办公室日常收文处理

案例导入

小王是刚毕业的大学生，新近成为某公司经理办公室的一名文员，专门从事日常文书处理工作。小王开始工作以后，办公室主任要求，每天上班的第一件事是去收发室取信件，然后回办公室处理信件。这一天，小王从收发室拿到几份信件，有信封上注明“李经理亲启”的信件，有以“公司名称”为收件人的信件，有“公司办公室”收的信件，有“公司办公室主任”收的信件，还有几封是写着办公室其他工作人员名字的信件，另外还有一封信封边缘已经破损裂开了的信件。除了信件，还有不少文件。因是刚开始工作，所以小王面对各种信件和文件很茫然，不知道怎么处理。

收文处理是指各单位围绕所收文书进行管理的一系列工作。收文处理比较复杂，大体有十几个环节。但不是每一份文件都必须经过全部工作程序，可以根据单位内部文书工作的具体条件、具体情况和文件的具体内容加以个别调整。办公室日常收文处理工作程序每一步骤的工作内容和基本要求如下。

一、签收

签收是指接收外单位寄送的文件，履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续之后，在对方的送文登记簿或回执清单上签字，以表示文件收到的行为过程。签收是文书收受、处理工作的第一个环节，既是对文件接收的一个总记载，也是统计文书处理工作的依据之一。

（一）收文的来源

凡是外单位发给本单位收读、处理的一切文件，都属于收文的来源。收文的途径主要有以下几个方面。

1.发文机关直接投递

这种方式一般限于送本地区收件单位。大单位设有专门机构负责投递工作，小单位一般指定专人负责。投递人员统称通信员，由其直接送来文件。来文方向不确定，有上级单位、平行单位的有关文件，也有本单位各职能部门移交的具体业务性文件，还有下属单位的报送材料等。

2.机要通信部门传递

机要通信、机要交通是专门传送机要文件的通信机构部门。党政机关、企业、公司等大都设立机要交通，通过机要交通渠道传递机要文件，各单位的机要员按时接收机密文件及密码电报等。

3.文件交换站传递

我国许多省份都建立了文件交换站，这也是一种直接送与取文件的方式。参加交换站的单位的文件交换员，按规定时间带来单位应发给交换单位的文件，到站交换需要发出和取回应收的文件。

4.邮政部门寄递

由邮政部门送来挂号函件、邮政快件、电报等。明码电报常用于一般业务往来及发贺电、慰问电、唁电和会议通知等；密码电报用于重要、紧急而机密的事项。

5.自备的通信设备传递

可以通过电信手段实现文书传递的目的，如传真电报、电视电话、电视传真、电子邮件等；也可采用加密通信系统接收密码电报。能真迹传输、原样传送、快速传递。这些方法具有迅速、准确、安全、方便等特点。

（二）签收的方法

单位接收文件首先由外收发室工作人员签收。因为文件的接收具有被动性，来文必收不容选择，为防止错收和漏收，分不清主次缓急，所以在文件接收之时起，必须清点签收。签收文件时要注意“五查”。

1.查数量

对照投递清单或送文登记簿清点核实文件的数量。查所列文件总件数与实有件数是否相符。如有不符之处，应立即查询。

2.查收文

查来文封套上所注的收文单位是否与本单位名称相符，核定是否是本单位的收文。属于错发、误发的文件，要立即退回或提供线索，请送文件人转送其他单位。

3.查封号

查来文封号是否与递送人签收簿上所登记的封号相同。不相同的要立即指出。

4.查包装

检查文件包装情况，看来文封套有无拆封或破损现象。发现有破封、散包、密封条被拆毁等情况应当场声明并注明，及时追查原因。

5.查日期

看发文日期是否相符，如有不符，应立即询问。判定如属紧急或限时送达与办理的文件，应随到随转，不得积压；如属保密文件，则按处理保密文件的规定，转送机要部门处理。

经以上检查核对，确认无误的文件方可履行接收签字手续，签名并签注收到的时间。急件要注明收到的具体时间，具体到时、分，以备工作查考。

二、外收文登记

外收文登记是指外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做简要记载的过程。外收发按信封或包封上的标记进行简要登记，不可拆封，又叫封口登记。登记的格式和方法，因单位和习惯的不同而有所不同，主要形式有簿式、卡片式、联单式。登记的原则是为便于文件的记载、统计、催办、控制和检索。注意登记手续应该简便，严防错漏。

