国内外人事档案信息资源管理研究综述

国内外人事档案信息资源管理研究综述

朱玉媛　周　璐　黄川川

(武汉大学信息管理学院)

【摘　要】本文对近三十年来国内外人事档案信息资源管理研究情况进行了综述。国内主要研究内容包括：人事档案历史渊源，人事档案的定义、性质和种类、人事档案的作用，目前人事档案信息资源管理中存在的问题，改革的方向及管理的新模式等方面。国外研究集中在人事档案信息资源的内容、特性、相对人获取人事档案信息资源的权利、人事档案信息资源涉及的隐私权保护、人事档案信息资源管理所需的立法保障等方面。文中对人事档案信息资源管理相关研究成果及其主要内容与观点进行了归纳和分析。

【关键词】人事档案　信息资源管理

Overview of Research on Personnel Records Information Resources Management at Home and Abroad

Zhu Yuyuan　Zhou Lu　Huang Chuanchuan

(School of information Management，Wuhan University)

【Abstract】This paper summarizes the current progress of research on personnel records information resourcesmanagement at homeand abroad for nearly three decades.Domestic main research directions are：historical origins of personnel records;the definition，nature and type of personnel records;the role of personnel records;current problem of personnel records information resources management，as well as the direction of reform and new managementmodes.Foreign study focused on the contents and characteristics of personnel records;access to personnel records information resources;privacy protection and the necessary legislation related to personnel records information resources etc.The main content and viewpoints of those productions are summarized and analyzed by the author.

【Keywords】personnel records information resourcemanagement

1　国内研究情况

我国人事档案信息资源管理工作从中华人民共和国成立开始进入全面发展时期，但是学者们真正对其进行比较系统的研究和探讨，还是从20世纪80年代开始，而且最初的研究更多偏向于管理实践和具体的整理方法等方面，较少有理论方面的研究。近几年来，“弃档”、人事档案造假等现象越来越多见诸报端，人事档案一夜之间被推向了风口浪尖，学者们也开始了对人事档案和人事档案信息资源管理的新一轮思考和研究。本文对近三十年来人事档案信息资源管理的研究概况进行梳理和总结，有利于更全面地了解人事档案目前的研究热点、主要内容和相关领域的研究进展。

从目前学者们的研究状况来看，人事档案信息资源管理方面的研究比较丰富，而且在一些领域内的研讨已经比较系统和成熟，这些研究成果指导了我国人事档案信息管理的实践，值得认真学习和借鉴。

笔者从专著、研究论文两个方面统计了相关成果。

1.1　人事档案信息资源管理方面的著作和教材

关于人事档案信息资源管理方面的专著和教材主要有：

①1984年王法雄编著的《人事档案管理概论》，由湖北人民出版社出版，该书是研究人事档案信息资源管理的第一部专著，填补了人事档案理论上的空白。书中对人事档案的历史渊源、含义、属性、作用及其管理方法作了有益的探讨，内容翔实，论述有序。它既是人事档案工作实践经验的总结，也反映了人事档案事业发展的客观需要。书中关于人事档案的概念、分类、管理、利用等方面的论述，对人事档案工作理论与实践起到了较大的作用。

②1990年邓绍兴编著的《人事档案学》，由中国青年出版社出版。该书主要对人事档案工作的理论与方法进行了探讨，如关于人事档案工作的定义、特点、作用、门类划分，与其他档案的区分和联系，有关组织领导和队伍建设等方面，对于人事档案信息的收集、鉴别、整理、鉴定、保管、转递与统计、检索利用手续等方面，都有论述，是一本兼具历史性、学术性和实用性的人事档案学著作，对实际工作具有较大指导作用。

③1995年湖北省委组织部编著的《人事档案管理与利用工作指导》一书，由湖北人民出版社出版。该书对人事档案管理方法以及人事档案利用服务等方面进行了论述，对人事档案部门具有一定的实际指导意义。

④2002年朱玉媛编著、中国档案出版社出版的《现代人事档案管理》，该书结合现代社会特点探索人事档案信息资源管理的新观念、新理论和新方法，探讨和阐述了现代人事档案信息资源管理改革的思路与措施，而且在内容的安排上系统、全面，涉及现代人事档案信息分类体系、管理模式，人事档案信息管理的新理念与方法，人事档案信息规范化管理，人事档案信息计算机管理与多媒体技术、网络技术的应用，国家公务员、流动人员等类人事档案信息管理难点与对策，人事档案信息资源开发利用等内容，此外，作者在语言的表达上也注意深入浅出。该书对现代人事档案信息资源管理进行了有益探索，丰富了人事档案管理理论，对档案工作实践具有重要的指导意义。

⑤2007年王英玮主编的《信息时代的人事档案管理：理论·实践·方法·技术》，由中共党史出版社出版。该书涵盖了人力资源与人事档案管理概述，人事档案管理基本理论，人事档案管理对象概述，人事档案管理概述，人事档案的接收与补充，人事档案的鉴定，人事档案的保管，人事档案的统计、检索、利用服务等内容，该书对人事档案信息资源的信息化管理提供了重要参考价值。

⑥2007年陈潭编著的《单位身份的松动——中国人事档案制度研究》，探讨了人事档案制度从身份走向契约、从管制走向服务，人事档案制度如何实现改革。该书为国内首部关于人事档案制度研究的学术性著作。

⑦2008年邓绍兴著的《人事档案教程》，由中国传媒大学出版社出版。这部著作共分5编29章，682千字。包括中国人事档案简史、人事档案和人事档案工作、人事档案管理、人事档案信息化建设、人事档案管理制度改革等，内容非常丰富全面，几乎涵括了人事档案的所有方面。

除了以上专著外，还有其他一些档案学著作中某些章节对人事档案信息资源管理也有论述。如《新编档案管理学》(邓绍兴编著，中国档案出版社1986年出版)第二十一章，《专门档案管理》(潘玉民、杨小红主编，辽宁大学出版社1993年出版)第二章，《最新档案工作实务》(陈兆祦、沈正乐主编，中国档案出版社1996年出版)第四篇第一章，《档案管理原理与方法》(洪漪编著，武汉大学出版社1996年出版)第七章，《现代档案学》(王云庆、苗壮编著，青岛出版社2002年出版)第十一章，《文书与档案管理》(倪丽娟、于元元编著，黑龙江人民出版社2002年出版)第六章第二节，《专门档案管理》(王英玮主编，中国人民大学出版社2004年出版)第四章，《档案学基础》(朱玉媛编著，武汉大学出版社2008年出版第2版)第二章，都对人事档案或人事档案管理理论和工作实践进行了论述。

