常用事务文书写作

案例导入

小张是开发区政府办公室的秘书。最近，开发区管委会联合区执法大队开展了一次网吧综合治理专项活动，通过对全区网吧的逐一排查，发现网吧行业存在许多问题，如无照经营、接纳未成年人上网、存在消防安全隐患、管理不到位等。针对这些情况，开发区政府决定制定详细的网吧监管条例，但条例的制定要有依据和可行性，于是，开发区分管此项工作的领导分配给小张一个任务：将排查情况写成一份文稿以供决策时参考。小张新来乍到，接到这项任务可犯了难，不知道这个文稿该怎样写。

一、计划

计划是为完成一定时期的任务而事前对目标、措施和步骤作出简要部署的事务性文书。计划最重要的是要有科学的预见性和切实的可行性，制订计划要对未来一段时间或一个时期作出科学的预见，如基础条件如何、前景如何、目标高低、措施怎样等，对各种可能出现的情况，必须有一个清醒的认识、正确的估量。而且，计划的内容必须切实可行，必须有明确的针对性和指导性，要有实现目标的可行性措施、步骤，能够指导具体的工作实践。

（一）计划的种类

计划的种类很多。“计划”只是个统称，常见的“安排”“意见”“打算”“方案”“设想”“规划”“要点”等都属于计划，但是它们在内容和要求上存在着差异。从总体上看，计划大致可以分成以下几类。

1.长期性计划

如发展纲要、规划等，这些计划涉及范围广，时间跨度大，内容综合性强，具有全局性、方向性的特点，一般多由高层领导机关制订，没有指令性的具体安排。

2.短期性计划

如计划、安排、打算等，这些计划的应用范围最为广泛，内容一般具体细致，时间期限较短，多以年度、季度、月度、周为单位。

3.原则性计划

如方案、要点、意见等，这些计划多为领导机关所用，用于向所属单位布置工作、交代政策、提供方法等，比较偏重于政策性、原则性的指导。

4.非正式计划

如设想、打算等，这些计划属于初步设想，内容比较粗略，一般需要进一步完善后才能形成正式的计划。

（二）计划的表现形式

计划是一种在表现形式上比较特殊的文书，常见的形式有以下四种。

1.文章式

即像一般文章一样，以文字叙述为主，由层次和段落构成。这种方式适用于原则要求多而具体指标少的计划，如意见、要点、安排等。

2.条文式

即将计划内容列成条文，分条逐项来一一写清。它适用于比较具体的计划，一般计划多采用此种形式。

3.图表式

即把计划项目设计成表格或图形，再把具体计划内容填入其中。一些纯业务性的计划，如财务计划、销售计划等，数据较多，内容单一，多采用此种形式。

4.综合式

有些内容比较复杂的计划，既要有文字说明，又要分条表述，还要制作填写表格、图示等，多采用此种形式。

（三）计划的写法

计划一般包括标题、正文和落款三个部分。

1.标题

完整的计划标题由“单位名称+适用时限+计划内容+计划名称”组成，如“昆明市工商局1997-1998年财务工作计划”。一般性计划的标题有时可以省略单位名称或适用时限，如“关于进行公务员考核的初步意见”。

所拟计划如果还需讨论定稿或经上级批准，就应在标题的后面或下方用括号加注“草案”或“初稿”，或“讨论稿”等字样，如“北京市2009年财政预算工作计划（草案）”。

2.正文

计划的正文一般包括前言、主体和结尾三个部分。

（1）前言。前言主要是概括说明制订计划的依据、缘由和背景。如国家的方针政策、上级的有关规定、面临的现实状况等。

（2）主体。主体是计划的核心，一般分三部分进行阐述，即计划的三要素：目标（做什么）、措施（怎么做）和步骤（分几步做完）。

①目标，即目的任务。它既是计划的起点，又是计划的归宿，要写得具体明确。首先要明确指出总目标和基本任务，随后应根据实际内容进一步详细、具体地写出任务的数量、质量指标，必要时再将各项指标定质、定量分解，以求让总目标、总任务具体化和明确化。

②措施，即为实现目标而要采取的手段与办法。措施是实现目标的保证，必须写得具体、实用、有效。以什么方法，用什么措施确保完成任务，实现目标，这是有关计划可操作性的关键一环。所谓有办法、有措施就是对完成计划须动员哪些力量，创造哪些条件，排除哪些困难，采取哪些手段，通过哪些途径等心中有数。这既需要熟悉实际工作，又需要有预见性，而关键在于要实事求是。唯有这样制定的措施才是具体的、切实可行的。

