会议中期的服务工作

案例导入

利新饮料有限公司的新产品发布会即将开始，办公室负责人张文正在会场做最后的物品检查。这时会场入口处一阵嘈杂，原来是内含不同级别会议礼品的会议资料发放出现差错，以至于含有高级礼品的会议资料不够了。张文来到接待登记处，发现只安排了一个接待登记处，来宾们挤在一处，发放会议材料时出现的混乱，让来宾们也因为礼品的问题弄得不愉快。

会议期间安排了一位市领导作本市饮料产业发展规划的报告，张文负责此次报告的录音工作。会议召开的前一天，张文将无线话筒、录音笔等录音器材都安置好，并事先调试了一番，觉得效果不错，于是开会时就放心地处理其他事情了。会议结束后，需要整理领导报告。张文打开录音笔，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然是一片嘈杂声，领导报告自然无法整理了。

一、会议中期服务工作的要求

会议召开期间，是办公室工作最活跃的阶段，也是对工作人员工作能力最严格的考验。此时，办公室的中心工作任务是掌握会议动态，要认真负责，善抓细节，临变不惊，通过协调和调度掌控会场秩序，同时配合精心的组织和良好的服务，使会议既定的目标得以实现。

二、会议中期服务工作的内容

（一）会议接站、报到和签到工作

1.会议接站

接站是跨地区、全国性和国际性会议活动接待工作的第一道环节。首先，要确定迎接的规格，以便派相应身份的人员前去接站。其次，统计好与会者的名单和人数，通过汇总回执、报名表、打电话等渠道，尽量详尽掌握与会人员的姓名、性别、年龄、职务、级别等身份信息，清楚每位与会者抵达的时间和方式，准备好接站标志、手提式扩音器、其他器材和车辆等，准时到达机场、车站、码头迎接。与会者集中到达时，在接站处以及交通工具上都要用牌子或横幅醒目标示“×××会议接待处”的字样。个别接站时，接站人员可以手举醒目标示“欢迎×××先生（女士）”的标志牌接站。要特别留意晚点抵达的与会者，避免漏接现象发生。如有必要，还应布置好安全保卫工作，并与新闻单位联系，准备新闻采访和报道。

2.会议报到

报到是指与会者在到达会议所在地时所进行的登记注册手续。秘书人员首先要查验证件，如会议通知、介绍信、身份证等，以确认与会者的参会资格。然后请与会者在登记表上填写个人姓名、性别、年龄、单位、职务、联系地址、电话和电子邮箱等有关信息，既便于统计与会者人数，也便于做好各项会议服务工作，又可据此编制通讯录。同时，统一接收与会者携带的需要在会议上分发的材料，经审查后再统一分发。在会前准备好的会议文件、证件、文件袋等会议资料、会议用品，要提前装订、分装好，在与会者报到时一并发给。如果分发的会议材料、会议用品不完全一样，按与会者身份的不同有所区别的，接待人员要细心区分，切忌出错。也可以根据情况设置不同的接待处。需要收取会务费、住宿费、资料费的会议，在报到现场要安排有关人员收取，并当场开具收据。然后根据与会者的身份和要求安排住宿，并在会议登记表上标明相应的房间号码，以便会议期间联系。

3.会议签到

会议签到可统计会议实到的人数，准确反映缺席情况，以便采取弥补措施。有些会期较短和无须集中接待的会议，一般只办理签到手续。而一些具体活动较多、内容较重要的会议，与会者除了办理报到手续之外，在参加每一场会议活动时还需签到，以示出席了会议。对于表决和选举性的会议，确切掌握出席人数是非常重要的。有些庆典性、纪念性会议的签到簿可留作纪念。

会议签到的方式有以下几种：

（1）工作人员代为签到，对于日常工作会议或单位内部会议，可由工作人员在预先拟好的与会人员名单上画上特定记号来完成签到。

（2）与会者自行签到，与会者在事先准备好的签到簿上签名报到，以示到会。亲自签名赋有纪念意义，有时一些邀请性会议，可以准备签名用的毛笔。人数较多时，也可事先多准备些“签到单”，会后再装订成册。

