。明确相关岗位的职责权限,确保对外投资的可行性研究与评估、对外投资决策与执行、对外投资处置的审批与执行等不相容岗位相互分离。
(2)加强对外投资决策的控制。单位对外投资,应当由单位领导班子集体研究决定。
(3)加强对投资项目的追踪管理。及时、全面、准确地记录对外投资的价值变动和投资收益情况。
(4)建立责任追究制度。对在对外投资中出现重大决策失误、未履行集体决策程序和不按规定执行对外投资业务的部门及人员,应当追究相应的责任。
1.建立健全建设项目内部管理制度
建设项目内部管理制度主要明确以下几个方面:建设项目的归口管理部门和相关岗位的设置及职责权限;建设项目的工作流程;与建设项目相关的审核责任和审批权限;与建设项目相关的检查责任等。
2.合理设置建设项目管理岗位
单位应当合理设置岗位,明确内部相关部门和岗位的职责权限,确保项目建议和可行性研究与项目决策、概预算编制与审核、项目实施与价款支付、竣工决算与竣工审计等不相容岗位相互分离。
3.建立与建设项目相关的议事决策机制
严禁任何个人单独决策或者擅自改变集体决策意见。决策过程及各方面意见应当形成书面文件,与相关资料一同妥善归档保管。
4.建立与建设项目相关的审核机制
项目建议书、可行性研究报告、概预算、竣工决算报告等应当由单位内部的规划、技术、财会、法律等相关工作人员或者根据国家有关规定委托具有相应资质的中介机构进行审核,出具评审意见。
5.加强对建设项目招标的控制
单位应当依据国家有关规定组织建设项目招标工作,并接受有关部门的监督。单位应当采取签订保密协议、限制接触等必要措施,确保标底编制、评标等工作在严格保密的情况下进行。
6.加强对建设项目资金的控制
单位应当按照审批单位下达的投资计划和预算对建设项目资金实行专款专用,严禁截留、挪用和超批复内容使用资金。
财会部门应当加强与建设项目承建单位的沟通,准确掌握建设进度,加强价款支付审核,按照规定办理价款结算。实行国库集中支付的建设项目,单位应当按照财政国库管理制度相关规定支付资金。
7.加强对建设项目档案的管理
单位应当加强对建设项目档案的管理。做好相关文件、材料的收集、整理、归档和保管工作。
8.加强对建设项目投资概算和工程变更的控制
经批准的投资概算是工程投资的最高限额,如有调整,应当按照国家有关规定报经批准。单位建设项目工程洽商和设计变更应当按照有关规定履行相应的审批程序。
9.加强对建设项目竣工决算的控制
建设项目竣工后,单位应当按照规定的时限及时办理竣工决算,组织竣工决算审计,并根据批复的竣工决算和有关规定办理建设项目档案和资产移交等工作。建设项目已实际投入使用但超时限未办理竣工决算的,单位应当根据对建设项目的实际投资暂估入账,转作相关资产管理。
1.建立健全合同内部管理制度
单位合同内部管理制度主要内容如下:合同业务的归口管理部门;合同业务的管理岗位及职责权限;合同订立的范围和条件,严禁违规签订担保、投资和借贷合同;合同拟订、审批、履行等环节的程序和要求;合同业务的授权审批、签署权限和责任划分,严禁超越权限批准订立合同或未经授权擅自以单位名义对外签订合同;合同专用章的保管和使用责任,要求相关工作人员妥善保管和使用合同专用章。
2.合理设置合同业务岗位
单位应当合理设置岗位,明确合同的授权审批和签署权限,妥善保管和使用合同专用章,严禁未经授权擅自以单位名义对外签订合同,严禁违规签订担保、投资和借贷合同。
3.对合同业务实施归口管理
单位应当对合同实施归口管理,建立财会部门与合同归口管理部门的沟通协调机制,实现合同管理与预算管理、收支管理相结合。
4.加强对合同订立的管理
单位应当加强对合同订立的管理,明确合同订立的范围和条件。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同,应当组织法律、技术、财会等工作人员参与谈判,必要时可聘请外部专家参与相关工作。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见,应当予以记录并妥善保管。
5.加强对合同履行的控制
单位应当对合同履行情况实施有效监控。合同履行过程中,因对方或单位自身原因导致可能无法按时履行的,应当及时采取应对措施。
单位应当建立合同履行监督审查制度。对合同履行中签订补充合同,或变更、解除合同等,应当按照国家有关规定进行审查。
财会部门应当根据合同履行情况办理价款结算和进行账务处理。未按照合同条款履约的,财会部门应当在付款之前向单位有关负责人报告。
6.对合同登记归档的控制
合同归口管理部门应当加强对合同登记的管理,定期对合同进行统计、分类和归档,详细登记合同的订立、履行和变更情况,实行对合同的全过程管理。与单位经济活动相关的合同应当同时提交财会部门作为账务处理的依据。
单位应当加强合同信息安全保密工作,未经批准,不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密。
7.对合同纠纷的控制
合同发生纠纷的,单位应当在规定时效内与对方协商谈判。合同纠纷协商一致的,双方应当签订书面协议;合同纠纷经协商无法解决的,经办人员应向单位有关负责人报告,并根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。
评价与监督是行政事业单位内部控制得以有效实施的保障机制。
单位应当建立健全内部监督制度,明确各相关部门或岗位在内部监督中的职责权限,规定内部监督的程序和要求,对内部控制建立与实施情况进行内部监督检查和自我评价。内部监督应当与内部控制的建立和实施保持相对独立。
内部监督制度的内容通常包括:内部监督工作的人员组成、岗位设置、岗位职责、相关权限、监督方法、监督范围和频率、监督程序和要求、信息沟通方式、自我评价报告撰写和报送要求等。
内部审计部门或岗位应当定期或不定期检查单位内部管理制度和机制的建立与执行情况,以及内部控制关键岗位及人员的设置情况等,及时发现内部控制存在的问题,并提出改进建议。
单位应当根据本单位实际情况确定内部监督检查的方法、范围和频率。
单位负责人应当指定专门部门或专人负责对单位内部控制的有效性进行评价,并出具单位内部控制自我评价报告。
国务院财政部门及其派出机构和县级以上地方各级人民政府财政部门应当对单位内部控制的建立和实施情况进行监督检查,有针对性地提出检查意见和建议,并督促单位进行整改。
国务院审计机关及其派出机构和县级以上地方各级人民政府审计机关对单位进行审计时,应当调查了解单位内部控制建立和实施的有效性,揭示相关内部控制的缺陷,有针对性地提出审计处理意见和建议,并督促单位进行整改。
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