打印文件时怎么选择打印机

案例导入

当人们在处理一些重要文件时，有时需要将文档直接打印到纸张上进行版面校准，但如果使用的是喷墨打印机，并且文档中含有大量的图片，那么打印样稿就要耗费大量的墨水，如果是彩打就更不得了，从而会造成不必要的浪费与开支。那么如何实现在打印文档的时候不打印出图片，但仍然保留图片的位置，在节约打印开支的前提下，保证页面排版的完整性？

一、打印机的种类

打印机按其工作方式可分为击打式和非击打式两大系列，按有无色彩可分为单色和彩色两种。目前常用的打印机有针式打印机、喷墨式打印机和激光打印机三种。喷墨打印机和激光打印机又称为喷墨式印字机和激光式印字机，这是因为它们属于非击打式打印机的缘故。

（一）针式打印机

针式打印机顾名思义是通过打印针来进行工作的，当接到打印命令时，打印针向外撞击色带，将色带的墨迹打印到纸上。针式打印机按针数可分为9针和24针两种。打印速度一般为50～200个汉字/秒，该类打印机按宽度可分为窄行（80列）和宽行（132列）两种，目前在我国使用最广泛的是带汉字字库的24针打印机。

针式打印机的优点是结构简单，耗材省，维护费用低，可打印多层介质（如银行等需打印多联单据）；缺点是噪声大，分辨率低，体积较大，打印速度慢，打印针易折断。

（二）喷墨打印机

喷墨打印机按喷墨形式可分为液态喷墨打印机和固态喷墨打印机两种。

1.液态喷墨打印机

液态喷墨打印机是让墨水通过细喷嘴，在强电场作用下，以高速墨水束喷出，在纸上形成文字和图像。从技术上看可以分为：

（1）佳能公司专利的气泡式，其工作原理是利用加热产生的气泡，使墨水通过喷嘴喷到打印纸上。

（2）爱普生公司专利的多层压电式技术，对喷出的墨水进行严密完整的控制，使墨粒微小而均匀，改善了因墨点不均匀而导致的喷墨打印不清晰的问题。

（3）惠普公司的热感式技术，采用这种技术是将墨水与打印头设计为一体，受热后将墨水喷出。

人们平常所说的喷墨打印机均为液态喷墨打印机。

2.固态喷墨打印机

固态喷墨是泰克公司1991年推出的专利技术。它所使用的相变墨在室温下是固态，打印时墨被加热液化，之后喷射到纸上并渗透其中，附着性相当好，色彩也极为鲜亮，打印效果有时甚至超过热蜡式打印机。

喷墨打印机的优点是噪声低，打印质量比针式好，彩色效果好，速度快；缺点是不能打印多层介质，打印成本较高。

（三）激光打印机

激光打印机是利用电子成像技术进行打印的。当调制激光束在硒鼓上沿轴向进行扫描时，按点阵组字的原理，使鼓面感光，构成负电荷阴影，当鼓面经过带正电的墨粉时，感光部分就吸附上墨粉，然后将墨粉转印到纸上，纸上的墨粉经加热熔化形成永久性的字符和图形。

激光打印机的优点是印字质量高，分辨率高，噪声低，速度快，色彩艳丽，缓冲区大时占用主机的时间将相对减少；缺点是价格高，打印成本较高，不能打印多层介质，体积较大。

（四）其他类型打印机

除以上三种打印机之外，还有热蜡式、热升华式和染料扩散式打印机。

1.热蜡式打印机

热蜡式打印机也叫做热转印式打印机，它是利用打印头上的发热元器件加热浸透彩色蜡的色带，使色带上的固态油墨转印到打印介质上。

2.热升华式打印机

热升华式打印机是利用加热，将染料熔化后转印到纸张上，染料直接从固态升华到气态，打印效果最好。

3.染料扩散式打印机

染料扩散式打印机是把油墨加热成液态后，生成均匀色素扩散到纸上。

这三种打印机的输出质量都非常好，但成本高、速度慢。主要用于出版、制作精美画册、广告和美工等有高档彩色输出的场合。

二、打印机的安装

（一）连接打印机

新购买的打印机一般都附带有两根线：一根是电源线；另一根是数据线。把电源线插入插座中接通电源，再把打印机数据线两头分别插入打印机通信端口和计算机上的LPT接口中。

（二）安装打印机驱动程序

（1）选择【开始】|【设置】|【控制面板】命令，将打开【控制面板】窗口。在其中双击【打印机和传真】图标，然后在打开的窗口中双击【添加打印机】图标，将弹出【添加打印机向导】对话框，如图10-1所示。

