案例导入
某公司准备开展“注重质量、提升品质”的活动，需要职工提出合理化建议。办公会议上决定采用征文的形式在全公司开展征集合理化建议的活动。按照活动方案要求，全体员工都必须参加，写出合理化建议，并在大会上进行宣读。在活动期间，每月都要评选出五篇优秀征文上报公司，各部门定期上报活动的组织和进行情况。会后公司经理让秘书小张负责做这项工作。但小张不知该怎样着手进行这项工作。
发文处理指在本单位内部为制发文件所进行的创制、处置与管理活动的过程。发文处理是发文机关履行法定职责，表达自身意志和愿望，收集、加工和记录、传递有关信息，由众多工作人员共同参与的集体创造性活动过程，是发文处理总的运转流程及方法、步骤。发文处理的每一步骤的工作内容和基本要求如下。
一、拟稿
拟稿指撰拟文件文稿，是根据领导的交拟意见或批办意见起草文件的行为过程。它是发文处理过程的起始环节，也是核稿和签发工作的基础。如果没有拟稿这一环节，其他后续工作将无法进行。
（一）拟稿的基本步骤
1.交拟
领导布置文秘人员写文件，说明文件主旨与具体要求。
2.领会
秘书要对领导所交代的任务加以明确，并完全领会。
3.拟稿
撰稿人员要在发文稿纸上拟稿，并按要求填写文稿首页有关栏目。
（二）拟稿的基本要求
（1）准确反映客观实际情况。
（2）正确体现发文机关意图。
（3）符合党和国家的方针政策。
（4）按照公文写作基本要求。
（5）准确使用人名、地名、时间、数字和引文等。
（6）合理使用文种。
二、会商
会商是指当文件内容涉及有关单位或部门的职权范围，需征得其同意和配合时所进行的协商活动。会商工作有利于维护文件的合法性、有效性，维护政令的统一性。
会商这一环节由发文单位主动组织，与其他部门就有关问题协商征求意见完毕后，应请这些单位或部门的有关责任者签注会商意见。
（一）会商的原则
1.相互尊重
尊重对方，虚心听取对方的意见，这是做好会商工作的基础。
2.平等协商
当意见有分歧时，要本着平等的原则，摆事实，讲道理，以理服人。
3.协同一致
联合行文的各方当取得一致意见之后才能发文，不能在未协商一致之前由某一方先发文。
（二）会商的步骤
1.会商
主办单位提出联合行文意向，与有关部门就发文的目的、意义、主要内容和文种选择等进行充分协商，彼此交换意见。
2.拟稿
在会商的基础上，由主办单位拟出文稿，交与各有关行文单位分头审阅，提出修改意见。
3.会稿
各联合行文的有关单位集中起来，对有争议的问题充分协商，统一认识，求大同存小异。
相关链接
会商与会签的区别
会商与会签两者相关，但不相同。会商是指文稿拟出之后，主办单位与有关单位、部门对文稿进行征求意见的过程；会签是指两个或两个以上单位联合发文时，各单位的领导共同签发文件的过程。会商体现了平等性、协作性的特点；会签是有关领导签署意见，共同履行公文生效的责任，有决策性的特点。
三、核稿
核稿是指综合部门将文稿送交领导签发前，对文稿进行全面的审核和修正的行为过程，又称校核或把关。从一定意义上说，核稿是拟稿工作的延续，而另一方面它又是终审定稿工作的一个组成部分。凡是以正式公文印制的文件，当承办部门拟就了承制的文稿之后，在未送领导审批签发之前，办公部门核稿人员都要对文件重新进行全面审核，然后再送部门负责人及主管领导审核。
（一）核稿的任务
1.把好行文关
审核是否需要行文，以什么方式行文。这是考虑行文的必要性和可能性。如果现实确实需要解决某一问题，而又具备了解决问题的条件，才能发文；如果可以通过其他方式传递信息，则控制不予行文。
2.把好政策关
审核发文是否符合党和国家的路线、方针、政策，是否符合国家的法律与行政法规，是否符合上级有关的规章与决定，有无矛盾和抵触。符合方针政策的可发，不符合者不能发。
3.把好可行关
审核文稿的措施或意见是否切实可行。发文要解决实际问题，要有明确具体的意见、措施和办法。否则就是一纸空文。
4.把好内容关
