传真机的使用

案例导入

大洋电器公司小李在上班期间接到公司的一个大客户电话，对方需要了解一下本公司的A类产品性能情况。小李打算通过传真的方式，把资料传给对方，请问她将如何使用传真机？

一、传真机的传送方式

传真机具有复印、发送传真和接收传真三项基本功能。这三项功能都离不开扫描与记录。

（一）传真机的扫描方式

传真机按扫描方式可分为电荷耦合扫描（CCD扫描）和接触式图像扫描（CIS扫描）两种方式。

1.CCD扫描方式

CCD是使用一种专用器件实现图像转换的扫描方式，采用CCD扫描方式的中间色调（灰度级）一般为16～64级。

2.CIS扫描方式

CIS是将感光器件和光学系统集成一起的扫描方式，采用CIS扫描方式的中间色调一般为8～32级。

对具有图像的稿件进行复印和发送时，CCD扫描方式优于CIS扫描方式，得到的图像更加清晰，层次更加丰富。

（二）传真机的记录方式

传真机按记录方式可分为热敏纸记录方式和普通纸记录方式两种。

1.热敏纸记录方式

热敏纸记录方式是以热敏纸作为载体，依靠热敏头发热，使热敏纸变色而记录传真内容。目前传真机大多采用热敏纸记录方式。采用热敏纸记录方式的优点是费用便宜，缺点是文件保存时间不长。

2.普通纸记录方式

普通纸记录方式可分为激光静电复印方式、喷墨记录方式和热传导方式。

（1）激光静电复印方式，是靠激光束照射硒鼓将墨粉附着在复印纸上。

（2）喷墨记录方式，使用液体墨水通过喷墨头记录在复印纸上。

（3）热传导方式，是通过热敏头加热色带将内容印在复印纸上。

采用普通纸记录方式的成本稍高，但文件可长期保存。目前采用普通纸记录的传真机普遍采用激光静电复印方式。普通纸记录方式是传真机未来的发展趋势。

二、发送传真的准备工作

不同类型传真机的操作方法略有差别，因而在使用时应按其说明书进行。

（一）调整传真机的工作状态

在传真通信前，要根据发文要求和传输信道质量对传真机工作状态进行调整。

（二）装入记录纸

目前，有的传真机使用热感纸，有的传真机使用普通的复印纸。

使用热感纸的传真机要注意记录纸的幅宽必须符合规格要求，纸卷两端不要卡得太紧；注意记录纸的正反，纸的正面应对着感热记录头；记录纸的纸头应按说明书上的规定装到指定的位置。

使用普通纸的传真机要注意检查墨盒，防止因墨用光而打印不出来的现象。

（三）检查原稿

要保证原稿的质量，选择原稿文件时最好使用打印机打印的或用黑墨水写的原稿，并且使用白色或浅色的纸作为介质。过大、过小、过薄、过厚的原稿都不能使用。另外，发送传真前一定要取下原稿上的大头针、回形针或其他硬物。

（四）放置文件

将待发送的文稿按传真机的所示方向，放入传真机的进纸槽，并按尺寸调整导纸器，使之紧挨文件边缘。注意：一次放置的文件页数不能超过规定页数，文件顶端要推进到能够启动自动输纸的地方。

三、传真机的操作

（一）发送文件

1.手动拨号发送文件

（1）装入文件。把将要发送的文件放入文件进稿器上，选择好清晰度和对比度。

（2）呼叫对方。拨对方的电话号码，若占线可重拨，直至拨通。

（3）等待对方“准备好”的回音。此时可能出现两种情况：

①对方传真机处于自动接收状态，用户会听到“准备好接收”的“哔”音信号（CED信号）。

②对方传真机处于手动接收状态，请对方按下“启动（START）”键，你将听到类似“哔”音的信号。

（4）启动发送操作。当听到对方传来的“哔”音信号，立即按下“启动”键，挂下话筒，文稿会自动地进入传真机并被发送给对方。此时，如果传输成功，将会显示“成功发送”；倘若传输失败，则会有出错信息显示。

2.用缩位拨号或单触键拨号发送文件

如果传真机具备快速拨号功能，且用户所需的电话号码已存入传真机，这时，将文稿放进文稿进纸器中，且选择好分辨率和对比度，按下相应的缩位拨号键或单触键，传真机将开始自动拨号，拨通以后的操作方法同上面的手动发送。