③步骤，即要达到目标分几步完成，先做什么，后做什么，怎么做，何时完成等。这是实现目标的程序安排和时间要求，必须切实可行。

“计划三要素”繁简可以不同，但缺一不可。

（3）结尾。可以展望计划实现的情景，给人以鼓舞；也可以提出总的希望或者号召。若无必要，也可以不设结尾。

3.落款

在计划的最后写明计划的制订者和制订日期。如果在标题下已经写明计划的制订者和制订日期，则可以省略落款不写。

（四）计划写作的注意事项

不论哪种计划，写作中都必须注意以下两点。

1.切实可行

要从实际情况出发定目标、定任务、定标准，既不要因循守旧，也不要盲目冒进。即使做规划和设想，也应当保证其可行性。

2.内容具体

计划是用来指导工作的，因此，其中的任务、指标、措施、办法、步骤等必须表述得非常清楚明白，有可操作性，既便于实施，也便于检查。

二、总结

总结是人们对过去一定阶段内的工作、生产、学习等实践活动的回顾、分析和评价，从而得出经验教训，引出规律性认识，指导今后工作的事务性文书。总结的使用范围很广，无论单位或个人都经常用到它。通过总结，可以全面检查工作的完成情况，对工作中的成绩和问题作出符合客观实际的判断，并且能将工作中的体会集中起来，使之条理化、理性化，从而起到指导今后工作的作用。

（一）总结的类型

总结的种类很多，比较常用的是以下两类。

1.全面总结

全面总结又叫综合性总结，是对一定时期内所做的各项工作进行全面回顾和检查。这类总结多用于向上级汇报工作、向员工报告工作情况等，一般单位的年度总结均属此类。

2.专题总结

专题总结主要用于对某项特定工作或某一专门问题进行回顾和检查。这类总结多选取带有典型性、倾向性的问题进行分析，内容重点突出，针对性强，常用于推广典型经验和揭露问题。

（二）总结的写法

总结一般由标题、正文和落款三部分组成。

1.标题

（1）公文式标题。一般由“单位名称+时限+总结内容+文种名称”构成。如“天津市2010年度拥军优属工作总结”。有时也可以省略单位名称，如“2009年招生工作总结”。

（2）文章式标题。多用于介绍经验的专题性总结，可以是单行标题，也可以是双行标题。

①单行标题，一般直接表明总结的主旨，以便于读者理解和把握重点，如某企业的专题总结“技术改造是振兴企业之路”。

②双行标题，即主副标题形式，主标题即文章式标题，用来概括揭示主旨，副标题即公文式标题，用来说明总结的单位、时限、内容等，如“知名教授上讲台，教书育人放异彩——××大学德育工作总结”。

2.正文

总结的正文包括前言、主体和结尾三部分。

（1）前言。一般简要介绍工作背景、基本概况等，也可交代总结主旨并作出基本评价，之后用“现将有关工作总结如下”等句子过渡到主体部分。前言要力求简洁，开宗明义。

（2）主体。包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。这些内容是总结的核心部分，可按纵式或横式结构形式撰写。

①纵式结构，即按主体内容从所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。

②横式结构，即按材料的逻辑关系将其分成若干部分，每部分单独加上序号和标题，逐一写来。

较为常见的总结主体多按照“过程与做法-成绩与经验-问题与教训-努力方向”的顺序逐一进行总结。

（3）结尾。总结的结尾可以针对存在的问题指出今后努力的方向或改进措施，或者提出一些新的工作目标、工作设想或安排等。如果上述内容在主体中已有论述，则结尾部分可以省略。

3.落款

一般在正文右下方署名、署时。若是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结，应在标题下方居中署名。

（三）总结写作的注意事项

1.实事求是，客观公允

总结写作要从实际出发，如实反映工作情况，对工作中取得的成绩和存在的不足都要给予客观公正的评价，不能只讲成绩，不讲问题，或夸大成绩，掩饰错误。

2.重点突出，找出规律

总结的目的是为了找出规律性的东西，即某项活动的经验教训，用以指导今后的工作。因此，写作时要突出工作中的经验和教训，要善于比较，写出特色。

三、简报

简报是机关、团体、企事业单位编发的用来沟通信息、交流经验、反映情况、汇报工作的一种简明扼要、带有新闻性质的内部期刊。其特点是文字简短、内容新鲜、反应快速、形式活泼。