审核文稿内容的真实性与准确性。主要审核其可信度，有无虚报与夸大事实、报喜不报忧的情况。对于所列各种数据，应加以计算核实。向上级机关报告的文件，应浓缩度强，信息量大，准确简要；对下级单位的行文应明确具体，方便理解与执行。
5.把好协调关
审核向上或向下的行文，其内容与同级有关单位是否经过协商并取得一致，以免相互抵触，使下级单位无所适从。
6.把好格式关
审核文件体例、文件格式、文种选择和标注是否规范，是否符合行文规则，是否符合撰拟公文的有关要求，各种项目是否填写齐全等。
7.把好文字关
审核文稿的文字表达是否简要明确，标点符号使用是否准确，语言是否通俗易懂，引文、数据、图表是否准确，文稿的字迹材料是否符合标准等。
8.把好形式关
审核行文程序和审批手续是否妥当，处理程序是否完备，以利文件的传递、接受和发挥效力。
（二）核稿的处理
经过审核，对符合要求的文稿可以报送主管领导或主要领导作最后的审定或呈批。对不需要制发的文稿，应退回承办部门，并说明理由。对只限文字、标点和格式等方面的错漏，可由综合办公室补充与修正。对业务性较强而又不符合上述要求的文件，可请承办部门补充与修正。对于重要文稿的重大修改，可由综合办公部门与承办部门共同补充修正。核稿人要在有关栏目上签名、签写日期，以明确责任。
四、签发
签发是指领导对呈批的文稿，经过最后审定，核准发出并签署意见的行为过程。签发是对文稿的又一次全面核查，更是对文件质量与正式效用的最终确认。它是形成文件的最后一个关键环节，是使发文得以生效的法定程序。发文稿经过领导审阅批准签字后即成为定稿，可以据此打印成正式文本。
（一）签发的方式
1.正签
指根据有关规定，属于职权范围内的签发。如正职领导签发以单位名义的对外发文。
2.代签
根据授权或委托，代主要领导签发文件，并需在签发文件时注明。
3.核签（加签）
发文内容重要或涉及全局性的问题，需要呈请上级机关的领导审核并签发。
4.会签
指两个或两个以上单位联合发文时，各单位的领导对文稿共同签字的行为过程。
（二）签发的原则
1.归口签发
以本单位名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发；以部门名义制发的文件，均由部门领导签发；以综合办公部门的名义制发的文件，由办公厅（室）主任、副主任签发。联合行文，需由所有联署单位主管负责人会签。
2.根据文件性质分层签发
签发文件有具体权限，一般来说，涉及全局性的文稿，或者经过会议讨论的文稿，由主要领导签发；涉及某一方面的业务问题的文稿，由主管领导签发；一般事务性文稿，可根据授权由主管办公室领导或办公室主任签发，经会议通过的文件或会议纪要，由会议主持人或综合办公部门的负责人签发。对于未经各部门负责人或主管领导审核而直接送单位领导的文稿，一般不应签发，防止造成文稿“倒流”。
3.先核后签
这一程序具有很强的确定性与不可逆性。各单位对外的重要行文，应经过综合办公部门审核修正后交领导签发。文稿经签发成为定稿后，其他人不经签发人同意，均不得再作任何修改，否则将负行政或法律责任。如发现其中有不妥之处必须修正时，需请示签发者批准。
（三）签发的要求
签发是决定文件能否形成和能否颁布的关键，因此这项工作不是一个简单的签字问题，签发人要对其签发的文件从政治到文字上的准确性负完全责任。因此签发人应做到以下几点。
1.做全面审定
领导签发文件是行使职权的表现，也是文稿生效的标志。在签发之前，必须对文稿进行全面审定，及时纠正或弥补文稿中的错漏，确认准确无误后，再批注正式发出意见。如发现重大问题需做大修改的，还可作出指示，委托办公部门或原拟稿人根据精神修改后再送审。
2.按规定签发
签发文件要规范化。领导应在公文拟稿纸的签发栏内写明签发意见，并签署姓名和时间。意见要简明扼要，签名要合乎规范。签发完毕后，办公室工作人员要进行发文登记和发文编号。
3.不越权签发
