案例导入
小陈是刚毕业的大学生，在青山镇政府机关当秘书。青山镇虽然不大，但由于政府机关人手少，每天的工作还是很忙碌的。作为镇政府新来的年轻人，小陈的主要工作是负责日常接待和处理文件资料，有时办公室主任忙不过来，也帮助起草一些通知、报告等文件。这一天，小陈就接到了一个新任务：为镇政府向县里写一份请示。小陈自以为驾轻就熟，马上打开电脑，在标题位置敲下了“请示报告”四个大字，还没等写正文，办公室主任只瞟了一眼屏幕，就把他说了一顿，顺便还给他上了一堂文书写作课。小陈听后，深有感触，觉得这起草文件还真是需要掌握许多知识和技巧呢。
一、通知
通知是使用范围最为广泛的一种常用文书。其主要作用是布置工作，交代任务，传达上级机关的指示或规定，批转或转发公文，任免和聘用干部，发布各种法规和规章，传达需要有关单位周知的事项和印发有关文件等。
（一）通知的类型
1.布署性通知
布署性通知主要用来向下级单位做出指示或布置工作任务。如果是指示性的通知，内容偏重于阐释工作的指导原则和方针政策；如果是布置性的通知，内容偏重交代具体的工作事项和实施办法。
2.发布性通知
发布性通知主要用来发布经有关部门制定的章程、条例、办法、细则等各种法规性文件，要求有关单位遵照执行。
3.转发性通知
转发性通知主要用来批转下级机关具有普遍指导作用的来文或转发上级和不相隶属机关的具有指导或参考价值的公文。
4.告知性通知
告知性通知主要用来向所属单位传达信息、告知具体事项，如召开会议、人事任免、机构变动等。
（二）通知的写法
通知一般由标题、主送机关、正文、结尾和落款五部分组成。
1.标题
通知的标题可以是“发文机关+事由+文种”的写法，如“北京市关于冬季供暖有关事项的通知”；也可以是“事由+文种”的写法，如“关于冬季供暖有关事项的通知”；转发性通知的标题，是在“转发”或“批转”二字后面直接写出第一发文机关的标题名称，如“国务院批转国家旅游局关于加强旅游行业管理若干问题请示的通知”。
2.主送机关
主送机关即通知的承办、执行和应当知晓的主要受文单位或个人，写法有两种：一种是将具体主送机关的名称一一列出；另一种是如果通知内容属于公开发布的普法性信息，则可不写主送机关。
3.正文
由于通知的种类较多，因而正文的结构和写法也不同。
（1）布署性通知。布署性通知的正文一般由两大部分组成，开头先写明通知的缘由、依据或目的、意义等，主体部分再写具体的通知事项，要写明工作任务、办理方法以及相应的措施和要求等。
（2）发布性通知。发布性通知的正文部分有两种写法：一种是直述印发的文件全称，发布依据，实施时间，发布方式和执行要求。如果发布的文件中已有明确的实施时间，通知中可以不提及此项内容，印发本机关制定的规章制度通常采用这种方式。另一种是开头简述印发通知的依据，缘由或目的，之后表述文件全称，发布方式，并提出执行要求。必要时可强调通知事项的重要性，提出贯彻执行的具体要求，印发实施方案、调查方案等通常采用这种方式。印发领导讲话的通知一般比较简洁，只阐明讲话标题、印发方式和一般要求即可。
（3）转发性通知。转发性通知的正文由转发机关的批语和被转发的文件两部分组成。其中，前一部分要表明对被转发文件的态度和意见，强调它的重要意义，提出贯彻执行的方法和要求等。后一部分即被转发的文件原文，应置于转发语的成文时间之后。
（4）告知性通知。告知性通知如果是会议通知，则正文部分要写明会议的名称、内容、主要议程、召开时间、地点、与会者范围和有关事项（如交通工具、食宿安排、携带用品）等。如果是事项通知，则正文部分主要写明要告知的具体事项或信息。如果是人事任免通知，则正文部分先写任免的时间和依据，再写任免人姓名和任免职务。如果一份通知既有任职又有免职，一般先写任职后写免职。
4.结尾
通知的结尾常用“特此通知”来收尾。也有的通知事项结束，全文就自然结束。
5.落款
在正文的最后写明发文机关名称和成文日期。