外收文登记完成后，转送单位或部门的内收发人员，并办理签收手续（表3-2）。由内收发人员统一启封或送有关领导亲启。大中单位一般设有内外两重收发。单位总收发室负责外收发，单位办公厅（室）秘书部门和各业务部门负责内收发。

表3-2（单位名称）收文分送簿

三、内收发启封

启封是指文书人员收到文件后，将收件的封皮拆开，并将函件取出的一种行为过程。又称拆封、打封。启封是文书人员的特有职责，其他人不得任意启封。

（一）启封的范围

启封应严格按照规定的职责范围进行，不得超出职责范围随意启封。

（1）一般情况下，凡是发到本单位的封闭文件均应由单位或部门的文书人员拆封。这主要指封皮上标有本单位名称、本单位办公部门、本单位负责人字样的所有信件。

（2）如果写明“亲启”或领导人名字的文件，文书人员交收件人亲启，自己无权私自拆封。领导人有委托者除外。

（3）凡标有机密、绝密的机要件，应交机要室或单位指定负责管理机要文件的人员拆封。

（二）启封的任务

1.清点和核对

检查信封或包封封口是否完好，如有拆动痕迹，应追究责任；检查正件与附件是否完整齐全，如有缺少份数、页数，重页、倒页等差错现象，应立即向发文机关查询。

2.检查和处置

检查来文内容是否属于本单位职权之内需要阅知或办理的范围，如系误送文件，应说明理由，并马上退回发文机关，不要搁置或擅自处理；文件中未注明作者、日期的可根据信封上的文字或邮戳加以补注；信中无通信处的，要将写有或印有发文机关名称和发文地址的原封与文件别在一起一并处理；文件手续不全，如请示或指导性文件无发文机关领导签字或盖章等手续，应拒收退回；附件如果为现款、支票、汇票或重要单据、票证等，应先送主管单位或财会部门登记并保管。

（三）启封的要求

1.保持文件的完好

启封时要细心，注意不要撕破封内的文件。

2.取尽封内的文件

检查是否拿出所有材料，不要遗漏。

3.保留重要的封套

来文封皮如有参考价值，如有发文机关详细地址、邮政编码、电话号码、银行账号、电子信箱等，应附于文后，以备查阅。

4.进行收文登记

经过对来文的审核，确认无误后要进行内收文登记。

四、内收文登记

内收文登记，是指将收来文件拆封后，在收文登记簿（表3-3）上将有关项目加以记录的行为过程。文件管理部门收文后，由内收发人员对收文情况做详细记载，在收到文件的首页加盖“收文专用章”，填写收文顺序号，以便建立文件收进和运转处理的完整记录。这是保证文件处理正常进行的起点。

表3-3（单位名称）收文登记簿（内收发用）

（一）登记的作用

1.便于管理与保护文件

对文件登记注册，使之有据可查，防止积压和丢失。

2.便于查找和检索文件

因为登记的项目中反映了文件的来源、内容和运转下落等情况，可以为以后的查找和检索文件提供方便。

3.便于统计和催办工作

统计包括文件数量统计、运转时间统计、处理中出现的问题统计等，这些从登记簿中都可得到依据。同时登记簿也是催办工作的依据。

4.便于核对与交接文件

因为文件进出都有签收手续，签收是交接的凭证，可查证责任。

（二）登记的范围

凡是重要的文件均应登记。如上级单位的领导、指导性文件；外单位联系工作、商办业务和需要复文的文件；下级单位请示工作的文件；其他重要文件、有参考作用的文件等。但一般事务性的、公开性的、无关紧要的文件可以考虑不必登记。

