首先我们讨论一下会展组织过程中的内、外部环境因素，参见图2.1 。
（一）内部环境
1.企业文化
企业文化是一个组织内信念、规范和个体价值观的综合反映，即“在这里干活的规矩”。一个成功的经营策略必须为组织中所有成员所接受并能反映组织的目标和期望，管理者可以向员工表述一个清晰的美好愿景，但如果没有一个合适的企业文化并且没有员工愿意全力以赴去实现它，美好的愿景将不会得到实现。
文化和价值观都是根深蒂固的，员工或新员工可能无法轻而易举地观察到这些。
有人把文化视为员工的行为方式、员工价值观的重要性以及以上两个因素如何反映决策过程。文化还可以影响公司的组织结构设置和系统建设的目的，以及公司对员工的管理态度。
如果组织方有一个强大的文化，那么每一个个体都能清晰地了解到自己应该做什么，自己可以得到什么；如果文化很弱，那么员工个体就不会按管理层期望的方式工作。
2.质量要求
会展组织提供的质量水平是一项不折不扣的经营决策。人们曾经一度认为提高质量是无成本的。很多时候我们只要第一次做正确了，那么只要培训我们的员工使他们知道什么是对的和他们能采取什么正确的行动就可以保证我们每一次都能做得正确。
我们先看看优惠汽车服务的例子，我们会看到追求更高水平的服务和质量并不会使成本增加。设置公交车的目的是实施一种规范的服务，保持固定的路线和时间表。另外，司机需要有驾驶执照且交通工具保持在良好的状态。我们只要在第一次并在每次都把事情做好，这样我们就可以花很少（如果有的话）的额外成本来提升服务质量。
再例如，在杭州市展览场馆举行大型展览会，如果所有的场馆工作人员和参展商都以自己的形象为荣并且对顾客都很礼貌，场馆也保持得很干净，那么就能给顾客一种高水平服务的感觉，虽然在提供制服、清洁或者关于客户关系的培训上可能会产生微小的成本，但总的来说，对组织并没有产生额外的大量成本。然而，如果我们希望通过额外的工作来增加服务质量，例如员工协助看台的搭建和拆卸，这就意味着额外的人工、更多的设备和额外的时间安排，也就是说增加了组织的成本。
如果提升质量一定会带来成本的大幅增加，但也许提供这些服务符合顾客的需求，这时我们就要判断是什么决定我们的经营策略——是顾客还是经济因素。毫无疑问我们得考虑额外的服务会增加多少额外的展商，还有这些额外服务带来的收入是否可以抵消额外的成本。
因此，归根到底，达到什么样的质量水平也是一种经济考虑。在一种质量水平上，我们需要一次把事情做对并耗费更少资源；拥有快乐并热心的员工来给顾客提供友好的有益服务是很有用的，这不会导致成本的增加，然而，提供在这些水平之上的高质量服务可能会增加成本。因此我们可以提供并承担怎样的质量水平是一个重要的经营决策，在很大程度上来说，它将不由顾客需求所驱使，而是由竞争者的行为或其他威胁所决定。
提供任何水平的质量都得有来自管理层的强大且明确的支持。我们的论点是质量是每个人的工作，但除非管理层提供愿景和动力，否则任何水平的质量都有可能失败。
3.信息系统
随着信息技术的大力发展，会展组织中的每个成员都能了解到公司的最新政策并对其有一个清晰的理解。多数人都用电脑来收发电子邮件，双向的交流十分普遍，并且许多组织走得更远，它们通过开办员工杂志、公告栏等来使员工了解公司政策、社会事件、工作计划和义务。正如我们一向认为，在会展组织中，许多资源对会展组织来说都是外部的，所以保持即时的联系，关注变化以及在变化发生时及时修正计划都是很必要的。
传统的管理方法中管理者的工作就是思考并设立组织目标、指定公司经营方向，员工的工作就是遵守命令，并且不会因为思考而得到额外的奖励。在这种方法下，难怪许多人不愿意表现出主动权并且很少人会真心地对组织感兴趣。这种情况常被人称作泰勒主义。F.W.泰勒，19世纪后期美国知名的科学管理之父，他的哲学就是运用科学的方法来寻找最好的工作方法，并对员工进行培训，在适当的机器和适当的奖励的配合下，就能获得成功，企业还需要雇用监管人来保证科学方法的实施。在他的理论中，管理层负责思考，并不期望员工提出建议；员工的工作就是服从。
