信息资料加工

案例导入

行政办公室张青参加工作时间不长，由于在办公室具体工作中切实体会到了信息工作的重要性，所以平时非常注意信息的搜集和保存。日积月累，各种文件、资料、参考书、广告、宣传手册、计划塞满了文件柜。她还热衷于积累网络信息，每天浏览多个网站，常常担心自己错过了重要信息，电子信息资料也保存了好多。虽然信息搜集了不少，却显得杂乱无章，查找起来很是费时费力。

有一天，总经理询问她分公司市场拓展的相关情况，张青翻遍文件柜、查遍电子文档，急得一身汗，用了好长时间才找到，让总经理非常不满意。

信息工作具有很强的服务性，收集信息的目的在于应用。办公室工作人员要对收集来的原始信息进行进一步加工处理，筛选出有用的信息，为单位或领导服务。信息资料加工是对收集来的信息进行去伪存真、去粗取精、由表及里、由此及彼的加工过程。是在原始信息的基础上，生产出价值含量高、方便用户利用的二次信息的活动过程。信息的整理加工，是整个信息工作的核心，是对收集到的原始信息在数量上加以浓缩，在质量上加以提高，在形式上加以规范，使之便于储存和转递的过程，整理加工的产物成为便于利用的信息资料。

一、信息资料的表现形态

信息资料的内容可以分为三种具体的表现形态：一文字；二声像；三记忆。

1.文字形态的信息

文字形态的信息即以书面文字为载体的信息资料，一般分为以下10种类型。

（1）报纸、期刊中与企业经营活动相关的国际信息、社会信息，包括社会动态、时尚习俗、市价涨落、顾客情绪和自然灾害等。

（2）专业工作用的参考图书、专著、百科全书和专门词典。

（3）有关政府出版物、法律法规汇编和政策汇编。

（4）各类宣传品。

（5）统计资料：与单位、企业相关的国内外经济技术统计资料。

（6）各类专业文献年鉴、国内外科技信息资料。

（7）图谱、图录、样图、地图。

（8）档案：本单位、本行业历史资料，包括史志，大事记等。

（9）内部文献：业务信息资料、本单位或本行业的现实情况。一是静态资料，即各类基础材料、统计数据；二是动态信息，即经常发生的新情况、新问题、新经验。

（10）与本单位有关的人名录、名片、企业名录、电话号码簿和通讯簿。

相关链接

一次文献、二次文献和三次文献

报纸、杂志、文件、图书、档案等信息通常为原始信息，称为“一次文献”，价值较高。词典、百科全书、年鉴、名录等信息则是经过整理、编摘的，往往不能显示其全貌，又可能掺有编者的意图，是所谓“二次文献”或者“三次文献”，价值相对较低，只能作为参考或索引。但这些信息资料的优点是信息量大、涉及面广、综合性强，可为信息收集者节省不少的时间和精力。

2.声像形态的信息

声像形态的信息即脱离文字形式，以直接记录声音和图像为载体的信息资料。这类信息资料的数量正随着其制作和传播手段的不断现代化而逐年增加。目前，直接记录领导的讲话与活动、单位的庆典、经营活动、公关活动和技术交流活动等的音像信息资料大致有：录音带、录像带、幻灯片、新闻影片、科教影片、唱片和实物模型等形式。这类信息的优点是声、形、色、像并举，具体、真实且栩栩如生，给人以视觉、听觉或感觉的强烈印象，但往往不够全面、深刻。有些从观念、心态、思想等抽象出来的内容以及对未来进行想象或预测的内容往往不能很好地体现。所以，最好是将声音信息与文字信息配合使用，互相补充、相得益彰。

3.记忆形态的信息

记忆形态的信息即存在于人们脑海中还未以文字或声像表达的信息，又被称为“零次文献”或“零次情报”。是指在人际交流的过程中产生、传播和被接收而只在人脑中存贮的不确定记录载体的信息。这类信息只能通过采访、交谈才能获取。其优点是尚未发表过，具有新鲜性；缺点是不成熟，具有不确定性。

二、信息资料的加工处理

信息价值的实现在于被利用，办公室信息工作的核心是信息资料的加工和处理。即运用科学的方法对原始信息资料进行分类、筛选、加工，使其系统化、条理化的过程。信息资料并非如“韩信点兵、多多益善”，过多的信息会白白浪费精力和物力。即使收集时已注意选择，但一段时间之后，积累起来的信息资料仍会大大超过实际的需要量，这就需要进行分类、筛选和加工。

（一）信息资料的分类

信息资料的分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，分门别类地组织起来的一种科学的方法。面对五花八门的信息资料，办公室工作人员要分清资料的内容、性质，以类归并，便于查找利用。分类方法如下。

1.字母分类法

按信息标题、作者、单位名称、主题等字母顺序分类组合的方法。优点是分类规则容易掌握，操作简单，不需索引卡片。缺点是查找信息须知道姓名或单位名称、标题，某个字母下排列的信息较多时查找费时。