二、通报
通报是各级各类机关单位用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的一种公文。它的应用比较广泛，可以用于表扬好人好事、新风尚；也可以用于批评错误，总结教训，告诫人们警惕类似问题的发生；还可以用来互通情况，传达重要精神，沟通交流信息，指导推动工作。
（一）通报的类型
根据内容不同，通报可以分为表扬性通报、批评性通报和情况通报。
1.表扬性通报
表扬性通报用于在一定范围内表彰先进单位和个人，介绍先进经验或事迹，树立典型，号召大家学习。
2.批评性通报
批评性通报用于在一定范围内批评、处分错误行为，分析其错误性质、成因以及不良影响，以示警戒，要求被通报者和有关单位、个人引起警觉，吸取教训。
3.情况通报
情况通报用于在一定范围内传达本单位的重要情况或上级的重要精神，以便让有关部门和人员了解相关情况或指导本单位的工作。
（二）通报的写法
通报一般由标题、正文和文尾三部分组成。
1.标题
通报的标题通常有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种组成，如“国务院办公厅关于对少数地方非法集资问题的通报”；另一种是由事由和文种构成，如“关于给王××同志记功表彰的通报”。此外，有少数通报的标题是在文种前冠以机关单位名称，如“中共××市纪律检查委员会通报”；也有的通报标题只有文种名称。
2.正文
通报正文的结构通常由开头、主体和结尾等部分组成。开头说明通报缘由，主体说明通报决定，结尾提出通报的希望和要求。不同类别的通报，其内容和写法有所不同，分述如下。
（1）表扬、批评性通报。正文一般包括以下四个部分。
①概述事实。主要概括介绍被表扬或被批评者的基本情况和主要事迹，要具体写明单位名称、人物姓名和主要事实（包括事情发生的时间、地点、起因、经过、结果等）。
②分析评价。在上述事实的基础上，对事件本身进行客观、公正的分析评价，对被表扬者重在概括其先进的经验和高尚的精神，对被批评者重在分析其错误的根源、问题的性质和造成的恶劣影响。
③作出决定。即根据事件的性质决定对被通报者予以表扬或批评。其中，对被表扬者要提出表彰方式，写明给予何种表扬、奖励办法；对被批评者要依据错误性质和相关规定，给予适当的处理决定。
④提出要求。表扬性通报的要求一般是号召有关单位和个人向被表扬者学习，共同做好工作；批评性通报的要求一般是希望有关单位和个人要从错误事件中吸取教训，改进工作。
（2）情况通报。正文一般包括以下两个部分。
①情况介绍。要将有关情况、信息全面、具体、准确地反映出来，作为提出要求的背景材料。
②提出要求。在上述情况的基础上有针对性地提出相应的意见、建议和要求，指出解决问题的措施和方法，或表明对相关工作的指导原则。
3.文尾
通报的尾部包括发文机关署名和成文时间两项内容。有的通报在标题中已经标明发文机关名称，则文尾只写成文日期即可。
（三）通报写作的注意事项
1.事例要典型
通报是用来以事明理和教育人、指导工作的，因此所选择的事例一定要具有典型性和代表性，这样才能对工作起到普遍的指导作用。
2.材料要真实
被通报的事件都必须是真实的，所引用的材料必须是准确无误的。动笔前要调查研究，对有关情况和事例要认真进行核对，客观、准确地进行分析和评论。
3.评价要恰当
无论哪种通报，都要做到态度鲜明，分析中肯，评价实事求是，结论公正准确，用语把握分寸。否则，通报不但会缺乏说服力，而且有可能产生副作用。
4.语气要庄重
通报中虽然有叙事，不像决定、命令等文件语气强硬，但因其重在弘扬正气或惩戒错误，因而行文要措辞严谨，语气庄重、严肃。
三、报告
报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问时所使用的公文。报告属于单向上行文，目的是让上级机关及时了解下情，一般不需要回复。报告的内容不受限制，可以一文一事，也可以一文数事。
