常用公关文书写作

案例导入

小王在一所大学的校长办公室当秘书。最近，她所在的高校开展校企合作，与地方不少单位的联系多了，所以经常有人为联系和接洽事宜来找她开具书面材料。小王觉得只要能证明该人是本单位的职工就可以了，于是连着开出了几份证明信。没想到，拿着证明信去办事的人之后又都返回来找她，说开具的材料不对。小王很是困惑，不知错在哪里。

一、介绍信

介绍信是国家机关、社会团体、企事业单位派人到其他单位联系工作、了解情况或参加有关活动时，由派出人员随身携带的专用函件，具有介绍和证明的双重作用。

（一）介绍信的类型

1.用一般公文纸书写的介绍信

这类介绍信无固定格式，所有内容均需手写。

2.印刷成文，不留存根的介绍信

这类介绍信格式由单位事先设计、印制，使用时按要求填写即可。

3.印刷成文，留有存根的介绍信

这类介绍信一式两联，格式由单位事先设计、印制，使用时按要求填写，存根留档备查。

（二）介绍信的写法

1.用一般公文纸书写的介绍信

（1）标题。第一行居中用较大字体写“介绍信”三个字。

（2）称谓。顶格写收信单位名称或收信人姓名，要写全称；若属单位领导，还应写明其职务，名称或姓名后加冒号。

（3）正文。另起一行空两格写介绍信的内容。主要包括：持信人的姓名、身份、随行人数，必要时还应注明被介绍者的政治面貌、职务、级别等，以便于对方接待；要接洽的具体事宜及对收信者的要求。这部分要写得具体周全，简明扼要。最后以书信体的“此致，敬礼”作结束语。

（4）落款。在正文的右下方写上出具介绍信的单位名称和日期，并加盖公章。

2.印刷成文，不留存根的介绍信

（1）第一行的正中印有“介绍信”的字样。

（2）称谓、正文、结束语、落款均按一定的格式印好，只需在相应的空白处填写清楚有关的内容即可。

3.印刷成文，留有存根的介绍信

这种介绍信由存根、间缝、本文和有效期限四部分组成。

（1）存根。

①介绍信存根部分的右下方印有“××字××号”。

②介绍信存根部分的正文，按其格式将内容填入相应空白处即可。

③介绍信存根部分的落款，只署日期即可，不必署名，因为存根是仅供本单位查考的。

（2）间缝。存根与介绍信本文之间有一条虚线，虚线上印有“××字××号”字样，依照存根部分的有关内容填写。数字要用大写，且字体要大些，以便于裁开后各留一半字迹。在虚线正中要加盖公章。