1.2　人事档案信息资源管理方面的论文

对人事档案信息资源管理研究成果另外一个很重要的反映就是期刊论文，笔者在中国期刊网上以“人事档案”和“人事档案信息资源管理”为检索词对近三十年(1978—2008年)文章进行检索，经过去重和简单的筛选以后，共得到学术性论文1 928篇。

笔者对这些文章进行调研发现，对人事档案信息资源管理研究的群体还较为分散，大多数文章的作者都是一次性研究，即仅对该问题发表过一篇文章，少数作者如邓绍兴、朱玉媛、王英玮、纪红卫、倪丽娟、何云平、刘琴等人保持了对人事档案相关问题的持续关注，发文量比较稳定，研究内容也相对专一。在载文期刊上，档案学专业期刊上刊载人事档案研究方面文章较多，特别是《兰台世界》、《浙江档案》、《档案与建设》、《山西档案》、《档案管理》、《中国档案》、《北京档案》、《档案学研究》、《档案学通讯》等档案事业类核心期刊，另外《中国人才》也是发文量较多的杂志。

人事档案信息资源管理虽然属于专门档案信息研究领域，研究人员主要是档案学和少数管理学、人力资源管理方面的学者，但笔者发现，其研究范围还是相当广泛的。从早期关于人事档案定义、人事档案工作性质、人事档案信息管理基本方法等问题的研究，到近几年来对人事档案改革与新模式的探讨，都反映了学者们对人事档案一如既往的关注和兴趣，人事档案信息资源管理研究呈现稳定进行的状态，在一些方面更是有了不少突破和创新之处。而且笔者发现，现在学者们逐渐习惯于从时代的大背景出发，将人事档案信息资源放在信息社会的大视角下从事研究，这也体现了学者们学术精神的提升和社会责任感的增强。

根据论文研究范围与主题分布，笔者从以下几个方面对论文的主要内容和观点进行了归纳和总结。

1.2.1　人事档案工作的历史渊源

在人事档案的历史渊源上我国学者们达成了共识，即认为我国历代封建王朝及各时期，关于职官任免、品级、身份等方面的记载，已经类似于现在的干部档案，都属于人事档案范畴，古代也已经有了人事档案信息管理工作，有不少学者对古代人事档案和人事档案工作进行了专门研究。

王法雄认为我国最早的专门的人事档案产生于隋唐。隋唐有关科举锉选的官员职名、履历、考绩等情况，都要有专门文件记载，这种文件称之“甲历”，这种甲历档案则是较专门的人事档案。他认为，如果说两周出现的“谱牒档案”还只是少代人事档案的雏形的话，那么隋唐的“甲历档案”则是比较完全的人事档案^［1］。

邓绍兴在《人事档案纵览》里将人事档案的发展阶段划分为人事档案的起源、人事档案和人事档案工作的初步发展时期、人事档案和人事档案工作的全面发展时期。他认为人事档案和人事档案工作，历史可以上溯几千年。周代的册命、荐书，是人事档案的细胞或萌芽，汉代的人事档案已经有了登记上报备选宫员年龄与德行的材料和察举与征辟中的荐书、登记和审查材料。唐代实行科举考试以及严格的官吏锉选制度，伴随着这种用人制度，我国的人事档案和人事档案工作由汉代的初创进入了发展时期。中华人民共和国成立以来是人事档案和人事档案工作的全面创建和发展阶段^［2］。

虽然人事档案和人事档案管理工作历史悠久，但是学者们一般认为人事档案工作真正开展起来是在中华人民共和国成立后，各级组织和人事部门成立了人事档案信息资源管理的专门机构，人事档案工作才得到了较大发展。

邓绍兴总结了中华人民共和国成立后我国人事档案工作取得的成绩：第一，人事档案工作已形成一个较完整的体系。从中央到地方的机关、社会组织，大多建立了人事档案管理机构或配备专职兼职人员。第二，建立了一套规章制度，使人事档案工作有章可依。第三，业务工作取得重大进展。全面完成了清理和整理工作任务、收集工作，实现了规范化、制度化;管理条件有较大改善，管理水平有新的提高;初步改革传统管理方式，试行目标管理与考评。第四，国家公务员和流动人员档案工作已逐渐开展起来^［3］。

总之，关于人事档案历史渊源的研究已经比较成熟和稳定，学者们的意见一致。

1.2.2　人事档案的定义、性质及种类

1.2.2.1　人事档案的定义

在人事档案的定义问题上，学者们虽然表述不一，详略不同，但是对人事档案核心的把握都是相同的，而且，对此问题的研究鲜有专文论述，一般都是在相关著作和论文中作陈述性的说明。不过，人事档案发展至今，随着学者们研究和认识的加深，对于它的定义也日趋准确和丰富。

王法雄最早把人事档案简单的定义为凡记述和反映某人经历和德才表现等情况的档案，就是人事档案^［4］。这一定义最为直接，说明了人事档案的本质。

邓绍兴认为“人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存供备查的文字、表格及其他各种形式的历史记录”^［5］。“人事档案是机关、社会组织人事管理活动的产物，主要是由组织、人事、劳动等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成，而不是其他活动中产生。人事档案是由组织上形成，或是经组织上审查认可的材料，而不是任何私人搞的材料。”^［6］

在吴宝康、冯子直主编的《档案学词典》中是这样解释的：“专门档案的一种。人事、组织、劳动工资等部门在对人员的考核管理活动中形成的档案。记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位整理、集中保存。主要有干部档案、工人档案和学生档案三种。”

以上学者对于人事档案的定义都反映了人事档案的形成主体、大致内容、作用及其概念。

随着人事档案载体种类的多样化，朱玉媛在《现代人事档案管理》一书中，将人事档案的概念解释得更为详细：“人事档案是在组织人事管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的档案。简言之，人事档案即是记录和反映个人德能勤绩等方面情况的，经组织认可归档保存的个人材料。是国家档案的重要组成部分。”^［7］这种定义的内涵更加丰富，对人事档案的说明也更详细。