（一）简报的类型

角度不同对简报的分类也不同，按内容来分，简报可分为以下三种。

1.综合简报

综合简报全面、综合编发反映本单位或本系统的工作进展，思想动态，成绩，缺点等概况。综合简报多常年定期编发，常见的有“××简报”“工作动态”“情况反映”等。

2.专题简报

专题简报是一种阶段性的简报，往往是针对机关工作中某一时期的中心工作、某项中心任务办的简报，中心工作完成，简报也就停办了。专题简报多在一定时期内不定期编发，如“征兵简报”“计划生育简报”等。

3.会议简报

会议简报是会议期间反映会议情况的简报，是一种临时性的简报，内容包括会议中的情况、发言及会议决定等。规模较大、时间较长的会议常要编发多期简报，以起到及时交流情况、推动会议进程的作用。小型会议一般是一会一期简报，常常在会议结束后，写一期较全面的、总结性的反映情况的简报。

（二）简报的写法

简报通常由报头、报核和报尾三部分组成。

1.报头

报头位于简报首页上端三分之一处，由分割线将报头与报核部分分开。报头由以下四个必备要素构成。

（1）简报名称。位于报头中间位置，一般套红、居中、字体稍大印刷。简报的名称很多，常见的有“××简报”“××简讯”“××信息”“××动态”“××通报”“××通讯”“内部参考”“情况反映”等。

（2）期号。印于简报名称正下方，多用括号标注。综合简报一般按年度统一编排期号，专题简报按本专题统一编号。若是增刊，则直接标明增刊字样。有的简报既标注总期号，也标注年度期号。

（3）编印机关。一般为制发简报单位的办公部门或中心工作领导小组及会议的秘书处（组），要求用全称或规范化简称，印于分割线左上方。

（4）印发日期。印于分割线右上方，要求年月日齐全。

除以上四个要素外，视简报内容、保密要求等，还可以增加简报份数编号、密级（或使用范围和要求）等要素。

2.报核

报核是简报的正文，位于分割线以下，内容主要有：

（1）按语。按语是对简报内容作出说明、评价，如说明材料来源、转引目的、转发范围等，表明对简报内容的倾向性意见及表示对所提问题引起讨论研究的希望，等等。按语的位置在报头下，标题前。它视需要而使用，并非每篇必有。一般在转引体、总结体及重要的报道体、汇编体简报文章前才配用按语。按语格式上通常写作“按”“按语”“编者按”“编者的话”等。按语一般独立成段，在字体、字号上与正文有明显的区别。

（2）标题。简报的标题类似新闻的标题，要揭示主题，简短醒目。一期简报可以登一份材料，也可以登几份材料，但每份材料都要有各自的标题。根据简报的体式，标题也有不同写法。动态性较强的内容多采用单行新闻式标题，简短明快地交代事实、揭示中心。在总结体简报和其他体式简报中，一般使用文章化标题。

（3）目录。简报文稿通常是一期一篇，根据需要也可以是一期多篇。若是多篇文章，则须在报头下设计“目录”一栏，将各篇文章标题先印于此，一般不需标注序号和页码，可以在每项标题前加一个五星标志，以免混淆。

（4）正文。因体式各异，简报正文格式相差甚远。消息性简报正文结构往往前有导语，后有主体、背景等；总结性简报正文可以完整地将“总结”刊于简报；转引性简报则因所引文章不同，正文可以是片断章节，也可以是整篇文稿。

3.报尾

报尾位于简报末页下三分之一处，用分割线与报核部分分开。分割线下与之平行的另一横线间内，左边标明本期简报的发送范围，最后一条横线下方左侧注明印发部门，右侧注明本期印数。

简报样式：

四、调查报告

调查报告是对某项工作、某个事件或某个问题经过深入细致的调查后，对调查材料加以系统的整理、分析研究，并概括出规律和本质，提出对策与观点的书面报告。调查报告具有真实性、典型性和指导性的特点，是从调查目的通向社会效益、经济效益的桥梁和工具，在实际工作中具有十分重要的作用。

（一）调查报告的类别

从内容、性质和用途上分，调查报告可分为以下三类。

1.反映情况的调查报告

反映情况的调查报告因调查目的、范围和用途的差异，可分为个案性调查报告和综合性调查报告两种。

（1）个案性调查报告。这种报告主要是反映某一具体情况的，其调研目的是为了把这一具体问题界定清楚。调研范围单一、具体。报告的内容一般用来作为处理某个具体问题的依据或重要参考。

