办公室工作的内容

案例导入

江彬大学毕业后，应聘于某公司的行政办公室工作，在试用期间，行政总监李明没有给他安排具体工作，而是让他熟悉熟悉公司的情况再说。江彬每天在办公室复印文件、接打电话、为其他工作人员帮忙，有客户来访时端茶送水，迎来送往。在江彬看来，自己每天杂事不断，但是正事没有，工作内容与自己所学的计算机专业不搭边。一段时间后，江彬的情绪非常低落，工作也常出纰漏，多次受到部门经理的批评。

办公室作为党政机关、社会团体和企事业单位内设的办理行政事务的办事机构，是直接为领导群体管理与决策服务，是领导层日常工作的重要辅助性机构，其规模、名称，因级别、地方及单位不同而不尽相同，大的称办公厅，小的一般叫办公室。我国办公厅（室）的类型，按照办公室的性质，可分为党政机关系统办公室、群众团体系统办公室、事业单位系统办公室、企业单位系统办公室等。办公室无论名称、大小如何，其职能和性质大体上是相同的，都是为本单位、本部门领导的管理决策工作直接服务，承担着承上启下、协调左右的重要任务。办公室工作的内容因其所属组织、所承担的中心任务的不同而略有不同，可以概括地分为以下几类。

一、文书及档案管理工作

（一）文书工作

文书工作是办公室的一项经常性的基础工作，文书工作包括文书写作及文书处理工作。

1.文书写作

办公室工作人员要负责常用的行政公文、事务文书、公关文书的起草和写作。（1）行政公文：是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的、具有法定权威和规范格式的应用文。国家行政公文有命令（令）、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。

（2）事务文书：是指党政机关、社会团体和企事业单位用于处理日常事务的实用文书，包括计划、总结、调查报告、简报、规章制度、讲话稿、会议记录、述职报告等。

（3）公关文书：是政府机关、企事业单位、人民团体等组织用来汇报、反映、沟通情况和交流经验的一种应用文，包括邀请函、企划书、新闻稿、广告、祝词、答谢词等。

2.文书处理工作

文书处理工作包括收文处理、发文处理和办毕文处置三项内容。

（1）收文处理：是指对来自本机关之外的文书所实施的处置与管理活动，包括签收、登记、拟办、批办、承办等环节。

（2）发文处理：是指机关内部为制发文书所进行的创制、处置和管理活动，包括交拟、议拟、撰拟、审核、签发、印制、用印、登记、发文等环节。

（3）办毕文处置：是对所收文和所发文进行的后续处理工作，包括立卷、清退销毁等环节。

（二）档案管理工作

档案管理工作是指档案的收集、整理、保管和提供利用等事务，随着办公自动化的普及，电子文档的收集、整理、存档工作也应运而生。

二、会务工作

开会议事是机关、企业、事业单位最常采用的重要工作方法之一，办公室是会议的主要组织部门和承办部门。办公室工作人员要做好会前准备工作，包括发送会议通知、预订会议室、拟订会议议程和日程、确定会址、安排食宿、会前检查等；做好会议报到、会议记录、会议期间的信息沟通、会议值班、保卫、娱乐等会中服务工作；做好安排参会人员离场返程、会议文件资料的清退和立卷归档、会议经费的结算、会议总结等善后工作。

三、接待工作

办公室是一个单位的“窗口”，经常负责接待各级各类的来访者，来访对象内容也涉及方方面面，接待工作也是办公室常规的基础工作。办公室工作人员必须熟悉接待规定，掌握接待规格与接待工作的基本程序及事务内容，做好接待前的准备工作，接待过程中要遵循平等待人、礼貌周到、热情细致、勤俭节约、严守机密、确保安全的接待原则。对于无约来访的不速之客，更要注意接待的方法和技巧。

四、商务活动安排工作

随着经济的发展，企事业单位的商务活动日益频繁，商务活动的安排也构成了办公室重要的工作内容，主要包括商务会谈、签约仪式、庆典活动、剪彩仪式、新闻发布会的筹办，相关商务活动文件的拟制，商务宴请、商务旅行的设计、安排，以及开放参观活动的统筹规划和落实等。

