会展时间管理

时间管理是现代企业十分重视的一项管理内容，在瞬息万变的市场环境中，在节奏不断加快、竞争日趋激烈的社会里，现代企业的经营活动更要讲求时间成本，更要重视对时间进行有效的管理。按照管理学的定义：“时间管理是指通过事先规划并运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及有效运用，从而实现个人或组织的既定目标。”其实，时间只会不断地流逝，你是无法去控制或是“管理”时间的。所以我们所说的“时间管理”，其实并不准确，我们真正管理的，是每天发生的或是要去执行的一个个“事项”。所谓会展时间管理，是指会展企业把时间放在和投资、成本、质量与营销等同样重要的位置上，充分考虑每个环节在时间上的衔接和协调，以及每项任务执行所需要的时间，在这个基础上培养办展组织和相关人员的协调能力，训练办展组织和相关人员的快速反应能力，最大限度提高时间利用率和投入效果。

会展时间管理是现代会展业发展的必然要求，也是保证会展成功举办的重要条件之一。作为企业经营时间管理在会展业的具体应用，会展时间管理就是要突出有效性，也就是要办展机构对会展的各项筹备和组织工作在时间上进行通盘考虑，对会展的招展、招商、宣传推广、筹展撤展以及会展服务等各个环节在时间及工作进度上进行统筹安排，使各项工作在时间安排和进度上彼此协调，符合会展整体筹备和组织工作的需要，在时间上最终保证会展的如期举行。

由于会展业和其他企业相比有其特殊之处，所以对会展进行时间管理，不仅要对会展的整体组织和筹备工作进行管理，还要对各个重要组织环节进行管理，具体来说，会展时间管理的内容主要有六个方面：

（一）招展时间管理

招展在组织会展过程中的重要性是不言而喻的，会展就像一场演出，主办方搭台，参展商唱戏，招展就是招人来唱戏。如果招展不成功，戏就没法演，会展就无法举办，所以招展是会展策划和筹备的一项重要工作，能否在预定的时间里顺利完成招展任务是会展能否成功举办的关键。会展招展有时不能毕其功于一役，往往要经过反复多次的邀请，多次的努力才行。因此，会展必须在时间上对招展工作进行合理的安排，并对会展招展的时间进度进行有效监督和控制，合理把握会展招展工作的时间节点，何时启动、用时多长、何时结束等等，根据实际，灵活调整招展策略和时间安排。如有必要可加大招展力度，保证在预定的开幕时间以前圆满完成会展的招展任务。只有在计划的时间里招到高层次的展商，才能办出高品位的会展。在一定意义上说，没有展商就没有展览会，有什么样的展商就有什么样的展览会。展览会的层次取决于参与会展的展商的层次。展览的组织者或举办者只是特定服务的提供者，办展方只是希望通过自己的努力构筑起“展”和“览”交流、沟通的平台。只是这种平台并不是预先设立的，它因交流、沟通者的出现而存在，所以在招展的同时还要考虑到招商。

（二）招商时间管理

招商在组织会展的过程中也是至关重要的。招商工作的成绩好坏直接关系到会展的展出效果，关系到参展商参展价值的实现程度。会展招商时间管理，就是要对会展的招商在时间上进行合理安排，在进度上进行有效监督和控制，使会展开幕后有足够数量的有效观众到会参观。一般会展的举办期间都可看做是招商时间，对于专业观众如采购商、团体客商还应安排论坛、研讨、订货洽谈会等活动的时间。要把这些有针对性的活动的“小时间”和整个会展的“大时间”统一起来考虑，统筹安排。客观来说只有招到足够的符合会展要求的客商，会展才能生存，从这个意义上说，没有客商就没有展览会，有什么样的客商就有什么样的展览会。实践工作中人们比较重视招展工作，而不重视招商工作。从形式上看招展似乎很重要，因为展览会给人的第一感觉是布满了展示商品和服务的各种摊位，人们很容易误认为展览会是由参展商构成的，然而这是认识上的误区。市场经济的通行规则是以需求为核心，生产必须以需求为导向。展览会上“展”和“览”分别是市场上供应与需求的体现。“展”是以“览”的存在而存在的，没有“览”，“展”毫无存在的价值或意义。因此，对招商不重视是绝对错误的。参展公司花了很多经费参加会展，目的是为了占领市场，广开销路。如果招商不成功、专业观众很少或者专业观众的质量不高，参展公司就不会前来参展。“招商比招展更为重要”“会展成功的关键在于招商”的观念已被越来越多的展览公司所认同，一些只注重招展、眼睛只紧盯展位收益的公司要逐渐改变思路，不断加大招商力度，做好招商的时间管理，把工作的重点放到参观观众的组织上来。