（3）本文。介绍信的本文部分中的“××字××号”要与存根相同。第三行要顶格写上收信者名字，后加冒号。其余部分按格式将空白处的内容填写清楚即可。

（4）有效期限。有效期限可视具体情况而定。

（三）介绍信写作的注意事项

（1）如实介绍。要填写持信人的真实姓名、身份，不得冒名顶替。

（2）简洁明了。接洽和联系的事项要写得简明扼要，一目了然。

（3）领导把关。要经过领导过目或在存根上签字，以示慎重负责。

（4）严肃慎重。书写要工整，不得涂改。若有涂改，涂改处必须加盖公章，否则，对方可以不予接待。

二、证明信

证明信是国家机关、社会团体、企事业单位或个人为证明有关人员的身份、经历及其与某事件的关系而出具的函件，证明信又称“证明”。

（一）证明信的类型

1.以组织名义发出的证明信

用来证明某人的身世、经历或某一事件的真相。

2.以个人名义发出的证明信

用来证明某人或某一事件的真相。以个人名义发出的证明信，证明人要对所证明的内容完全负责，除个人签名外，还需由证明人所在单位签署意见，以增强证明信的可靠性和严肃性。

（二）证明信的写法

证明信的写法由标题、称谓、正文和落款四部分组成。

1.标题

在第一行居中以较大的字体写“证明信”三个字，或“关于×××同志××问题的证明”。

2.称谓

顶格写上需要证明信的单位名称，后面加冒号。

3.正文

正文是证明信的主体部分，要写明被证明人或事件的全部真实情况，内容要翔实，用词要准确，简明扼要。正文之后常用“特此证明”作为结束语。

4.落款

在正文右下方写上证明人（或单位）名称、日期，并加盖公章。

（三）证明信写作的注意事项

（1）实事求是。无论单位还是个人，所出具的证明信材料都必须客观、真实、可靠。

（2）措辞严谨。证明信的用词一定要准确严谨，避免歧义；态度要庄重严肃，语气要肯定，令人信服。

三、感谢信

感谢信是国家机关、社会团体、企事业单位或个人对帮助、支持自己工作的单位或个人表示感谢的信函，它兼有感谢和表扬的双重意思。因此，感谢信除可以送给被感谢的单位或个人外，还可以寄到报社、电台、电视台登报播映，也可以张贴。

（一）感谢信的写法

1.标题

第一行居中写上“感谢信”或“致×××的感谢信”等字样。

2.称呼

在标题下面一行顶格写被感谢的单位名称或个人姓名。

3.正文

（1）简练叙述需要感谢的对方的先进事迹，字里行间要满怀感激之情，叙述中要交代清楚时间、地点、人物、事件、起因和结果。

（2）热情赞颂对方的可贵精神及客观影响，并表明自己对此事的态度。

（3）写明表示敬意和感谢的话。

4.落款

在正文的右下方署名并写上日期。

（二）感谢信写作的注意事项

（1）态度真挚。感谢信要表达对被感谢人的感激之情，因此，态度一定要真挚、诚恳。

（2）措辞得体。感谢信虽是表达谢意的，但措辞要恰当得体，不能太过虚假，有过分溢美之嫌。

四、求职信

求职信又称自荐书（信），是求职人员向用人单位介绍自己、谋求工作的公关文书。

求职信具有推荐性和简明性两个特点。

（一）求职信的写法

求职信一般由标题、称谓、正文、附件和落款组成。

1.标题

第一行居中写“求职信”或“自荐（信）书”，字体要稍大一些。

2.称谓

求职信若写给用人单位，称谓就直接写明用人单位名称；若写给用人单位的有关领导，则是单位名称加职衔；若不知道姓名，则可写“尊敬的领导”。

3.正文

求职信的正文主要包括开头、主体和结尾三部分。

（1）开头。主要介绍求职者本人的基本情况，如姓名、性别、年龄、政治面貌、学历、职务、职称等，并表明求职的目标、意图，明确提出所要选择的具体岗位或职务的名称。这部分内容可视实际需要酌情拟写。

（2）主体。要紧扣用人单位的岗位或职务所要求的条件，突出介绍自己的优势，着重叙述自己的经历和成绩，以及爱好和专长等，以充分展示自己对所谋求工作职务具备的资格和能力。如果是刚毕业的学生，在这一部分可以介绍自己所学的专业以及与所谋求的工作职务相关的课程，也可以附带说明自己曾获得的某些专业等级或有关荣誉、奖励。如果曾做过一些兼职或参加过一些社会活动，也可以写一下，以供用人单位参考。总之，这部分内容要有针对性，要有所侧重。