图10-1　添加打印机向导

（2）单击【下一步】，在弹出的对话框中，如果打印机直接连在本计算机上，则选择“连接到这台计算机的本地打印机”；如果打印机连在网络的其他计算机上，则选择“网络打印机，或连接到另一台计算机的打印机”，如图10-2所示。

图10-2　设置本地打印机

（3）单击【下一步】，在弹出的对话框中，可以在其中选择使用的端口，建议接受计算机的默认设置。然后单击【下一步】，弹出如图10-3所示的对话框，可以从中选择打印机的厂商和型号。如果打印机自带安装盘，可以选择“从磁盘安装”。

（4）单击【下一步】，在弹出的对话框中，输入打印机名，以便以后共享该打印机，如图10-4所示。并且可以选择是否将该打印机设置为默认打印机。

（5）设置相应的选项后，单击【下一步】，将弹出【打印测试页】对话框，选择【是】，进行打印测试。

图10-3　选择制造厂商和打印机类型

图10-4　设置打印机名字

（6）此时将弹出【完成】对话框，在此对话框中，显示所有关于此打印机设置的信息。单击【完成】，计算机自动进行打印机驱动程序的安装。

三、打印机的设置

（一）设置打印机属性

安装打印机时，系统会按照默认状态进行设置，用户也可以改变打印机的属性，其具体操作方式如下。

（1）单击【开始】菜单中的【打印机和传真】命令，打开【打印机和传真】窗口。

（2）右击【打印机】图标，显示快捷菜单，在快捷菜单中选择【属性】命令，屏幕显示如图10-5所示的对话框。

（3）在该对话框中可以进行以下设置。

①常规：设置打印机的备注和打印测试标准页等。

图10-5　打印机属性设置

②共享：设置当前打印机是否共享。

③端口：添加和删除打印机的端口、安装新的打印机驱动程序和设置后台打印机等。

④高级：设置可使用此打印机的时间、优先级，更改驱动程序、打印质量、页数，打印处理以及打印管理等。

⑤设备设置：可以设置纸张输入盒的纸张类型、手动送纸纸张类型、替换的字体和打印机内存等。

（4）设置完毕后，单击【应用】，然后单击【确定】。

（二）设置默认打印机

单击【开始】菜单中的【打印机和传真】命令，打开【打印机和传真】窗口，在该窗口中可能有多台打印机图标，选择需要设置为默认打印机的打印机图标，单击右键，在出现的快捷菜单中选择【设为默认打印机】命令，此时一个复选标记出现在默认打印机文件夹的旁边。

四、打印文档的操作

在使用打印机进行文档打印时，可以对打印队列中等待打印的文档执行某些操作，如暂停、继续或者取消打印等，还能查看待打印文档或更改打印文档的优先级等。

（一）查看待打印的文档

在打印文档时，可以在打印队列中查看待打印的文档，操作步骤如下。

（1）在执行打印操作时，WindowsXP窗口状态栏右下角会出现一个打印机图标，双击该图标，将弹出如图10-6所示的对话框。

图10-6　显示待打印文档列表框的打印机队列窗口

（2）从列表框的【状态】栏中可以看出正在执行打印的文档和等待打印的文档。

（二）更改待打印文档的优先级

在打印多个文档时，如果想更改打印顺序，对重要文档提前执行打印，就可以通过提高其打印优先级来提前打印。更改打印文档优先级的操作如下。

（1）双击WindowsXP窗口状态栏右下角的打印机图标，打开打印机队列窗口（图10-6）。

（2）在待打印文档列表框中，右键单击要移动的文档，从弹出的快捷菜单中选择【属性】命令，弹出如图10-7所示的对话框，默认显示【常规】标签页。

图10-7　待打印的文档属性对话框

（3）在该选项卡的“优先级”选项组中，拖动其中的滑块，即可更改待打印文档的优先级。只要其优先级设置得比前面待打印文档的优先级高，就可以在打印完正在打印的文档后，立即打印该文档。

