信息的收集

案例导入

今年7月，小王大学毕业后来到某公司行政办公室工作。某公司最近正忙于推出一项新产品，公司老总要小王提供竞争对手的同类产品信息。小王以为只要找到这些同类产品的相关资料就行了，于是查到去年类似产品的相关数据，又找了两家竞争对手同类产品的销售信息交给了老总。老总看了非常不满意，批评小王数据过时，资料不全面，根本就没有参考价值。

一、信息概述

信息泛指人类社会传播的一切内容，是对客观事物发展变化的规律和对事物运动状态的客观反映。人们通过获得、识别自然界和社会的不同信息来区别不同事物，得以认识和改造世界。20世纪之后，信息越来越成为重要的战略资源。

（一）信息的分类

依据不同的角度和标准，信息可以有多种分类方法。

1.按信息的运行方向划分

按照这种分类方法，信息可以分为上行信息、下行信息和平行信息。

（1）上行信息，是在组织中按照组织管理关系，下级向上级传递的信息，它可以描述出组织的当前状态。

（2）下行信息，是上级向下级传递的各种信息，主要包括最高层制定的战略、目标以及各管理阶层发出的指令。

（3）平行信息，是在职能业务部门和工作小组以及个人之间进行沟通联络时传递的信息。

2.按信息的来源划分

按信息的来源，信息可以分为内部信息和外部信息。

（1）内部信息，是社会组织内部各项活动所产生的各种信息，如决策管理信息、人力资源信息、财务信息、生产信息、销售信息、物资采购供应和技术开发信息。

（2）外部信息，是指来自组织以外、对组织活动产生影响的信息，如政策法令信息、国内外政治经济形势信息、社会文化环境信息、外部群众情绪意见信息、自然环境信息、科技信息、竞争对手信息、消费需求信息、市场销售信息、金融信息、生产资源分布与生产信息等。

对组织而言，内部信息主要描述了组织中特定业务的内容和情况，外部信息描述了组织周围的环境，它们都是组织活动必不可少的。

3.按管理的层次划分

按管理的层次，信息可以分为战略级信息、战术级信息和作业级信息。

（1）战略级信息，是供组织的高层管理人员制定长期战略和决策的信息，外部环境信息将在其中发挥重要作用。

（2）战术级信息，是供组织中层管理人员监督和控制各项业务活动、有效分配资源的各类信息，与中层管理部门的职能活动有关。

（3）作业级信息，又称为执行级信息，是反映组织中各项工作和具体业务活动执行情况的信息，如组织中的会计信息、库存信息、生产进度信息、质量和废品率信息、产量信息等。这类信息来自组织内部，基层主管人员是这类信息的主要使用者。

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战略信息与战术信息的区别

战略信息与战术信息的区别在于：战略信息的时效性要长于战术信息；战术信息的寿命较短，有的只有一次使用价值。战略信息的来源多来自外部；战术信息则内外兼有。战略信息的加工方式灵活，可以采用文字、数字或模型；战术信息的加工方式相对比较固定，多为报表。战略信息使用频率较低，可能一年甚至五年才使用一次，精确度也较低，允许有一定限度的误差；战术信息使用频率较高，精确度比较高，甚至不允许有丝毫误差。在实际工作中，只有准确把握战略信息与战术信息的不同性质，才能正确地使用信息。

4.按信息的稳定性划分

按信息的稳定性，信息可以分为固定信息和流动信息。

（1）固定信息，是指具有相对稳定性的信息，在一段时间内可以重复使用，不发生质的变化，如计划合同、档案、各类定额标准和规章制度等。一般来说，固定信息约占组织管理系统中周转的总信息量的75%，整个组织管理系统的工作质量很大程度上取决于固定信息的管理。

（2）流动信息，又称为作业统计信息，是反映各项业务活动实际进程和实际状态的信息，因此它会随着业务活动的进展不断更新。这类信息时间性较强，一般只有一次性使用价值，但它是控制和评价社会组织活动的重要信息。