（一）报告的类型
依据内容可以将报告分为以下三种类型。
1.汇报性报告
汇报性报告主要是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况的报告。这种报告一般可分为综合报告与专题报告两类。
（1）综合报告。综合报告是就工作的全面情况向上级写的报告。其内容大体包括工作的进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见。特点是全面、概括、精炼。
（2）专题报告。专题报告是本单位就某项工作向上级领导部门所写的报告。特点是内容单一，针对性强。
2.答复性报告
答复性报告主要是针对上级领导部门所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告的特点是问什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。
3.呈报性报告
呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般用一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件有关的事宜。
（二）报告的写法
报告一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。
1.标题
报告的标题一般由发文机关、事由和文种三部分组成，有时发文机关可以省略。
2.主送机关
一般来说，一份报告只写一个主送机关。如果一份报告要面对两个或两个以上的上级机关，则把其中主要的上级机关列为主送机关，另外的上级机关列为抄送机关。
3.正文
正文是报告的主体，一般分为以下三个部分。
（1）开头部分。主要用来说明写作报告的依据、缘由和目的，最后用“现将有关情况报告如下”等惯用语过渡到下文。
（2）报告内容。主要是汇报工作、反映情况、提出意见或建议。这是行文的重点，如果是汇报工作，应着重写明工作的内容、进展情况、采取的措施、取得的成绩、存在的问题及下一步的工作打算等；如果是反映情况，要着重写明问题的表现形式、存在的原因及其危害、解决的办法等。
（3）结尾部分。多用“特此报告”或“以上报告请审阅”“以上报告如有不妥，请指示”等惯用语独立成段，收束全文。
4.落款
报告的最后要署上报告单位名称并签署报告日期。
（三）报告写作的注意事项
1.情况要属实
撰写报告的目的就是为了让上级机关掌握本单位的实际情况，因而报告中所汇报的情况、反映的问题必须实事求是，不能有半点虚假和浮夸的成分。
2.不得夹带请示内容
报告属于陈述性公文，不要求上级回复，因而不得在报告中夹带请示内容。如需请示，应单独行文。
四、请示
请示是用于向上级机关请求指示、批准的一种上行公文，其行文目的是请求上级机关对本单位权限范围内无法决定的重大事项以及在工作中遇到的无章可循的疑难问题给予答复。
（一）请示的类型
根据不同的内容和写作意图，请示可分为以下三类。
1.请求指示的请示
此类请示一般是政策性请示，是下级机关需要上级机关对原有政策规定作出明确解释，对如何处理突发事件或新情况、新问题作出明确指示等。
2.请求批准的请示
此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示，如人事安排、机构变动和资产购置等。
3.请求解决问题的请示
此类请示是下级在工作中遇到了困难和问题，自己无力解决，请求上级给予具体帮助。
（二）请示的写法
请示一般由标题、主送机关、正文、落款和日期四部分组成。
1.标题
请示的标题由发文机关、事由和文种三部分组成，有时发文机关可以省略。应注意文种不能写成“请示报告”，事由中也不要重复出现“申请”“请求”等词语。