（三）登记的形式

登记形式分为簿册式、卡片式、联单式和计算机式登记等。几种登记形式各具特点，各单位可根据职权范围、机构层次和收文数量酌情选用。

1.簿册式登记

易于保管，方便文件的交接与统计，所以较普遍被采用。但不便于修改，不便于分类检索，一般适用于小单位。

2.卡片式登记

可将登记好的卡片按文件管理的需要，按作者、内容等灵活分类排列，方便文件检索。可按一件或一组文件进行登记，简化登记手续。缺点是易丢失，要加强管理。

3.联单式登记

一般分为三联或三联以上。一次复制后，不必多次登记。第一联为单位文书管理人员保存；第二联随文件运转，随时记载办理、传阅的情况；第三联保存在单位档案室，作为检查归档文件是否齐全完整的依据，也可填写案卷号，作为文件与档案检索的工具。优点是可以代作送签的文簿，减少单位内部文件交接的登记手续。缺点是易磨损，不利于长期保存。

4.计算机式登记

使用计算机对收文进行登记与存储。可以一次输入，多次输出，便于利用。

（四）登记的方法

1.大流水编号登记法

即单位每年的收文只编一个序列，从年初到年末，按收到文件的先后顺序依次排列登记。

2.小流水编号登记法

即将单位每年的收文按来文单位性质、级别、来文内容、文件性质、收文承办部门等情况，分别立户进行分类登记。每类编一个序列，文件收到后，在其所属类别的序列内顺次编号登记。这种编号法，每份文件的序号与不同类别位序相同的序号是相重的，必须在其序号前冠以标志不同类别的字头代号方可识别。如办1-1、财2-1。

3.口取纸分类登记法

即把收到的文件都登记在一个登记簿上，并进行分类，每一类的首页上贴上口取纸，在口取纸上标明文类。

（五）登记的要求

1.为查阅催办、整理归档奠定基础

收文登记是文件管理的起点，必须从文件管理系统的整体目标出发，为以后文件的分办、催办、传阅与日常管理创造必要的条件。因此，收文登记的项目应完备适用，作为文件交接的凭据，文件催办、查阅的索引，档案检索的工具。

文件登记项目包括：收文号、日期、文件来源、发文号、保密等级、文件标题、份数、分送情况、处理情况、归档情况和备注等。

2.减少文件登记的层次并简化手续

文件在办理过程中，需经过许多部门多次登记。几乎每经过一个部门乃至一个承办人，都要办理登记与签收手续。如收发文登记、传阅登记、承办登记、催办登记、印刷与用印登记等。因此，在收文登记时，应力求简要而完备，并精简登记的文件数量。

3.注意文件登记的准确与保密

认真登记，注意防止错漏。编号要准确，不要漏号、重号。要将平件与密件分别进行登记，以利于分别办理，保守国家机密。

五、分办

分办是指文书处理部门对收文进行筛选分类后，根据文件的性质、重要程度、缓急时限与单位内各部门的职责范围，将经过登记的收文分送给各有关部门阅知与办理的行为过程。分办使各处汇集来的文件流经文书处理部门统一调度后，又分成若干支流，沿着文件运转的路线，向指定的方向分别流去。所以，分办属于文书运转的环节，又称为分流、分发。

分办包括外收发收文后，按封皮写的收文单位名称分别向内收发、各业务部门和个人投送文件；还包括内收发对该文件启封后，根据文件内容和单位分工向有关部门或人员投送。

（一）分办的原则

1.对口分发

根据本单位领导和各部门的业务主管范围，把内容相关的文件送给相应的领导和主管部门。属于批复、复函、批示或根据要求送来的报告、统计报表等，直接送本单位原发文的承办部门或主办人。

2.批准分发

属于方针政策性的、全面的、涉及重大原则的文件，和应当呈送领导人批办或难以判定承办单位的文件，要交单位办公部门的负责人拟办或批办，然后根据批示意见再分送处理。

3.既定分发

属于单位行政事务管理方面的文件，按惯例送给综合办公部门的负责人批办。对发送份数少而需要阅知的人数较多的文件，可根据文件指定的阅读范围或主管负责人批示的意见，由文秘人员主持传阅。

（二）分办的方法

要根据文件的性质、内容和办理要求，并结合业务部门的职责和领导的分工范围，考虑将收文分门别类；并附上“文件处理单”（表3-4），分别送给有关部门阅办或领导阅批；再根据批示意见分发给具体人员或部门阅读或办理。具体做法在不同单位有所不同。