（3）结尾。表述希望求职成功的意愿和联系方式，以便随时联系。

4.附件

若有附件，可于正文之后落款之前注明附件顺序和名称，如“资格证书”“荣誉证书”的复印件等。

5.落款

署名和日期写在正文的右下角。

（二）求职信写作的注意事项

（1）有明确的针对性。向对方推荐、介绍自己的内容一定要有针对性，要让对方相信你能胜任所谋求的岗位。

（2）实事求是。求职信的内容必须真实可靠，对自己的学识和能力要如实表述，不能夸大，也不能作假。

（3）语气诚恳，态度谦逊。求职者在求职的过程中要心怀诚意，用词要礼貌、得体，态度要谦逊自然。

五、请柬

请柬又称请帖，是机关单位或个人邀请有关人员参加会议、庆典或某些重要活动时发出的一种短小、美观的礼仪性专用文书。

请柬具有礼节性、庄重性、公开性和精美性的特点。

（一）请柬的格式与写法

请柬一般都是折叠式的，分封面和封里两部分。

1.封面

封面分为横式和竖式两种，多为印刷好的精美图案和“请柬”二字。横式的文字从左到右横写，竖式的文字从右到左竖写。

2.封里

封里由称谓、正文、结尾和落款四部分组成。

（1）称谓。在第一行顶格写明被邀请人的姓名及称谓，后面加上冒号。

（2）正文。从称谓的下一行空两格写起，要写明邀请事由、活动内容、活动的具体时间和详细地点等。如果需要客人携带何物或做何准备的话，应明确交代。

（3）结尾。正文之后，另起一行顶格写“敬请光临”“恭候光临”；或在这一行空两格写“此致”，下一行顶格写“敬礼”等礼貌用语，作为结尾。

（4）落款。在结尾下一行的右下方写明邀请者的名称和发出请柬的时间。如果是婚礼请柬，要把新郎新娘的名字都写上，并在姓名后写上“鞠躬”或“谨订”等字样，以示尊敬。

（二）请柬写作的注意事项

（1）简单明了。请柬是一种告知性很强的文书，写作者只需明确告知被邀请者，在何时到何地参加何种活动，需做何种准备即可。因此，请柬写作要力求语言简练、明确，切忌繁杂、冗长。

（2）文雅得体。请柬是礼仪性文书，写作时要特别注意礼貌文雅，多用尊称。措辞要客气得体，语言委婉，带有期盼协商的口吻。另外，字体应美观大方，书写要清晰工整。

（3）态度诚恳。请柬行文一定要诚恳热情，谦逊有礼，表现出邀请者的诚意。

六、祝辞

祝辞又称祝词，是在喜庆仪式上对特定对象所说的表示祝贺、期望的话，常见于各种庆典、寿辰、婚礼或节日祝贺等。

（一）祝辞的种类

1.祝事

这类祝辞常用于重大会议开幕、工厂开工、商店开业、工程竣工、展览剪彩及纪念活动等。这类祝辞既有祝愿、希望的意思，更有庆贺、道喜的意思，所以也叫“贺词”。它要求感情真挚，饱满热烈，用词准确，切合实际。

2.祝酒

这类祝辞常用于各种比较正式的宴会、酒会，在公关活动场合使用较多。主人通过祝酒词表达美好的祝愿，并把自己对客人的欢迎和感谢之情都热情洋溢地表达出来。祝酒要求用词热情洋溢，充满激情，富有哲理和情趣，表达温文尔雅，恰到好处。

3.祝寿

这类祝辞的内容大多是对祝寿对象表示良好的祝愿，在祝辞中，既祝愿对方健康长寿，又赞颂他（她）取得的业绩及作出的贡献，还可以表达祝词人的尊敬和爱戴。祝寿词要求语言平易自然，不过分雕饰，应根据被祝者的年龄、品格、业绩、家庭等状况来写。

4.祝婚

这类祝辞是在结婚典礼仪式上使用的。为亲友做证婚人，或参加其婚礼，都可以发表祝辞。祝婚词的内容一般是祝愿新郎、新娘婚后幸福美满，赞颂两位新人的容貌、道德、才华，祝福两位新人的结合等。

（二）祝辞的写法

祝辞一般由标题、称谓、正文和落款四部分组成。

1.标题

标题的写法有两种：一种是在第一行的正中写“祝辞”二字；另一种是写“×××给×××的祝辞”或“×××在×××会议上的祝辞（致词）”，表明什么人在什么场合的祝辞，如“在新年茶话会上的祝辞”。

