制定参展计划

第二节　制定参展计划

制定参展计划，其实质是将参展目标分解成若干具体可操作的指标，并提出具体的要求与完成时限的过程。这项复杂的系统工程涉及的因素很多，要求计划制定者有较高的理论水平、较强的分析能力及丰富的实践经验。在大量调研分析的基础上，才能制定出一份科学有效的参展计划。

一、参展计划的制定原则

第一，计划要以宏观、微观市场状况和经贸政策为依据。脱离实际情况的任何指标要求均会失败。计划还应建立在科学的分析决策的基础上，切忌人为的、不做客观调查的主观臆造和决策。

第二，计划务求全面。参展计划涉及展览的全过程，各方面任务都有明确、具体的分工，分工要全面、准确，并且职责分明，防止职责不清带来工作上的扯皮。

第三，建立必要的负责组织，实施项目经理负责制。一般由参展负责人委派专人组织制订参展计划，并在其直接领导下工作，以确保计划的顺利执行。

第四，可操作性强。要求计划在时间、财务、客观条件上可行，便于参展人员的操作。

第五，符合参展目标。不同的参展目标有不同的展示方式，有不同的团队成员，而不同的参展目标工作的重点也不同。应该根据事先确定的参展目标拟就展出任务，开展各方面的工作。如果是扩大影响，树立形象，那么就应加强设计、搭建工作，大力开展公共关系工作;如果是以成交为目标，那么就应该扩大展品、培训外语业务人员;如果是对市场进行调查研究，就相应地增加技术人员、营销人员，广泛走访、观摩，力求获得目标市场的多方面信息。

二、计划确定步骤

(一)分解工作任务

将整个参展工作系统地分解成若干个小的系统。这一步骤的目的是将整个参展过程的任务具体化、目标化。在分解过程中应注意展前、展中、展后有关任务的内在联系，以利于各项任务的协调完成。

(二)任命项目经理

任命项目总负责人及各项目负责人，使每位负责人清楚自己的工作职责、分工，做到每项任务有人抓，每件工作有人管。

(三)确定工作执行程序

按照展览工作的内在规律，科学地制定各项工作顺序，使整个工作有序、高效地进行，这就是项目的执行程序。建议采用关键工序线路法，确定哪些活动可同时进行(并行)，哪些必须按顺序先后进行(串行);然后采用倒推法，从开幕日往回推，把项目按并行和串行排列在一张图表上，将每项工作标明完成日期后，一张清晰的关键路线网络图就完成了。在图上，路线长短与任务量大小、耗时多少有直接的对应关系，哪些工作宜早安排下达，就一目了然了。

(四)确定完成时限

为确保在规定的时间参展，各项准备工作应有明确的完成时限，对于时间的确定可标示关键路线图，但要充分考虑到意外事件或某一环节造成的拖延对总体进程的影响，一般每项任务根据任务量的大小，提前留出相应的机动时间。

(五)确定验收方法

由于参展工作繁杂，涉及面广，同时又要求每项细小的工作都能按时、按要求完成，所以可采用核对任务清单和关键路线网络图法，对每项任务逐一审核、验收。

三、计划的主要内容

(一)确定参展人员，明确职责

人是展览工作的第一要素，是参展能否成功的关键所在，只有把参展人员的问题做好，参展工作才能顺利进行，展出才能成功。

从管理角度讲，最好把有关人员组成一个协调组织机构，称之为筹备小组或者叫办公室，由高级领导挂帅，专人负责。确定参展人员宜早不宜迟，因为展前的筹备工作相当繁忙，更何况人员定下来以后还要进行培训，这都是需要时间的。

展览人员按性质可分为两类:第一类是筹备人员，负责各项筹备工作，包括设计、施工、展品、运输、宣传、广告、公关、行政、财务、食宿、后勤等，可称之为“后台”人员;第二类是摊位人员，负责摊位各项工作，诸如接待观众、介绍产品、情况记录、洽谈贸易、签订合同等，这些人主要是营销经理、生产经理、销售人员、产品开发技术人员等，以及为之服务的翻译、讲解员、招待员等，即“前台”人员。

