印信与值班工作

案例导入

这个周末轮到县政府秘书小潘值班。小潘因为平时工作很忙，没有时间陪孩子玩，好容易赶上周末，孩子死活缠着他要去儿童乐园。小潘没有办法，想到以往周末值班都没发生什么事，不过是在办公室看报纸、玩电脑，偶尔接待个群众咨询啥的，不如今天就把孩子带上。如果班上没事，就带孩子去儿童乐园转转。

来到值班室，小潘就打开电脑，让孩子玩游戏，自己则无所事事地看报纸。过了一个多小时，孩子玩腻了，吵着闹着要出去。正在这时，有人敲门，小潘开门一看，是信访处的老王，因为处理一件纠纷要到下边的青田乡去调查情况，需要开具一封介绍信。小潘见是熟人，就拿出一张空白介绍信，跟老王说：“我要带孩子出去玩会儿。你自己填吧，公章就在办公桌抽屉里，填完自己盖章。”说完，就急急忙忙往外走，临出门还不忘叮嘱了老王一句：“走时别完了帮我把门锁上啊。”

正当小潘和孩子在儿童乐园玩得高兴时，老王气喘吁吁地找来了：“潘秘书，赶紧回值班室吧，出大事了，领导都急了。”小潘一听，心想：坏了。紧赶慢赶回到值班室，只见县委办的郑主任和主管文教卫生的副县长都来了，还有几个其他科室的负责人，正在一脸严肃地商量着什么，桌上的电话铃响个不停。小潘一看这阵势都懵了，呆呆地站在那儿不知如何是好。郑主任扭头看见他，气呼呼地对着他吼道：“让你值班你跑到那儿去了，看现在这个乱摊子你怎么收拾？”

原来小潘刚离开值班室，电话铃就响了，有群众报警说有一辆装有剧毒农药的大卡车不慎翻到河里去了，可能有泄漏，问该哪个部门来处理这件事。幸亏老王当时还在值班室，赶紧打电话先通知消防部门紧急打捞大卡车，然后又打电话将此事汇报给了县委办的郑主任。郑主任感觉事关重大，第一时间将情况汇报给了主管文教卫生的副县长，这才有了小潘刚才看到的大家忙做一团的一幕。小潘此时的心情非常沉重，觉得自己太大意了，没想到会酿成大错。

一、印信管理

印信管理指机关单位对印章和介绍信的使用和管理。印章是单位职责和权力的象征，介绍信是单位对外联系的凭证，二者都代表单位行使职权，如果管理使用不当，就会给单位和社会造成危害，所以办公室工作人员必须认真对待此项工作。

（一）印章管理

印章，也叫图章，是指国家机关、社会团体和企事业单位在处理公务时所使用的单位印章和领导人的名章。

1.印章的种类

机关、单位常用的印章按其性质和作用，可分为正式印章、专用印章、钢印、领导手章、个人名章和戳记等。

（1）正式印章。正式印章也叫单位公章，是按照国家规定由上级领导机构正式颁发给所属机构使用的代表一定职责、权力的印信凭证。

（2）专用印章。专用印章是各级领导机构或业务部门为履行某一项专门职责而使用的印章。这种印章不代表整个领导机构，只代表领导机构某项专门业务内容和权力。它包括财务专用章、合同专用章、业务专用章等。

（3）钢印。钢印是用钢质材料制作的印章，它用于加盖各种证件。加盖钢印，就是采用模压方法加盖无色印章，只显出印章凸出的字样、式样和图样，而不显出图样、字样的颜色，一般加盖在证件与照片的交接处。钢印不能作为文件、介绍信以及其他票据凭证的有效标志，也不能独立使用。

（4）领导手章。领导手章是指刻有单位领导姓名的图章，它可以是领导个人亲笔签名的字体，也可以是其他标准字体。领导手章属于单位公章一类，它代表领导者的身份，是行使职权的标志，具有权威性。它的适用范围很广，通常用于任免、调动干部，另外还用于合同、协议、毕业证书、聘书等重要文书和证件上，具有凭证作用。