2.主题分类法

按信息的主题和内容进行分类的方法。为了全面、准确地反映主题，便于利用，可按多级主题分类。优点是能使相关内容信息集中存放，信息能按逻辑顺序排列便于检索。缺点是分类标准不好掌握，标题不能很好地反映主题时归类不易准确。

3.地区分类法

按信息产生形成所涉及的地区或行政区等特征，将信息分为各个类别，按字母的先后顺序排列的方法。优点是便于查找具有地区特性的信息，分类方法容易掌握。缺点是采用地区分类需要有一定的地理知识，只适用于某些单位或部门。

4.数据分类法

将信息以数字排列，对每一位通讯者或每一专题给定一个数字，用索引标出数字所代表的类别的方法。优点是信息按数字从低到高顺序排列，规则简单，通过在后面添加号码进行存储扩展，适宜电脑存储，适合于大型信息系统。缺点是查找信息需要参照索引卡片，花费时间。如果分类号码有误，查找信息麻烦。

5.时间分类法

按信息形成日期先后顺序分类的方法。优点是可用作大型信息系统的细分，案卷内部的信息可按时间排序。缺点是需要与索引系统配合使用，仅适合于时间性强的信息。

6.形式分类法

按信息资料的形式分门别的方法。即将单据、合同、广告稿、新闻稿、报告书、建议书、信函、文件、调查记录、报刊文章等按形式区分，相同形式的信息资料再按时间细分，形成一种按形式汇集的文档。优点是有利于及时查找到同种形式的多件信息资料。缺点是内容主题不能集中。

7.来源分类法

按信息资料的来源作出分类，把相同来源的信息资料归在一起的方法。如来自上级主管部门的信息；来自某一信息中心的信息；来自咨询机构的信息；来自组织内某一部门的信息及来自消费者方面的信息等。优点是有利于对公关信息资料内容的权威性、可靠性、真实性作出判断。缺点是综合性较差。

（二）信息资料的筛选

提高信息质量的关键是筛选，通过筛选可以提高信息的准确性和易用性。信息资料的筛选即对信息资料进行甄别，经过初步分析和研究，淘汰内容贫乏的，精心筛选出内容新颖、有价值的、急需的、重要的信息。概括地说，就是要力求选出的每条信息都符合“实、新、精、准”的要求。剔除无用的或用处不大的，留下真实、信息价值高的材料。要注意的是，负面信息也有价值，有利于全面掌握情况，做好综合治理。信息的筛选可以通过查看信息的来源是否具有权威性，从标题和正文内容上判断信息是否具有时效性、准确性、典型性和可用性等，由此决定取舍。

1.筛选真实、准确的信息资料

真实性是信息工作永恒的主题，信息资料的筛选首先就要判断其真实和准确程度，对一些重要事实和数据，要追根溯源，反复核实，也就是说要对信息资料进行校核，核实原件、地名、人名、时间、事实和数据等信息，确保准确无误。信息资料的校核可采用的方法如下。

（1）分析法，即对原始信息中所表述的事实和叙述方法进行逻辑分析，发现其中的破绽和疑点，从而辨别其真伪。如同一材料中前后矛盾，就可以判断其中必有一个有错，或者两个都错。分析法的优点在于一般不需要借助于其他手段，仅从原始信息本身就能发现某些错误。

（2）核对法，即依据权威性的信息材料进行对照分析，发现和纠正原始信息中的某些差错。所谓权威性材料，即其本身的正确性是毋庸置疑的。如借助于有关工具书核准数据。

（3）调查法，即对原始信息中所表达的事物的运动变化情况，通过现场的调查来验证它的真实性和准确性。这种方法需要花费较多的人力和时间，一般只对重要的原始信息进行现场调查鉴别。

2.筛选核心资料

办公室的信息工作要紧密围绕领导工作的需求，有意识、有目的、有重点地收集和选择信息资料，并加以全面系统地归纳、综合和概括，才能切实服务于领导。

3.筛选典型资料

原始信息资料是分散、零星、不系统的，反映的往往只是社会现象的表层与局部，缺乏具有代表性的资料。要通过筛选过滤去粗存精、去伪存真，通过由此及彼、由表及里的分析综合，把收集到的大量信息加以浓缩，升华为高质量、深层次的信息，才能真正反映出事物的内在规律、本质，小中见大，才是典型性资料。

4.筛选新颖资料

筛选新颖资料是指信息中所反映的问题或提出的观点有新意。对现存的信息资料要依照事物的内在联系和发展规律进行推理、判断再总结，得出新结论、作出新概括。也可以把不同的信息资料或不同时期的有关信息资料从横的方面连接起来，形成新的信息。