如今，我们已经习惯于在了解公司政策，为公司提供的产品和服务而自豪的情况下从事我们的工作，并为自己能够或多或少介入公司政策的制定而沾沾自喜。
4.财务状况和所有权状况
大多数会展组织的资金都是有限制的。会展组织的资金来源有所有者出资、利润（资产净值或股东的资金）、赞助商和贷款。除非所有者得到了合理的投资回报，否则他们就会产生疑问。
所有者、投资商、股票市场、赞助商和银行家都会以利润为准绳来评判会展活动的成功与否。如果会展组织是政府部门的一部分，或是由政府或公众投资的，投资回报就将以资金的使用价值来判断。一个永恒的问题是“我们可以通过其他方式做得更好吗”。
财务能力的强弱是影响企业经营策略的一个重要因素，我们要让财物投入产业盈利或者产生可观的使用价值。无论如何，缺少资金将比其他所有因素都更重要地影响企业的经营策略。
制定预算时的首要任务就是计算会展运营的期望成本。通过确定会展运营所涉及的成本，会展专家可以设计必要的收入和可能的收入来源。
会展主办者就是负责尽可能有效地利用资源来实现目标的那个人。该目标的中心就是创造利润，因为没有利润，一个企业就不可能生存。在非营利组织和慈善组织中，该目标是盈亏平衡或募集新的资金。因此，银根紧缩的财务系统是很必要的。不光是为了生存，组织还要使投资人（所有者、股东和财政家）满意，使他们感到投资安全并得到满意的回报。如果一个组织是一个非营利机构（例如政府投资的），其中心目标就是让投资人看到他们的资金得到适当的应用。对所有不同的股东而言，从财务角度来评价会展活动是否成功都是非常重要的事。
许多新的企业只有非常短的生命周期（超过70% 的小企业在创业的5年内都失败了），每个月也都有关于大中型企业陷入财务困境的报道。不管你喜欢不喜欢它，任何组织的持续性成功都依赖于财务的稳健。通常会展主办者把会计看成是缺乏想象力的没有灵魂的人，他们只关心短期资产回报。然而，除非有一个净流入的现金流，长期的经营计划是无意义的。对任何组织来说，拥有一个可靠的财务系统来提供快速而准确的信息是至关重要的。最起码就是制定预算和及时可靠的反馈以便与预算进行对照。这些反馈还必须及时有效以便管理层据此做出修正措施。会计毕竟是一个支持部门，相对于会计部门要求业务部门提供更好的经营回报、更漂亮的报表数据而言，更为重要的是，会展主办者应该督促会计部门及时提供必要的信息。
（二）外部环境
政治和法律、经济、社会、技术、竞争、利益相关者对会展组织来说这些属于外部因素，但这些因素会影响顾客期望，也会限制企业行为。通常称这些要素为PES T要素。这个表述简洁明了，但显然忽略了竞争者和利益相关者，而竞争者是企业在任何情况下都不能忽视的。
我们可以认为PEST、竞争者和利益相关者这些因素是企业面临的机遇或威胁。较为复杂的是，一些利益相关者可能会被作为内部要素来考虑。
在传统的SWOT分析（优势、劣势、机遇和威胁）中，所谓SWOT分析法就是把办展机构所面临的宏观和微观市场环境各要素综合起来进行分析，得出市场环境对办展机构举办该会展所形成的优势（strengths ）、劣势（weakness ）、机会（opportunities）和威胁（threats），并将这四个方面结合起来研究，以寻找到适合办展机构举办本会展的可行战略和有效对策。SWOT分析法通常包括SO战略、ST战略、WO战略与WT战略。其中机遇和威胁是外部因素，而优势和劣势则被归为内部要素。正如图2.1所示，优势和劣势位于图的左边，而机会和挑战则列于右边。