1.2.2.2　人事档案的性质

大多数研究者认为人事档案的性质具有政治性、真实性、机密性，一部分研究者认为人事档案具有现实性、动态性。

王英玮教授的观点具有高度概括性，他认为：“人事档案与普通管理性档案(文书档案)相比有诸多共性特征，如原始性、记录性、回溯性、知识性和信息性、部分档案内容的机密性、凭证性和参考性、定向积累性、有机联系性。人事档案和其他专门档案一样，也具有专业性、现实性、独立性、规范性、准确性。人事档案自身独特的性质主要表现为形成目的的特殊性、档随人走的动态性、记录内容的隐私性”^［8］。

朱玉媛认为：“人事档案主要有集合性、认可性、专门性、真实性、机密性、权威性、现实性、动态性等属性。”^［9］

邓绍兴认为人事档案具有现实性、真实性、动态性、保密性、专业性、权威性。

何朋春在《浅谈人事档素的属性》里写道：“人事档案具有信息性、凭证性、政治性、真实性、机密性。”^［10］将信息性列入人事档案的性质之一，有利于更好地利用、开发人事档案信息资源，也是人事档案作为档案家族的一员应该具有的基本性质。

1.2.2.3　人事档案的种类

自中华人民共和国成立以来，我国的人事档案主要分为干部档案、工人档案、学生档案、军人档案四大部分。这种划分方法以个人的身份为依据，在计划经济时期一直占主流地位，但随着政治体制与经济体制的改革，国家公务员制度和人才市场的建立，人员成分多元化，人事档案内容也越来越复杂，传统的分类方式暴露出一些弊端，学者们在人事档案的种类划分上有了一些新的观点。

邓绍兴认为，传统的人事档案分类体系还不够完善与科学，且与信息社会的实际差距较大，在一定程度上影响了管理水平和效率的提高，以及人事档案信息资源的整合、开发与共享。他提出创建新的分类体系，即先按所有制性质，划分为公有部门和非公有部门人事档案，公有部门在职人员的人事档案由任职机构的人事部门集中管理，非公有部门的人事档案，一般由所在单位的人力资源部门保管，并在雇员辞职、调动后，留存在原供职单位。再对公有部门人事档案进行分类管理，公有部门人员的人事档案可划分为公务员、专业技术人员、企事业员工(职工)、学生几个大类^［11］。

朱玉媛结合我国人事制度的改革，对人事档案信息资源管理体系进行了深入研究，她认为有必要根据各类人事档案特点进行归类，组成各具特色的管理体系，她提出建立起现代人事档案信息资源宏观与微观管理体系。现代人事档案宏观管理体系，是指整个国家人事档案信息的大体分类结构以及管理方式。将人事档案按照形成者工作单位、工作性质进行分类管理，具体分为国家公务员档案、教师档案、科技人员档案、军人档案、医务人员档案、企事业员工档案、学生档案、农民档案、个体人员档案、流动人员档案等。现代人事档案微观管理体系，是指根据每类人事档案所含内容和成分的异同，由人事档案文件组合成不同类别并构成一个有机的整体。^［12］这是对我国人事档案体系的有力探索，对研究人事档案体系的改革和人事档案的重新划分有重要意义。

从以上的表述可以看出，学者们试图在原有分类的基础上找到更加细致和科学的分类方法，以实现与各类人事档案形成者相对应的针对性管理。

1.2.3　人事档案的作用

关于人事档案的作用，学者们各有表述，但内涵一致，如：“人事档案是历史地、全面地了解一个人的必要手段，是人事工作不可缺少的重要工具;是确定和澄清个人有关问题以及正常的政治审查的凭证;是研究和撰写各类历史传记的珍贵资料”^［13］。

“人事档案是历史地、全面地考查了解一个人的手段和基本依据;是进行科学研究的宝贵材料。”^［14］

陈潭从公共管理的视角对人事档案的作用进行了认定：“人事档案作为一种公共管理工具，充分体现了国家安全与官吏管理的有效性，它的存在为庞杂的公共事务管理和复杂的人事任免更替找到了依据，对中国几十年来经济社会发展和国家的安全稳定起到了不可言喻的作用。”^［15］

邓绍兴、朱玉媛等人对人事档案的作用进行了比较全面的归纳，他们的观点大致相同，即都认为人事档案的作用主要包括以下几个方面：组织、人事工作不可缺少的依据;为考察和了解人才提供准确信息;澄清问题的可靠凭证;维护个人权益的法律信证;推行和贯彻公务员制度的重要手段;组织与干部之间联系的纽带;组织、人事、劳动(人力资源管理)工作者记忆的工具;对人事工作有规范、检查、监督的作用;是研究和撰写各类史志、人物传记的重要材料。

也有不少学者具体探讨了某种类别的人事档案如干部人事档案和企业人事档案的作用。

1.2.4　关于人事档案信息资源管理中存在问题的研究

随着市场经济的发展，传统人事档案信息资源管理的诸多问题，慢慢浮出水面，日益引起人们的关注，如人事档案信息含量不足、人事档案信息内容真实性无法确认、人事档案信息利用效率不高、人事档案知情权无法实现、“弃档”、“死档”现象严重等。近年来，学者们对这些问题开展了热烈的探讨。

1.2.4.1　人事档案社会功能退化

人事档案信息内容的失真、陈旧和重复，直接导致了其社会功能的退化。杨润月认为目前人事档案存在三个方面的问题，即：①人事档案内容失真。②人事档案内容陈旧。侧重反映本人的“政治历史”，缺乏反映个人综合能力、业务素质、信用状况的资讯。③人事档案内容重复。她认为造成这些问题的原因有：对档案信息补充和更新不重视，使得档案材料收集的渠道不畅通。档案材料收集不完整、不全面，老材料比较多，新材料补充又不及时，材料的变化跟不上人的变化，不能及时反映个人最现实的面貌^［16］。

刘琴在《人事制度改革对人事档案管理的影响》一文中，对人事档案社会功能弱化的现象进行了归纳，主要有四个方面：①国有企业下岗职工可以“无档生存”，②非国有企业员工可以“无档择业”，③国家公务员可以“无档入仕”，④人事档案自身存在造假等种种“缺陷”^［17］。