5.按社会组织的活动划分

按社会组织的活动，信息可以分为财务信息、人力资源信息、管理信息和资产信息等。企业中还可以有原材料信息、产品结构信息、客户基本信息、供应商基本信息、营销信息、技术信息、设备基本信息、质量信息、管理考核信息及其他重要活动信息等。

6.按信息的加工程度划分

按信息的加工程度，信息可以分为原始信息和综合信息。

（1）原始信息，是指从信息源直接收集的信息。

（2）综合信息，是在原始信息的基础上，对之进行综合加工后产生的新信息。综合信息往往对管理决策更有用。

7.按信息发布的渠道划分

按信息发布的渠道，信息可以分为正式渠道信息和非正式渠道信息。

（1）正式渠道信息，是指由正式社会组织通过正式渠道，如会议、文件、信件、正式谈话和新闻媒体等发布的信息。这类信息的准确性和权威性都比较高。

（2）非正式渠道信息，是指从正式渠道以外获取的信息。这类信息需要加以认真分析、鉴别后才能使用。

（二）信息的特点

1.可识别性

可识别性是指信息可以通过感官或各种探测仪器加以识别。信息只有通过识别，才能发挥其作用，才能使信息资源得到开发。可识别性是信息的最本质的特性。

2.可传输性

可传输性是指通过一定的通道和载体可以进行信息传递，从而形成信息联系。信息传输须依赖于一定的物质形式，如借助于文字、图像、胶片、磁带、电波、声波和光波等物质形式，进行空间和时间上的传递，从一处传到另一处，为人们所感知、所接受。

3.时效性

信息作为客观事物的一种反映，总是先有事实，后有信息的，使得信息有一定的滞后性，同时信息也不是一成不变的。因此，信息一旦生成，就须赶快传递，尽快减少信息的滞留时间。人们获取信息的目的在于利用，而只有那些及时传递出来并适合需求者的信息才能被利用。信息的价值即在于传递给更多的需求者，从而创造出更多的物质财富。社会需求的时间性带来了信息的时间性，越是及时的信息越有价值，时过境迁，新闻变成旧闻，过时则价值小甚至没有价值。

4.可共享性

信息借助于载体，其内容既可被传递又可被人们所共享。这是信息不同于一般物质或能量的属性。信息与实物不同，实物经分享必有所失，信息却是可以反复共享的。

5.可开发性

信息作为一种资源，取之不尽，用之不竭，因而可以不断探索和开掘；信息所载的内容，由于客观事物的复杂性和事物之间的相互联系性，反映事物本质的非本质的信息常常交织在一起，加上它们难免会受到历史和人们认识能力的局限，因而需要开发；信息所具有的价值在于利用信息可以开发出新的材料和新的能源，将信息转化为物质。不仅新材料和新能源的开发有赖于信息的利用，而且新材料和新能源要得到充分和有效的利用，也有赖于信息的开发。

二、信息工作的基本要求

信息传播的基本形式是由“信源”发出信息，而信息的内容由“载体”（声、光、电波、文字、图像等）通过“信道”传递至“信宿”（信息的归宿，即接收处）。办公室既是信宿，又是信源，又是信息的集散地和传播者。办公室工作人员要树立强烈的信息意识，积极主动地挖掘、搜集、利用有利于领导决策和办公室工作开展的各种信息。办公室信息工作应做到：

1.及时

在瞬息万变的信息时代快速作出决断，关键在于能不能及时得到信息。在信息工作的每个流程，都应突出“快”字。收集快，整理快，传递快，要减少信息传递过程中的迟滞，讲究时效。信息处理不及时，就会失去信息的价值，甚至造成严重的损失。

2.准确

准确即信息的内容要准确无误，真实可靠。只有提供准确的信息，才能保证各级决策建立在正确的基础上。办公室工作人员要以高度负责的精神，尊重事物的客观性，认真如实的反映和描述。不要为迎合领导的意图而把信息任意夸大或者缩小，造成信息的失真。

