案例导入
总经理要求秘书小王安排次日上午9点开一个会议。小王首先向总经理了解会议的性质，沟通会议的议题，确认会议的地点、会议的主持人以及需要出席的与会人员。然后根据所了解的会议情况确定会前、会中和会后的各项会议任务，一对一地落实相关责任人，经当事人确认后，形成书面备忘录，确定会议预案。具体包括起草会议通知、发通知、落实到各与会人员，并确保在开会前再次提醒与会人员按时报到。然后确定会议地点，测试会场相关设备，准备相关会议资料，安排会议过程中的会议记录事宜，以及会议前后的会议文件收发和撤离事宜。
一、会务工作
会议是现代社会人类活动的一种普遍形式，是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。任何机构组织，都离不开会议这种活动形式。会议是实施领导、进行决策的重要方式，既可以交流信息、互通情报、集思广益、还可以协调矛盾、联络感情。
会议要取得预期效果，必须有会前的充分准备，会议中、会议后的各种必要的支持、服务和整理工作。这些准备、支持、服务和整理工作，统称为会务工作，简称“办会”。会务工作做得好坏，是影响会议质量和会议效果的重要因素。办会是办公室工作的重要内容之一。
会务工作的原则是规范高效，办公室工作人员一定要细致了解会议的相关知识，认真做好会议前期的筹备工作、会议中期的服务工作、会议后期的整理工作，规范高效地办会。具体来说，办会要做到：
1.准备充分
任何会议无论规模大小，都要做好会前准备工作，要有全面详细的方案，要尽可能地把所有问题解决在会议召开之前，宁可推迟会期，也不要仓促开会。
2.组织严密
整个会议系统应形成一个灵活畅通、操纵自如的整体，要做到“三落实”，即目标落实，会议要达到一个什么样的目的和效果必须明确；人员落实，会议过程中的人员到位、责任等都要明确落实；时间落实，会议各个环节的开始、完成都带有一定的计划性。
3.服务周到
会议的服务也是会务的主要工作之一，作为会议组织者对会议期间与会人员可能遇到的情况要尽量考虑周全，对一些有特殊需要的人员，在政策和实际条件允许的情况下，应尽可能满足；对不能一时解决的问题，应耐心向有关人员解释清楚。
4讲求效率
会务工作带有很强的时效性，会前准备按时、保质保量到位；会间各项服务讲求效率；会后完成所有会议决议事项的落实工作，只有这样才能保证会议的质量。
会议泛滥已经成为一个世界性的问题，究其根本不是会议的数量太多，而是一些会议的质量太低。因此要努力做到在会务的组织工作中增强科学性，减少盲目性和随意性，遵循会议活动的工作原则，实现对会议的科学管理，从而提高会议的效能、精简会议。
二、会议概述
（一）会议的分类
从不同的角度出发，可以将会议划分为不同的类型。
1.按会议的规模分
指按照参加会议的人数来分，一般可分为：特大型会议（人数在万人以上的会议）；大型会议（人数在千人至数千人之间的会议）；中型会议（人数在几十人至数百人之间的会议）；小型会议（少则几人但不少于三人，多则几十人的会议）。
2.按会议的性质分
按会议的性质可分为：
（1）法定性或制度规定性会议，如党代会、人代会、职代会、妇代会和股东大会等。
（2）决策性会议，如常委会、党组会、理事会、行政会和董事会等。
（3）工作性会议，如动员大会、工作布置会、经验交流会、现场办公会、总结会、联席会、座谈会、协调会和务虚会等。
（4）专业性会议，如研讨会、论坛、听证会、答辩会、专题会和鉴定会等。
（5）告知性会议，如表彰会、纪念会、庆祝会、庆功会和命名会等。
（6）商务性会议，如招商会、订货会、贸易洽谈会、观摩会、广告推介会和促销会等。
（7）联谊性会议，如接见、会见、茶话会、团拜会、恳谈会和宴会等。
（8）信息性会议，如新闻发布会、记者招待会、报告会和咨询会等。
3.按会议的周期分
按会议的周期可分为：定期会议（有固定周期，定时召开的会议）和不定期会议（随时根据需要而召开的会议）。
4.按会议采用的媒介分
按会议采用的媒介可分为：
（1）常规会议：参会人员坐在同一个会场中，按照既定程序开会。
（2）电话会议：通过电话线路，将一个会场的声音信号传送到其他会议，让多个会场的人同时听会。可以大大节约时间和成本。
（3）电视会议：通过电视台或者有线电视信号将会场的声音和画面传到不同的会场中，让异地会场的人有身临其境的感觉。
（4）网络会议：利用网络技术进行会议信号的传递。由于网络具有交互性，会议的各方均可以通过网络进行发言、讨论，比电话、电视会议的单向沟通方式效果更好。
5.按会议的区域分
根据会议代表来自的区域，会议可分为：世界性大型会议、国际性会议、全国性会议、区域性会议、单位或部门会议等。
6.按会议的阶段分
按会议的阶段可分为：预备会议（是指正式会议之前，为保证会议的顺利进行而召开的准备会议，主要商议正式会议的有关事宜，也称为筹备会议）和正式会议。
（二）会议的要素
1.会议主持人
主持人是会议过程中的主持者和引导者，是负责控制和推进会议进程的人员，往往也是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。通常由有经验、有能力、懂行的人，或是有相当地位、威望的人担任。秘书常常也会主持一些座谈会、招待会、新闻发布会等，在主持会议之前，秘书应全面了解会议的目的，深刻把握会议背景，明确会议的主旨；还要深入了解与会者的职位、政治倾向、性格等，这样才能在会议召开时有效地调动与会人员的情绪，促动与会者积极发言。