五、信息工作

信息工作是办公室工作的一项重要内容，办公室信息工作包括信息的收集、整理、加工、传递和反馈。办公室工作人员要注意信息收集的方法，注意围绕中心工作、重点工作开展调查研究，提供高质量信息，并能够把握报送信息的最佳时机。

六、事务性工作

办公室事务性工作非常繁杂，却也构成办公室工作非常重要的一环。办公室事务性工作主要包括如下内容。

（一）办公环境管理

营造良好的工作环境，有利于提高工作效率和树立组织良好的对外形象，办公室环境要时刻保持清洁、有序。办公室工作人员要合理布置办公室，使设备、物品放置适当、整洁，取用方便，维护办公场所和办公设备的安全，并做好紧急情况的应对和事故记录工作。

（二）工作日程安排

办公室工作人员要科学合理地安排和管理领导的工作日程。编制日程表时需要区分工作的性质，分流工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，恰当运用时间管理的方法，合理分配精力，有效地利用时间，提高工作效率，科学有序地完成工作任务。同时，还要负责日程表的落实，处理工作安排的变更与调整。

（三）通信联络工作

电话和电子邮件是办公室内外联系的重要工具，办公室工作人员要懂得电话礼仪和通话技巧，正确接听和拨打电话，正确处理通话中出现的问题；能够制作电话记录表，并简洁、完整、准确地记录电话，及时送达领导和有关人员；能够使用网络收发电子邮件和高效利用网络。

（四）印信工作

印章是一个机关、一个单位合法存在的标志和职权的象征，具有标志作用、凭证作用和权威作用。印章一般由办公室工作人员保管，要刻制标准化的印章，严格管理、使用好印章，建立严格的用印制度；盖有印章的信证材料是一个机关、一个单位对外联系交流的凭证，印章使用要严格遵循程序。

（五）值班工作

值班工作是办公室为了保证组织及时获得准确信息，进行正确决策以及出于安全防范的需要而开展的经常性工作。值班时，要做到随时接受、传达上级领导的指示，处理相关突发性事件，完成领导临时交办的事项，并关注和落实防火、防盗等安全保卫事项等。

（六）现代办公设备的维护与保养

随着办公自动化的推广，现代办公设备成为开展办公室工作不可或缺的工具，办公室工作人员在使用现代办公设备的同时，也要注意现代办公设备的维护与保养。现代办公设备包括计算机、打印机、计算机网络设备、传真机、复印机、数码复印机、多功能一体机、数码相机、数码摄像机、激光影碟机、扫描仪、光盘刻录机、投影仪、电子白板、碎纸机、刻字机等。要制定相关的使用及维护制度，制作相关的登记表格。要能够处理简单的设备故障，保证设备的正常运行。

七、其他工作

除了以上工作之外，办公室还要承担大量的其他工作，凡是其他部门或职责不清的工作，办公室都要主动承担起来，堪称“不管部”，如活动或事务的协调工作，受命的督察、检查工作等。办公室因职务层次、工作职责和服务对象的不同，工作内容还会包含其他内容。

案例分析与点评

本节“案例导入”中的江彬应该正确认识办公室的工作。

办公室是为本单位、本部门领导直接服务，承上启下、协调左右的综合办事机构。

办公室工作的内容因其所属组织、所承担的中心任务的不同而略有不同，大致包括文书及档案管理工作，会务工作，接待工作，商务活动安排工作，信息工作，办公环境管理、工作日程安排、通信联络工作、现代办公设备的维护与保养等办公室事务工作。对于刚刚入职的办公室工作人员，必须要先从熟悉工作环境开始。办公室工作虽然琐碎，但这些杂事却是维持组织正常运转不可缺少的，一丝的疏忽与纰漏都有可能产生严重的不良后果。熟悉办公室环境和组织工作情况后，办公室还是可以成为年轻人施展才能的空间的，像办公室工作中的信息工作、通信联络工作、办公设备维护与保养等都需具备计算机相关专业知识才能完成得更好。江彬作为刚入职的办公室新人，应该充分了解办公室工作的内容，明确办公室工作的重要意义，从做好最基本的事务性工作开始，将理想和自我价值的实现与做好本职工作结合在一起。