1.小单位

文书工作人员集文书、秘书、办公部门职责于一身，环节比较少。来文经登记后由其直接送领导批办，之后再根据批示意见分发给具体人员或部门办理。

2.中等单位

来文经收发登记后先送办公室主任，由其阅办和提出意见，根据其意见，或送承办部门办理，或送领导批办后，按送阅范围分送承办人员或部门阅办。

办公室主任的意见具有双重性。凡需办的文件系属其职责范围或经过授权者，其所批的意见是决定性的，属批办的性质；如果其提出的意见仅供领导批示时作参考，或从协调办文角度请有关部门先提出如何办理的意见时，则其所提的意见属于拟办的性质，最终还需送请单位领导审定。

表3-4（单位名称）文件处理单

3.大单位

因文件数量多，一般由资深的文书人员先进行分办。把属于单位日常事务性的或已有批示规定和有章可循的例行公文，按性质分送有关部门签收办理；对于普通抄件，可直接送有关部门阅知或存查；对于方针政策性、综合性或其内容与本单位职能部门分工不相吻合的专题文件，送办公室主任，由办公室主任根据领导分工和各部门的业务范围，提出拟办意见后，再送单位领导批办或送业务部门进行办理。

（三）分办的要求

1.及时分办文件

各类文件应该在登记的当天，转给本单位各分管领导或有关部门阅办，急件登记后，应立即送分管领导批阅，不得积压。

2.履行签收手续

分送给领导和各承办部门的文件要在登记簿上签字。

3.分清分办范围

一文多份的文件分发时，要首先保证单位主要领导、主管领导和主管业务部门的需要，余下的文件再按需要分送到有关领导和部门。

4.按规定填写

凡需呈送领导批示后再行办理的文件，应当在文件上附“文件处理单”，内设“拟办意见”“批办意见”等项目。领导与承办人均应在相应的项目内填写，不能在文件上的空白处直接书写。

六、传阅

传阅是指对拟办的需送有关领导和部门阅知的文件组织传递和阅读，以利于文件及时有效地处理，提高办文效率的工作。正确组织文件传阅工作，用最短的时间让更多的人获取信息并保护文件安全，从而实现并放大文件的效能。

单位收文中份数较少而需要阅看的部门人员较多的文件，可以采取传阅的方法。文件传阅要由文秘人员负责承担。供传阅的文件主要分阅知文件和需要办理的文件两种。

（一）传阅的方法

1.轮辐式传阅法

又叫集束式连环传递。是以文秘人员为中心，以传阅对象为外圈，由中心点开始组织传阅的方法。即由文秘人员主持，依次把文件传递给指定接受的对象，阅读者阅读后再送回文书部门，由文秘人员再传递给其他阅读者。这种方式可以保证信息传递的可靠性，防止重要、机密的信息随意扩散，也防止传丢文件。

2.接力式传阅法

像接力赛那样传阅，即排好传阅人的先后顺序，由第一人阅后传给第二人，依次类推。但文秘人员必须经常询问文件传阅的情况，检查文件的传递路线和运转速度，督促传阅，避免传阅过程中延误或遗失。

3.指派专人传递法

对密码电报、特急文件和秘密文件等，为减少接触面和保密起见，可派专人将文件送至领导当场阅读，阅后签字带走，再传送给下一个人，直到传阅完为止。

4.网上公示法

目前各单位大都有局域网，没有保密性的文件可以直接在网络上公布，由各工作人员直接查找和阅读，既方便又快速。

（二）传阅的要求

1.合理安排调度

（1）要分清文件的主次缓急，使紧急、重要的文件，让主管领导与经办人首先阅知，以便及时处理。

（2）要采取多种方式组织其他人员传阅，并尽力提高传阅速度。如文件夹法、复印法、阅文室阅读法、会议传达法和计算机阅读法等。

2.防止丢失、泄密

一般不采用离开文件，只凭个人记忆与理解的意思去做口头传达的方式，因为由于个人的主观因素的参与或辗转多次的传达，都会导致信息的变异与失真。

3.建立传阅登记制度

要建立简便易行的文件传阅制度，履行交接手续，阅文者在阅文后签字并注明阅读时间。文书要对传阅后的文件进行检查，发现领导作出批示时，要按批示意见处理。可以附“文件传阅单”在文件上，供阅看人员书写意见。如表3-5所示。

表3-5　文件传阅单

七、加工

加工又叫摘编。指文书工作人员对部分准备进行办理的重要文件所做的加工，包括编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资料等的过程。摘编的目的主要在于为文件的办理提供便利，节省时间，使公文能更加快捷、有效地得到办理。

