商务会谈与签约仪式

案例导入

犹太人谈判的制胜秘诀是在社交场所或谈判席前做好充分准备。犹太人认为，从容不迫、应对自若，就能够随心所欲地控制谈判气氛，但前提和关键是付出艰辛的前期努力，尽可能地做好充分的准备工作。

作为犹太人的杰出代表，基辛格被称为是20世纪最杰出的谈判专家。在谈判前，他非常注重做好周密的事前准备和掌握详尽的背景资料。基辛格曾说：“谈判的秘密在于知道一切，回答一切。”在他看来，事先调查谈判对手的心理状态和预期目标，正确判断双方对立中的共同点，才能胸有成竹，而不让对方有机可乘；相反，不知根底，在谈判时优柔寡断，不能立即回答对方的问题，会给别人权限不够或情况不熟的印象。

一、商务会谈

（一）会谈前的准备工作

1.收集对方的相关资料

会谈前要摸清对方的底细，如对方的主体性质、组织性质、经济状况、市场信誉、经营作风和谈判目的等。这方面的资料收集的越多，胜算就越大。这些资料，可帮助领导判断对方的真实意图，制定己方的目标和策略。

2.通知主方参加会见、会谈的人员

会见一般由领导出面，同时还要安排陪同人员及译员。在主方参加会谈的人员确定后，秘书要及早通知有关人员，并协助做好准备。具体要通知的人员包括：主方接见人、陪同人员、主谈人以及其他会谈人员。

3.确定会谈的时间和地点

（1）会谈的时间，应根据会谈的性质而定。礼节性的会谈，一般安排在客人到达的第二天或宴请之前；其他会谈，则根据需要确定时间。时间安排应先征求对方的意见。

如果是重要的会谈，事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会谈的具体日程。

（2）会谈的地点，一般安排在主人的办公室、会客室或小型会议室，也可在客人的住所进行。

4.通知对方

会谈的名单、时间、地点一旦确定，应及时通知对方。同时，还要了解客人抵达的方式，以便告知主方的接送方式及接送人员。

5.场所的布置及座位安排

会谈场所的布置以高雅、宁静、和谐为宜。

会谈中的座位次序包含两层含义：一是会谈双方的座次位置；二是会谈一方内部的座次位置。会谈座位围成圆形，不分首席，适合多边谈判；围成长方形，则适用于双边平等谈判。

（二）会谈的原则

1.以礼相待，真诚合作

在商务会谈中，不以成败论英雄，双方都应表现出真诚的态度。在介绍己方情况时，应向对方提供翔实可靠的资料，使双方都能够相互真实地了解，从而取得真诚的合作。即使合作不成功，也要彬彬有礼，宽容大度，为今后的合作打下良好的基础。

2.提问时语气要委婉

商务会谈中，提问一定要讲究礼仪。注意不要问对方难以回答的问题，使对方难堪和尴尬。提问的语气要委婉，不可搞“查户口”式的直问。如果提出的问题对方一时答不上来，或不愿回答，就不要一个劲儿地追问，而要随机应变，善于转换话题。

3.回答要实事求是

在对方提出问题后，要实事求是地予以回答，不能敷衍了事、答非所问。如果对方对某个问题不了解，要用通俗易懂的语言进行解释，切不可表现得很不耐烦，甚至不屑一顾。如果有些问题不便回答，则可以婉转的说明。

4.营造融洽的会谈气氛

商务会谈受利益驱使，因此免不了要有一番唇枪舌剑、寸利必争。但互惠互利是双方合作的基础，双方应平等协商，以达成共识。要以合乎礼仪的谈吐来表现自己的大智大勇。因此，在会谈中把握原则的坚定性和策略的灵活性，既坚持自己的原则，又可以求同存异，使整个会谈过程中始终充满着融洽的气氛。

5.学会妥协

在任何一次会谈中，都没有绝对的胜者和绝对的败者。相反，有关各方通过会淡，多多少少都会维护自身的利益，也就是说，大家在某种程度上达成了妥协。在会谈中，妥协是通过有关各方的相互让步来实现的，这种让步对当事的有关各方只要公平、合理、自愿，只要尽最大程度维护或争取了各自的利益，就是可以接受的。

6.互利互惠

在商务交往中，会谈一直被视为一种合作或为合作而进行的准备。因此，一场商务会谈最圆满的结局，应当是会谈的所有参与方都能各取所需，都取得一定的成功，获得更大的利益。商务人员在参加会谈时，争取的结局应当是双赢的。伙伴、对手之间既要讲竞争，更要讲合作。

7.人事分开

在会谈中，会谈者在处理己方与对手之间的相互关系时，必须要做到人与事分离。在会谈中，要求与对方相处时，务必记住朋友归朋友，会谈归会谈，对“事”要严肃，对“人”要友好。对“事”不可以不争，对“人”不可以不敬。二者之间的界限不能混淆。

（三）会谈的步骤

1.申明价值

此阶段为谈判的初级阶段，谈判双方彼此应充分沟通各自的利益需要，申明能够满足对方需要的方法与优势所在。此阶段的关键步骤是弄清对方的真正需求，因此其主要的技巧就是多向对方提出问题，探询对方的实际需要。与此同时，也要根据情况申明己方的利益所在。因为你越了解对方的真正实际需求，越能够知道如何才能满足对方的需求；同时对方知道了你的利益所在，才能满足你的需求。

2.创造价值

此阶段为谈判的中级阶段，双方彼此沟通，往往申明了各自的利益所在，了解了对方的实际需要。但是，以此达成的协议并不一定对双方都是利益最大化。也就是说，利益在此往往不能有效地达到平衡。即使达到了平衡，此协议也可能并不是最佳方案。因此，谈判中双方需要想方设法去寻求更佳的方案，为谈判双方找到最大的利益契合点，这一步骤就是创造价值。创造价值的阶段，往往是商务谈判最容易忽略的阶段。