面对人事档案功能逐渐弱化的现象，代红在《我国人事档案功能定位的思考》一文中指出，现代人力资源管理下我国的人事档案功能应定位在信息记录功能和信用凭证功能，而不是中国传统人事档案所强调的政治身份功能和评价考核功能^［18］。

1.2.4.2　人事档案信息资源管理弱化

田晓琼认为，随着人事制度改革和经济体制转变的深化，人事档案信息资源管理中“弃档”、“死档”、“口袋档案”的现象越来越多，似乎越来越多的人不关心自己的档案。人事档案信息资源管理弱化的趋势越来越明显。她进一步分析了原因：用工制度和择业观念的改变，解除了人事档案对部分人的束缚;人事档案自身的“缺陷”;国家政策的调整减弱了人事档案的凭证功能;人才竞争，加剧了“弃档”行为;人事档案信息资源开发利用程度较低^［19］。

谭必勇认为，现在流行的“弃档”现象产生的主要原因就是人事档案自身价值的降低，根本原因是封闭型、内向型的人事档案制度，他认为现行人事档案信息资源管理制度的弊端包括：人事档案管理机构的分散化、非专业化，人事档案管理方法落后、管理手段陈旧，人事档案服务体系过于被动^［20］。

1.2.4.3　流动人员人事档案信息资源管理

随着我国市场经济的全面确立和改革开放的深入进行，人才流动已经是社会经济发展的大趋势。流动人员档案在市场经济建设中具有举足轻重的作用，因此流动人员人事档案管理是新时期人事档案信息资源管理中必须面对和解决的重要问题，这也是近几年来学者们探讨的热点问题。

朱玉媛分析了流动人员人事档案管理中存在的主要问题和解决对策。她认为流动人员人事档案管理中还存在下列问题：“重”接收保管，“轻”开发利用;人事档案管理规定没有得到认真执行;不少流动人员档案与人员流向脱节“人档分离”现象较严重;流动人员人事档案管理不够规范，查找利用不方便;流动人员人事档案管理人员数量与素质有待提高。

在解决措施方面，她提出了一系列有针对性的对策：加强宣传，切实执行现有规章制度;进一步明确流动人员人事档案目标管理方向;加强流动干部档案与干部流向的基本同步发展;为建立与完善人才诚信、业绩诚信机制提供优质服务;以人事代理为契机，建立流动人员人事档案社会化管理服务新模式;努力实行现代化管理手段与技术;结合流动人员人事档案管理工作的特点，为加大开发人才资源力度做出贡献;提高流动人员人事档案管理人员的素质^［21］。

许长认为，我国现行流动人员人事档案管理制度存在诸多问题，他结合个人信息权的有关理论对流动人员人事档案信息资源管理进行了剖析，并提出了自己独特的观点，包括建立人事档案与档案信息本人“见面制度”;树立科学的人事档案信息更正、更新程序;明晰人事档案管理主体、人事档案利用、人事档案信息本人的权责关系;建立人事档案信息利用监督、保护机构;建立“人事立户”的存档新模式^［22］。

倪丽娟认为由人才流动引发的人才流动“绿色通道”现象和人才资源共享问题对传统人事档案管理理念与管理实践带来了一定冲击，应对之策则是人事档案管理理念与制度的改变，她提出应该建立新的管理理念，即人事档案管理不仅是服务于人事管理，更是服务于人的发展的重要手段。人事档案管理制度改革方向是，不仅要从人在组织内部发展需要出发，根据人事管理需要形成并提供相应的人事档案，而且要满足离开原单位的人在新的单位发展对反映其成长、体现其历史能力与业绩的档案信息的需要。即应规定所有单位的人事档案管理部门在继续保管现行人事档案的同时，应以某种方式向已流出人员目前所在单位提供相应的档案信息服务，以满足其人事管理实践对档案信息的需要。这是一种与“单位人”向“社会人”转变相适应的新的人事档案管理理念和方法的探索，与其他学者社会化、开放化管理思想是相符的^［23］。

肖文建和杨彩虹在《流动人员人事档案管理对策》一文中对流动人员人事档案管理的现状和原因进行了分析，最后提出了比较全面和有针对性的解决对策。他们认为，第一要给流动人员人事档案一个合理的定位，认识到其重要性，第二要正确认识人事档案所有权的问题，即人事档案并非完全意义上的个人档案，任由个人处置。第三要健全制度，规范管理，严禁不具备管理人事档案资格的单位和个人擅自接收和管理流动人员人事档案，杜绝流动人员人事档案多头管理现象。第四要建立有利于人才流动的人事档案转递和补充更新机制。第五是探索现代化管理的新途径^［24］。

1.2.4.4　人事档案信息资源的所有权和知情权

政务公开化和管理民主化程度使人们的“知情权”意识越来越强烈，但是《干部档案工作条例》中明确规定：“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。”工人、学生等类别人事档案在提供利用方面也无一例外地参照执行了上述规定。人事档案作为一种与个人关系相当紧密的档案，究竟是属于公民个人还是单位、国家?盖在它头上的面纱究竟什么时候才能被揭开?是人们非常关注的问题，人事档案所有权和知情权的问题是近年来学者们研究的新课题。

关于人事档案所有权的问题，众多专家学者众说纷纭，但认为人事档案理应归单位或国家所有之说法者居多。

魏勤政认为，人事档案所有权，狭义上说当属个人与其所在单位共同拥有，并且单位对人事档案的拥有具有时效性，广义上说人事档案最终所有权归国家所有，属于国家档案财富范畴。并且他认为这样解释人事档案的所有权，有利于缓解弃档现象，有利于解决人员流动时原单位的“卡档案”问题，有利于解决一人多档现象，有利于实现公民的知情权，有利于保证人事档案的客观真实性，有利于回答人事档案管理过程中的困惑^［25］。

杜锋峰在《人事档案所有权到底该归谁》一文中对人事档案所有权的问题做了深入剖析，他提出了对了人事档案所有权归形成单位，人事档案所有权归个人，人事档案所有权归人才流动服务机构三种观点的质疑，然后根据法律依据、现实依据、理论依据三个方面论证了人事档案所有权应该归国家所有^［26］。

