所谓结构是指文章内部的组织构架，是作者根据观点表达的需要，将精选出来的材料在系统的、科学的组织时所采用的一定的形式与格式。 具体表现为作者在写作中对写作材料的主次、详略、先后顺序的安排。
（一）结构的特点
1.规范性
这是应用文在格式上的突出特点。 这种规范性在公文写作中表现为“法定使成”，即公文必须按照《国家行政机关公文处理办法》等法规要求的格式制作。 各类事务文书、专用文书的外在结构，则体现为“约定俗成”，采用的是固定惯用格式。
2.条理性
这是应用文在结构要素上的主要特点。 指的是段落层次、过渡与照应、开头与结尾都必须严格有序，充分反映作者的理性思路和客观事物的规律。
（二）结构的要素
1.标题
应用文标题一般有四大类：
公文式标题。 这类标题由文章制发者、主要事由、文种名称三大部分构成，在主要事由前加上“关于”一词。 公文一般采用此类标题，如《重庆市人民政府关于加强烟花爆竹管理的通告》。
论文式标题。 这类标题包括以论题为标题和以论点为标题两种。 学术论文、调查报告等常用这类标题，如《四川地方煤矿水害危险性评价的研究》《北京人最看好哪种职业》《加强高职学生人文素质培养的思考》。
新闻式标题。 这类标题包括消息类与通讯类两种。 消息类标题主要部分直接陈述事实，如《渝怀铁路建成通车》；通讯类标题一般包括正副两部分，正题点明主旨、揭示意义、烘托气氛，副标题标明内容、范围和文种等，如《扎根第二故乡创业致富——万州三峡库区移民新村调查》。
文种式标题。 以文种名称为标题。 告启类文书、部分礼仪文书等常用这类标题，如《公示》《启事》《慰问信》。
2.称谓
对方单位名称或个人姓名，有时候也可以不用。
3.正文
（1）开头。 开头是一篇文章的起笔，对于全篇文章起到十分重要的作用。 在应用文中，开头常被称为导言、导语、前言、引言等。 常用的开头方式有：
缘由式。 开篇交代事项的缘由起因、目的意义和依据。
引据式。 通过引据（先引标题，再引发文字号），来表明写作意图。
概述式。 简要叙述对象的基本情况，以让读者建立起总体印象。
结论式。 针对文章内容，作出总体评价，提出总体看法。
问候式。 社交礼仪等书信类文书常用此开头。
（2）主体。 应用文的主体部分应注意段落与层次的安排以及过渡与照应，保证主体部分思路清楚，表意明确。
段落层次要体现出文章内容表达的逻辑次序，段落安排常见的形式有小标题式、标序式、条目式。 过渡与照应是使文章前后连贯，一气呵成的手段，如“现将有关事宜通知如下”“综上所述”等。
（3）结尾。 应用文结尾应力求简洁明快，对主体起强调和补充作用。 常见的结尾方式有：
执行要求式。 公文中的下行文往往采用这种结尾形式，作者在结尾处向下级提出贯彻执行要求，如“请认真贯彻执行”。
模式用语式。 应用文常用模式化的惯用用语作结，如“特此通知”“此复”“专此函达，请予函复”。
祈请企盼式。 一般用于公文的上行文、平行文中，表示请求批准、批示，给予支持、帮助之意，如“盼复”“希望给予大力支持”“当否，请批示”。
希望号召式。 在结尾处发出号召，提出希望，如决定、决议、通报、会议纪要等多采用这种形式。
4.落款
落款是指署名与日期，这是应用文生效的重要标志。
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