3.全面

某个侧面或者一时的情况，无法真实地反映事物的全貌，因此要注意信息收集的广泛性、全面性和完整性。只有掌握事物各个方面的信息，才能权衡利弊，作出正确的判断和决策。

4.适用

有价值的信息对于不同层次不同部门的领导，其参考价值并不相同，因此必须要注意不同服务对象的不同要求，有针对性地提供其真正需要的信息，区别对待，适用对路。

三、信息收集的方法

办公室的信息收集工作是指根据决策与管理的需要，把有关信息从信息源检出、编码，准备传送给决策者的过程，主要方法有：

1.调查研究法

是指通过开展相关调查，收集信息素材，通过研究，掌握事物的基本情况和发展规律，得出相应结论的方法。调查研究法是信息收集的基本方法，也是最直接、最有效的方法。

2.直接接收法

是指通过来信、来访、来电得到信息素材的最为直接的收集方法。办公室工作人员具有应用此法的客观条件。要重视接人待物和来信、来电，从中得到有用的信息素材，利用好“送上门的信息”。

3.询问法

是指信息搜集者通过提问请对方作答来获取信息的方法。按其所采用的方式和手段，可分为面谈询问、电话询问、书面询问等；根据访谈人数的多少，可分为个体询问法和集体询问法。询问法需要信息搜集者及时做好记录，细心思考，总结信息材料。

4.阅读法

是指通过阅读带有信息生成源的文字材料而获得信息的收集法。与其他方法相比较，阅读法更方便快捷，信息可靠程度较高。通过阅读文件、报纸、相关的期刊杂志、浏览相关网页等，利用这些直接刊发、传递信息的重要工具，搜集信息。

5.观察分析法

是指通过现场的观察分析来搜集信息的方法。观察分析法简单灵活，能获得较为原始的第一手材料。信息无时不有、无处不在，许多信息是可以看得见、摸得着的，只要肯于观察，善于观察，就可以收集到。但是观察分析法获得的信息量有限，且不易获得深层次的信息。

6.交换法

是指以自己拥有的信息与有关对口单位进行相应的交换，从交换得来的信息中获取自己所需信息的方法。信息具有共享性，在一定范围、一定时限内，通过交换，互通有无，相得益彰，相互受益。

7.检索法

是指利用信息资料检索工具，从现成的信息资料文档中查检有关信息资料的方法。可分为手工检索和计算机检索。

（1）手工检索，是通过检索工具查找信息资料的方法。手工检索工具是一种广泛搜集相关信息资料、按一定体制系统编排、以供人们迅速查找到特定信息资料的信息资料文档，主要有目录、索引、文摘等二次文献和年鉴、手册、百科全书等三次文献。

（2）计算机检索，是通过计算机终端从计算机信息库中查找已有信息资料的方法。目前，大量的统计数据库系统、企业数据库系统、产品数据库系统、市场行情数据库系统以及金融数据库系统正处于开发和完善之中，已能通过计算机信息网络检索到全国各地甚至世界范围内主要信息库中存储的各种数据和信息。

检索法，既可以用于查找符合特定需求的具体信息，也可以用于查找信息的线索。计算息检索与手工检索的基本原理是一致的，二者所不同的是存储与检索手段上的区别。

8.委托法

是指委托有关部门、有关人员代为收集信息或提供情况的一种收集信息方法。委托法适用于收集部门不能亲自收集、时间又比较紧迫，而被委托的部门或人员又具备收集能力，且能够按时完成任务的时候。

9.购买法

是指花一定的代价，通过购买有关信息载体而搜集相关信息的方法。购买法是社会组织获得外部信息的常用方法之一。

四、信息收集的渠道

信息收集的渠道是指信息工作者用于信息收集的途径和通道。办公室信息渠道甚多，关键在于是否善于利用，善于积累，构成能够发挥作用的信息网络。信息收集的渠道是多种多样的，归结起来包括如下渠道。