人员确定之后要进行分工，使之职责分明。首先确定项目经理，其职责是:

(1)选择或参与选择筹展人员;(2)制定或调整工作日程、安排;(3)编制预算，控制开支;(4)监督、协调筹展人员的工作;(5)参与评估展出工作及效果;(6)根据需要指定各方面工作的负责人;(7)任命摊位经理。

摊位经理一般由项目经理任命，是摊位工作的总负责人。其职责主要是:贯彻公司营销、市场战略;参与确定展出目标及决定如何开展展览贸易工作;安排展前宣传;选择摊位人员;安排人员培训;监督、协调、管理摊位工作;安排摊位评估、总结;负责展览后续工作。

工作人员的分工也要具体、明确，使每个人都有自己的工作岗位，做到各尽其职。人员分工可以用造表的形式编印出来，包括姓名、职权范围、联系地址等栏目，把分工落实到文字上。

(二)参展人员的组织、管理、培训

做好对参展人员的管理是办好展览的重要因素之一。参展人员的特点是临时性，绝大部分人员都是临时抽调来的，其工作内容的性质是临时的，权限也是临时的。展会如果管理不好会出现敷衍应付、关系松散等不良现象，对完成展览工作极为不利，所以做好组织管理显得极为重要。

首先，在选择人员时，要选择有技术、有能力、责任心强的人。专业知识和技能不可少。一定要进行培训，经过培训、引导，提高组织人员的协调、交际等能力，这对展览工作非常重要。所有参展人员“眼里要有活”，人员的责任心很重要。选人时应特别注意。

其次，领导要有组织才能，能把展览人员团结、组织在一起，能协调各方面的关系，善于与外部人员合作，并协调内外、上下、左右方面的关系，这样才能起到事半功倍的效果。

再次，用人要得当，一是分工明确，责、权清楚，责任到人，权力到人;二是对其进行正确评价，奖罚分明，实际中多鼓励、多表扬，多做思想工作，充分发扬所有人员的积极性、主动性。领导是一门艺术，运用得好和运用得不好会直接影响展览的效果，需引起足够重视。

(三)摊位申报

一般展览开始报名的时间在展前的6～10个月左右，有的会更长些。因此，当参展企业决定参展后，就要抓紧时间申请摊位。组织者一般是按申请时间的先后和出资多少安排摊位的，摊位位置不同，价格则不同，展出效果也就不同，同时还要预付费用。报名后又想退出展览，已缴费用是否退还、退多少，各个国家、各个展览的规定也不尽一致，需根据各展会的报名合同执行。

(四)设计、施工

展场定下来以后，就要组织设计施工。具体设计的要求是:(1)绿色设计搭建，要求材料环保、无污染;(2)对摊位设计提出整体要求，如风格、色调、用电负荷等;(3)委托设计人员和公司;(4)进行平面、立面设计，道具设计，分单元设计;(5)宣传设计，如广告、海报、资料、礼品等;(6)摊位的装饰、设计等。

设计审核通过以后进行施工，施工的具体内容是:(1)选择施工公司，一般通过招标方式;(2)基础设施，包括地面、照明、水、电、气、空调、消防、扩音设备、演示空间设备、办公室、会议室、仓库等;(3)摊位施工，包括尺寸、用料、框架、司标板、照明、桌、椅等;(4)租用设施，包括展柜、展架、模型、模特儿、衣架、灯具等;(5)现场施工，包括搭建展位、展品布置和拆除，以及展期内展台的维护;(6)另外还有办公室、接待室、休息室，包括沙发、茶几、办公桌、椅、办公用具(电脑、电话、传真、复印机、打字机等)。