（4）单击【确定】，保留设置。

（三）取消文档打印

在将文档发送给打印机执行打印时，如果想取消某个文档的打印操作，可按如下步骤进行。

（1）双击WindowsXP窗口状态栏右下角的打印机图标，打开打印机队列窗口（图10-6）。

（2）右键单击要取消打印的文档，从弹出的快捷菜单中选择【取消】命令，如图10-8所示，即可取消该文档的打印。

图10-8　取消文档打印

（3）执行取消操作后，该文档就从打印队列中消失了。

（四）暂停和继续打印文档

由于种种原因，可能需要暂停打印某些正在等待打印的文档，可按如下步骤操作。

（1）双击WindowsXP窗口状态栏右下角的打印机图标，打开打印机队列窗口（图10-6）。

（2）右键单击要暂停打印的文档，从弹出的快捷菜单中选择【暂停】命令，即可暂停该文档的打印，同时还会在【状态】栏中显示“已暂停”字样。

对暂停打印的文档，如果要继续打印，右键单击该文档，从弹出的快捷菜单中选择【继续】命令即可。不过有优先级更高的文档在等待打印，则优先打印这些文档。

（五）重新开始打印文档

如果在文档打印过程中，由于种种原因需要从开始处重新进行打印，可按如下步骤操作：

（1）双击WindowsXP窗口上具栏右下角的打印机图标，打开打印机队列窗口（图10-6）。

（2）右键单击要重新开始打印的文档，从弹出的快捷菜单中选择【重新启动】命令，即可从开始处重新打印该文档。

五、打印机的常见故障排除

打印机最常见的故障是不打印，具体表现为：在软件中选择【打印】命令时，打印机不响应，产生这一问题的原因及解决方法是：

（1）电源线未接到打印机上或没有电源。检查电源线连接和电源。

（2）打印机和计算机之间的数据线连接不正确。断开并重新连接打印机和计算机之间的数据线。

（3）打印机可能处于手动送纸方式。按一下面板即可。

（4）打印机可能被暂停。在状态窗口中，取消【打印机】菜单下的“暂停打印”选项前的对钩。

（5）打印机软件未配置正确的打印机端口。检查软件中打印机选择菜单，确保它在访问正确的打印机端口。若计算机有多个并行端口，要确保并行电线连在正确的端口上。

（6）默认打印机型号不对。有时同一台计算机中安装了几种打印机的驱动程序，要保障当前使用的打印机与计算机中默认打印机是同一型号的，否则不能打印。

相关链接

打印机的性能指标

1.打印分辨率

打印分辨率是判断打印机输出效果好坏的一个很直接的依据，也是衡量打印机输出质量的重要参考标准。打印机分辨率其实就是指打印机在指定打印区域中可以打出的点数。打印分辨率一般包括纵向和横向两个方向，它的具体数值大小决定了打印效果的好坏。

2.打印速度

打印速度表示打印机每分钟可输出多少页面，通常用ppm和ipm这两种单位来衡量。ppm通常用来衡量非打击式打印机的输出速度，可以分为两种类型：一是打印机可以达到的最高打印速度；二是打印机在持续工作时的平均输出速度。ipm用来衡量打印机打印图像的平均速度。

3.打印成本

打印机不是一次性办公设备，因此打印成本是必须关注的指标之一。打印成本主要考虑打印所用的纸张价格和墨盒或墨水的价格，以及打印机自身的购买价格等。当然，也不能片面追求打印成本的低廉，从而使用一些伪劣的打印耗材，这样做表面上是节省了打印费用，实际上，会给打印机的寿命带来潜在的危险。

4.打印幅面

不同用途的打印机所能处理的打印幅面是不相同的，在正常情况下，打印机可以处理的打印幅面包括A4幅面以及A3幅面两种；对于规模较小的办公用户来说，使用A4幅面的打印机是绰绰有余的；对于使用频繁或者需要处理大幅面的办公用户来说，可以考虑选择使用A3幅面的打印机甚至更大。

5.打印可操作性

打印可操作性指标对于用户来说非常重要，因为在打印过程中，经常会涉及如何更换打印耗材、如何让打印机按照指定要求进行工作，以及打印机在出现各种故障时如何处理等问题。面对这些可能出现的问题，就必须考虑到打印机的可操作性是不是很强。因此，设置方便、更换耗材步骤简单、遇到问题容易排除的打印机应该成为首选。

6.纸匣容量

纸匣容量表示打印机输出纸盒的容量与输入纸盒的容量，换句话说就是打印机到底支持多少输入、输出纸匣，每个纸匣可以容纳多少打印纸张。它是打印机纸张处理能力大小的一个评价标准，同时还可以间接说明打印机的自动化程度的高低。

案例分析与点评

本节“案例导入”中提到的问题其实Word办公软件已经为我们解决了。Word有一个“草稿输出”功能，可以在打印文档的时候不打印出图片，但仍然保留图片的位置，在节约打印开支的前提下，保证页面排版的完整性。这只是一个简单的操作，却能够节约打印的成本。具体步骤：在Word窗口中执行【工具】-【选项】命令，弹出选项对话框。然后选择【打印】选项卡，在【打印选项】下面将“草稿输出”进行√，同时，在“打印文档的附加信息”这一栏，将“图形对象”前面的√去掉。然后，直接点击【打印】，即可在不打印图片的前提下完整地将页面作为草稿输出到纸张上。