建账原则与方法

建账就是根据《中华人民共和国会计法》和国家统一会计制度的规定，以及企业具体行业要求和将来可能发生的会计业务情况，确定账簿种类、格式、内容及登记方法。

建账必须遵循以下基本原则：

（1）依法原则。

各单位必须按照《中华人民共和国会计法》和国家统一会计制度的规定设置会计账簿，包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿，不允许不建账、不允许在法定的会计账簿之外另外建账。

（2）全面系统原则。

设置的账簿要能全面、系统地反映企业的经济活动，为企业经营管理提供所需的会计核算资料，同时要符合各单位生产经营规模和经济业务的特点，使设置的账簿能够反映企业经济活动的全貌。

（3）组织控制原则。

设置的账簿要有利于账簿的组织、建账人员的分工，有利于加强岗位责任制和内部控制制度，有利于财产物资的管理，便于账实核对，以保证企业各项财产物资的安全完整和有效使用。

（4）科学合理原则。

建账应根据不同账簿的作用和特点，使账簿结构做到严密、科学，有关账簿之间要有统驭或平行制约的关系，以保证账簿资料的真实、正确和完整；账簿格式的设计及选择应力求简明、实用，以提高会计信息处理和利用的效率。

总账是根据一级会计科目（亦称总账科目）开设的账簿，用来分类登记企业的全部经济业务，提供资产、负债、所有者权益、费用、收入和利润等总括的核算资料。

总账的建账原则主要有以下几项：

（1）总账科目名称应与国家统一会计制度规定的会计科目名称一致。

总账具有分类汇总记录的特点，为确保账簿记录的正确性、完整性，提供会计要素的完整指标，企业应根据自身行业特点和经济业务的内容建立总账，其总账科目名称应与国家统一会计制度规定的会计科目名称一致。

（2）依据企业账务处理程序的需要选择总账格式。

根据财政部《会计基础工作规范》的规定，总账的格式主要有三栏式、多栏式（日记总账）、棋盘式和科目汇总表总账等。企业可依据本企业会计账务处理程序的需要自行选择总账的格式。

（3）总账的外表形式一般应采用订本式账簿。

为保护总账记录的安全完整，总账一般应采用订本式。实行会计电算化的单位，用计算机打印的总账必须连续编号，经审核无误后装订成册，并由记账人、会计机构负责人、会计主管人员签字或盖章，以防失散。但科目汇总表总账可以是活页式。

明细账通常根据总账科目所属的明细科目设置，用来分类登记某一类经济业务，提供有关的明细核算资料。明细账是形成有用的会计信息的基本程序和基本环节，借助于明细账既可以对经济业务信息或数据做进一步的加工整理，进而通过总账形成适合于会计报表提供的会计信息，又能为了解信息的形成提供具体情况和有关线索。

明细账的建账原则主要有：

（1）明细科目的名称应根据统一会计制度的规定和企业管理的需要设置。

会计制度对有些明细科目的名称做出了明确规定，有些只规定了设置的方法和原则，对于有明确规定的，企业在建账时应按照会计制度的规定设置明细科目的名称，对于没有明确规定的，建账时应按照会计制度规定的方法和原则，以及企业管理的需要设置明细科目。

（2）根据财产物资管理的需要选择明细账的格式。

明细账的格式主要有三栏式、数量金额式和多栏式，企业应根据财产物资管理的需要选择明细账的格式。

（3）明细账的外表形式一般采用活页式。

明细账采用活页式账簿，主要是使用方便，便于账页的重新排列和记账人员的分工，但是活页账的账页容易散失和被随意抽换。因此，使用时应顺序编号并装订成册，注意妥善保管。

日记账又称序时账，是按经济业务发生时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。根据财政部《会计基础工作规范》的规定，各单位应设置现金日记账和银行存款日记账，以便逐日核算和监督现金和银行存款的收入、付出和结存情况。

现金日记账和银行存款日记账的建账原则是：

（1）账页的格式一般采用三栏式。

现金日记账和银行存款日记账的账页一般采用三栏式，即借方、贷方和余额三栏，并在借贷两栏中设有“对方科目”栏。如果收付款凭证数量较多，为了简化记账手续，同时也为了通过现金日记账和银行存款日记账汇总登记总账，也可以采用多栏式账页。采用多栏式账页后如果会计科目较多，造成篇幅过大，还可以分设现金（银行存款）收入日记账和现金（银行存款）支出日记账。

（2）账簿的外表形式必须采用订本式。

现金和银行存款是企业流动性最强的资产，为保证账簿资料的安全、完整，财政部《会计基础工作规范》第五十七条规定：“现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿，不得用银行对账单或者其他方法代替日记账”。