在人事档案的知情权上，学者们一致认为公民个人有权获得对自己人事档案的知情权，人事档案应该向本人开放。

刘琴在《人事档案知情权探讨》一文中指出，人事档案的知情权，主要是指当事人合法拥有的对人事管理部门保管的有关自己的档案材料状况及其利用情况等进行知晓的权利，用人单位合法拥有的对其员工人事档案记录内容的客观真实程度的知晓权利。人事档案知情权的主要内涵包括当事人对自己人事档案的知情权和用人单位对员工人事档案的知情权两个方面^［27］。

郑美虹进一步分析了人事档案知情权得不到实现的原因，她认为主要是历史方面的原因，在计划经济体制下，人事档案披上了“神秘面纱”，此外，现行的有关人事档案法律、法规、制度使人事档案与个人“绝缘”。她提出通过加强舆论引导，完善、修改现行的人事档案法律、法规，加强人事档案现代化管理三个方面来促使人事档案向个人开放^［28］。

纪红卫认为人事档案应该向本人有条件开放，他在《知情权保护的呼唤——人事档案向本人有条件开放》中进一步分析了人事档案向本人开放的知情权依据：一是人事档案向本人开放是有其宪法依据的，二是人事档案中真正需要对本人保密的材料并不多^［29］。

邓绍兴从另一个方面探讨了为什么要实现本人对人事档案的知情权，他分析了忽视相对人知情权做法的弊端和建档相对人享有知情权的好处。他认为维护建档人对人事档案的知情权有利于维护相对人的民主权利，有利于实现公正的人事工作程序，有利于激活人事档案，有利于体现政府信息公开，有利于借鉴国外的人事档案管理经验^［30］。

明确人事档案信息资源的所有权归属，实现人事档案信息资源对相对人的知情权，这不仅是学者们的意见，也是时代和大众呼声的反映。但是，要解决人事档案管理中出现的诸多问题和挑战，唯一的出路就是人事档案改革，探讨人事档案管理的新模式。

1.2.5　传统人事档案信息资源管理改革

随着传统人事档案信息资源管理的种种弊端凸显出来，围绕人事档案信息资源管理改革创新，专家学者们和人事档案工作者展开了热烈的讨论，提出了很多有价值的观点。有的学者就某一方面重点论述，有的学者则提出了比较全面的改革方案。其中陈兆祦、朱玉媛等人都在这方面进行了深入研究，形成了自己鲜明的观点。

1.2.5.1　改革人事档案终身制

陈兆祦认为传统的人事档案随人走的制度是为了适应干部领导职务终身制、干部队伍中实行军事共产主义(革命战争时期)、高度集中统一管理的干部人事体制、社会主义公有制和计划经济的需要而产生、形成的。随着改革开放，干部领导职务终身制的废除，干部人事制度的改革，多种经济成分的形成，社会主义市场经济的建立和发展，人事档案管理的这种“终身”制已越来越不适应这种新情况、新形势。他认为人事档案的主人应是国家机构以及各种组织的人事、组织、劳动工资部门，人事档案所有权应归建立人事档案的组织，不应归个人。因此，在各个组织之间流动的人事档案，应按历史顺序分别保存(即一个人事案卷中分为若干部分)，保持其历史面貌。人事档案只在本组织、本系统中流动如在党政机关、军队内部流动，其成员离开了党政机关(或军队)，其人事档案(或在原单位保管若干年后)移交各级国家档案馆(或中国人民解放军各级档案馆)保存^［31］。

1.2.5.2　形成集中统一分级分类的管理体系

朱玉媛认为在市场经济中，人事档案信息资源管理体制改革应从以下几个方面着手：①改分散多头管理为集中统一管理。具体提出了四种有利于实现集中管理的措施。第一，应确立人事档案管理的领导体制，增强人事档案工作发展宏观调控能力和对人事档案管理的导向作用。第二，打破各级各部门条条块块都管人事档案的旧管理体制，实行相对集中统一管理的体制。第三，应建立与现代人事政策制度相适应的人事档案管理制度，而不仅仅是较稳定的一般干部档案管理制度。第四，要将人事档案管理真正纳入整个档案事业系统，接受国家档案事业规范化、标准化的宏观指导，而不应将档案工作重要组成部分之一的人事档案管理独立于该系统之外。②改管理分级过细为管理适度分级或不分级。具体来讲就是党政机构人事档案管理应适度分级，企事业单位人事档案管理可以不分级。③改单一管理为分类管理^［32］。

1.2.5.3　拓展和充实人事档案内容

田晓琼认为应该拓展、充实人事档案的内容，促使人事档案管理朝着立体化、动态化方向发展，建立个人信用档案^［33］。

周毅也认为人事档案的内容需要改革，他认为人事档案的内容要适应人事工作的需要，不仅要求其具有记录性、真实性、凭证性，而且要求具有一定的情报性。改革后的人事档案内容，既要有人的历史信息，又应有人的现实信息，还应有人的未来发展趋势信息;既要有稳定的信息，又要有灵活多变的信息，既要有局部的信息，又应有全面系统的信息。这样，人事档案的情报价值会不断增大，另一方面，社会也将慢慢消除对人事档案的神秘感、恐惧感和不信任感，从而为人事档案情报源的开发利用创造条件^［34］。

还有一些学者认为人事档案里应该增加反映人员个性内容的文档记录、业绩材料和缴纳养老金、公积金、各项保险金和签订合同的记录信息和有关心理、身体健康状况等内容，尽量增加人事档案的完整性和全面性，提升人事档案的价值和功能。

1.2.5.4　建立人事档案信息管理监督机制

唐高计认为应该加强进档案材料的监管机制，在一定范围内增加档案的透明度，人事档案管理工作必须走出封闭状态，实现社会化管理。在市场经济条件下，人才由“单位人”转化为“社会人”，人事档案也应该实现社会化开放化管理。人事档案要提升其利用价值，将档案使用权限有条件的放开，允许有使用权限的用人单位和个人通过网络或其他合法途径查阅公民的个人档案。^［35］王小云和王运彬在《试论人事档案管理流程》文中也强调了人事档案材料的收集、整理等流程以及“流程操作者”需要被监督与管理，他们认为对于人事档案管理中出现的违法乱纪行为，不仅要追究单位、单位领导的责任，也要追究管理人员的责任，另外，还要加强对流程的“操作者”——人事档案工作人员的管理。^［36］还有的学者认为，人事档案的评估体系当作大的调整，应积极探索建立市场化人力资源评价体系，用社会中介机构代替国家组织机构来对人才资源进行评估。

