应用文的内容是通过语言来表达的。 与其他文章相比较,应用文的语言,有独特的风格,有特殊的规定与要求。
(一)语言的特点
1.使用通用书面语体
应用文是处理公私事务、解决现实问题的工具,因此其语言以实用性为准则,一般不追求生动感人、形象逼真的表达效果。 为了达到应用文的写作目的,必须使用得到社会认同的通用书面语体,以免造成阅读理解上的误解与偏差。 应用文不使用个性化语言、方言俚语、口语以及生僻字词。
为了表达的庄重、简洁,应用文中还保留使用相当数量的文言语汇,如“拟”“兹”“予以”“业经”“为盼”等。 这些文言词语的使用,使应用文的语言更具有书面语特征。
2.沿用模式化语言
应用文在长期的使用过程中,形成了很多习惯用语。 在应用文写作中,沿用这些模式化的词语与句式,可以保证应用文语言的凝练庄重、言简意赅。
开端用语:根据、查、兹、兹因、兹有、为了、关于、按照、前接、近查等。
称谓用语:本、我、贵、你、该等。
经办用语:兹经、业经、即经等。
引述用语:悉、近悉、惊悉、欣悉、收悉、前接、近接等。
期请用语:即请查照、希即遵命、希、希予、请、拟请、恳请、务必、务求等。
表态用语:照办、同意、可行、不宜、不可、不同意、遵照执行等。
征询用语:当否、可否、妥否、是否可行、是否妥当、是否同意等。
期复用语:请批示、请批复、盼复、请批准、请告之、请批转等。
结尾用语:为要、为盼、为荷、特此通知、特此函达等。
承接用语:为此、据此、综上所述、现将……如下等。
3.运用书面辅助语言
应用文中,经常使用书面辅助语言来代替、补充文字语言,从而使表述更为直观、简洁。图形、表格、符号、公式等是应用文中最常见的书面辅助语言。
(二)语言运用的要求
应用文是处理具体事务、解决实际问题的工具,因而其语言运用应力求准确、简洁、朴实、得体。
1.准确
应用文语言的准确性,是对应用文语言的第一要求。 准确是指语言确切、周密,无歧义。
2.简洁
应用文语言要求文字简短,表述直截了当、明白通畅,不累赘,不晦涩。
3.朴实
应用文重在实用,要求语言平易、自然、朴素、实在,不言过其实,不堆砌辞藻,不用描述性语言,不用抒情性语言。
4.得体
应用文有特定的读者,写作时应根据行文目的、接收对象、场合情境,选择恰当的语体、语气。 上行文用语宜恭敬诚恳,下行文用语宜带有权威性、指令性,平行文用语宜委婉有礼,泛行文用语宜严肃明晰,学术科技文用语宜严谨缜密,礼仪文书用语宜端庄大方、情感适度。
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