（5）个人名章。个人名章属于私人印章，使用名章可以代替手写姓名，加盖个人名章可作为个人对某事负责的凭信。如会计、出纳、校对等人员的名章，可以加盖在经他们手处理的某些文件或票据上，以示负责。

（6）戳记。戳记是刻有一定字样的，带有标识性质的印章。这种印章字迹醒目，常加盖在显要的位置上，起着提示的作用。如财务单据上盖的“现金收讫”，文书处理中所盖的“急”“特急”等。

2.印章的式样

印章的式样由印章的形状、尺寸、印文和图形构成。

（1）形状。不同的单位，因其级别性质不同，印章的式样也不同。国家机关和企事业单位的印章，一律为圆形；某些业务专用章（如收发、财务、校对等）可以是长方形、椭圆形或三角形；领导名章为方形。

（2）尺寸。印章的尺寸国家是有专门规定的，刻制印章时，必须按照中央和国务院有关印章问题的具体规定办理。按照规定：国务院的印章，直径6厘米；省部级政府机关印章，直径5厘米；地、市、州、县、政府机关印章，直径4.5厘米；其他机关、部门、企事业单位公章，直径4.2厘米。

（3）图形。县以上政府及公检法机关的公章，中心部分图案为国徽；党的各级机关印章，中心部分图案为党徽；其他企事业单位的公章，中心部分为五角星。

（4）印文。公章上的文字要使用规范的简化汉字，字形为宋体，从左而右排列环形；领导名章个人自定；民族自治机关的公章应并列刻出汉字和当地的民族文字。印章所刊的名称应是该机关的法定名称，如字数过多，可采用通用的简称。

3.印章的制发

（1）刻制。印章的刻制是一件非常严肃的事情，任何单位和个人都不得随意刻制公章。单位公章的制发一般采用分级负责的原则，下级机关的公章由上级领导机构批准后刻制颁发。刻制本单位印章时，必须由本单位、本部门申请，开具公函，并详细写明印章的名称、式样和规格，经上级单位批准，到单位所在地的公安部门办理登记手续。印章必须在公安部门指定的刻字单位制作，在刻制过程中，要严格按保密要求办理。本单位不许自行刻制自己单位的印章，刻制本单位的业务用章，也须持有本单位的正式公函，刻字单位才能办理刻制手续。对于伪造印章和使用伪造印章者，应当依法惩处。

（2）颁发。颁发印章要正式行文，一般是向使用机构发布启用公章的通知。颁发印章时，要严格履行颁发手续，确保安全。制发印章单位颁发印章时，要进行详细的登记，并要留下印模。

颁发印章的方法，可以派专人送给受印单位，也可以打电话通知受印单位来专人领取，取送印章要按照取送机密文件一样对待。取送重要印章时必须两人同行。

4.印章的启用

印章的启用是指印章从何时开始生效使用。在正式启用印章时，应该提前向有关单位发出正式启用印章的通知，注明正式启用日期，并附印模，同时报上级单位备案。颁发机关和使用机关、单位都要把启用日期的材料和印模立卷归档，永久保存。只有在规定日期开始后，印章才能使用。强调印章的启用日期，在以后的工作中能起到辨别票据真伪的作用。启用通知上的印模应用蓝色印油，以表示第一次使用，启用通知的发放范围视该印章使用范围而定。

业务专用章的启用，可由各单位自行决定。对外产生效用的印章，如财务专用章、收发文件专用章等。在启用时，应该将启用的时间和印章式样通知有关单位。

5.印章的使用

（1）申请与审批。机关、单位在使用印章时要十分审慎，每次用印要先提出申请，经由相关领导审查同意后方可用印。用印要经专职人员审查，决不允许随意委托他人代取代用，也不允许在空白的凭证上用印。

（2）审核签字与内容。用印时，首先应检查是否有机关或单位负责人批准用印的签字。原则上，机关或单位都制定有关用印的规定，用印应由这个机关或单位的有关负责人批准。其次，用印前要仔细阅读用印的文件内容，不能不看内容就盲目盖印。同时，还要检查留存材料是否交全。