签发领导对文稿的审批，是行使决策权力的表示。领导通过最终审定并签署印发，控制制发信息的质量与数量，使各项工作的决策迅速上报下达。因此，领导应在自己的职权范围内认真签发文件，而不能越权签发。
五、注发
注发是文秘人员注明经过领导同意发出的文件如何印发的行为过程，又叫清点或编号。它是制文和制发的中间环节，是指在定稿形成后批注制发要求的活动。由具体工作人员负责，对文件做技术性的处理。
（一）注发的任务
1.注明文件的发受范围
即确定文件的主送机关、抄送单位。
2.注明文件的阅读级限
即确定该文件发至哪一级别、阅读传达范围。
3.确定文件的紧急时限
即确定该文件是一般件还是紧急件，是急件还是特急件等。
4.确定文件的秘密等级
即确定该件是普通件还是保密件，是保密件中的哪一种类。
5.确定文件的发出方式
即根据文件的紧急程序、秘密等级等因素，确定以什么方式发出。是用普通件发，还是用密件、急件发；是用印送件发，还是用电报、传真、电子邮件发等。
6.确定文件的发文字号
按有关规定，编制拟发文件的发文字号，反映机关发文的先后顺序。
7.规定文件的印制格式
即根据国家的规范要求，确定标题的字形、字号和排列，正文的用字、用纸，进行版式设计等。
8.确定文件的印发份数
即规定印刷、发出、存档份数和发出时限。
（二）注发的要求
1.根据领导在文件上的批示注发
要核实领导签订的发往对象等内容，以免错发或漏掉。
2.根据行文意图和内容注发
根据文件的性质，确定发文范围、密级、时限等项目的等级和内容。
3.根据单位有关规定注发
对正常发文，按既定的标准办理。如遇到特殊情况，应请示主管领导。
六、缮印
缮印即缮写、印刷的简称，又称印制。缮写就是誊录抄写，印刷就是应用专门的印刷技术批量“复制”文字、图形或图像，均为制作书面公文的主要方式。
七、校对
校对是制发阶段的重要环节。校对是对打印或缮写完毕的文件校样，根据领导签发的原稿，进行全面核对检查的行为过程，又叫核对。
八、用印
用印也称加印、盖印。指在制作好的文件落款处加盖发文机关印章的行为过程，是文件生效的标志。用印表明印章所代表的国家机构或其他社会组织对文件承担法律责任，表明其对公文法律效力的认可。
相关链接
打印、缮印、用印的区别
打印、缮印、用印三者同在发文处理程序的制发阶段，只有一字之差，容易混淆，要注意区别。
打印，作为文书处理的一个重要环节，是指把领导签发的文件，经过缮写或印刷制成文件校样，以供校对人员校对；缮印，指的是把校对并修正好的校样，通过印刷机或打印机印制成规范的文件正式文本；用印，指的是在缮印好的文件上盖公章。由此可见，三者是三种不同的行为过程，属于三个不同的文案处理环节，不可混为一谈。
九、签署
签署是指签发文件的领导人亲笔在正式发出和使用的文件正本落款处签注姓名的活动。
十、登记
登记指发文登记，是对本单位将发出的文件按照规定的项目进行统一文字登记的行为过程。它与收文登记没有本质区别，只是收与发的不同。
（一）登记的内容
一切发出的文件均需经严格的记载，以便对发文进行清点、统计、控制和检查，便于日后查阅和回收。发文登记的项目要合理，登记要准确。登记项目主要有：发文字号、发文日期、顺序号、文件标题、保密等级、附件、份数、发往机关、承办单位、签收人和案卷号等。
（二）登记的要求
1.分类登记
发文与收文分别登记，外发与内发分别登记，密件与平件分别登记，密件需由专人登记与装封。
2.形式多样
登记的形式可以根据本单位文件处理的具体要求与发文数量，分发单位的具体情况，采取簿册式、卡片式、联单式或活页式等方法。可按发文登记的时间或发文字号的顺序保存，以备查找。
3.编制份号
凡印发数量较大的文件，应编制份号，即对根据同一文稿印制的若干份文件分别编制顺序号，在发文登记时注明份号，以备清退和查对时使用。
4.注意反馈
对于紧急、重要的文件，在发出以后，应按登记的项目，注意检查了解对方收到的情况，如检查回执单，向受文单位进行重点核对等。
十一、装封