（2）综合性调查报告。这种报告是反映总体基本情况的，调研的目的是为了掌握某一领域或某一方面的概貌。调研范围相对宽广，涉及的对象较多。报告的内容主要用作宏观决策参考，或者用于说明某种客观现象。

2.总结典型经验的调查报告

总结典型经验的调查报告是为了概括出先进人物或先进地区、先进单位的经验，使其便于在整体上发挥普遍影响。调研对象是一个或一类特定的先进典型。调查报告写成之后，其中所概括的经验，可以为有关人员或单位所借鉴，或可以使之从中受到启发，也可作为有关主管部门开展学习先进活动的素材。

3.揭露问题的调查报告

揭露问题的调查报告目的是为了查清事实，获得足以说明问题性质、程度的材料，调查对象一般是暴露出问题和问题涉及的有关单位和人员。揭露问题的调查报告不仅可以用来澄清是非、辨明真伪、教育群众，还可以直接用作对有关责任单位和责任人进行处理的重要依据。

（二）调查报告的写法

调查报告包括标题、导语、正文、结尾和落款五个部分。

1.标题

调查报告的标题有公文式和文章式两种。

（1）公文式标题。公文式标题可以是由“调查机构名称+调查事由+文种”构成，如“浙江省教育厅关于农村中学语文教学情况的调查报告”；也可以是“调查事由+文种”的方式，如“关于农村中学语文教学情况的调查报告”。

（2）文章式标题。文章式标题有单标题和双标题之分。单标题多为概述式，即在标题中表明调查单位、调查对象、调查项目等，如“四川省留守儿童上学情况调查”。双标题就是两个标题，即一个正题、一个副题，正题揭示文章的主题、意义，副题表明调查事项等内容，如“为了造福子孙后代——××县封山育林情况报告”。

2.导语

导语又称引言，是调查报告的前言。一般简洁明了地介绍有关调查的基本情况，或提出全文的引子，为正文写作做好铺垫。导语可以是简介式的，对调查的课题、对象、时间、地点、方式、经过等作简明的介绍；也可以是概括式的，对调查报告的内容（包括课题、对象、调查内容、调查结果和分析的结论等）作概括的说明；还可以是交代式的，即对课题产生的由来作简明的介绍和说明。

3.正文

正文是调查报告的主体。它对调查得来的事实和有关材料进行叙述，对所作出的分析、综合进行议论，对调查研究的结果和结论进行说明。正文的内容按照不同的类型可以有不同的构成方式。

（1）用于反映基本情况的调查报告，多用“情况概述-成果说明-问题揭示-建议措施”式结构。

（2）用于介绍经验的调查报告，多用“成果展示-具体做法-经验总结”式结构。

（3）用于揭露问题的调查报告，多用“问题阐释-原因分析-意见或建议”式结构。

（4）用于揭示案件是非的调查报告，多用“事件过程-事件性质结论-处理意见”式结构。

4.结尾

结尾的内容大多是调查者对问题的看法和建议，这是分析问题和解决问题的必然结果。调查报告的结尾方式可以是补充交代在正文里没有涉及而又值得重视的情况和问题；也可以是总结全文，深化主题，以提高阅读者的认识；还可以是提出新问题，指出努力方向，启发人们更进一步去探索。

5.落款

调查报告的落款要写明调查者，即单位名称和个人姓名以及完稿时间。如果标题下面已注明调查者，则落款时可省略。

（三）调查报告写作的注意事项

1.要用事实说话

写调查报告必须以事实为基础，让事实说话，这样的报告才具有科学性和客观性，才有参考和使用的价值。

2.要科学选材

调查报告的写作需要有大量材料，但不是将所有材料都写入报告，这就有一个材料取舍的问题。调查报告的选材要根据调查目的和主题的需要，对材料进行取舍。

3.要写出深度

调查报告的深度是指对问题认识挖掘的深度，这是衡量调查报告好坏的一个重要标准。好的调查报告对问题的认识深刻，能够透过现象看到本质，从而得出深刻的结论，以指导今后的工作。

五、述职报告

述职报告属于总结性报告的一种特殊形式，是各级领导干部、公务员和专业技术人员例行考核的一个重要内容。述职报告的主要内容是向上级陈述和汇报自己在一定时期内履行岗位职责的实绩和效果，因而具有内容客观和自我评述的特点。