(五)展品运输和保险

严格按计划的日程安排进行，包括选择物流公司和代理，办理单证、通关和保税手续;集中展品、理货;租车(船)，办理装车、船单据，如装箱单、出据报关单等;办理保险;如是国外参展，原产地证、ATA单证册等办理通关;运送展品，到达后开箱清点，如有损坏，办理索赔;回国运输应办理结算回运手续、港口至仓库运输、开箱清点交接。

(六)展览会的财务预算

参展费用包括摊位费、摊位装修费、运输费和机票、长途车费、市内交通费、食宿费、必要的设备租赁费、公关、广告宣传费、资料印刷费、礼品制作费、会议室租赁费、设计、施工费、行政后勤费、保险费等。进行参展经费预算时要加上总费用的10%作为不可预见的经费支出。

(七)展览会的效果评估

展览评估是展览工作的一个重要组成部分。评估包括对展览环境、展览工作和展览效果进行系统地、深入地评价和总结。其作用在于更深刻地了解展览环境，对已做的展览工作作出评价，为以后参展提高效率和提供经验、建议。

有关展览会的评估，我们将在第五部分作进一步的阐述。

附1:展览计划安排表

表8－4　展览计划安排表

附2:参展的时间计划

1. 12个月前

(1)从展览的规模、时间、地点、专业化程度、目标市场等各方面，综合专家意见，确定全年的展览计划;(2)与展览主办单位或代理公司联系取得初步资料;(3)选定展览场地，(一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置);(4)了解付款形式，考虑汇率波动，制定财务计划。

2. 9个月前

(1)设计展览结构;(2)取得主办方的设计批准;(3)选择并准备参展产品;(4)与国内外潜在客户及已有客户联络;(5)制作展览宣传册。

3. 6个月前

(1)以广告或邮件等形式进行推广活动;(2)确定旅行计划;(3)支付场地及其他服务所须预付款;(4)复查公司的参展说明书、宣传页、新闻稿等;(5)安排展览期间译员;(6)向服务承包商及组织单位洽商、定购广告促销事项。

4. 3个月前

(1)继续追踪产品推广活动;(2)最后确定参展样品，贴上司标，赠送给索取样品的客商;(3)摊位设计完成;(4)计划访客回应处理程序;(5)训练参展员工;(6)排定展览期间的约谈;(7)安排展览现场或场外的招待会;(8)办理出国、出境手续;(9)跟踪参展地政治、经济、社会、市场动态。

5.一周前

(1)办理外汇事项;(2)将货运文件、说明书及宣传页等影印本放入公文包;(3)做出发前最后的准备，检查出行的各方面情况;(4)搭乘飞机至目的地。

6.三天前

(1)抵达，饭店登记;(2)展厅及场地踏看;(3)咨询运输商，确定所有运送物品的抵达;(4)指示运输承包商将物品运送至展场;(5)联络所有现场服务承包商，确定准备就绪;(6)与展览组织代表联络，告知通讯方法;(7)访问当地顾客。

7.两天前

(1)确定所有展品运送抵达;(2)查看所订设备及用品的可靠性;(3)布置摊位;(4)所有活动最后准备就绪。

8.一天前

(1)对摊位架构、设备、用品及展品做最后的检查;(2)促销用品到位;(3)参展员工、翻译员等进行展前的最后沟通。

9.展览期间

(1)尽早到达摊位;(2)第一天即将新闻稿送到会场新闻中心;(3)实地观察后尽早预约明年的场地;(4)详细记录到访客户的情况及要求;(5)对于没有把握的产品需求不要当场允诺，及时回报总部作出合理答复，一旦应承，就必须按质、按期完成，以取得客户信任;(6)召开碰头会，每日与员工进行通报;(7)每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便及时处理及回应。

10.展览结束

(1)展品回运或处理;(2)监督摊位拆除;(3)商机处理;(4)寄出答谢卡;(5)适时总结、评估。