（3）电子签到，与会者进入会场时，将特制的记载有与会者姓名、性别、单位、代表性质、组别和代表证编号等信息的签到卡插入或靠近电子签到机，与此相连的电脑就会自动记录和显示与会者的相关信息，在签到结束后立即统计出出席人数和缺席人数。签到卡通常与代表证组合起来。一般大中型会议常采用电子签到。

工作人员根据签到情况掌握到会人数，并及时联系未到会人员，查明迟到或缺席的原因，将有关情况报告会议主持人或相关领导。

（二）会场服务工作

会场服务工作包括引导与会者入席、退席；茶水供应；指引与会者使用会场的生活设施，照顾与会人员会间休息，保持会场内秩序；关注和维护会场内各种设备的使用；协助领导安排会议发言顺序，掌握会议动态，控制会议进程；根据会议时间长短，与会人员数量多少安排车辆调度；注意会场内的安全保卫工作，防止与会无关人员随便进入会场，排查安全隐患，防止意外事故发生，保证与会人员的安全和健康，满足与会人员的临时需要；如果是组织内部的会议，会场服务工作还包括接听会场外打来的电话、接待来访的客人，要尽可能排除对会议造成干扰的场外因素。

会场服务中会务工作人员要为与会人员指引会场、座位、展区、餐厅、住宿的房间以及指示与会人员问询的路线、方向和具体地位置，会议引导可以为与会人员提供便利，使其感到亲切，也利于维护会场内外的正常秩序。负责引导的秘书人员要熟悉会场的布局以及各种配套设施的情况。

会场服务工作中一定要注意保证茶水供应，大型会议应有专门的服务人员负责沏茶倒水，小型会议由工作人员负责，倒水时不要将茶杯装得过满，以免泼溅，续水时要讲究时机，既不能过于频繁，影响会议正常进行，也不能间隔时间太长。注意准备一次性茶杯、杯托、暖水瓶或饮水机。也可选用瓶装矿泉水作为会议中的饮料，特别是大型会议、外事会议，矿泉水运输方便，不易与个人口味冲突，适用范围广泛。

（三）会议保密工作

1.会场保密

秘密会议和内部会议必须正确选择会址。要经过充分的调查，了解和掌握会场内部和外部周围的环境、情况，要注意发现各种可能造成泄密的情况。

2.文件保密

会议文件的保密工作是会议保密的重点，应该会同会议文件起草人员，采取有效的保密措施，达到不外传、不丢失的要求。为此，应制发会议文件严格的保密制度。必要时，会务组织管理机构应将会议文件保密制度印发给全体与会人员，使之人人皆知，严格遵守。为了确保会议文件机密的安全，所有会议结束之后，会务工作人员都要进行彻底的检查，以便及时发现丢失的会议文件。

3.宣传报道保密

涉及重大秘密的会议一般不安排新闻记者参加，新闻稿由会议秘书部门起草。有报道任务的秘密会议，要严格挑选参加会议新闻报道的记者，要对新闻记者进行保密教育，提出保密要求。要指定专人对所有宣传报道文稿进行统一审查把关，统一宣传报道的口径，严防新闻报道的失密。凡属于领导同志的内部讲话和未公开的会议文件的内容，未经批准，不得公开发表和宣传。此外，要严禁拍摄会议文件和进行录音录像报道。

4.技术设备保密

秘密会议禁止使用无线话筒。对会议使用的电脑和通信设备要严加管理，防止信道泄密。保密会议如需使用一些必要的器材，应当是保密会议专用的器材，使用前还必须经过严格的安全检查，使用后要删除所有记录信息。保密会议的器材应当由可靠的专人使用和管理。

（四）会议记录、会议简报与会议纪要

1.会议记录

会议过程中，要安排专人把会议的组织情况和具体内容如实地记录下来，形成会议记录。会议记录要严格遵守“实事求是、客观真实、完整准确、清楚规范”的原则。一般有略记和详记之别，略记是记会议上的重要、主要或结论性言论。详记则要求记录项目完备，记录的言论必须详细完整，包括发言中的插话等。记录时不能变更原意，要逐字逐句详细记录。会议记录可以使用摄影、录音设备，但最终还要将录下的内容还原成文字。会议记录应包括的项目有：会议名称，时间（开始和结束的时间），会议地点，会议议题，主持人、主席，出席、列席和缺席情况，记录人姓名，会议的经过情形及结论，相关的资料，下次会议预定日期。每一记录要素都宜单独成行。发言记录应以一个发言者为一个记录单元换行分隔。有时会场的笑声、掌声，与会人员迟到、早退情况也应记录在案。