1.政府信息网络

现在省市（以至县）都建立起以办公厅为中心的纵向（省、市、县）和横向（各厅局、部委）的信息网。

2.社会组织内部渠道

组织的网站，组织内部的文件、资料、各种数字记录、会计记录、统计记录、内部简报等文献资料，还有组织内部的其他工作人员都可以为办公室提供信息。

3.大众传播媒介渠道

包括广播、电视、报纸、期刊及其他文献载体，网络、影视、出版等部门构成的信息渠道，大众传播媒介是现代社会获取信息的重要途径。

4.社会专业信息机构

如各种类型和层次的图书馆、情报机构、档案馆、博物馆以及近年来成立的信息中心和各种咨询机构。信息社会滋生出庞大的信息传播中介机构，发挥着信息传播重要作用，成为信息源的集散地，是人们获取、利用信息的主要场所。要善于利用信息机构所储存的丰富信息资源，可委托信息机构定向收集相关信息。

5.关系渠道

指业务往来关系、横向人际关系、纵向从属关系渠道，办公室工作人员要在业务往来活动中获取信息，要在人际关系交往中捕捉新情况、新动向、新信息，要善于与人交友，利用交谈、来信、来访和接听电话了解信息，获取第一手材料；要善于在上级主管部门的指导、监督工作中把握信息，在会议、会谈中收集信息，在收文、承办的文书中获取有价值的信息。

6.供应商和客户渠道

供应商可提供的信息包括产品目录、广告材料，需要其提供的服务信息。客户能提供的信息有市场信息、服务的反馈信息等。

7.贸易交流渠道

利用各种贸易交流机会，如展销会、交易会、洽谈会、学术交流会、技术鉴定会、新闻发布会等，了解情况，索取信息材料，在相互交流中获得相对集中的信息内容。

8.调查渠道

有目的、有计划地进行市场调查，亲自深入现场，通过各种途径和方式，收集第一手资料，挖掘层次更深、质量更高的信息内容。

五、信息收集的注意事项

信息的收集是办公室信息工作的开始，是最基础的工作，只有打好基础才能做好信息处理的后续工作。办公室信息工作要秉着“够用为度，适用为则，实用为标”的基本原则，同时注意以下几点。

1.信息收集要广泛

不同层次、不同角度、不同人员、不同行业甚至不同国家、不同环境的信息都要广泛收集，从而保证能全面的思考问题，防止片面、主观。

2.收集原始性资料

收集原始信息是信息工作的基础，越是真实的、第一手的资料，信息的“含金量”越高。

3.信息收集要客观

信息收集忌“依长官意志办事”，不要受权威人士的束缚；忌“先有结论，后有调查”，不要受主观臆断的限制。

4.信息收集要有目的性

信息收集要有一定的目的性，要紧密围绕某个问题或某项活动收集相关信息材料，有了明确的目的，才能有针对性地收集信息，收到事半功倍的效果。

案例分析与点评

本节“案例导入”中的行政办公室工作人员小王没有正确认识信息和办公室信息工作。

信息泛指人类社会传播的一切内容，人们通过获得、识别自然界和社会的不同信息来区别不同事物，得以认识和改造世界。概括地说，信息是对客观事物发展变化的规律和对事物运动状态的客观反映。信息具有可识别性、可传输性、可共享性、可开发性和时效性，人们获取信息的目的在于利用，而只有那些及时传递出来并适合需求者的信息才能利用，越是及时的信息越有价值。小王提供的去年类似产品的相关数据，时过境迁，已经丧失了时效性，变得没有信息价值了。

对于办公室信息工作，小王要先树立强烈的信息意识，要能够敏锐地感受到社会信息的变化对办公室工作带来的有利和不利影响，能够积极主动地挖掘、搜集、利用有利于领导决策和办公室工作开展的各种信息。其次，信息收集要有一定的目的性，要紧密围绕某个问题或某项活动收集相关信息材料，有了明确的目的，才能有针对性地收集信息，收到事半功倍的效果。小王以为只要找到这些同类产品的相关资料就行了，结果数据过时，资料不全，根本就没有利用价值。再次，办公室信息工作要秉着“够用为度，适用为则，实用为标”的基本原则，及时、准确、全面地完成办公室信息工作。而小王仅仅提供两家竞争对手同类产品的销售信息，没有达到全面、够用的信息工作基本要求。