1.2.5.5　实现人事档案信息资源规范化现代化管理

实现人事档案信息资源的规范化、现代化管理，是人事档案管理工作的必然选择和发展趋势。我国传统的人事档案工作的设备条件、管理手段和技术方法相对比较落后，属于经验管理和手工操作，影响了人事档案的管理效率和人事档案信息的开发利用，同时也不利于人事档案知情权的实现。

朱玉媛在《现代人事档案管理》中第七章就着重对人事档案信息资源现代化管理技术与方法进行了论述。“人事档案现代化管理，就是把现代化管理思想和先进的科学技术手段应用于人事档案管理过程中，以提高工作效率和延长人事档案寿命，更好地服务于社会的管理活动。人事档案现代化管理涉及管理人员思想的现代化、管理方法的现代化、管理技术的现代化(包括计算机技术、多媒体技术、通信技术、网络技术等)。”^［37］

李宗春、张玲在《人事档案规范化管理初探》中写道：“人事档案规范化管理，是指根据组织、人事、劳动等部门的现实要求，科学地、系统地、动态地管理人事档案，使人事档案发挥更大效能，更好地为社会主义现代化建设服务。人事档案规范化管理的目标是①收集完整，②鉴别准确，③整理有序，④保管安全，⑤利用方便。提供利用，开发人事档案信息资源。”^［38］

除了以上学者相对集中的观点以外，还有不少学者从宏观方面综合论述了对人事档案管理改革的看法。邓绍兴在《理顺干部人事档案干部体制与创新模式的探讨》一文中表示，干部人事档案体制应该注意以下四个方面：坚持集中统一、分级负责的管理体制不动摇;进一步提高各级领导的档案意识，切实加强领导是发展干部人事档案工作的关键;档随人走与人档适度分离并存;“人人建档”与“选择性建档”并举;管理模式走多元化之路^［39］。

刘琴则认为人事档案管理的改革应该从两个方面着手：一是人事档案自身的改革，即研究解决人事档案收集范围、分类方法、利用规定、转移制度等方面存在的各种问题，适应现实情况的发展需要。二是外部条件的改革，主要是深化国家各项人事制度改革，建立和健全科学合理的人事管理体制^［40］。

陈辉在《“死的物”怎能束缚“活的人”——关于人事档案工作改革的设想》中提出人事档案管理改革应遵循如下基本思想：以服从、服务于人事管理实践为人事档案工作的基本出发点和归宿，根据人事管理的发展、变化所提出的要求，调整自身的工作内容与工作方法，以求对人事管理实践的最大适应性。并具体提出应该改变档随人走的观念，实现人事档案的分工管理、充实人事档案内容、实现人事档案现代化管理等措施^［41］。

虽然具体的改革措施学者们意见不一，但是他们的基本思想和基本目标是一致的，即实现人事档案的科学化、社会化、规范化、现代化管理，使人事档案信息资源管理体制更好的适应市场经济的大环境，使人事档案发挥更大的作用。

1.2.6　人事档案信息资源管理的新模式

学者们在研究人事档案信息资源管理改革方案的同时，也一直在思考和酝酿着人事档案信息资源管理的新模式。

朱玉媛对传统封闭式管理模式和现代开放式管理模式进行了比较，分析了各自的利弊，并提出了新的人事档案管理模式的含义。她认为人事档案开放式管理模式有以下几个含义：人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性;人事档案来源的广泛性和内容的复杂性;利用者对人事档案需求的多样性;人事档案管理方式和服务方式的开放性。^［42］她还指出，社会化开放式管理模式预示着更大范围内人事档案管理的一种方向和发展趋势。这些观点具有前瞻性和突破性，启发了其他学者的研究，为人事档案管理模式的更深入探索奠定了基础，指出了方向。

王英玮也认为新的人事档案管理模式应当具有公益性、开放性、服务性和多元化的特点，他进一步提出了新的人事档案管理模式：即以干部人事档案管理中心、社会流动人员人事档案管理中心、国家档案馆人事档案管理中心、非公有单位人事档案管理机构为主体的结构完善，覆盖面广的人事档案管理体系。^［43］这种管理模式有助于人事档案的集中统一管理，而且可以提高人事档案管理的专业化、现代化水平，是一种有益的探索，能够为以后学者们的研究提供借鉴。

黄宵羽也对人事档案的管理模式进行了深入系统的研究，他同样认为应该建立新型人事文件中心。这种集约式、开放式和社会化的人事档案管理机构，可以充分发挥它在人力资源信息开发方面的功用，实现“能者在位、贤者在职、人适其职、职得其人”，以推动整个社会人力资源的合理配置^［44］。他对建立人事文件中心的必要性、可行性、迫切性、人事文件中心的性质、基本职能、运作模式等方面进行了全面细致的阐述，其观点很有代表性。

纪红卫认为在探讨建立国内文件中心的大背景下，构建人事档案中心应该是国内文件中心探索的重要途径和重要出路。建立人事档案中心既具有可能性，也具有必要性。他指出，我国人事制度改革方面全员人事代理已成为必然趋势，江苏、湖南等省已经进行全员人事代理的试点，代理对象已不仅限于流动人才，国有企业、事业单位员工，甚至于国家机关的公务员都将成为人事代理对象^［45］。

相对于以上学者提出的在全国普遍建立人事文件(档案)中心来管理所有人事档案的做法，也有学者表现出不同的看法。

邓绍兴在人事档案管理模式的选择上，更强调多元化模式，他认为党政干部人事档案应该沿用现在的管理模式，企业、事业单位可建立人事文件中心的管理模式，国家档案馆建立人事档案中心^［46］。

还有学者认为国外例如美国的人事档案管理模式值得借鉴，该模式对现职人员和非现职人员的人事档案进行区分管理，即在公有系统人事档案管理的鲜明特色是保持人事部门与档案行政管理机关的密切合作;在私立系统人事档案管理实行“人档分离”。这与邓绍兴先生的观点比较相近。

从以上学者对人事档案信息资源管理新模式的探讨，我们可以知道，目前对于人事文件(档案)中心的建立已经得到众多学者的认可，只是在人事文件(档案)中心的适用范围上还存在分歧，而这需要理论上进一步的论证和人事文件(档案)中心在实践中的检验，因此，对此问题的研究还有待进一步深化。