2.主送机关
请示的主送机关只能写一个，不能多头请示。
3.正文
请示的正文主要由请示缘由、请示事项和结语三部分组成。
（1）请示缘由。应开门见山地说明请示的原因、理由。这部分内容要实事求是、情况真实、说理充分，这往往是求得上级同意或批准的关键。
（2）请示事项。这一部分常用“为此，特请求……”或“鉴于上述情况，特请示如下”等语句引出所要请示的具体事项。请示的具体事项因请示类型的不同而写法各有侧重，但总的要求是内容具体、表述准确，能使人一目了然。
（3）结语。通常的惯用语有“特此请示”“当否，请批示”“妥否，请批复”“以上请示如无不妥，请批复”等。
4.落款和日期
在正文的最后署上发文机关的名称和发文的日期。
（三）请示写作的注意事项
1.一文一事
一份请示只可以写一件事情，不可以在一份请示中请示两个或两个以上的问题或事项。如果有多项事情需要请示，应分别行文。
2.唯一主送
一份请示只能主送一个上级机关，不能多头请示。若需同时报给其他机关，应当用抄送形式，但不能抄送下级机关。
3.逐级行文
请示一般情况下不得越级行文，应按隶属关系逐级请示。如确需越级请示，应同时抄送直接主管部门。
4.方便联系
请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
五、批复
批复是上级答复下级机关请示事项时所使用的下行公文。它是与请示对应的一个文种，只能用于有直接隶属关系的上下级之间，不相隶属的机关或平级机关之间不能使用。批复的内容主要是对请示事项明确表态，或同意，或不同意，或部分同意，有时还对请示事项作出修正和补充。
（一）批复的特点
1.行文的被动性
批复的写作以下级的请示为前提，它是专门用于答复下级机关请示事项的公文，先有上报的请示，后有下发的批复，一来一往，被动行文，这一点与其他公文有所不同。
2.内容的针对性
批复要针对请示事项表明是否同意或是否可行的态度，批复事项必须针对请示内容来答复，而不能另找与请示内容不相关的话题批复。因此，批复的内容必须明确、简洁，以利下级单位贯彻执行。
3.观点的鲜明性
批复的内容是对请示事项的表态，同意与否、批准与否，表意一定要准确，态度一定要鲜明，不能态度暧昧、模棱两可。
（二）批复的写法
批复通常包括标题、主送机关、正文和落款四个部分。
1.标题
最常见的批复标题是完全式的标题，即由发文机关、事由和文种构成，如“××省教委对《关于开办乡镇企业大专班的请示》的批复”。也可以由发文机关、事由、受文机关和文种构成，如“教育部关于同意××问题给河北省教委的批复”。上述两种标题有时也可以省略发文机关名称。
2.主送机关
批复的主送机关与请示一样只有一个。若带有普遍指导意义，需要发给其他下级机关，则用“抄送”形式。
3.正文
批复的正文一般都很简单，只是答复问题，主要由引叙来文和作出批复两部分构成，有的附加结尾。
（1）引叙来文。批复是被动行文，开头要说明是针对哪份请示所作的答复。因此正文开头要用简练的文字引叙请示的名称或请示的主要事项作为批复的依据，写法多为“××号文收悉”或“××××年×月×日关于××（事项）的请示收悉”，后用惯用语“现批复如下”过渡到下文。
（2）作出批复。即针对下级所请示的问题进行具体的答复，多为同意的意见，也很简短。如果内容较多，也可分项来写。若是不同意的意见，则在表明不同意时，往往还要说明不同意的理由，以便下级明白并接受。
（3）结尾。有些批复正文后再写上“此复”“特此批复”一类的结束语。
4.落款
在正文结束后签署发文机关名称和发文日期。
（三）批复写作的注意事项
1.回复慎重及时
批复既是上级机关指示性、政策性较强的公文，又是对下级单位请求指示、批准的答复性公文，因此，撰写批复要慎重及时。批复机关收到请示后，要及时进行周密的调查了解，掌握有关情况，根据现行政策法令及办事准则，经认真研究后，及时给予答复。