了解组织自身的优劣势有助于进行可行性研究和明确正确的行动区域。对外部因素来说，研究目标就是发现机遇和挑战，以及这些外部因素如何（或可能）影响组织。
我们可以研究如何利用自身优势来使机遇最大化同时减少威胁，以及如何利用机遇来使劣势最小化，SWOT分析是策略制定中最重要的步骤之一，利用文中提出的组织使命，管理者可以很好地评价优劣势以及外部机会和威胁。企业的目标是通过发掘机会、扩大优势以及压制威胁、减弱劣势来创造完美服务。
现在详细分析外部要素（例如机会和挑战），我们再来回顾一下图2.1中的要点：
·政治和法律要素；
·经济要素；
·社会要素；
·技术；
·竞争；
·利益相关者。
1.政治和法律要素
法律和规章制度往往被企业看作是一种限制，其实这些法律和规章制度也是保护企业的一种手段。但不管是何种法律，企业都必须了解它们是如何影响组织运作的。如法律会限制员工工作时间、法定产假等等。
对不同的市场我们应该有清晰的概念，例如什么是合法的、我们的健康和安全责任是什么、现行的解雇制度会对会展产生何种影响等等。而如果在其他国家提供服务或者雇用外籍员工后，企业必须在做任何事情之前尽量了解有什么样的法律限制，什么才是社会所接受的普通标准等等。
法律通常都是以全体国民的利益为导向的，往往在国民要求增加安全措施的压力下得以实施。因此，企业必须了解热点话题并相应调整其行动，目的是成为公众眼里的负责任的企业，而不是坐等立法者迫于公众压力采取行动。如果法律法规的重点是安全，那么企业或行业自定的安全措施就需要更严格的标准。
将上述理论运用到会展产业中，会展主办者要考虑以下问题（基于其他要素基础上）：
·健康和安全保障；
·法律法规；
·执照；
·会展举办方或供应商所在国家的不同法律；
·贷款机会和借贷成本；
·备选的融资计划。
影响企业的因素还远远不止这些。然而，因为在实际分析过程中只有这些会对企业或竞争者产生直接或间接的影响，所以考虑这些因素至关重要。企业应该用心研究以上列出的因素并考虑其他因素，以深入研究正在发生的变化，判断它们是在短期内还是长期对企业产生影响。
示例1-2-1
开城工业园区产品展览会被取消
韩国贸易投资振兴公社（KOTRA）与朝鲜电子工业省曾计划于2013年4月在开城工业园共同举办“开城园区商品展览会”，展览会将设电子、服装、鞋帽等展区，展出园区内近50家朝韩企业生产的产品。由于2013年3月份以来朝韩关系突然紧张，半岛局势急转直下，朝方声称要关闭开城工业园区，在此种情况下，原定的展览会被迫宣布取消。此前办展的计划和设想也成为泡影。
分析
这是由政治因素影响组织者并决定取消会展的典型事例，组织者在前期投入了布展、宣传和相应的人力物力成本，最终因为取消会展而无法回收成本。这种政治因素不解决好还会影响朝韩双方今后的其他相关活动，并对两国经济发展产生持续负面的影响。
2.经济因素
经济状况、汇率、利率、人口增长、人口分布和结构、受教育人数、人均工资、失业等与会展产业有关的数据都是考虑经营策略时至关重要的信息（参考示例1-2-2）。
经济状况受政治和政府影响很深。政府决定利率、教育政策和培训项目，也决定企业的权力范围，政府还会影响股东的期望。
分析经济因素的影响要分清哪些因素与会展直接相关，并知道获取信息的渠道。关键要从上述因素中汲取灵感，并理解如何引导变化，并向对节事活动有利的方向发展。观察竞争者处理变化的策略也会有所帮助。
示例1-2-2
影响会展成本的经济因素
下面列出的是各国公布的最低小时工资标准，包括美国、英国、澳大利亚和新西兰。
美国：尽管凯利议员已经建议涨到7美元，目前的每小时最低工资标准仍是5.15美元。然而还有9个州的数字比官方公布的高，7个州没有最低的工资标准。还有3个州的数字低于官方数字。