总之，我国关于人事档案信息资源管理的研究已经取得了丰硕的成果，有的研究领域有了突破性的进展。但是研究内容还有待进一步拓展，相关问题的研究需要更加深入，如流动人员人事档案信息资源的管理、人事档案信息资源管理的新模式、人事档案信息资源知情权的实现等都有待拿出更加可行和具体的方案，对人事档案的相关法律和规定、具体某一类人事档案的专门管理方法等问题的研究还不够，人事档案信息资源管理的研究队伍也需要扩充，研究方法需要更加科学和精确。

2　国外研究情况

笔者以“personnel files”、“personnel records”和“personnel archives”等为关键词在Emerald、Springer等外文数据库进行了检索，共检索到相关文章33篇和3本著作，笔者对其主要内容进行了归纳，从中可以看出国外人事档案研究的现状和进展，也可以发现国内外研究方向的差别。

2.1　人事档案内容需要丰富完善

Ream在她的著作Personnel Administration：A Guide to the Effective Management of Human Resources中提出，更多的材料应该被加入到人事档案中来，这些材料包括：教育和资历材料方面的材料，如学术成果，专业和其他方面的资历，特殊才能，比如语言、计算机、打字、急救等方面的优势;医疗史方面的材料，如以往病史或手术史，残疾或生理缺陷，相关检测结果，医生的姓名等;工作中接受培训及评价材料;出勤率和日常表现材料;业绩表现材料;管理性的文件材料，如假期记录，贷款还款记录，银行账户等^［47］。

Ream的观点与我国许多学者的观点相近，他们都强调了要增加一些更有价值的信息，使人事档案的内容更加丰富，这样人事档案的功能才能够充分发挥出来。

2.2　人事档案的特性

Piers Cain在 Managing PersonnelRecords一文中认为人事档案具有一些与其他档案不同的性质，这些性质需要得到人们的关注：①人事档案与雇员个人和他的家人密切相关，对他们有很大的影响。②人事档案是非常敏感的信息。③人事档案将在很长时间内发挥作用。④人事档案的内容全面浩繁。⑤人事档案可能跟薪金系统挂钩^［48］。

这几个特性决定了人事档案与其他档案的区别，也决定了人事档案管理的复杂性。Piers Cain提到的第三条特性与我国档案学者们提出的动态性意思相近。

2.3　保证人事档案内容的客观真实性

GrattanⅢ在On The Personnel Paper Trail中强调了人事档案的重要性，他认为之所以要产生人事档案，就是要对职员的基本信息、工作经历、简历、背景调查资料、奖惩情况、包括医疗等私密信息进行完整真实的记录，从而最终能保障他们的权益。而所有的记录都应该是在相关的法律法规的约束之下来进行，例如美国的民法权利法案、美国残疾人法案、家庭医疗休假法等，如果记录人记录了与当事人不相符的虚假、错误信息，则记录人或公司就会被起诉^［49］。

可以看出，国外对于人事档案的功能定位与我国有较大的区别，更偏向于相对人个人，而不是在组织中体现的作用。人事档案里记录的信息，更多的是为当事人提供一种未来的保障。这种理念与西方注重民主和人权的习惯也是相符的。

他还建议人力资源部门的人员要制定一项政策，以保证他们的相关记录是可靠的。这项政策包括：必须遵守所有适用的法律;确定文件的内容;说明每一份文件的用途;将这些文件分类保存;当事人拥有的权利;列出谁可以访问文件;确定第三方中有谁可以存取文件;定期审查文件的准确性;怎样避免诉讼;任命一名记录保管员;定期检查和修改这项政策^［50］。

国外的人事档案受到很多相关法律的约束，人力资源部门的人员法律意识也很强，而相比之下，我国的人事档案实际上还没有达到严格的依法治档的要求，经验管理比较普遍，相关领域的法律空白也存在。因此，这是我国可以借鉴的一个方面。

2.4　当事人有权查看和审查自己的人事档案

GrattanⅢ指出，加州法律规定雇员有权审查自己的人事档案。在雇员的要求下，雇主必须在合理的时间内把人事档案提供给雇员。该文件必须包含的信息有：相关资历证明、就业、晋升情况，终止合同或是受到纪律处分的处分等。而且这些文件必须是在雇员的工作场所就可以提供的。雇主只有一个条件有权不需要提供这些文件，就是当这些文件正在介入刑事调查的时候。如果雇员要求，雇主还必须提供任何有雇员签字的文件的副本。雇员也可以上网查阅自己的某些人事档案，如工作履历、提薪情况等。如果要查阅其他更隐私性的信息，如工作申请、奖惩记录等^［51］。

Cadrain D.在Setting the Record Straight(Employee Access to Their HR Files)一文中也探讨了如何让美国人力资源管理人员应雇员的要求看到他们的人事档案。他在文中表示，第一，人力资源管理部门的人需要了解美国各个州和联邦法规，以便让员工更方便的了解和利用自己的档案。第二，还应该制定一些具体政策制度来让有关雇员有机会看到自己的人事档案。第三，建立一个方便查询的系统也是非常有必要的，而且这样的系统必须实现级别权限控制，以明确该组织内部谁可以看到相应的文件。第四，他建议人力资源经理还应该培训适当的监督人员，主要负责如何更加真实客观的记录雇员的表现^［52］。

2.5　雇主必须尊重当事人的隐私

国外所有的人事档案只对本人或他授权的人开放，不向公众提供利用。在美国的某些州，让未经人事档案主体授权的人看他的档案是违法的。

GrattanⅢ写道：“员工都希望他们的档案保密，某些记录更可能受到联邦或国家隐私法的保护。分享员工的信息建立只有在需要了解的基础上。你的雇主应该很清楚要有限制的披露雇员的信息。”^［53］

Summers也在他的书里这样说明：“隐私是一个非常广泛的概念，出现在许多不同的法律环境。”“不受限制地进入他人的人事档案所造成的影响是重大的。如果雇员负面的信息被广泛公开，他们可以起诉雇主侵犯隐私或诽谤。”而那些有关雇员的私密信息包括：药检医疗和其他测试，测谎试验，艾滋病病毒抗体测试，相关信用记录，逮捕记录等。雇主必须对这些信息保密，而且这些资料必须以单独收集的形式，分开放置在一个雇员的人事档案里。有急救治疗、根据政府的要求、保险公司要求需要有关生命健康方面的鉴定等理由，才能获得本信息。^［54］