（一）加工的要求

（1）控制呈送领导批办的文件数量，加强对文件内容的提炼与综合，方便领导阅读与审批文件。

（2）对需办理的文件，按轻重缓急进行分类排列，以保证重要和紧急文件能及时、准确地得到处理。

（3）提高信息量与信息值，从大量文件中进行筛选，为领导决策提取有效的信息。

（4）提出一些可行性的处理方案，供领导决策时选择与参考。

（二）加工的方法

1.筛选分类

筛选出提交领导批办的文件，根据其重要程度和缓急时限，分门别类地分送给单位领导和有关部门阅示与办理。

2.鉴别核实

对平级、下级报送的文件，加强分析研究，对其准确性与可信性进行鉴别。对文件中重要数据进行运算核实，指出不可信、不真实处，防止由于报送的信息失实而导致领导工作的失误。

3.编辑加工

可编写内容提要、公文摘要、信息汇编、综合报道、大事纪要等材料形式，向领导集中反映和汇报。

八、拟办

拟办是单位综合办公部门或业务主管部门负责人对需要办理的重要文件，提出初步处理方案或办理意见，供主管或主要领导批办时参考的行为过程，也称预案。拟办要对来文按照其内容、性质和办理要求，预先提出建议、设想等处置意见，供有关领导审核时参考。拟办实际上是一项辅助决策的活动，是收文处理中的一个重要环节。

（一）拟办的作用

1.有利于提高办文时效

拟办工作关系到文件的正常运转和有效控制，对需要转承和办理的文件拟办，可以及时准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和有关人员处理，对协助领导正确决策、减少领导花在文件堆里的精力和时间及提高工作效率有重要的作用。

2.起参谋和助手作用

拟办是文书部门为领导提供决策和参谋的重要程序，可以发挥综合办公部门与业务部门了解工作情况、熟悉业务与文件处理的长处，做好领导的助手。

3.有利于提高办文质量

拟办要拿出初步办理意见，供领导在批办时参考。一方面可减轻领导的负担，另一方面也利于提高办文的准确性。

（二）拟办的范围

（1）上级机关主送本单位并需贯彻落实的文件。

（2）下级机关或直属部门主送本单位并需答复的请求性和要求批转的文件。

（3）平级和不相隶属机关主送本单位并需答复的商洽性文件。

（三）拟办的要求

1.掌握文件的意图与要求

拟办人员必须认真阅读来文，了解文件的内容、性质和意图，以便有针对性地提出切实可行的、对领导批文有参考价值的拟办意见。

2.拟办意见要简明扼要

拟办意见不是具体的承办意见或计划方案，除讲明简单的道理外，不作深入阐述。要言简意赅，高度概括。

3.拟办意见要周到全面

要综合考虑各方面因素的影响，对处理重要或重大问题的文件，尤其需经单位负责人批办的文件，拟办应对办理的原则、方法等方面提出建议，可以准备几种意见或方案，并进行简单的比较，提出倾向性意见。同时应把有关问题涉及的背景材料，如此件反映的问题有否历史沿革、上级和本级是否就此事有过决定等文件与资料，找到完整的记载材料一起送给领导，供批办时参考。如此件已经与有关单位进行过联系洽商，提出了初步意见，也应一并注明。

4.拟办意见要按规定填写

由部门负责人或有关具体工作人员对收文在办理中可能涉及的工作事项、问题，以及应由谁或哪一部门负责处理、如何处理、由谁归档等，提出初步意见。拟办意见应清楚端正地写在“文件处理单”项目内。

九、批办

批办是单位领导或部门负责人对文件应由谁办理、如何办理所提出批示性意见的行为过程。批办是一项由法定责任者履行法定事务处置权的决策性活动，它规定了对具体文件的处置方法、程序、具体承办责任、承办原则与要求等，对公文效用的实现具有决定性影响。

