展览计划的修订与完善

第一节　展览计划的修订与完善

展览会的组织工作是件非常重要的工作，它关系到展览会的成败，因此要非常严密。它包括了立项、报批、签订协议或合同，还有展品征集、集运、报关、展台设计、施工管理、办理外汇、签订合同以及旅游观光等诸多环节。每个相关单位的要求各不相同，未定因素不少，往往需要进行反复协商、谈判和计算，才能最后确定下来。这是一件工作量大而细的系统工程，主要包括广告宣传、招展、招商等展览计划的组织实施，计划在策划阶段已经制定，但原计划因社会潮流、突发事件、消费需求等情况的出现可能与实际情况有了较大出入，如不修改将会使展览效果大打折扣。因此，及时修改计划，既变则变，顺应时势才会使展会取得预期效果。修订、实施计划的过程也是营销的过程。招展、招商是销售，但也是营销，是以客户为中心的整合营销，是提高客户让度价值的体验。有了足够的参展企业群，招展成功又会促进招商的成功，从而招徕足够的观众及专业观众，两者相互制约、共同促进。

一、编制组织工作程序表

组织工作通常有30多个项目，近百个步骤。在编制计划时要规定出每个项目的工作内容、完成标准和时间要求。具体要求如下:

(1)程序化。将展会计划按照一种程序化的模式落实到每一个环节上。

(2)表格化。展览会常用的表格约30种。这些表格使组织管理工作的过程规范化(标准统一)而易于操作。

(3)文件标准化。组织过程需要几十种组织文件，把这些文件编制成标准文件，可能的话，输入计算机，根据每次展会的情况可增加一些特殊要求，或根据实施情况删减一些事项。

以上三项工作使组织管理工作的效率大大提高，保证各项工作按时、按质、按量完成，并便于检查考核，可大大减少工作失误和人为干扰。

二、修订展览计划分项表

尽管如此，展会从立项招展到展会结束的时间里总会有些方面与计划有出入，原因当然有主观和客观两个方面，或者是出自组织者及参展商各自的利益关系。因此，通常需要对计划进行必要的修改。在修改中根据实际情况不断完善。建议将展览计划分解为分项计划，编制甘特图，使执行情况一目了然，并按时间检查进度的执行情况，分析计划执行中的成绩和问题。具体如图5－1所示。

图5－1　展览计划分项示意图