Laabs也对雇员人事档案分级公开进行了研究。他表示，目前，有的公司将人事记录建成一个数据库。而在该系统内，一些半私人信息，如雇员的地址和某些医疗数据，可以被在网上的一些人力资源以外的人看到，例如各级管理人员。Laabs认为，个人的隐私信息不应该被这样轻易获得，而以上情况的公司容易受到起诉。个人隐私权利远远比需要收集与工作相关的信息要重要。他进一步强调，为了充分控制获取信息的权利，系统应有加密级别。不同层次的信息可以提供给拥有不同层次密级的人，而医疗信息不应被存储在数据库内。^［55］

Daniel L.同样对此问题进行了研究，他在Under Lock and Key(human Resource Information Security)一文中探讨了如何确保人事档案的安全性，使未经授权的人无法访问信息。他同样强调组织需要制定严格的政策和程序，来保障雇员资料的安全性^［56］。

Constance R.;M.Newman等人也对该问题进行了研究，从国家或是公司层面提出了具体的政策和技术方案来保护当事人的隐私和实现人事档案对当事人的公开。

2.6　未来的人事档案管理亟需法律保障

Nathan Mnjama对东非和南部非洲的档案管理现状进行了研究，并且提出了未来人事档案管理的趋势。他指出，在东非和南部非洲的一些国家里，人事档案管理存在很多问题：人事档案的重要性还没有被充分认识，甚至被认为是国家的“包袱”，因为相对那些经济类的档案，人事档案不能马上产生价值，创造效益;人事档案方面的立法不健全，导致管理的混乱，人事档案的保管期限、人事档案的开放程度、人事档案具体整理方法、对非正式职工和国家职员的人事档案如何区别管理等问题都没有明确的规定;人事档案相对人对自己的人事档案的获取权利得不到保障^［57］。Nathan Mnjama最后提出了解决这些问题的关键在于立法体系的完善和信息技术的发展，他认为，信息自由法和隐私权法都迫切需要建立起来，这也是未来人事档案管理的有效保障。

随着信息化和民主化时代的到来，不管是对于公民个人还是组织来说，人事档案和人事档案信息资源管理研究的意义也更加重大。我国的人事档案信息资源管理与国外相比显得较为“封闭”，因此，探讨如何让人事档案信息资源的知情权合法化是未来的研究趋势之一。国外的人事档案对相对人开放的政策已经相对成熟，但是怎样使信息的开放停留在可控制的范围内、如何有效保护当事人的隐私也是必须面对的问题。寻求现代的、科学的人事档案信息资源管理方法则是国内外都需要努力的方向和共同追求的目标。

【注释】

［1］［4］［13］王法雄著.人事档案管理概论［M］.武汉：湖北人民出版社，1984.

［2］［3］邓绍兴.人事档案纵览［J］.中国人才，2006(9)：20-23.

［5］邓绍兴，陈智为.档案管理学［M］.北京：中国人民大学出版社，1996.

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［7］朱玉媛编著.现代人事档案管理［M］.北京：中国青年出版社，2002.

［8］王英玮著.信息时代的人事档案管理：理论.实践.方法.技术［M］.北京：中国党史出版社，2004.

［9］［32］［37］朱玉媛编著.现代人事档案管理［M］.北京：中国青年出版社，2002.

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［35］唐高计.揭去人事档案的“神秘面纱”，增加档案的“透明度”［J］.档案学研究，2005(6)：44-46.

［36］王小云，王运彬.试论人事档案管理流程［J］.档案学通讯，2007(1)：15-17.

［38］李宗春，张玲.人事档案规范化管理初探［J］.湖北档案，1999(2)：34-36.

［39］邓绍兴.理顺干部人事档案管理体制与新创管理模式的探讨［J］.浙江档案，2005(6)：11-14.

［41］陈辉.“死的物”怎能束缚“活的人”——关于人事档案工作改革的设想［J］.中国档案，1995(7)：25-26.

［42］朱玉媛.两种人事档案管理模式的分析与比较［J］.图书情报知识，2000(4)：24-25.

［43］王英玮，周艳.我国人事档案管理改革若干问题的思考［J］.档案学通讯，2007(1)：12-15.

［44］黄霄羽，曹建峰.人事文件中心建立的必要性、可行性和迫切性——我国建立新型人事档案管理模式的思考之一［J］.北京档案，2002(7)：26-28.

［45］纪红卫.关于构建我国人事档案中心的探讨［J］.图书情报知识，2002(5)：26-28.

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［55］Laabs，Jennifer，J.，Brbara Williamson，Sylvian Daudel，Carl Neilson，Debra Durham，Linda Kegerris，Adib Nuruddin，Fernando Solano.Personnel File Data Base：Universal Access?［J］.Personnel Journal，1994(7).

［56］Daniel L..Under Lock and Key(Human Resource Information Security)［J］.HR Magazine(USA)，2006(2)：80-89.

［57］Nathan Mnjama.The Management and Preservation of Personnel Records in ESARBICA Members States［J］.Records Management Journal，2001(2)：111-120.

【作者简介】

朱玉媛，女，1956年11月出生，档案与政务信息学系主任、教授、研究生导师。中国档案学会理事、湖北省档案学会常务理事、2005年被中共中央组织部列为人事档案研究专家。1983年开始从事档案学教学与研究。主要研究档案学基础理论、档案管理与知识产权、人事档案管理、政务信息法规与政策。已出版著作5部主持与参加项目10余项。其中，国家社科基金项目2项，国家自然科学基金项目1项，教育部人文社科重大基金项目1项，教育部人文社会科学项目1项，省部级项目2项，还有国家档案局项目和校级项目各2项。发表论文六十余篇。其中，《档案学基础》、《档案学研究进展》等书及有关论文分别获中国档案学会、湖北省档案学会和武汉大学优秀著作与优秀论文奖。

周璐，女，武汉大学信息管理学院档案与政务信息学系2008级硕士研究生。

黄川川，深圳职业技术学院人事处副处长、高级经济师，武汉大学信息管理学院博士生。