会展项目财务管理

第五节　会展项目财务管理

举办各种会展活动，尤其是贸易展览会不但是一种社会行为，而且也是一种经营行为，所以要注意活动的经济效益。由于会展各项工作的开展都需要相应的费用，为了不使会展活动因财政问题而“因故取消”或“因故推迟”，组织者应对财务收支进行科学而全面的预测，作出财务预算和具体的计划，费用总额应在做决定时确定下来。决定一旦作出，就应该尽快进行详细预算，而且是与计划工作结合起来做。通常的做法是，把所收的摊位费、人员费(吃、住、行和杂费等)、运输费、赞助费、广告费等项的总收入减去场馆的租赁费、住宿和交通费、展具及设计施工费、印刷费、运输费、保险费和不可预见的费用(约占总收入的10%为宜)等项支出。办展的毛利润一般控制在总收款额的25%左右为宜。若低于20%，则风险过大，若高于20%，则会影响到招展(规模和力度)。确定预算时，一定要把经济和社会效益综合起来考虑，不可把追求经济效益放到不适当的地步。在项目执行过程中，应严格按计划要求控制开支，以取得预算的平衡和可观的经济效益。

为了使财务预算和财务计划具有科学性和有实现的保障，现仅就会展活动主办者在项目财务管理中应该注意的问题列举如下。

一、确定合理的费用标准

会展活动从无到有、从小到大发展到今天，在收费和支出项目上已经形成了一个相对统一的规范。但是，因活动的规模、举办时间、举办国家及专业类别情况的不同，在费用方面又有不小的差别。主办方在进行财务预算时应认真调研，充分考虑到可能发生的费用和损失(包括额外支出)，在此基础上确定合理的收费标准，并注意在以下环节的可调控幅度上掌握得当。

(1)内外有别，差别适度。在双轨制情况下，国内参展商的参展费用比国外参展商的低，这已是客观事实。但是，如果这个比例定得不适当，会使外国参展商失去参展兴趣(外国参展商通常还要缴纳一笔国内参展商不必缴纳的、数目不小的进出口税费)，由此可能导致展会达不到预计的规模、档次以及国际性，展会的影响也会因此而大打折扣。

(2)优惠得当。面对同样的参展商，如果对部分客商给予不洽当的优惠(优惠对象的选择或幅度大小不等)，也会挫伤一部分商家参展的积极性，而且其副作用会影响到将来的展览。

因此，在优惠参展商方面不可盲目的广施优惠，而要建立比较科学的标准和程序。一旦摊位确定之后，就要根据协议收取费用，并且要及时收缴。

(3)确保收费价格的权威性。收取费用的项目和金额一经确定，就不可随意变更，否则会引起参展商的不满，严重的甚至中途退出。因此，事先作好价格调研非常重要。

(4)价格合理。在确定价格时，不但要参考其他类似活动的收费标准，还要根据会展活动的目标、届数、规格、场馆影响、举办地域服务业等具体情况进行综合考虑。此外，还要对展会前期、招展期、展出期和收尾期等各阶段可能发生的固定费用和意外支出(如汇率调整、物价上涨、租赁费用等)给予足够的重视，这样才能够从根本上降低主办方的财务风险，使会展活动取得多方满意的效果。2007年，德国某展览会采取成本导向定价法得出招展费用，具体如表7－3所示。

表7－3　2007年德国某展览会成本计算情况

二、招展措施得力，确保财务收入

会展活动的主办方在项目进行过程中，尤其是中前期，如未能广泛地开展宣传及公关活动，或者项目负责人对会展活动的内容和主要环节，如目标或收费标准不甚了解，以至于未能影响行业领域内主要企业、机构积极参展，则招展结果肯定不会理想，当然也就不能确保收到足够的参展费用，以保证活动的正常开支。另外，有的展会因报名参展商数量少，承办商就盲目地降低收费标准，或制定不大切合实际的优惠政策，用以招揽参展商，这是不可取的。因为这样会造成恶性循环或破坏会展市场的正常竞争秩序。

三、明确与各方的合同契约关系

与协作方(会展场馆、施工单位等)签订全面细致的经济合同，用合同约束双方的行为，尽量避免随意增收费用的现象发生。

举办会展活动，主办方要先期垫付一笔基本租金和施工费用。费用一旦缴清，就没有回头账了。但有些场馆为拓展业务，在报价单上并不明确标明某些价格，如空调费、水电费、加班费、一次性材料费等项目。因此，当事后结账时，主办方往往对着账单上的“天文数字”表示惊讶，可又无可奈何。为防止此种现象发生，主办方要认真调研，仔细研究报价单，进行直接、深入的谈判后再签订经济合同。本着互惠互利原则，必不可少的费用一笔也不能少，要详细说明收费的内容和计算标准。同时，要注意留一部分尾款，这也是项目完成后再交付的惯例，千万不要在结束前就把全部费用一次付清，否则不利于财务风险的控制。报价单货比三家，商签有效律的法律合同契约。如与协作单位如有长期合作意向，在计费方面应争取一些优惠条件。如果在举办前一年确定项目的举办场所和时间，则应尽早与场馆方签订租赁合同。这样做可避免因跨年度涨价而造成的不必要开支。

四、及时收回参展费用及其他费用

由于参展商分布面广，通常情况下其与某些参展单位仅是一次性交易，不能完全排除他们欠账拖缴或拒缴的可能性。一旦发生参展单位欠费，想要把款追回来就比较难了。所以，主办方要与客商签订合同，收取定金，并于进馆前收清全部场馆租金。凡出境展在临行前没有缴费或未全额交纳费用的，就要扣压或取消其人员的出境和机票手续;国内展览也必须在开幕前收齐应交全部费用。如果参加展览的单位或个人自行决定退出，则已发生的支出费用应由其自行承担;如遇有剩余款额时，还应扣掉所交款项的一定比例作为手续费和税金。

在招展时，应向有参展意向的单位明确说明费用的计缴标准和收费截止日期，必要时可提醒他们，如不能按期足额缴纳全部有关费用，会给展览会带来负面影响，甚至会给双方今后的合作带来不必要的麻烦。

五、开发辅助项目，开源节流

为了保证会展活动的财务预算收支平衡或有更多的收益，许多主办单位都在努力开发除本专业展览之外的辅助项目，或者把本来是委托出去的工作由自己承担。其中，最主要的内容是自己设立展示设计工程部门、设立广告宣传部门或其他类似机构，以期承揽一些设计、施工任务，承揽冠名、赞助广告或广告制作。这不但可以使展览的整体布局协调、风格统一，还可以直接与参展商、购买商接触，增进了解，建立良好的长期业务联系，培养忠诚客户，同时增加会展活动的收入。另外，随着我国市场经济的不断发展和成熟，市场开发越来越呈现出广阔的空间。主办方应站在时代的前列，集思广益，策划出与会展活动相适应的开发项目。