文件的装封是将登记后的文件，按照要求具体拣配，并用信封或封套进行封装的行为过程。又叫封发、分发、分装和装送。文件经装封后，既可保护文件，避免磨损，又利于保密，还方便携带传递。
（一）装封的任务
1.点份拣配
文件入封之前，要按发文的份数要求清点应发文件的总份数和应发单位的份数。
2.书写封面
写装寄文件的信封或封套，要书写收文单位的地址和收文单位的全称或规范化简称。
3.填写回签单据
包括内回执、发文通知单、外回执或签收簿。
4.装封公文
如同时分发若干份文件给同一单位时，可以合并信封。入封文件要折叠平整，长短应略短于信封长度，留出适当的余地，以免启封时撕破文件。
5.加封、捆包（袋）
即把装有文件的信封或封套封起来。可根据实际情况选择方式。
（二）装封的方法
1.通封
将封口封牢。有粘封、缝封、轧封和针封等。
2.密封
加密固封。用绵纸封条封固，纸条上预印好“××单位密封”字样，称纸封或条封；加盖单位名称、封讫日期字样的印章，叫印封；用纸或布包捆扎的密件，在绳结处填上胶泥或火漆或铅，再在其上加盖有单位名称和密封字样的钢印，分别称泥封、漆封、铅封。
（三）装封的要求
（1）急件、密件不能与平件混装。急件与密件需在信封左上角加盖急件章、密级章，并严加密封。机密、绝密件应在信封两头封口处加贴密封封条。
（2）发文除“亲启”件外，一般写受文的单位或办公室收，以便对方及时处理。
（3）封发时应做到五查：查文件份数，查有无附件，查是否漏盖印章，查文件内的受文单位与封套上的受文单位是否一致，查“发文回执单”是否已装入封内。
十二、发送
发送又叫投送、传递。就是将已封装完毕的文件，转交外收发签收，并通过一定的形式，送达给收文单位的行为过程。这项活动主要是单位外收发（通信部门）的职责。
（一）发送的方式
文件的发送方式可根据文件的内容性质和受文单位的远近，分别采取直接传递通道和间接传递通道。具体方式为：机要交通传递、邮局传递、直接专门递送、文件交换、会议发送、网络传递。
（二）发送的要求
1.严格履行登记手续
应明确责任，一般不要委托他人代捎代送。会议上发放的文件，凡允许与会人员带回的，要向与会人员所在单位发放“会议文件通知单”，并履行签字手续，以加强对文件的管理，并利于文件的收集归档工作。邮寄重要的文件应有“回执单”。通信员送递的，应有收件人的签收，如表3-7所示。
表3-7（单位名称）送文登记簿（内收发对外收发用）
2.投送要准确、及时、安全
涉及国家秘密的公文要通过机要通信部门投送，并且要准确、及时。
十三、归卷
归卷是将平时处理完毕的文件清退回来，按照要求放在贴有类别名称的文件夹或文件盒中的行为过程。
文件办理发送完毕后，文秘人员应当按照有关规定将文件的定稿、正本、存本和有关材料收集齐全，把发文的底稿和一份正本或几份存本分类归入事先制备的、用来暂存文件的卷夹中存档，以留待查考和年终整理归档。卷夹的数量可视单位发文的数量而定。
归卷工作是保证发文齐全完整的重要工作，必须及时完成，以防止文件的散失。
案例分析与点评
本节“案例导入”中的秘书小张着手进行的这项工作属于发文的工作。根据内容，秘书小张应制发一份通知。
发文工作可以分为以下四个环节：
（1）小张要用记事本把公司经理的要求记录下来，弄清楚此次活动的目的和要求，然后开始拟写通知的初稿。
（2）完成初稿的撰拟工作后，小张要将此通知写在统一的发文稿纸上，交给经理修改审核，经理签字同意后，才可以发出。
（3）小张将此份通知进行注发编号，将编号写在发文稿纸的相应栏目内，然后拿到文印室，交给打字员打印成正稿。打印份数根据所属的部门数量确定。
（4）小张将打印好的通知从文印室取回，逐一加盖单位公章，并在发文登记表上填写好有关内容，再分别封好。然后发往各部门。
最后应保留一份文件，便于归档。
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