（3）用印登记。每次用印都进行登记。登记项目包括：用印日期、编号、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、监印人、用印数以及留存材料等。除了机关单位的介绍信有存根，发文有发文登记簿不用登记外，其他每次用印，不论大事或小事，都应进行登记。

（4）用印地点。使用正式印章要在办公室内，一般不能将印章携带出机关或单位以外使用。印章不能脱离印章管理人员的监督。在一般印刷厂套印有单位印章的文件时，应有印章管理人员在现场监印。

（5）盖印方法。盖章时精神要集中，用力要均匀，使盖出的印章端正、清晰、美观，便于识别。印章文字不能盖歪或盖得颠倒、残缺。以机关名义发出的公文或函件必须加盖机关的印章。机关的正式公文只在文末落款处盖章。带有存根的介绍信、证明信或公函等要盖两处印章，一处盖在落款处，一处盖在公函连接线上。凡是在落款处加盖的印章都要端正盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期中4个字（视印章大小而定），俗称“骑年盖月”。

6.印章的保管

（1）选择合适的保管地点。印章一般要放置在单位的机要室或办公室，以便随时取用。若该单位不设机要室或办公室，则应指定专人负责印章保管，并存柜加锁，防止被盗。不能将印章随意放置在办公室桌上或敞开的保管柜里。节假日应对存放印章的地方加锁或封条，以防被盗。

（2）确定专门的保管人员。印章是机关单位对外的凭证和信物，因此必须选择政治上可靠，工作上认真负责，保密观念强，敢于坚持原则的人员来保管印章，以确保印章的正确使用。

（3）制定严密的保管制度。单位、机关要制定严密的保管制度，建立印章保管和使用登记册。印章保管人员应该明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用。印章保管人员不得委托他人代取代用。保管印章要牢固加锁。用印完毕后要妥善放好。一旦发现保管的印章有异常情况或丢失，应该保护现场，报告领导，查明情况，及时处理。

（4）注意印章的保养。印章保管人员要注意保养印章，及时进行清洗，以确保盖印时清晰。印章使用的时间一长，表面就会被印泥糊住，使盖印时字迹不清楚，难于辨认。保管人员应先把印章浸湿，再用小刷子反复在清水里刷洗，就可除去印泥残渣。

7.印章的停用

单位印章在该单位名称变更、机构撤销、合并或因其他原因不复存在时，印章应停止使用。印章停用应该按照上级规定及领导的指示，认真负责地做好印章停用后的善后工作。

（1）发文给与该单位有业务往来的单位，通知已停止印章的使用，并说明停用的原因，标明停用的印模和停用的时间。

（2）彻底清查所有的印章。停用的废印章要及时地送交原颁发单位处理，不能在原单位长期留存。

8.印章的存档和销毁

印章停用后，应对其进行全部清查，并把清查结果报告单位领导或上级机关，视具体情况慎重处理：根据不同的情况，或上缴颁发机构切角封存；或由印章作废单位填制作废印章卡片，连同作废印章一起交给当地档案馆（室）立卷备查，并将作废印章予以销毁；或由本单位自行销毁。对于重要的、具有保存价值的印章要妥善保存；对于一般的、没有保存价值或保存价值不大的印章，应该集中起来，定期销毁；属于领导个人的手章，应该退给本人；一般戳记可经批准销毁。销毁废旧印章，必须报请单位负责人批准，销毁时要有主管印章的人员监销。所有销毁的废旧印章都要留下印模保存起来，以备日后查考。

（二）介绍信的管理

介绍信是一种使用广泛的身份证明。一个单位的人员要出差办事，需有说明任务、证明身份的介绍信。介绍信的使用要严格管理，当开则开，不当开坚决不开。开介绍信要履行一定的手续。

1.开具介绍信的手续

开具介绍信需要履行一定的审批手续：需要单位介绍信者，应填写单位介绍信审批单，经主管领导批准后，工作人员根据此单填写介绍信相关内容，盖章后发给需用人。履行审批手续，一是可以防止个人乱用介绍信，二是可以使机关或单位领导掌握介绍信的使用情况。

2.介绍信的管理

机关和单位介绍信的管理，应建立一种严格的管理制度，做到有据可查。大的机关单位的介绍信可以分给几个部门管理使用，但办公室在给职能部门分发空白介绍信时必须严格履行登记签收手续，并随时对各部门使用介绍信的情况进行检查。