（一）述职报告的类型

述职报告的分类方法很多，因而叫法也不同。从时间角度分，可以分为阶段述职报告、年度述职报告和任期述职报告；从内容角度分，可以分为专题述职报告和综合述职报告；从报告的主体分，可以分为集体述职报告和个人述职报告。

（二）述职报告的写法

述职报告一般由标题、称谓和正文三部分组成。

1.标题

完整的述职报告标题是由“单位名称+所任职务+任职期限+文种”组成，如“××区卫生局局长2010年度述职报告”。有时也可以省略其中一两项内容，如“2010年度述职报告”或“2010年任职期间的述职报告”，最常见的是直接用“述职报告”四个字作标题。

2.称谓

述职者应根据报告对象的不同而采用不同的称呼，如“人事处”“××领导”等。如果是当众宣读，也可以采用泛称“各位领导”“各位同志”等。

3.正文

述职报告的正文部分由前言、主体和结语构成。

（1）前言。简明扼要地介绍任现职的基本情况，包括现任职务、任职期限、岗位职责、工作完成情况以及自我评价等，然后用“现将本人任职期间的情况报告如下”等句式过渡到下文。

（2）主体。详细介绍任现职以来的具体工作情况，一般包括以下内容。

①工作成绩和效果。这是述职报告的重点，要写得详尽、充分，通常从思想政治素质和业务实绩两方面来写。思想政治素质主要包括对党和国家的路线、方针、政策的执行情况，爱岗敬业精神和工作作风等；业务实绩主要包括岗位职责的履行情况、工作任务的完成情况、取得的工作成绩和产生的效果等。

②工作经验和体会。这是在工作实绩的基础上，对自己以往工作的归纳、总结和提炼，目的是找出带有规律性的认识，以指导今后的工作。

③存在的问题与不足。述职报告要一分为二，不能只讲成绩而不讲问题。在陈述工作成绩的同时，也要对工作中存在的问题和不足予以客观的表述和认识。这部分内容篇幅不必多，但要准确、深刻，不能轻描淡写、敷衍了事。

④今后的打算和设想。这部分内容主要是依据已有的工作成绩和经验，针对现存的问题和不足，提出今后的改进措施、工作设想和建议等。

（3）结语。述职报告的结语一般是在总结全文的基础上，对自己任职期间的工作作出客观的评价，提请上级领导部门审核评价。常见的述职报告结语有“特此报告，请审查”或“述职完毕，请领导和同志们审查”等。

（三）述职报告写作的注意事项

1.实事求是

实事求是是述职报告写作最基本的原则，写作者要如实反映自己的工作情况，讲成绩要恰如其分，说不足要重点突出，不能虚美隐恶，或争功诿过。

2.详略得当

述职报告要突出主要的工作成绩和教训，不能事无巨细，面面俱到。在选材上要做到主次分明、突出重点。

3.严谨得体

述职报告是衡量报告人是否称职的重要依据，因此，写作时必须态度诚恳、谦虚，语言要严谨、得体、准确简练。

案例分析与点评

本节“案例导入”中秘书小张接到的任务是撰写一份调查报告，而且属于揭露问题一类的调查报告。其主要作用是通过揭露问题，探究问题产生的原因，分析问题的症结所在，提出解决问题的思路和方法。

这份调查报告的标题可以是公文式的，如“关于开发区网吧情况的调查报告”；也可以是文章式的，如“隐患丛生——开发区网吧情况调查”。报告的正文多用“问题阐释-原因分析-意见或建议”式结构。

（1）问题阐释。主要说明开发区网吧当前的状况和存在的问题，尤其是对问题的阐述，要详细、具体、全面，尽可能把现存的问题以及隐患都挖掘出来，以便进一步对问题进行深入地分析。

（2）原因分析。这是调查报告的重点，要深入挖掘产生问题的真正原因，分析存在的隐患，找出问题的根源，为今后的整顿和治理工作提供依据。

（3）意见或建议。针对上述实际情况，调查报告中还要提出具体的整改意见或建议。意见和建议要切实可行，以便有关部门参考。

此种调查报告要注意用事实说话，文中所涉及的内容必须真实、准确，如有必要，可以在正文中使用数据、表格等来说明问题；也可以单独绘制图表，配以文字说明，作为调查报告的附件。