英国：根据2004年12月1日公布的数字显示，22岁以上的成人小时工资为4.85英镑（原为4.5英镑）；18～21岁的青年小时工资为4.1英镑（原为3.8英镑），新工作的前六个月或接受培训期间，22岁以上的工人，也适用该项标准。16～17岁：3英镑（原没有）。
澳大利亚：成人小时工资是11.35美元，工会（澳大利亚工会委员会）正在要求提高工资。
新西兰：成人小时工资是9美元；16～17岁是7.2美元。
分析
最低工资标准对会展产业有直接的影响，一般在选择会展活动举办地的时候，要综合考量，选取成本和收益平衡的地方办展。上述国家中，美国的工资最令办展方满意。在示例1-2-2中最好再补充上美国每一种情况相
应的州名。
3.社会因素
社会趋势和社会文化环境这一概念，囊括了随潮流和可支配收入而变化的需求和品位。时间的推移，潮流和趋势不断变化，这使得曾经新奇的事物会变得至关重要又或不再重要。发生这类情况时，定价策略需要作出相应调整。同样，在英国，一种特殊的节事类型在其他地方或许不被接受，反之亦然，这取决于当地的潮流和趋势。会展组织应该关注人口的变化，例如年龄结构、道德标准、富裕程度、就业人数和休闲趋势等。当这些变化发生时，会展活动应该反映出来并推出相应的差异化产品来适应变化。这些变化发生时，其对现有服务类型的威胁可能在增长，但与此同时也会带来差异化和市场细分的机遇。
4.技术
在虚拟会议或激光表演中，观众常常会感叹于技术的发达和电脑的魔力。另一方面，节事组织往往会受到所掌握的技术水平的限制。要想与时俱进应用最先进的技术，成本就会很高。公司可能会考虑租赁那些昂贵的专业设备和技术，但最好是了解变化和竞争以及利用公司现有的或可以获得的专业技术来提供最好的服务。技术的应用也是维护企业竞争优势的一种方法。
受政府支持和鼓励的影响，企业有时可以抓住并利用组织外部的技术来为自己服务。但问题是，不断有技术突破，难道你现有的技术就过时没用了吗？考虑运用新技术的成本很重要，还应该考虑是否有必要进行培训等的额外投资。然后，大多数情况下，技术的提供者往往是你的供应商。出现这种情况时，对变化保持敏感以及与供应商保持良好关系至关重要。
就像健身场馆里的踏车运动，教练一旦要求更快，你就会达到理想的速度，之后你无法保持于是又慢了下来。一旦一个公司或会展有了创意，竞争者马上开始复制。如果创意是有形的（例如找到举办大型会议更适合的具有多种相关设施的地点），复制就更容易。然而复制无形资源（或能力）就相对比较困难，它依存于员工的价值观、企业文化和质量要求。
5.竞争
竞争通常是企业的主要威胁。在决定提供何种服务和质量水平时，企业起码不能落后于竞争对手。如今，竞争是全球性的。尽管我们会认为我们面对的是当地市场，但现在的顾客游历丰富而且信息通畅，他们会以世界级的水准来评价我们。对任何企业来说，现有或未来的竞争者只离你一步之遥。技术革新进入无壁垒时期，而且很容易复制，新技术方法和技术体系也唾手可得（见示例1-2-3）。尽管与实际不尽相同，顾客却通常容易受竞争者所宣称的内容影响，正是竞争者提供的观点设立了市场标准。只有知道竞争者以及潜在竞争者可能是谁，才能进一步了解他们能提供何种服务。
以上讨论的要素只涉及部分的外部要素，经理们应该了解这些因素如何影响企业。这项分析在你筛选哪些是可利用的机会，哪些会影响本企业而不是竞争企业的威胁时非常重要。
上述外部因素对不同的企业会产生不同的影响，有时影响力大而有时却无关紧要，这是我们必须了解的。
示例1-2-3
会展中心
网络技术使得企业和个人只需轻轻点击就能获得世界范围内的信息。以下信息来源于这几个网站：英国伦敦Church House会议中心；澳大利亚墨尔本的墨尔本展览与会议中心。这些网站均是全年开放。
英国，伦敦，Church House会议中心