2.会议参加者
会议参加者即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员和旁听成员。与会人员的数量决定会议的规模。
3.会议工作人员
会议工作人员包括会议秘书人员和会议服务人员等，通常是来自主办单位担当会务工作的秘书人员或是来自专业的会议机构的技术人员和经营管理人员。主要负责会议的筹备工作、会议材料的收集整理工作和会议事务性工作。
4.会议名称
会议名称要求能概括并能体现会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围和规模等。一般由三部分组成：一是会议主办单位的名称；二是会议的主题；三是会议的类型。会议名称必须用确切、规范的文字表达。大中型的会议名称一般被制作成横幅大标语，置于会议主席台的上方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。会标必须用全称，不能随意省略，以免语意不清，产生误会。
5.会议议题
会议议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须既具有必要性和重要性，又具有明确性和可行性。每次会议的议题应该尽可能明确、单一，不宜过多，不宜太分散，要准确、具体地体现会议的目标。还要引导和制约会议的发言，尤其是不宜把许多互不相干的议题放在同一个会议上讨论，使与会者的注意力分散，这样不利于问题的解决。
会议议题可以由上级机关和领导人根据需要指定的，也可以是来自下级部门提交的、需要以会议的形式研究和决定的问题，或者是本层次的管理活动中需要研究和决定的事项。安排会议议题应注意下一级会议可以解决的或者个别领导可审批解决的问题，一般不要安排上级会议讨论；提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并在开会前经领导审批后，发给有关人员阅读，准备意见；临时提出的一般议题不宜仓促安排，以保证会议质量；一次会议上的议题不能安排过多或过少，要测算每个议题大致所需的时间，合理分配，以安排一个主要议题和一两个小议题为宜；尽可能地将同类性质的议题提交一次会议讨论；要准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。
6.会议时间
会议时间包含会议的召开时间，整个会议所需要的时间、天数，每次会议的时间限度。会议召开时间指的是会议什么时候开始和结束的时间节点。会议组织者应尽可能准确地预计整个会议所需要的时间、天数，并在会议通知中写明，便于与会者有计划地安排。会议召开的时间可长可短，每次会议时间最好不要超过一小时，否则应该安排会间休息。
7.会议地点
会议地点又称会址。既可指会议召开的举办地，也可指举行会议活动的具体会场。为了使会议取得预期效果，应根据会议的性质和规模，综合考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素来选择会议的最佳会址。国际性或全国性会议，还要考虑政治、经济和文化等因素。可根据具体会议的需求、会议经费和与会人员身份等因素，协助领导选择不同档次和功能的会议场所。适宜开会的场所有各种会议中心、剧场。宾馆、饭店、度假村也能提供专业的会议场所，而且可以做到开会、餐饮、娱乐一条龙服务。若是本单位会议，单位礼堂、会议室、多功能厅等都是不错的选择。
选择会场时还要注意：
（1）会场要适宜会议精神的表达，能够营造帮助呈现会议精神的恰当氛围，从而使会场对与会者有感染力。
（2）会场要大小适中，能够为与会人员提供舒适的参会环境。会场过大，显得松散，会分散与会者的注意力；会场太小，显得拥挤，会给人压迫感，也妨碍会场布置，影响与会人员轻松方便地在会场里行走。
（3）地点适中，会场应尽量离与会者驻地近一点，方便其轻松到达会场。会场附近应有必要的公路、铁路、航空交通路线。
（4）设施齐全，会场应准备好照明、通风、卫生、投影仪、电子书写板、文具、录音、摄像、电脑、网络接口、签到机、茶点等设备和用品，还要考虑会场配备的汽车停车场。
（5）不受干扰，会场要远离办公区和闹市，杜绝室外噪声。会场本身也应该有良好的隔音设备。
8.会议方式
会议方式是指为了提高会议效率、实现会议目标而采取的各种形式或手段，如现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会和电话会等。随着互联网等新媒体的广泛应用，还可以采用视频会议。
9.会议结果
会议结果是指会议结束时实现目标的情况。会议如果不能达到会前预设的目标也要有一个初步的决议或达成初步协议，通常可以以会议决议、合同、条约、协定和声明等文件的形式记载下来。
案例分析与点评
本节“案例导入”中的秘书小王会务工作做得符合规范高效的办会原则。首先，小王非常细致地与领导沟通会议的相关情况，确定会议各要素的具体内容。然后，根据所了解的会议情况确定会前、会中和会后的各项会议任务，将会议组织的整个流程整理出来，各项工作一对一地分配、落实给相关责任人，并形成会议预案，让整个会议组织的人员明确自己的工作内容，各司其职，共同成功地组织好会议。
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