（一）批办的作用

1.使收文办理进入实质性阶段

批办是决定收文承办责任、原则、方法的关键。批办决定着文件收进后能否得到处理落实和如何落实，是收文处理环节中的关键。

2.有利于加强对收文办理工作的领导

批办也是领导行使职权的重要形式，是对文书工作进行领导的具体体现。领导进行把关，便于加强对文件办理工作的集中领导，防止自行其是。

3.有利于向承办人及时交代意图和要求

通过批办，合理分工，使各承办部门和承办人员能及时掌握有关的文件精神，有助于提高办文的质量。

（二）批办的内容

1.指明文件处理的原则和方法

对只需阅知的文件，批明传达或传阅范围、传达时间和组织责任者；对需要贯彻执行的，要送单位领导阅读研究后作出指示，提出贯彻的具体措施；对紧急、重大或处理有疑难问题的，应送请单位领导亲自批办。

2.确定承办的部门和时限

对需要办理和答复的，要批明承办单位或人员及承办期限，必要时要批明处理该文件的原则、方法和要求等。如果需要两个以上单位会同处理的，应指明主办单位。

3.签署有关信息

即在批示意见之后，签署批办人的姓名和批办时间。签署是批办意见生效的标志，要在“文件批办单”上的有关项目栏中填写。

（三）批办的原则

1.统一负责，合理分工

领导要统一负责，明确规定单位各部门领导批办的职责与范围，并亲自对涉及全局性与方针政策性的文件作出批示；同时，又要合理分工，实行分事横向负责制，授权副职与综合办公部门的负责人，在其职权范围内审批有关业务的文件与行政事务性的文件。重要文件的批办可组织集体研究，请有关专家咨询与论证，避免决策失误。

2.实行分层负责

领导者应向下级逐级授权，充分调动各个层次主管的积极性，使他们主动地各负其责，独立办文。不要使每一件收文都由高到低地逐级批示与传递，或均由“一把手”批办，要由秘书部门负责人或单位主管和主要领导分工负责批办工作。

（四）批办的要求

1.迅速及时

批文者必须认真阅读、研究文件内容，参考拟办意见，作出正确、及时的批办。特别紧急、重要的文电更不应延误耽搁，以免影响办事效率和使来文单位丧失机遇。主管领导因特殊原因不能批办时，应委托或授权其他领导批办，以免积压文件，影响办理。

2.意见要准确、肯定

要责权清楚，不提模棱两可的意见，不用不确定的词语，选准承办部门或承办人员。要使承办者易于接受与执行，减少重复性请示。如出现上述情况，送批人应把批件退回，要求其批出明确意见后再分发办理。

3.手续要齐备

要有签名、签注时间，以便据此进行督促与检查。如果是由几位领导阅批，不能各执己见，应相互交换意见、统一认识，若不能统一，主批人应果断裁决。

4.尽快分发

文书人员在文件送批流转过程中，应认真实行交接签收制度，不可疏忽。领导批示后，应将批示意见及其后的流向在“收文簿”上登录，及时分发办理或传阅，做到能从“收文簿”上看出文件的办理情况和流向。属于需办复的文件，要迅速及时交承办部门或人员办理。需要办复的文件，自承办拟稿始，即进入发文处理程序。

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批办与拟办的区别

批办意见的写法与拟办相似，但批办人员的职权地位和意见的性质与拟办不同。

批办人是单位领导者或部门负责人，拟办人是协助领导的办文人员。批办的意见是批示执行或办理的原则与方法，有指示性、决定性的特点，是如何办理文件的最终依据；拟办意见仅供领导批办文件作参考，有建议性、参考性的特点。

十、承办

承办是指单位有关部门或工作人员根据拟办和批办的意见，对文件所针对的事务和问题进行具体的处理和办理的行为过程。对需要承办的收文，文秘人员负责及时督促具体人员或部门负责人去办理，它包括对文件的执行、办理与撰文答复等。

（一）承办的内容

1.落实文件精神

主要指对上级领导机关的方针政策性文件进行传达、贯彻和落实，必要时根据文件精神，并结合本单位的实际情况，制发新的文件。

2.起草回复文件

根据收文内容的要求以及领导的批办意见，起草答复性文件，即办复。对外单位来文或来电的办复有多种形式，比较常用的有文复、函复、电复和面复等。

3.转发和批转文件

对上级单位和同级单位发来的与本单位工作有关的文件，可根据领导的批示，转发给所属部门或单位，起草转发通知；对下级报送的带有普遍性意义的文件，可根据领导的批示，批转给所属部门或单位，起草批转通知。