设备记录要事先调试好相关器材，使其在整个会议召开期间都能正常运转，从而保证完整记录。同时，还要注意记录设备摆放的位置，避免因过近或过远造成记录声音效果不佳。

2.会议简报与会议纪要

在做好会议记录工作的基础上，工作人员还要编写会议简报与会议纪要。

（1）会议简报。是会议期间编印的关于会议情况的简要报道，是为了向与会人员说明会议议程的进展情况、分组讨论情况，主要用于与会人员的信息交流和传递，所以编写要快，一般要求当天的情况当天整理，当天发出，最迟也要当天整理，第二天发出。要用简明扼要的文字真实准确地反映会议进行中的新情况、提出的新问题。

（2）会议纪要。是会议结束后，根据会议的主旨，用准确而精练的语言综合记述其要点的书面材料。会议纪要是为了让更多的人了解会议成果和精神，扩大会议的影响。编写时，既要忠实于会议实际，又要精练、集中、条理清晰。

（五）会议期间的生活服务工作

为了保证会议顺利进行，工作人员还要做好会议期间的生活服务工作，服务内容包括以下几项。

1.生活服务工作

（1）妥善安排与会人员住宿、就餐等事项。会议餐饮是会议期间促进与会人员交往的重要活动，就餐时间和地点应在与会者报道时通告。要提前了解与会者的饮食习惯与宗教信仰、特殊要求，如清真、素食、忌食、病号餐等。无论大会小会，都要保证会场的饮水供应。

（2）为与会者及时订购回程票。与会人员是否订购回程票、订购何种回程票，可以在会议通知的回执中列明，也可在会议报到时列明。会议期间应向与会者再确认一下，核实无误后，及时预订。

（3）组织拍照和制作分发会议通讯录。会议期间要组织与会者拍摄会议集体照，一般以会标等会议标志性物体为背景，将会议的主题包含在照片中。会议期间组织的集体活动也要拍照记录、留念或用作会议宣传。可以根据“会议报到表”制作会议通讯录，经与会人员确认后，分发给与会者。

2.文娱活动

会期较长的大中型会议，为了活跃会议生活，可以适度安排一些文娱活动，如观看文艺演出，组织联欢晚会或舞会，安排游览、参观等。会期在三天左右的，娱乐活动一般不少于一次；会期在四天到七天的，娱乐活动一般不少于两次。要将娱乐活动安排体现在“会议日程表”中。文娱活动的内容要配合会议的主题，同时根据与会者的兴趣爱好来确定娱乐活动的具体形式，如观看电影、体育赛事、参观游览等。要统筹安排，避免重复。还要提前做好相应的组织工作，如预订票证、座位，调度交通工具，准备必要的资金和摄像机、扩音器等物品。自娱自乐的活动要准备好场地和娱乐器材，同时注意掌握时间，充分考虑人力、物力。还可以为与会者提供当地的旅游观光的小册子，内容应包含当地历史古迹、风景名胜、文化事件的简介，以及影剧院、健身运动、购物场所等信息。

案例分析与点评

本节“案例导入”中的办公室负责人张文应认真总结会议服务工作的教训。

对于会议服务工作来说，要做到掌握会议动态，认真负责，善抓细节，临变不惊，通过协调和调度掌控会场秩序，同时配合精心的组织和良好的服务，使会议既定的目标得以实现。案例中，张文显然没有做好会议的服务工作，应该改进的地方是：

（1）在会议中分发的会议材料、会议用品如果不是完全一样，按与会者

身份的不同有所区别的，应该细心区分，切忌出错；或者根据情况设置不同的接待处，分开接待，避免场面混乱，也避免引发与会人员不愉快的心理感受。

（2）张文没有彻底检查录音设备，在会议召开期间也没有查看录音设备的运转情况，造成录音不完整，没有做好会议记录工作。会议的设备记录要事先调试好相关器材，保证其在整个会议召开期间都能正常运转，从而完整记录。有条件的，录音设备应该准备两套，以避免出现故障。