3.克服障碍

此阶段往往是谈判的攻坚阶段。谈判的障碍一般来自于两个方面：一方面是谈判双方彼此利益存在冲突；另一方面是谈判者自身在决策程序上存在障碍。前一种障碍是需要双方按照公平合理的客观原则来协调利益；后者就需要谈判无障碍的一方主动去帮助另一方顺利决策。

（四）会谈注意事项

（1）会谈应严格守时。

（2）会谈的座位应严格按国际惯例设置。

（3）会谈入座时，主人可请客人先入座，或双方一起落座。主人不能自己抢先坐下。

（4）开始会谈时，除陪同人员和必要的翻译、记录员之外，其他人员即应退出。在会谈整个过程中，不允许其他人员随意出入。

（5）主谈人交谈时，其他人员不得交头接耳，也不能翻看与会谈无关的材料，或打断他人发言。

（6）正式会谈如果允许新闻记者采访，通常是在正式会谈开始前采访几分钟；新闻摄影是在主人和主宾站立握手、面向新闻记者时摄影。之后，新闻记者离开会场，会谈正式开始。

（7）需在桌上备好茶水，夏天要加冷饮。如果会谈时间过长，可适当准备些咖啡或红茶，以及适当的茶点。

（8）工作人员要在整个会谈的过程中，做好会谈人员的食、宿、交通和参观访问等事宜的服务工作。

二、签约仪式

（一）签约前的准备工作

1.签约文本的准备

安排签约仪式，首先应是签约文本的准备。负责为签约仪式提供待签合同文本的主方，应会同有关各方指定专人，共同负责合同的定稿、校对、印刷、装订、盖火漆印等工作。按常规，应为在合同上正式签约的有关各方各提供一份待签的合同文本。必要时，还可再向各方提供一份副本。

签署涉外商务合同时，比照国际惯例，待签的合同文本，应同时使用有关各方法定的官方语言，或使用国际上通行的英文、法文。此外，亦可同时用有关各方法定的官方语言与英文或法文。

待签的合同文本，应以精美的白纸印制而成，按大八开的规格装订成册，并以高档质料，如真皮、金属、软木等作为其封面。

2.签约物品的准备

要准备好签约用的文具、国旗等物品。

3.服饰准备

签约前要规范好签约人员的服饰。按照规定，签约人、助签人以及随同人员在出席签约仪式时，应当穿着具有礼服性质的深色西装套装、西装套裙，并配以白色衬衫与深色皮鞋。在签约仪式上露面的礼仪、接待人员，可以穿自己的工作制服，或是旗袍一类的礼仪性服装。

4.签约厅的布置

签约厅总体氛围应该是庄重、整洁、清静。

签约厅室内应当铺满地毯，悬挂签约会标横幅，上写“××××（项目）签字仪式”等字样。

正规的签约桌应为长桌，桌上铺盖深绿色的呢台布，横放于室内，其后可摆放适当的座椅。签署双边性合同时，可放置两张座椅，主左客右，供签约人就座。签署多边合同时，可以仅放一张座椅，供各方签约时轮流就座，也可为各位签约人都提供座椅。签约人就座时一般面对正门。签约桌上，应该事先摆放好待签的文本以及签字文具。如签署涉外商务合同，还需在签约桌上放置代表各方的国旗。

5.签约座次安排

正式签署文件时，签字座次安排非常重要，工作人员一定要郑重其事，遵循特定礼仪要求进行安排。

最常见的签约座次安排是：签约桌面门横放，签约人居中面门而坐，客方就座于签约桌的右侧，主方就座于左侧。双方各自的助签人，应分别站立于各自一方签字人的外侧，以便随时给签约人提供帮助。双方其他随员，可以按照地位的高低依次自左而右（客方）或是自右而左（主方）列成一行，站立于己方签字人身后。当人员较多时，可以按照以上顺序并遵循“前高后低”惯例，排成若干行。原则上，双方随员人数应该大体相当。

（二）签约基本程序

1.正式开始

签约仪式的第一项是宣布签约仪式正式开始。有关各方人员共同进入签约厅，相互握手致意，并在各自既定的位置上正式就座。

2.签署文件

通常的做法是先签署己方保存的合同文本，接着再签署他方保存的合同文本。每个签约人在由己方保留的合同文本上签约时，按惯例应当名列首位。因此，每个签约人均应首先签署己方保存的合同文本，然后再交由他方签约人签约（由助签人交换）。其含义是在位次排列上，有关各方均有机会居于首位一次，以显示机会均等、各方平等。

3.交换文本

签约人正式交换已经有各方正式签署的合同文本。此时，各方签约人应热烈握手，互致祝贺，并可相互交换各自方才使用过的签约笔，以示纪念。全场人员应鼓掌，表示祝贺。

4.饮酒庆贺

签完约后饮酒互相道贺。所饮用的酒水应为香槟酒，由主办方开启香槟，有关各方人员在交换文本后当场饮上一杯香槟酒，并与其他陪同的人士一一干杯。这是国际上所通行的增加签约仪式喜庆色彩的一种常规性做法。

案例分析与点评

本节“案例导入”中基辛格之所以能成为谈判专家，是因为他做到了知己知彼，从不打无准备之仗。

在商务谈判之前，先要摸清对方的底细，如对方的主体性质、组织性质、经济状况、市场信誉、经营作风和谈判目的等。收集的资料越多，胜算的机会就越大。只有知己知彼，方能百战不殆。