4.整理各种文字材料

对上级要求的汇报有关情况、上报报表等工作，承办单位要收集整理各种文字材料，以供上报。

（二）承办的要求

1.严格执行批示意见

要准确领会领导意图，传达领导的指示，按批示意见去办。如有疑问可向进行批办的有关领导询问，不能违背领导的意见自行办理，不能随意改动文件。没有具体批示的文件，要请示清楚，或先拟出计划方案，请示领导同意后再办理。

2.遵守承办原则

承办部门在办文时要遵循以下原则。

（1）凡属本部门职权范围内可以答复的事项，应直接答复呈文部门，同时抄送交办单位销案。

（2）凡涉及其他部门业务的事项，主办部门要主动会同有关部门协商办理。

（3）凡须报请上级领导机关审批的重要事项，应由主办部门提出处理意见，并代拟批复文稿；若文稿内容涉及其他主管部门，应与其协商并取得一致意见，然后送请上级领导机关审批。

3.做好会办工作

领导批办要求联合承办的文件，本部门牵头与其他部门会同办理的，本部门要先拟出复文主动联系有关部门会商。协商时要注意相互尊重，协办部门也要积极配合。对协商意见归纳整理后，由本部门和有关部门负责人会核、会签，再报单位领导审批。如果会办部门意见不一致，主办部门草拟的文稿要如实反映各方的意见。

4.执行行文制度

草拟文件时，要根据问题的性质、内容和涉及的范围，确定行文名义、文件名称、文件的制发程序和发布方式、主送和抄送机关等。对于“急件”“密件”“亲启件”等，应在拟稿上注明。对不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理的公文，应及时退回并说明理由。

5.分清轻重缓急

承办人员收到交办的公文后应及时办理，统筹规划，妥善安排。文件处理的时限是：特急的文件随到随办，应在当时或一日之内办理完毕；急件，仅次于特急件的办理时限，原则上亦应随到随办，以不超过三天为限；限时送达与办理的文件，以限定时间为限，不能延缓；一般文件，应根据其性质与重要程度，规定办理的时限。

6.查阅有关资料

来文内容涉及以前的收文或其他有关材料时，承办人员要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考，不能全凭记忆办事。复文需经领导审定的，要将有关文件材料一并附上，保证领导全面地掌握情况，作出正确的判断和决策。

7.填写处理结果

承办工作结束或告一段落后，承办人员应向原交办任务的领导、负责人汇报办理结果，还要填写“收文登记簿”和“收文批办单”中的处理结果栏。填写内容可以根据实际情况写是否复文、是否传达、是否形成了新的文件等。

（三）承办的性质

承办在文书运转处理流程中，具有特殊的兼跨性。它兼跨收文和发文两大处理程序，是收文处理程序中“阅文阶段”实质性的终结，又是发文处理程序中“制文阶段”的开始。因为承办的主要任务在于复文，或根据文件要求，结合本单位实际情况，拟制新的文件。所以，承办结束，阅办阶段的实质性任务已经完成，余下的注办、归卷等环节，只是注明情况和暂时保管文件的问题，并非严格意义上的处理。另外，承办中的起草新文件，也就是发文处理程序中“制文阶段”的第一个环节“拟稿”，它实质上又是制文阶段的开始。

十一、催办

催办是指由办公室或文秘人员对那些需要办复的文件，根据承办时限和要求，对文件承办过程所实施的催促和检查活动的行为过程。这是一项重要的调查研究工作，也是实现文件效用的关键一环。

（一）催办的作用

催办的作用是：防止文件积压和延误，加快文件运转和处理速度，提高办文的质量和效率。

（二）催办的分类

1.对内催办

针对收文，即输入的信息，对本单位各职能部门的处理工作进行监督与检查。

2.对外催办

针对本单位的发文，即输出的信息，向受文单位进行催询或检查。

这两方面都有针对决策性的处理、反馈其作用的结果，对文书工作可以起到控制的作用。

（三）催办的方法

1.建立催办监督检查系统

自上而下的各个管理层次都应建立文件办理的检查工作。一般文件由秘书、文书负责催办，重要文件由领导亲自负责催办。

2.建立催办检查的登记、报告制度

可以用表格、卡片收文簿等形式逐件进行登记，追踪记录催办结果，分层逐级负责，及时分析汇报。

3.采取多种催办方式

可派专人重点调查或采取登门走访的方法，可用电话催办、信函催办、催办卡（表3-6）催办、当面催办、开会催办、简报催办等，还可通过报刊、资料收集或定期汇报文件办理等。