3.介绍信的使用

（1）负责管理介绍信的工作人员，应严格执行介绍信使用签批手续。

（2）使用介绍信者的身份与事由要严格审核，用信人的姓名、身份、人数和事由要写清楚，防止冒用和伪诈。

（3）填写介绍信时，单位名称要用全称或规范化的简称，签署、用印和时间都要一一写明。

（4）介绍信要有编号和骑缝章，存根和发出的信要一致。

（5）严禁发出空白介绍信或在空白介绍信上盖章，更不能委托他人代为填写和盖章，也不能让领用人自己填写和盖章。

（6）介绍信存根应妥善保管，按保密要求归档。

（7）对已经开出但没有使用的介绍信，应立即退还，未及时退还的，工作人员应该主动收回。收回后，将它贴在原存根处，并写明情况，以免丢失。

（8）若发现介绍信丢失，领用人应立即向本单位反映，并及时采取相应措施。

二、值班工作

值班工作是指单位为保证组织正常运转而指定专人职守工作岗位，处理单位工作事项的一种工作方式，是办公室的日常工作之一。

（一）值班工作的形式

值班工作的组织形式根据工作需要大体上有以下三种形式。

1.专职值班

专职值班设有专门的值班机构，多称值班室或总值班室，配备专职值班人员，负责本单位全天24小时的值班工作。一般党政机关和大中型企业通常采取这种值班形式。

2.兼职值班

兼职值班也叫轮流值班，主要负责单位在每日下班后和节假日期间的值班，目的是维持单位正常运转，保证各项工作不至于中断或延误。这种值班一般由单位秘书和其他行政人员轮流担任，值班地点通常就在自己的办公室内。大多数基层机关和中小企事业单位多采取这种值班形式。

3.专兼职相结合的值班

专兼相结合的值班形式是将专职和兼职两种值班形式综合起来，即白天有专人值班，晚上由一般工作人员轮流值班；平时由专人值班，节假日由一般工作人员轮流值班。

（二）值班工作的内容

值班工作内容很繁杂，大体来说可以归纳为以下几种。

1.完成领导交办的事项

值班工作很大一部分内容是承办领导交办的各种临时性的紧急事务。如：通知有关人员参加会议，查问有关部门和人员对某一事项的办理情况，受委托做好接待工作，根据领导指示了解下级部门的情况，向有关单位或人员转告领导的指示等。领导交办的事务很多，范围也很广，需要根据具体情况灵活办理。

2.保证信息联络的畅通

保证信息联络的畅通是值班工作的一项基本任务，包括上情下达和下情上达两部分。

上情下达就是指把上级的指示和通知及时传达给本单位领导，或把本单位的有关事项及时通知下级单位或部门。

下情上达就是指把本单位的事项及时汇报给上级单位，或将下属单位的事项及时汇报给本单位领导，保证重要的工作事项不被耽误。

3.妥善处理来函、来电

在下班后或节假日，单位的各种邮件和电话业务一般是由值班人员来负责处理。对于急电、急件，值班人员应及时通知具体承办单位、部门或报告分管领导；对电话请示和文电内容，值班人员一般只负责传达而不能随意表态，以免造成机关和领导工作被动。若领导有批示或指示，再按领导的要求及时办理。

4.负责各种接待工作

对来访人员，值班人员应热情接待，酌情处理：能直接答复处理的，按照有关政策规定直接妥善处理；需由有关职能部门处理的，则转请相关职能部门接待处理；问题重大的，应请示领导后再做决定；需由领导直接处理的，经领导同意后要做好会见的具体安排。如是外地来访者，要在规定范围内，妥善为其安排好食宿等。

5.处理紧急突发事件

值班期间如遇重大生产或交通事故、火灾、暴雨、地震等突发紧急事件，值班人员要处变不惊，临危不乱，能够沉着、冷静地加以处理。一面组织人力进行抢救，一面立即向领导报告。