总的来讲，招展和招商应互为条件，互为基础。招展的成功有利于招商的顺利进行，招商的成功同样也有助于招展的进行。因此，招展和招商要相辅相成，不可偏废。

（三）会展宣传推广时间管理

会展宣传推广的任务主要有促进会展招展、促进会展招商、建立会展的良好形象、创造会展竞争优势、会展筹备、协助业务代表和代理机构顺利展开工作、指导内部员工如何对待客户等六个方面。其中促进会展招展、促进会展招商和建立会展良好品牌形象是会展宣传推广的三大重点任务。因此，会展宣传推广工作不仅在内容上要与会展招展招商以及品牌建设相适应，还要在时间安排上与它们相协调，知道宣传推广的内容何时侧重于促进会展招展，何时侧重于促进会展招商。如果会展宣传推广在时间安排上与会展招展、招商和品牌建设不相适应，满足不了它们对宣传推广的要求，那么，会展招展、招商和品牌形象建设势必要受到很大影响。综合地看，会展宣传推广的六个任务不是同时实现的，也不是在某一个时间段里集中实现的，它们是随着会展筹备工作的进展和会展的实际需要而分步骤和分阶段逐步实现的。所以，加强会展宣传的时间管理，控制好时间节点，会展发展到什么阶段就进行什么样的宣传推广工作，最终保证宣传推广任务的落实和完成。

（四）会展服务时间管理

会展服务时间管理，就是要在时间上合理安排会展的展前、展中和展后服务。合理安排展前各环节包括展前调查、展前宣传等活动的时间；合理安排展中各项活动和展后各环节包括展后跟踪调查、分析评估等的时间。要对各个组成环节进行有效管理，保证客户能得到高效规范、快速及时的服务。但在实际中往往出现这种情况：参展商需要对参展工作进行认真准备，可《参展商手册》却还没有编印好；观众急于了解参观的时间安排及其他事项，可观众邀请函和入场券却还在印刷中，如此等等。服务工作跟不上会展整体进度的需要，是很多会展筹备过程中的通病。会展业要在现代企业千帆竞发的形势下取得优势，很重要的一条就是给客户提供高质量的服务。所谓高质量的会展服务，就是高效、及时、规范以及快速的服务，它既包括发生在会展现场的租赁、广告、展品运输、展位搭建、仓储、安保、清洁等专业服务上，也包括发生在现场以外的餐饮、旅游、住宿、交通、运输、地方特产等相关行业的配套服务上。只有在时间上安排好这些会展服务，会展业才能不断取得竞争优势，才能不断发展壮大。

（五）筹展撤展时间管理

会展筹展和撤展工作主要集中在会展开幕之前和闭幕之后，在这两段时间里，会展的筹展和撤展工作要求做到安全有序。会展筹展和撤展时间的长短直接关系到会展租用展览场地时间的长短，而会展租用展览场地时间的长短又直接关系到会展举办成本的高低。如果会展筹展和撤展在时间上安排合理，在程序上安排科学，那么，它不仅可以大大缩减会展成本支出，还可以使会展的筹展和撤展工作变得井然有序，在使参展商满意的同时也使会展主办单位满意。筹展撤展管理首先将筹展撤展的确切起止时间及时准确地通知参展商；其次提醒参展商在规定时间内尽快着手展位搭建和结束时展品的撤除，在整个过程中都要加强现场管理，保证现场的工作秩序和效率。

（六）会展整体时间管理

举办一次会展活动，至少要考虑到会展的招展、招商、宣传推广、会展服务以及筹展撤展等工作，整体时间管理就是将这几方面在时间上合理安排，在进度上互相配合互相协调，避免出现相互撞车或前后脱节的现象。会展整体时间管理要立足全局，从整体的角度出发，对会展的招展、招商、宣传推广、会展服务以及筹展撤展等工作在时间上安排好先后次序，采取有效的措施，使会展自始至终都处在“能控、可控、在控”状态，监督和控制好整体进度，确保会展总体上协调，全局上配合；另一方面，会展整体的时间管理还要有弹性，以便对各具体事项推进中出现的偏差进行调整，既不死守原计划，也不随意改变计划，而是根据情况的变化和整体的需要，灵活地加以调整。立足全局，管理就不会片面；机动灵活，管理才不会僵化。

会展时间管理是局部的配合，也是整体的把握，除此之外，它还要求会展计划要详实周密。因为计划是时间管理的依据，有一个严密的计划，时间管理才有章可循，才好执行，这是其一。其二是人员素质，会展的组织管理人员必须具有较强的时间观念，既要有对整体时间的控制力，也要有分步实施的执行力。整体的控制就是从时间上对会展的整体安排和进度进行监督与把握，分步实施就是对会展招展、招商、宣传推广、会展服务以及筹展撤展等工作按照计划和时间节点的要求及时予以完成。对人员素质的要求除了具备时间观念外，还要有良好的团队精神，管理人员除了自己所负责的工作外，还要和其他人员或部门相配合，以保证会展分步和整体的时间进度能按既定计划执行。