2.称谓

在标题的下一行顶格写对被祝者的称呼，后面加冒号。

3.正文

这部分是祝辞的主体，应包括以下内容。

（1）向受祝者致意，并表示祝贺、感谢或问候。

（2）如果是祝事，要祝愿此事顺利进行，早日取得成功，同时颂扬受祝者已取得的成就与业绩，并阐述其意义与作用；如果是祝酒，要回顾双方友谊的历史，并祝愿双方的友谊与合作有新发展；如果是祝寿，要简述并赞颂受祝者的经历、品格、已取得的成绩，以及作出的贡献；如果是祝婚，要赞颂新郎和新娘的才貌、品德以及结合的意义等。

（3）结束语。正文结束后要写一句礼节性的结束语，在表示祝愿的基础上，有时还可以提出希望和鼓励。

4.落款

在结束语的右下方，署上祝贺者的名称和发祝辞的具体时间。

（三）祝辞写作的注意事项

（1）语言精练。祝辞只是庆典活动中很小的一个组成部分，因此语言一定要精练。一篇祝辞只要把祝贺的意思表达出来就可以了，力求言简意赅。

（2）用词准确。祝辞的主旨虽然是赞颂，但对受祝者的赞扬还是要力求准确，严谨，恰如其分。只有这样，才能让人觉得真实可信。

（3）感情真挚。祝辞是对人或对事表示祝贺、祝愿，因此，致辞人要有发自内心的真情实感。

（4）语气亲切。祝辞都是在欢快、喜庆的气氛里宣读的，因此，祝辞人的发言要平易、亲切、自然，要尽量缩短与听众的感情距离。

七、迎送词、答谢词

迎送词是对欢迎词和欢送词的统称。欢迎词是在迎接宾客莅临的正式场合，主人发表的表示欢迎之意的致词。宾客来访、领导视察、同行参观、新生入学等场合，主人为表达欢迎之意，都可以致欢迎词。

欢送词是在向客人告别的正式场合，由主人发表的表示送别之情的致辞，会议闭幕、学生毕业、客人访问结束等场合，都可以使用欢送词。

答谢词是客人在临别之际，在特定的场合对主人的热情接待表示感谢的致辞。

（一）迎送词、答谢词的写法

迎送词、答谢词的写法都差不多，一般由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分组成。

1.标题

在标题位置居中写“欢迎（送）词”或“答谢词”，或“×××在欢迎（送）×××的会上的讲话”，字号要大些。

2.称谓

在标题下一行顶格写致词对象的姓名和称谓。称谓要讲究礼仪，要用尊称。为表示对对方的尊重，可以在姓名前加上适当的修饰词语，如“尊敬的”“敬爱的”“亲爱的”等，以示亲切。

3.正文

在称谓的下一行空两格书写。

（1）欢迎词的主要内容：先概括说明宾客来访的背景，接着对客人的到来表示热烈的欢迎和诚挚的问候，之后阐述来访的意义，赞颂对方各方面取得的成就，也可以回顾双方的友谊，赞扬双方的友好合作。