备查账是一种辅助账簿，是对某些在日记账和分类账中未能记载的会计事项进行补充登记的账簿。

备查账建账的原则包括：

（1）备查账应根据统一会计制度的规定和企业管理的需要设置。

并不是每个企业都要设置备查账簿，而应根据管理的需要来确定，但是对于会计制度规定必须设置备查簿的科目如“应收票据”、“应付票据”等，必须按照会计制度的规定设置备查账簿。

（2）备查账的格式由企业自行确定。

备查账没有固定的格式，与其他账簿之间也不存在严密的勾稽关系，其格式可由企业根据内部管理的需要自行确定。

（3）备查账的外表形式一般采用活页式。

为使用方便备查账一般采用活页式账簿，与明细账一样，为保证账簿的安全、完整，使用时应顺序编号并装订成册，注意妥善保管，以防账页丢失。

（1）编制会计科目表。

会计科目表应包括本单位使用的全部分类账。新旧会计年度的会计科目表相比，包括这样几类科目：

①沿用上期的科目。对于上一年度使用的科目，如果进行分类核算的经济业务内容及核算要求没有发生变化，应沿用与上年的科目相同的科目。

②新设立的科目。对于以前年度没有设置会计科目核算、而新的会计年度需要单独核算的经济业务，要设置新的科目。

③撤销的科目。对于上一年度设置科目核算，新的会计年度不再发生的经济业务，其原使用科目可以撤销，新会计年度不再使用。

④合并的科目。对于上一会计年度通过两个及两个以上的科目核算，新会计年度按照会计信息使用要求可以不再细分核算的经济业务，应设置新的合并核算该类经济业务的科目。

⑤分立的科目。对于上一年会计年度通过单一科目核算，新会计年度按照会计信息使用要求需要再细分核算的经济业务，应根据提供会计信息的细分要求设置两个及两个以上会计科目。

编制会计科目表的具体操作包括：

①确定会计科目名称。在新的会计科目表中，对新的科目，包括新设立的科目、分立的科目及合并的科目中不再使用原有科目名称的科目，要确定新的科目名称。行政事业单位会计制度及相关规章对会计科目名称已有规定的，新科目的名称按照规定确定；会计制度及相关规章没有规定的，新科目的名称应按照明晰的原则自行确定。

②确定会计科目编号。在新的会计科目表中，对新的会计科目，包括新设立的科目、分立的科目及合并的科目中不再使用原有科目编号的科目，要确定新的科目编号。会计科目中属于总账科目的，如果会计制度及相关规章中有规定编号的，新账户要使用规定使用的科目编号；如果会计制度及相关规章中没有规定编号的，对新科目要自行编制科目编号。自行编制的总账科目编号，科目编号位数仍应为三位数，且第一位数字仍应与会计制度中会计科目表中一级会计科目编号的规则相一致。会计科目中属于明细科目的，各级明细科目编号要根据业务核算的分类要求，确定编号位数和排序号。在确定明细科目编号的位数和排序号时，要根据可以预见的业务量，留有充分的余地。为了节省科目编号资源和减少科目编号位数，在新的会计科目体系中，可以使用以前年度已经撤销的科目编号，但应以不致发生对会计科目编号的混淆为前提。

③编制新旧科目对照表。在新会计年度的会计科目表中，为了便于了解新旧会计年度会计科目变化情况，应编制新旧会计科目对照表作为会计科目表的附表。新旧会计科目对照表可以只列示新设立、撤销、合并、分立、转换和变更科目名称或编号的会计科目及其编号。其中对合并、分立和转换的会计科目要在同一大栏次内列示。

（2）填写各账簿封面、及其记账起始页页眉。包括：

①填写账簿封面。账簿的封面应写明账簿名称，使用的会计年度或会计期间。

②填写账簿启用表。账簿启用表应写明使用单位名称（章）、账簿编号、本账簿内需要登记的账户名称、启用日期、会计负责人和记账会计的姓名（章）等。

③填写记账起始页页眉。在记账起始页抬头，写明账户名称、账户编号和本账户的顺序页数。属于分类账的，账户名称和账户编号要与会计科目表的科目名称及科目编号一致。

（3）填写期初余额。对上一会计年度账户有期末余额的账簿，其年末各账户余额要计入本年度账簿记账起始页的第一栏。

①沿用上期的账户：将上期相同账户期末余额填入新账户。

②合并的账户：将本账户对应的上期各账户期末余额的合计数填入新账户。

③分立的账户：将上期对应账户的期末余额按本年度核算的需要和新分立的账户进行分配，将分配给各新分立账户的金额填入各账户。