（二）接收文件

1.自动接收

（1）自动接收时，传真机必须是处于自动接收状态，可用键选择或者通过编程设置；通常会有自动接收指示灯指示或在显示屏上显示现时为自动接收状态。

（2）对方发送的传真到来时，电话铃在响若干声后（可按要求设置）即转入自动接收，接收对方传来的传输文稿。

（3）接收完毕，若成功，则会有通信成功的信息显示；不成功，则会有出错信息显示或告警。

2.手动接收

在传真机处于手动接收的状态下，电话铃声响声后，即可进行接收操作，具体可分两种情况。

（1）对方是手动发送，回答呼叫，按照对方要求，按下“启动”键，挂下话筒，便可接收对方来的传真文件。

（2）对方是自动发送，在拿起话筒时，会听到类似“哔”音的CNG信号，这表明对方是自动发送传真状态，这时按下“启动”键便能接收文件。

通信双方在启动传真通信后，不要挂机，这样在传真结束后，可再进行通话。有时，传真机亦可能会出现“噗，噗……”的声音，这时只要按下“通话请求”或“停止”键，便可消除这个声音而进行正常的通话。

（三）复印

传真机具有简化的复印功能，其操作步骤如下。

（1）将要复印的稿件按规定放置于传真机进纸口处。

（2）按下传真机上的“复印”键，即可开始复印。

注意：应尽量避免用传真机的复印功能来复印资料，对于热敏记录方式的传真机更是如此。因为热敏纸记录方式的传真机完成复印功能的主要部件是热敏间，它是传真机最重要的部件之一，靠自身发热工作，应尽量减少其工作时间，以延长传真机的使用寿命。此外，热敏纸记录的文件不宜长期保存，这是因为传真纸上的化学染料不稳定，时间长了或受阳光照射后，传真纸上的字会逐渐褪色。因此，对于重要的、需要长期保存的文件，最好采用静电复印机进行复印。

四、传真机的常见问题及日常维护

（一）传真机的常见问题及处理

1.传真机打印时，纸张全白

使用的传真机为热感式传真机，则可能是记录纸正反面安装错误，将记录纸反面放置再重新试一试。热感式传真机所使用的传真纸只有一面涂有化学药剂，如果安装错了，在接收传真时就不会印出任何文字或图片。

使用的传真机为喷墨式传真机，则有可能是喷嘴头堵住，清洁喷墨头或更换墨盒即可。

2.纸张无法正常馈出

检查进纸器部分是否有异物阻塞，原稿位置扫描传感器是否失效，进纸滚轴间隙是否过大等。检查发送电机是否转动，如不转动则需检查与电机有关的电路及电机本身是否损坏。

3.电话正常使用却无法收发传真

如果电话与传真机共享一条电话线，检查电话线是否连接错误。将电信局电话线插入传真机标示“LINE”插孔，将电话分机插入传真机标示“TEL”插孔。

4.机器卡纸

卡纸是传真机经常出现的故障，特别是使用新的纸张或用过的纸张都较容易产生卡纸故障。如果发生卡纸，在取纸时要注意，只可扳动传真机说明书上允许动的部件，不要盲目拉扯上盖。而且尽可能一次将整纸取出，不要把破碎的纸片留在传真机内。

5.传真、打印时纸张出现黑线或白线

接收到的文件或复印时打印的文件出现一条或数条黑线。如果是CCD传真机，可能是反射镜头脏了；如果是CIS传真机，可能是透光玻璃脏了。根据传真机使用手册上的说明，用棉球或软布蘸酒精擦清洁即可。如果清洁完毕后仍无法解决问题，需将传真机送修检查。