如果您想在我们的会议中心举办一次会展，你需要了解会议中心的内部设施，同时会议的工作人员也是会展成功的关键因素，所以我们打算告诉你关于我们内部人员的相关情况。
许多位于伦敦的会议中心都长期受到交通噪音的困扰，Church House却不会。它位于威斯敏斯特大教堂的背阴处，Dean's Yardl的静音设施保护了Church House，使之远离伦敦噪音。
同样很棒的一点就是它离Charing Cross和Victoria Stations都很近，乘火车和地铁都很方便。
我们的建筑和周围建筑体现了历史和传统的氛围，而我们的会展活动则利用了最先进的设备，并由我们的热力团队提供最新的技术。这种全新的组合创造了一种独特的氛围，这也是我们频频获奖的原因。
每一活动的圆满完成都离不开Client Housts的倾力相助。他们及时的管理活动，事无巨细地保证活动按照预想计划进行。
我们拥有17个大规模的功能厅和会议室，可以满足各种类型的活动的需求。大多数房间都拥有良好的自然采光，在这幢20世纪30年代的建筑中，你会感受到高雅细致的氛围。
会议主管负责会展活动的策划。这是个精细复杂的工作，需要高度集中的注意力和完美无缺的组织规划。会议主管也是唯一同顾客联系的人，在活动的每一个阶段都需要与客户保持定期联系，包括预订房间、准备菜单、介绍负责音响视频工作的员工、会见供应商、布置餐桌和房间装饰——任务非常多，但最后的结果却是完美无缺的。
我们已经在规定的地点安装了声光技术设备。所有的房间都配备Cat5电报设备和综合业务服务网ISDN，为了配合国际性会议的需要，所有的大厅和许多小型会议室都配备了红外口译系统。
光和声音可以使一个房间活跃起来。室内技术专家保证了这一点，他们经常管理高水准的节事活动，客户从政府到媒体。技术专家会同你们合作，认真策划会展活动关键要素的每一个阶段，提供指导和建议，为确保结果和预想一致。
我们是为数不多获得会议行业协会认证的会议中心的一员，Hospitality Assured-Meetings，这证明我们符合最高标准，也是对我们员工的奉献和辛勤工作的肯定。
我们的员工不仅帮助客户成功组织会展活动，更让这些会展活动出彩出众。只有当所有的员工都为了一个共同目标努力时，才能很好地传递服务。对我们来说，成功不在于客户在会展活动当天认识到我们的努力工作，而应该是“善战者无赫赫之功”的境界，只有当客户在经历了愉快的一天后，在他们回顾时深刻体会到我们的努力。这才是员工真正得到激励的时刻。
澳大利亚，维多利亚，墨尔本，墨尔本会议和展览中心
曾获得过许多“卓越奖项”的墨尔本会议和展览中心（简称MECC），以为国内和国际会议和展览组织者提供高质量的个性服务和会展活动设施而著称。
本中心第一个获得由关于会议中心经理的首席职业机构——AIPC颁发的“世界最好的会议中心”称号。在国内，很久以前就成为澳大利亚会议行业的最高荣誉获得者。
MECC提供高水平的质量控制和灵活性，这使得它深受展览组织商和会议组织商的欢迎。无论是它的交通便捷，还是它极富艺术气息的演讲厅和会议室，会议中心都将远超客户的期望。
再也没有能为您的会展活动需求提供比MECC更好配备的会议地点了，我们的会议室均提供最高水平的音响、视频和舞台技术，还有最先进的电子通讯设备。
我们完美的服务还包括精美的食物和饮料，我们有技术一流的厨师团队，他们在行政总厨的带领下，准备的食物水准反映了本中心的完美标准。
MECC也提供了一系列可视交流技术，包括声音和数据处理、ISDN和网络技术、一个750extension PABX系统和state-of-the-art光纤传输，以上所述均由总机良好控制，也就是说你可以在任何一个地点“投入其中”。
