公开信是机关、单位、团体或者有关领导，在开展重大活动工作，或者重要节日，或者发生重大事件、遭遇突发事件与突出情况时，向有关方面、有关群体人员提出希望要求，或者表示慰问、致意和祝贺，或者澄清事实真相引导舆论、安抚群众的一种专用书信。它的基本格式如下。
标题 有三种形式：一是居中写“公开信”；二是写明发信单位和主送对象，如《中共××市委、××市人民政府致全市市民的公开信》、《致全省农民兄弟的一封信》；三是写明事由及文种，如《共青团中央关于提倡婚事新办给全国共青团员、青年朋友们的一封信》。
主送对象 顶格书写收信单位或有关人员。
正文 针对不同写作目的和内容，正文有不同的写法。
——若是动员有关方面和有关群众支持重大活动工作开展的公开信，其正文要写明：该项活动或者工作的背景、内容、重要性和意义，与受文对象（受众）切身利益的关系，希望受众怎样支持、参与相关活动工作，最后表明对受众的感谢之情。
——若是对有关方面有关人员表示节日祝贺、慰问的公开信，其正文就类似祝贺信的写法。要表明祝贺之意，极其简要地概括说明节日意义和背景，由此生发祝贺原因，热烈表示祝贺之意；要借机充分肯定对方取得的成绩，或者赞扬对方的努力和贡献；最后表明祝愿和希望，这也是更深一层地阐明致贺原因和祝贺之意。
——若是针对重大事件、突发事件、重要情况发生，向有关方面、有关群体说明事实真相以引导舆论、安抚群众的公开信，其正文要写明以下内容。一要实事求是、认真负责地向受众说明事件、情况真相、原因、后果，以正视听；二要据实廓清事件事情责任，当事机关单位和有关领导负责任地承担应该承担的责任，以释民怨；三是要对受有关事件造成不良影响和危害的有关人员表示慰问和关心，表明及时帮助他们解决困难和问题的意愿和方法；四是提出解决有关问题的举措和意见；五是对受众支持配合解决有关问题提出希望要求；六是要对受损人员真诚表示慰问关切。
若有其他方面内容的公开信，正文则要因事因时因人制宜而有所不同。
落款 写明发信单位（或人员职务姓名）和日期。
例如：
致全省农民兄弟的一封信
亲爱的农民兄弟：
值新年来临之际，恭祝全省农民兄弟阖家欢乐！
中国是一个农业大国，农业是国民经济的基础，党中央、国务院高度重视农村工作，各级人民政府把解决好农村、农业和农民问题作为了各项工作的重中之重。近年来，我国农村面貌发生了巨大变化，特别是国家出台的退耕还林、粮食直补、取消农业税等一系列惠农政策以后，有力地促进了农村经济的全面发展，农民负担大大减轻，农民收入不断增加，生活水平显著提高。为了进一步了解农村、农业和农民的发展变化情况，全面贯彻落实科学发展观，建设好社会主义新农村，国务院决定开展第二次全国农业普查。
这次农业普查的时间安排为2006年11、12月进行摸底调查，2007年1月至3月各级普查办公室精心选调和培训的60多万名农业普查工作员、指导员和普查员将佩戴统一制发的证件到您的家里、您的单位，进行上门调查登记。根据《中华人民共和国统计法》和《全国农业普查条例》的规定，公民有如实向国家申报调查项目的义务。任何拒报、瞒报、虚报行为都是违法行为，各级政府农业普查机构将进行严肃查处。同时，对你们申报的有关数据，我们将按照《中华人民共和国统计法》和《全国农业普查条例》的有关规定，严格履行保密义务，不向任何单位和个人提供。
你们的积极支持与密切配合，是我们高质量完成农业普查工作的根本保证。同时，“今天你们为国家提供准确的情况，明天国家将为你们过上更加幸福的生活制定更好的政策”。
在此对于你们的大力支持和密切配合表示诚挚的感谢！
四川省人民政府省长 张中伟
二○○六年十二月九日
写公开信应注意以下几点。
第一，内容要集中，观点要鲜明。要针对不同情况或者热情表态，或者介绍真相说明情况，或者恰当评价、中肯分析，或者提出希望要求，或者有理有节地规劝勉励，无论怎么写，都要做到叙事真实可靠，说理深入浅出，要求合情合理，表态务实有用，言情真挚诚恳。
第二，要得体，注意求真、求尊、求近接受心理，力求以事明人、以法导人、以理服人、以情感人。若是对受众提出要求希望，要换位思考设身处地为对方着想，以便增强要求希望的承办效益，使有关工作落到实处。
第三，语言要简明、朴质、亲切、和谐，要让群众看得懂，愿意看，记得住，能管用。不要居高临下地颐指气使。
第四，若是针对突发事件对有关方面有关群体人员阐明真相的公开信，要注意首因效应，在第一时间尽快发出，以正视听、引导舆论、安抚民心、稳定社会。
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