接收到的文件或复印时打印的文件出现白线，通常是由于热敏头（TPH）断丝或沾有污物所致。如果是断丝，则应更换相同型号的热敏头。如果是有污物，可用棉球清除。

6.传真机功能键无效

传真机出现功能键无效的现象，应先检查按键是否有被锁定，然后检查电源，并重新开机让传真机再一次进行复位检测，以清除某些死循环程序。如果还不能解决问题，需送修检查。

7.接收到的传真字体变小

一般传真机会有压缩功能，将字体缩小以节省纸张，但会与原稿不同或版面不同，可参考手册将“省纸功能”关闭或恢复出厂默认值即可。

8.接通电源后响起报警声

出现报警声通常是主电路板检测到整机有异常情况，可按下列步骤处理：检查纸仓里是否有记录纸且记录纸是否放置到位，纸仓盖、前盖等是否打开或合上时不到位，各个传感器是否完好，主控电路板是否有短路等异常情况。

9.更换耗材后传真或打印效果差

如果是更换感光体或铁粉后，传真或打印效果没有原先的好。检查磁棒两旁的磁棒滑轮是不是在使用张数超过15万张还没更换过，而使磁刷摩擦感光体，从而导致传真或打印效果及寿命减弱。建议每次更换铁粉及感光体时，要一起更换磁棒滑轮，以确保延长感光体寿命。

如果是更换上热或下热后，寿命没有原先长，可检查是否因为分离爪、硅油棒及轴承老化，而致使上热或下热寿命缩短。

（二）传真机的日常维护

（1）不频繁地开关传真机。否则会加速传真机内部电子元件的老化，导致缩短传真机的使用寿命。

（2）使用标准的传真纸。如果传真机的光洁度不够，会造成热敏头和输纸辊的磨损。

（3）不在高温、强磁或强腐蚀气体环境中使用传真机，否则会影响传真机记录的印字质量，或对电子线路造成损坏、干扰通话等现象。

（4）不传真带有装订针、大头针之类的文件以及墨迹或胶水未干的稿件，否则，硬物质会引起传真机发生故障；稿件上的墨迹或胶水易弄脏扫描玻璃，导致传真的效果下降。

（5）不在打雷下雨时使用传真机，否则，雷电容易通过电话线损坏传真机。因此在打雷下雨时要关掉传真机的电源，将电话线插头拔掉。

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传真机的主要技术指标

1.分辨率

分辨率又称扫描密度，可分为垂直分辨率和水平分辨率。垂直分辨率是指垂直方向每毫米的像素点数。传真机国际标准的水平扫描密度为8像素/毫米。垂直方向的扫描密度则可分为标准：3.85线/毫米；精细：7.7线/毫米；超精细：13.4线/毫米。一般中高档传真机均具有超精细功能。无超精细功能的传真机在复印或发送时，对细小文字、复杂图像的处理可能会丢掉某些细节，造成副本的可读性不强。

2.有效记录幅面

有效记录幅面可分为A4（210毫米）和B4（252毫米）。有效记录幅面为A4的，其有效扫描宽度为216毫米；有效记录幅面为B4的，其有效扫描宽度为256毫米。A4幅面每行为1728像素，B4幅面每行为2048像素。B4幅面的传真机较适合于办公室使用，可用于B4幅面文件的复印与收、发传真。

3.发送时间

发送时间指传真机发送l页国际标准样张所需要的时间，发送时间一般在6～45s。发送时间的长短取决于传真机所采用的调制解调器速度、电路形式及软件编程，中低档传真机的调制解调器速度最高为9600bit/s，可自动调节为7200/4800/2400bit/s；高档传真机的调制解调器最高速度为14400bit/s，发送时间最快可达6s。发送时间在9s以下的均为高档传真机。

4.中间色调

中间色调又称灰度级，是反映图像亮度层次、黑白对比变化的技术指标。传真机具有的中间色调级数越多，其所记录与传输得到副本的图像层次就越丰富、越逼真。采用CCD作为扫描器的传真机，其中间色调可达64级；而采用CIS作为扫描器的传真机，其中间色调最多可达32级，一般均在16级以下。因此，对于经常需要对图像信息进行传真和复印的使用者来说，采用CCD扫描方式的传真机当为首选，并且应选择具有64级中间色调的传真机。

案例分析与点评

本节“案例导入”中的小李打算用传真的方式将资料传给对方，他要做的是：首先把相关资料放入传真机的进稿器上，然后拨对方的电话号码。若占线，可重拨，直至拨通。等待对方“准备好”的回音，当听到对方电话传来“哔”音信号时，立即按下“启动”键，挂下话筒。此时资料会自动地进入传真机并被发送给对方。