名单的制定

直接通信的运用，最重要的是将那些较有把握的顾客制成一份名单，而且要使该名单适时有效。推销函即使写得非常好，很有说服力和吸引力，但若寄交的对象不实际，也招揽不到生意。所谓对象的实际与否，是指那些潜在顾客是否具惠顾的可能。因此在准备印制寄发这类函件之前，营销经理首先要浏览一遍通信名单。

提醒您

对于不同的单位及不同的会议，酒店要对推销要点作不同的调整。否则的话，通信推销充其量只能像在报纸上登广告而已。

1.名单分类

通信名单应依顾客的类型进行分类，诸如公司、政府机关、旅行社等这类名单还需进一步的分组安排。也就是说，酒店要将那些一年左右没有上门的顾客另编成册，而单独列出一份活动性的顾客名单。通信推广的主要目标几乎完全着重于这份有效的名单。

2.通信名单制定的方式

制定通信名单最简单的方式是利用原有的顾客登记簿加一张8mm×12mm的卡片。酒店若能制作一份顾客历史记录表，也有实用价值。

顾客的姓名、现住址、邮政编码、信箱号码等的记载应绝对正确。地址相同而姓名略有差异，或者同一姓名见于两处者，均应予以省略，不必重复记录。由于记录不清而将两封信寄给同一个人，当然会影响函件的招揽效果。

3.使顾客名单保持有效的方法

据调查，典型的通信名单中的地址每个月至少会有5%的变动，因为人们总会有迁徙、死亡、退休、结婚或离婚等事情发生，因而酒店应经常更新名单以保持资料的有效。

（1）向顾客本人或依他的函件或他最近的登记卡进行查对

1）不时寄发附有回复卡的函件，要求顾客如地址有所变动即填写并寄回。

2）经常注意报纸上的个人新闻或广告（其中包括社交的、财务的以及讣告等栏），也要注意商业杂志的消息。

3）如有适当的机会，可向朋友或者商业会询问。

4）查对潜在顾客的住址通讯录或电话号码簿。

5）要求营销人员查对他所访问的顾客地址。

（2）查对退回的邮件

1）信件未能递交收信人而被退回时，酒店应先将其分类。

2）邮件如遇“请退原寄局”的情形仍可利用，因为退回本店的信件上面若注有收信人的新地址，则多花一些邮资仍可寄出。