2.针对请示作答
请示要求一文一事，批复也应有针对性地一文一批复；请示要求解决什么问题，批复就答复什么问题，上下行文互相对应。
3.态度明朗确切
批复意见不管同意与否，必须十分清楚明白，态度明朗。不能含糊其辞，模棱两可，以免下级单位无所适从。
六、函
函是用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。就行文关系而言，它属于平行文。
函是公文中运用最为灵活的一个文种，它的适用范围最宽、内容范围最广。作为一种公文，函具有篇幅短小、写作方法灵活的特点。
（一）函的类型
依据行文内容，函可分为以下五类。
1.商洽函
商洽函主要用于不相隶属机关之间商量洽谈办理某一事项，如联系参观、学习，商洽干部调动，请求帮助支持等。
2.问答函
问答函主要用于向对方询问或答复某一事项。问答函包括询问函和答复函两种类型。答复函与批复和答复性报告都属答复性公文，但三者又有所区别。答复函的对象，一般是不相隶属机关，属平行文；批复的对象是下级机关，属下行文；答复性报告的对象是上级机关，属上行文。
3.请批函
请批函用于向有关主管部门请求批准某一事项。请批函与请示都有“请求批准”的意愿，但二者适用对象不同。请示的对象是有隶属关系的直接上级，属上行文；请批函的对象是无隶属关系的主管部门，属平行文。所谓有关主管部门，指对请求批准的事项有决定权和批准权的部门。主管部门多是职能部门。
4.告知函
告知函主要用于将某些具体事项告知有关单位，不需对方回复。这种函的作用等同于告知性通知，因为平级机关和没有隶属关系的单位之间用通知行文不妥，所以用函行文。
5.印发、转发函
印发、转发函主要用于向平级机关和不相隶属的机关印发相关文件，转发上级计划或不相隶属机关的公文。
（二）函的写法
函一般由标题、主送机关、正文和落款四部分构成。
1.标题
函的标题通常有两种结构形式：一是由“发文机关+事由+文种”构成，如“××省教委关于划拨跨省招生计划的函”。二是由“发文机关+事由+受函机关+文种”构成，如“国务院关于××问题给湖北省人民政府的复函”。
2.主送机关
主送机关即需要商洽工作、询问情况或答复问题的有关机关。
3.正文
函的正文主要由缘由和事项两部分构成，有的附加结尾。
（1）缘由。写明发函的原因、依据。复函的缘由常见写法是“××日来函收悉”，或“关于……的函收悉”。商洽函和请批函的缘由写明商洽、请批某事的原因理由即可。
（2）事项。写明商洽、请批、答复的具体内容。常见写法有两种：一种是篇段合一式，把事项与缘由融合起来；另一种是把事项与缘由分开，事项部分依据内容分条来写。
（3）结尾。有的函事项写完即止，无特殊的结尾标志。有的函在结尾处写上“特此函告”或“盼复”“请函复”。若是复函，则写上“特此函复”等惯用语。
4.落款
在正文结束后写上发函机关名称和发函日期。
（三）函写作的注意事项
1.一函一事
无论是哪种类型的函，均要求一文一事，内容单一。
2.措辞得体
函主要用于平行或不相隶属机关之间行文，因此要特别注意语言的得体，要做到态度诚恳，语气谦和，必要时可以使用一些礼貌用语。
案例分析与点评
本节“案例导入”中的秘书小陈将请示文件标题写成“请示报告”是错误的。
请示的标题通常是“发文机关+事由+文种”的构成方式，就小陈所在的单位而言，应该是“青山镇政府关于××事项的请示”，也可以省略发文机关名称，只采用“事由+文种”的形式，即“关于××事项的请示”。
报告是下级机关向上级汇报工作时所用的文种，一般不需要回复，而请示是下级机关向上级请求指示、批准、帮助等所采用的文种，是要求上级机关必须回复的。报告和请示虽然都属于上行文，但二者的使用范围和适用情况是有很大区别的，因此在任何情况下都不能混合使用。
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