1.符合会议特征
酒店经营会议应根据会议规模大、规格高、要求多、更改频繁的特点来经营。其具体措施如下：
设施能满足会议的要求，包括房间、会议室、设备、展厅及休息厅等；
会议的环境、氛围等有利于会议目标的实现；
能满足会议赞助单位或主办单位对会议场所的要求；
注意会议地点的气候、温度及季节性的活动；
会议地点的风土人情和习俗对会议有利；
满足与会者家属或同伴的休闲活动需要；
充分为与会者提供交通的方便，包括与会者乘车、船、飞机来回的方便和会议期间提供交通的方便；
熟悉会议地政府有关政策，如对外地车辆的管理、货运的限制、保险及税收政策等；
酒店营销、前厅（预订、行李）、餐饮、客房、财务和保安等各部门要通力合作；
配备有会议服务经验或熟练的服务人员以及有会议组织经验的专门人才；
酒店应充分利用本酒店或本地区的运动项目、文化活动、旅游景点、娱乐活动、商务活动、餐馆等来吸引或方便与会者。
2.满足会议消费需求
会议被公认为是酒店业中利润最丰厚的产品。与会者不仅要住宿用餐，而且还在娱乐、旅游和购买等方面有自己独特的消费需求特征。下面有关会议活动开支的介绍将有助于酒店营销经理对会议活动消费的了解。
（1）显性开支
显性开支是指较为明显的开支项目，具体为：
1）交通费用的正常开支。
2）视听设备的租赁费。
3）餐饮开支、宴会及鸡尾酒会开支。
4）广告宣传费。
5）会议室等场所租用布置费。
6）工作人员加班费、小费及其他服务费。
7）会议活动正常开支。
（2）隐性开支
1）管理费用，如文具、邮资、电话费、信函的增加开支、旅行过程中的增加开支。
2）免费登记，会议邀请。贵宾无需登记，无需支付食宿费和赠送礼品的费用。
3）偶然性开支。大多数会议计划都会做10%左右的偶然性开支预算。
4）通货膨胀因素对开支的影响。会议计划的时间越长，通货膨胀因素影响就越大，如车船、飞机等运输工具的涨价会影响到会议开支。
5）保险费用。会议期间因时间和地区的不同对所需要保险的项目和保险金额要求不等。
（3）会议不同阶段的开支
1）会前各项准备工作费用。
①管理费用：文具邮资、电话服务、办公设备（租金等）、速记服务等各项费用。
②计划费用：组织者的筹备费用、计划费用。
③与会议相关的资料、简报等费用。
④宣传费用：资料打印服务、邮资与邮寄服务费用、文娱活动和旅行费用、公关费用等。
2）会议期间的各项费用。
①管理费用：供应品（大会徽章、会议签到、会议纪念品以及会议小册子）、运输费用、贮藏费用、保卫、设备、保险、速记、职员旅费等费用。
②会议活动费用：演讲者和与会者的费用、设备租金、场地租金、会议用品的购置费用、娱乐费用、餐饮费用、交通费用及其他服务费用。
3）会后各项费用。
管理费用：交通费用、运输费用、印刷费用（会议报告和总结）、报告准备费用、邮资、会议评估过程费用。
提醒您
对酒店来说，要尽可能与会议组织者协商，利用自己的专业人员来为会议活动服务，如会议宣传资料、文娱活动安排等。
（4）场地需求
由于经营会议的酒店客流量较大，不但有住店顾客，还有外来参加会议的顾客，因此，它的厅堂面积比同等普通酒店要大一倍左右，比度假酒店要大30%；餐厅和酒吧的容量又要比上述酒店大10%～50%；购物设施也要比市区、郊区或机场酒店大50%；会议和多功能设施要比一般商务酒店多一倍，比度假酒店多1/3。
为了推销会议和提供辅助服务，会议酒店的行政区面积比市区酒店和度假酒店要大15%，其办公室面积比一般酒店大25%。
主要会议厅之间的连接要便于参加会议或展览的顾客在宴会厅或展览厅之间以及会议厅和分组会议室之间流动。如果上述设施中有的设施分散在不同楼层，则需要酒店在各个会前集合区之间设置自动楼梯和视控装置。
相关知识
酒店会议常识
1.会议的性质
为政治、经济、文化、商贸及交流服务的活动。
2.会议的市场规模
根据国际大会和会议协会（ICCA）统计，以国际会议为例，全世界每年
举办的参加国超过4个、与会外宾人数超过50的各科国际会议有40万个，其市场价值超过2800亿美元。
3.中国会议市场现状
第一，与国际发达的会议市场相比，中国的会议旅游业尚在起步阶段。这主表现在：专业办会的组织或公司很少；缺乏会议专业服务的人员，更谈不上专业的培训人员。
第二，会议展览、奖励旅游已成为中国旅游业的重要客源市场。
第三，全国三星级以上的酒店大多具备接待会议的设施及能力，主要目的地城市具有一批有经验的会展组织人员及场馆，再加上丰富的旅游资源构成了一套完整的会议市场发展的基础。
4.会议常见的设施及工具
会议常见的设施及工具包括：屏幕、投影仪（胶片投影仪及多媒体投影仪）、录像机、VCD、音响、话筒（有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风）、镭射笔、幻灯机、讲台、舞台、夹纸板、大白板、签到台、名片钵、马克笔、铅笔、信签、会议桌椅、插线板、彩电、横幅、指示牌、告示牌、桌卡、主席台、盆景、鲜花、背景板、隔板、灯光照明、同声鄱译系统。
5.会议常见的用餐形式：
会议常见的用餐形式包括：圆桌式、自助式、鸡尾酒会、零点、外卖。
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