表3-6　催办卡

（四）催办的要求

1.及时、系统

催办工作是由办公室工作人员或文秘人员完成的，他们对哪些是需要办复的文件，哪些有承办时限和要求，都比较清楚，因此催办能够做到及时与系统，能够掌控文件的去向。

2.准确、真实

催办能够对文件承办过程进行调查研究，并进行现场的催促和检查，是一项发挥文件作用的重要工作，能反馈其真实的结果。

以上两方面都有针对决策性的处理起到控制的作用。

3.全面、有效

建立催办监督检查系统，以便实现文件的效用。

十二、注办

注办是对文件的承办情况和处理结果予以简要注明的行为过程，又称签注、留注。由文件承办人在文件办理完毕之后，对文件办理经过与结果在收文的适当位置或“公文处理单”上加以扼要的说明。

（一）注办的作用

1.便于查考责任

承办人签注公文承办情况，主要作用是备忘待查。为日后查考了解某一公文的承办过程、承办方式、承办结果提供依据。

2.便于文件整理

一份文件办理完毕，要及时归档。注办是执行这一任务的重要保证。同时，这项活动还有利于建立井然有序的承办工作秩序，避免重复和混乱。

（二）注办的内容

（1）一般的传阅文件传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期。

（2）需要办理复文的文件，办完后要注明“已复文”，并注上复文的日期和文号。

（3）用口头或电话答复的要注明答复情况。

（4）不需复文的文件要注明“已办”“已阅”“已摘记”等字样。

十三、归卷

归卷是将收文处理注办后的文件随时或定期收集集中，初步分类，放入相应的卷夹进行妥善保管的活动。文秘人员应及时收回文件归入卷夹中暂存，以防止文件散失，留待工作查考和年终归档。相关部门的承办人员也应将处理完工作内容后的文件退还文秘工作人员。收文数量较大的要按归卷类目设置相应数量的卷夹，分别保存文件。

案例分析与点评

本节“案例导入”中的文员小王作为办公室文秘人员，必须学会处理各种信件的方法。要了解以下几点。

1.启封的范围

（1）启封的内容是指封皮上标有本单位名称、本单位办公部门、本单位负责人字样的所有信件。

（2）如果写明“领导亲启”或领导名字的文件，文书人员交收件人亲启，自己无权私自拆封。

（3）要分清公务信件和私人信件，凡信封上表明送本单位的公文，可直接拆封，但不能拆私人信件。

（4）凡标有密级的机要件，应交机要室或指定负责管理机要文件的人员拆封。

2.启封的要求

（1）在收发室就应该检查文件包装情况，检查信封或包封封口是否完好，如有拆动痕迹，不能立即拿走，应追究责任，并说明情况。

（2）应该用剪子沿信封边缘剪一小口，然后沿着口子轻轻划开，注意不要将封内的材料剪破。

（3）启封时要细心，不仅要保持文件的完好，也要取尽封内的文件。

（4）拆封后要检查核对，确认收到文件的质量和数量与“发文通知单”上注明的项目完全相符。

3.处理信件的方法

（1）附件如果为支票、汇票、发票或重要单据、票证等，应先送主管单位或财会部门登记和处理。

（2）保留重要的封套。来文封皮如有参考价值，如有发文机关详细地址、邮政编码、电话号码、银行账号和电子信箱等，应附于文后，以备查阅。

（3）检查来文内容，属于本单位职权之内需要阅知或办理的文件，进行处理。对其他单位联系工作的函件，根据工作对口的原则，分送有关部门。

4.收文的登记

（1）对领导“亲收”件、“亲启”件不要马上登记。如果领导收阅后认为须交单位存查或处理的，再进行登记，并交有关部门办理。

（2）对私人信件不要登记。

（3）经过对来文的审核，在收到文件的首页加盖“收文专用章”，填写收文顺序号，进行登记。

（4）凡收到的重要文件都要登记，可以使用收文登记簿。