MECC拥有三个剧场，都配备最新的视听技术，包括高宽带的视频和数据处理设施，一些会议室具备嵌入视频、电子书写板和完整的数据信号处理器，这些都为演讲和数据传输提供了良好的服务。
The Bellarine Rooms有一系列的宽直径的地下管道，位于所有电缆沟的尾部和中部来连接它们。
展览中心每一层都是无柱子的空间，面积达3万平方米（32.25万平方英尺），参展商可以通过楼层凹点、种植带和穿越整个建筑的地下通道获得大范围的电子通讯服务。
其他必需的服务设施还包括单眼和三眼插座、电话、传真、电脑和通讯端口。每一个楼层凹点都配备6个声音/数据插孔，使得声音和数据通讯速度达到10Mb/s，网络播报和ISDN、视频、声音和数据处理也覆盖整个会议中心，保证房间之间终端互联。
在MECC，我们提供给顾客最优质的个性化服务和支持。我们了解组织会展活动并不简单，所以我们的员工会不时向客户提供建议和经验，以确保客户组织的会展活动一切进展顺利。
我们的员工都受过各自领域的良好训练，不管是食物还是饮料、时间管理、技术服务或者销售和营销，你都可以享受最好的服务和细致入微的关心。
分析
两个会展中心，两种不同的自荐风格，伦敦的中心致力于达到“善战者无赫赫之功”的境界，墨尔本的中心则强调了“体贴”和“专业”。虽是两种风格，却是一样完善的高端设备和重视服务的理念。对于会展组织者而言，与这样的会议、展览中心合作，将会“软硬兼得”“内外兼修”，收获一次美好的办展体验，取得满意的办展效果。
6.利益相关者
利益相关者是外部环境中很特殊的一部分，因此在会展运营管理模型的第一阶段中需要特别关注，他们理应是企业进行外部分析的一部分内容。当然，还存在一些内部的利益相关者（例如雇员和经理）。利益相关者是影响或被组织活动所影响的人们或个人的集合。股东是利益相关者的一个组成部分。以前的经济理论称股东应该被赋予第一优先权，因为通常认为所有者（例如股东）与经理是同义的。但是节事经理是拿薪水的雇员，在关心利润的同时，他们同时重视自我发展和安全性，也会有成功规划。竞争者和政府具有一定的约束力，而企业也应该与他们的供应商和合作者建立良好的关系。
由于不同的利益相关者并不总是彼此协调一致的，在考虑不同的因素和在不同的环境下他们的观点也不尽相同，因此对利益相关者的分析尤其重要。
7.赞助商
赞助商组成了外部环境中另一个特殊的群体，因此也应在会展运营管理中加以分析。他们是利益相关者，但因为他们对会展公司影响重大，所以应该单独考虑。历史上，赞助关系可以追溯到职业运动赛事。赞助关系允许不同的人群到达特定市场，并协助每个组织者获得额外的赞助以降低成本。赞助来源可分为：
·实物赞助、商品或活动交换；
·来自当地团体、政府的馈赠；
·来自慈善机构、发展代理商、艺术机构、娱乐机构或遗产机构的馈赠；
·彩票收益；
·与会展相关的筹资活动；
·商业银行借款；
·信托基金。
然而，会展并不总能吸引赞助商。潜在的赞助商需要从会展中“得到某种东西”。如果没有回报，他们不会提供任何资金或赞助。这里列出赞助商希望从中受益的项目列表：
·相关市场曝光度；
·公开化和不断增强的公共关系；
·媒体曝光率；
·会展的可进入性/热情程度；
·共同致力于改善形象。
对会展组织者来说赞助商很重要，必须处理好与赞助商的关系，否则也会给会展活动带来某些限制和不便，比如某赞助商希望成为主要赞助商，这会造成与其他赞助商的对立。
赞助商甚至会限制、改变你原本的计划，他们对会展的想法或许跟你的初步想法对立，而你明知它并不一定合适却不得不接受它，所以在某些情况下，就不适合采取与赞助商合作的方式。同样你还得考虑赞助商是否具有能增强会展影响力的声望，还是会使你的项目陷入失败境地。
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