6.做好安全保卫工作

值班人员在值班期间，除做好上述工作外，还要协助有关人员做好安全保卫工作，防止单位重要物品的丢失、被盗、破坏等问题的发生。

7.掌握领导的外出活动情况

领导外出时应由秘书告知值班室，以便随时取得联系。值班人员要详细记录领导外出的情况，尤其是领导出差在外，要及时与领导联系，了解领导外出所在地的住址和电话号码，以便遇到急事能随时找到领导，保证工作的正常开展。

（三）值班工作的要求

一般来说，值班人员要遵守以下几条值班工作要求。

1.坚守值班岗位，不擅离职守

值班人员在值班时间内，必须坚守工作岗位，要做到人不离岗、人不离机（电话机），始终保持通信联络畅通。值班室要接纳来自方方面面的函电信息，随时都可能有突发性的事件报到值班室，有许多紧急事件无规律可循，因此，必须有人接收、传送和处理，以便随时准备应付复杂情况和处理突发性事件。值班人员有事要提前请假，如无接班人员，值班人员不得离开岗位。

2.认真处理事务

值班室工作庞杂、琐碎、无规律可循，处理起来有时比较麻烦，如果出现差错或处理不当，轻则耽误工作，重则造成严重后果。因此，值班人员必须要认真负责地处理好每一件事情，不得有丝毫的大意和马虎，如认真处理邮件、仔细转接电话等。

3.做好值班记录

值班记录包括值班期间的电话记录、接待记录和值班日志三种。这三种记录都可以采取表格的形式。

（1）电话记录，要写明来电时间、来电单位、来电人姓名、对方的电话号码和来电内容等，必要时还可以使用录音电话进行录音。

（2）接待记录，要详细登记外来人员的姓名、身份、证件和联系事由等，以备查考。

（3）值班日志，是对值班期间的工作内容进行的记录，主要包括对外来的信函、邮件、电话、来访以及突发事件的处理情况，以便接班人员能保持工作的连续性。

4.热情接待来访，发挥疏导作用

值班期间常见的工作是接待各种来访，对较大的单位来说，每天来访的人员较多，值班室对各种来人要根据不同情况作出恰当的处理。对前来洽谈工作的来访者，要仔细查验身份证件，问清意图后，协助并指引其办理有关事务；对于一般咨询问题者，只要不涉及单位机密，值班人员应尽可能地给予帮助。

5.增强保密意识，加强安全保卫

值班工作的内容之一就是做好单位的安全保卫工作，因此，值班人员一定要处理好热情接待来人和严格门卫制度的关系。既要热情接待，又要严格执行制度，严防坏人混入作案。如遇到紧急情况和可疑人员，应及时向领导、公安和保卫部门报告。值班人员要有保密观念，不能把亲戚或朋友带到值班室留宿，不能泄露机关秘密，不得擅自拆阅机密文件和他人信函。

6.严格执行交接班制度

一般单位的值班工作是有时间规定的，所谓交班是指上一班值班人员在规定的值班时间结束时，要将自己值班期间未完成的工作交代给下一班的值班者；所谓接班是指下一班的值班者在自己上岗前，要详细询问上一班的值班者有哪些工作还需要继续做完。每一个值班人员都要严格履行交接班制度，交班时要向下一班交代清楚，接班时要向上一班询问清楚。这样，才能保证值班工作的连续性。

案例分析与点评

本节“案例导入”中小潘的错误是多方面的。

（1）在值班期间，不能将无关人员带到值班室，小潘带孩子值班本身就是错误的。

（2）在值班期间，应认真查看上一班的值班记录，看有无需要自己这一班承办的工作，而不能无所事事。

（3）有人来开具介绍信，即使是熟人，也要验看是否有领导同意的签字，不能让对方自己填写介绍信的内容，更不能让持信人自己盖章。公章和介绍信的管理应按照相关的保密规定执行，不能开具空白介绍信，也不能将公章随意放置，以免丢失或被不法分子利用。

（4）值班期间不能擅离职守，如确实需要离开，一定要向上级请假，待有人来替班时才可以离开。否则，无人值守时发生紧急突发事件，将会直接影响事件的处理，严重时甚至会造成人员伤亡或财产损失，给社会带来不稳定因素。