（2）欢送词的主要内容：对对方表示热烈的欢送，适当评价和肯定对方在这一阶段的成绩。

（3）答谢词的主要内容：对主人的热情接待或帮助表示感谢，对主人的一切安排给予高度评价，对访问取得的收获表示肯定。

4.结尾

（1）欢迎词的结尾：一般是再一次对客人的到访表示热烈的欢迎和良好的祝愿。

（2）欢送词的结尾：一般是以生动的语言对对方表示希望和鼓励，并显示出依依惜别的感情。

（3）答谢词的结尾：一般是再一次对主人表示衷心的感谢。

5.落款

在正文的右下方署名并标注致词的具体日期。

（二）迎送词、答谢词写作的注意事项

（1）感情真挚，热情洋溢。无论是欢迎还是欢送，致辞的一方都应表现出真挚的感情，使对方感到受到礼遇和尊重。

（2）言简意赅，语言生动。迎送词只是迎送仪式上的一个小环节，因此，致辞不宜太长，表达出心意即可，因此，语言要简练、用词要恰当、生动。

（3）用词严谨、讲话慎重。致辞是在公开的正式场合，听众较多，用词一定要严谨，不要闹出笑话；同时要尊重对方的风俗习惯，不讲对方忌讳的内容。

八、悼词

悼词是指在追悼会上，为悼念死者而发表的表示哀悼之情的文字，是具有悼念性特点的应用文。

（一）悼词的写法

悼词一般由标题、正文和结束语三部分组成。

1.标题

悼词的标题可以是“悼词”二字，也可以写为“沉痛悼念×××同志”，还可以写为“在追悼×××同志大会上的讲话”等。

2.正文

悼词的正文通常按以下顺序行文：

（1）表明以怎样的心情悼念死者。

（2）简要介绍死者生前的身份、职务、逝世的具体时间和原因，享有的年龄。

（3）介绍死者的籍贯、出身，然后按时间先后顺序介绍死者的生平简历。

（4）对死者的一生进行恰当的评价，着重赞颂其高尚的品格和突出的贡献，可选一两个典型事例予以说明。

（5）评价死者的逝世给事业和工作带来的损失，号召大家学习他（她）的精神和品质。

3.结束语

结束语一般是另起一段，以简洁的文字再次表示对死者的沉痛悼念之意，常见的有“××同志永垂不朽！”“×××同志安息吧！”等。

（二）悼词写作的注意事项

（1）重点突出，客观公允。恰当评价死者的一生，评价和赞颂要中肯。

（2）语言质朴，感情深沉。悼词的语言要朴实自然，文字要简练，不可滥用修饰语，字里行间要流露出真挚、悲痛的感情，可以适当使用长句。

九、讣告

讣告又称讣闻或讣文，是死者的亲属或治丧委员会报丧时所使用的一种告知性的礼仪文书。它可以张贴，也可以登报。

（一）讣告的类型

1.普通式讣告

这类讣告适用于一般人员，目的是通知相关人员或有关单位知道某人去世的消息。它的告知范围不大，通常采用张贴的形式，也可以邮寄。

2.新闻报道式讣告

这类讣告适用于有一定新闻性的人物。它的告知范围较宽，通常在报纸上以新闻报道的形式刊登。

3.公告式讣告

这类讣告适用于级别较高的国家干部或知名人士。它的告知范围很广，通常通过电视和广播播出。

（二）讣告的写法

无论哪种形式的讣告，其写法基本相同，一般都由标题、正文和落款三部分组成。

1.标题

标题一般直接写为“讣告”即可，也可以写“×××同志逝世”。

2.正文

正文通常分三层意思表述：

（1）写死者的姓名、身份、去世原因和确切时间（要写明年、月、日、时、分）、去世地点、享年多少岁。

（2）写死者的生平事迹，重要人物、知名人士的事迹要高度概括，普通人则可以略写或不写。

（3）写召开追悼会的时间、地点和注意事项，如果不开追悼会要注明。

3.落款

在正文的右下角写明发讣告方的名称和日期。

（三）讣告写作的注意事项

讣告的语言要简朴、沉郁，能体现哀婉之情。文字要简练、严肃、庄重。书写、张贴要用白纸黑字，登报时要加上黑框。

案例分析与点评

本节“案例导入”中小王的错误在于没有弄清介绍信和证明信的区别。

介绍信是本单位派人到其他单位联系、接洽工作或参加活动时使用的专用文书，由派出人员随身携带，具有介绍和证明的双重作用。而证明信是单位或个人为证明有关人员的身份、经历及其与某事件的关系而出具的函件。

根据案例提供的资料判断，学校派出人员应携带的是单位的介绍信，而不是证明信。介绍信中有专门的文字介绍持信人将要前去的接待单位名称、去办理的事项等内容，而这些内容在证明信里是没有的。