5.筛选简洁资料

信息资料中，有许多是重复多余的，只有剔除了这部分信息，选留有用信息，才便于加工整理、利用和存储。

（三）信息资料的加工

信息资料的加工是更具创造性的整理阶段。加工的范围非常广泛，涉及信息的内容和形式各个方面，加工方法也是多种多样，是十分复杂繁重的逻辑思维过程，必须投入大量的人力、时间和精力。对信息的加工，应当充分、精确，否则，信息就失去功用。最基本的信息资料加工是要对信息资料的语言文字、表达、结构进行修饰润色，有时是提取某类信息中最能反映事物本质特征和发展趋势的部分，组合成简洁、凝练的信息，保持信息量不变，仅仅是文字压缩；有时是对残缺不全的信息通过调查、查阅资料或参照其他现有信息等方法加以补充，使其充实、完整，提高信息的价值量。因此，在信息加工过程中要遵循两条最根本的原则：一是准确析义，二是合理推导。

1.准确析义

准确析义就是指分析信息中所包含的真实意义。任何信息都要弄清其三方面的内涵：

（1）形式语义，即信息的表面语义是什么。

（2）内容实质，即该信息的本质精髓是什么。

（3）价值效用，即该信息在实践中会产生什么样的效果。

准确析义就是运用逻辑手段对信息的语义进行正确理解，分辨实质性内容，知道其价值效用。

2.合理指导

合理指导是从信息的精髓中进一步引申推导出更多、更深刻的意义，使其价值增值，提高其有用度。仅仅固守信息本身的涵义，而不进一步挖掘新的内容，只会让使用者处于被动状态。合理推导既要求运用复杂的逻辑手段，又需要辩证的思维。信息资料的加工一般可以采用：

（1）纵深法充实内容。对零碎、肤浅、杂乱而又有价值的信息，要弄清它的性质、范围、意义和发展趋势，充实、丰富它的内容。可以采用纵深法，按原始信息资料提供的某一主题层层逼近，或按某一活动的时间顺序，或按某一事件的历史进程生发开去，以搞清问题的来龙去脉，找到解决问题根本方法，形成深刻独到的见解，成为具有较高利用价值的高层次信息。

（2）归纳法综合分析。即对获取的信息先从整体上进行系统的归纳、分类，然后作出定性、定量的分析和判断，通过对同类或相关的信息进行综合分析，可以发现带有规律性的变化和倾向性的问题。可以采用归纳法将反映某一主题的原始信息材料集中在一起，加以系统地综合、归纳，以完整地、明晰地说明某一方面的工作状态。

（3）对比法提出意见。即对经过整理的一些重要信息资料提出相应的处理意见，供领导参考。办公室工作人员在信息整理的过程中，可以把相关信息放在一起进行比较，在比较的基础上进行分析，发现事物变化的特征，找出问题的原因，在此基础上有的放矢地提出参考性建议、办法、观点和方案，从而真正发挥信息工作的作用。

三、信息资料的编制

信息资料的编制是把经过筛选、整理的信息转变成语言文字形态的信息过程，同时对信息进行有序化处理。是信息整理的最后步骤，也是信息传递的基础。办公室工作人员在撰写总结、调查、简报和制作文件汇集时，都需要调用已有的信息资料，这就是在进行信息编制。信息编制的质量如何，直接影响到信息作用的发挥。信息的编制方法如下。

1.转换法

原始信息资料中若有数据出现，应把不易理解的数据转换成容易理解的数据。使用转换法要注意两点：一是要找出合适的转换对象，转换对象之间要有可比性。二是转换的结果要通俗易懂，不能越转换越深奥，使人不得要领。

2.对比法

对比法就是用比较的方法强烈地反映出事物变化的特征。对比法有纵向的对比和横向的对比两种。纵向的对比，就是将某一事物自身变化的今昔进行对比。横向的对比，就是将某一事物的某一阶段发展状况与同类事物同阶段发展状况进行对比。

3.图表法

如果原始的信息资料中的数据有一定的规律性，就可以将数据制成图表，使人一目了然，既便于传达，也便于利用。

案例分析与点评

本节“案例导入”中的行政办公室工作人员张青信息工作存在的问题是：只注意了搜集信息，而没有注意对信息进行分类、筛选和加工。

信息工作具有很强的服务性，收集信息的目的在于应用。需要办公室工作人员对收集来的、原始的、未经加工的信息进行进一步处理，筛选出有用的信息，为组织或领导服务。面对五花八门的信息资料，办公室工作人员要分清资料的内容、性质，以类归并，便于查找利用。分类方法有字母分类法、主题分类法、地区分类法、数据分类法、时间分类法、形式分类法和来源分类法，可综合使用。信息资料的筛选即对信息资料进行甄别，经过初步分析和研究，淘汰内容贫乏的，精心筛选出内容新颖、有价值的、急需的、重要的信息。就是要力求选出的每条信息都符合“实、新、精、准”的要求。信息的筛选可以通过查看信息的来源是否具有权威性，从标题和正文内容上判断信息是否具有时效性、准确性、典型性和可用性等，由此决定取舍，从而筛选出真实准确的、核心典型的、新颖简洁的信息资料。