关于立卷改革的研究进展

3.1　关于立卷改革的研究进展

2000年国家档案局颁布的中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》(DAT/22-2000)(以下简称《规则》)掀起了我国立卷改革探讨的高潮。经过多年的探讨与实践，立卷改革的成绩与弊端均已显现出来，人们对立卷改革的探讨也进入了更深的层次。

3.1.1　关于立卷改革实践状况的研究

《规则》颁布至今已将近10年，“以件代卷”的优点以及取得的成绩是有目共睹的。丘小荣、黄萍、马兰等总结了立卷改革的优点，主要有如下几个方面:新《规则》取消了案卷的概念，简化了归档文件整理程序，减轻了档案人员的劳动强度，提高了工作效率;简便易学，易于掌握，提高了归档文件整理质量;便于计算机管理，查阅方便，可以加速档案管理现代化的步伐，促进机关文档一体化的实现;有利于档案的保密和开发;便于档案馆控制进馆档案质量，等等^(18)(19)(20)。

但《规则》在实践中也遇到很多无法回避的矛盾:“件”的概念理解尚没有统一。黄萍指出，由于不同的人对“件”的理解各不相同，实际操作中对“件”的处理确定也存在着较大的差异，特别是对成套性文件的处理⁽²¹⁾。王玮也指出，有的单位过分强调文书档案“一事一文”的特性，对具有成套性的文书档案全部进行平面化处理，实行一文一栏;有的单位则是将成套性的文件拆开重新组合，再分别作为“件”来处理。她认为，这些做法违背了“保持文件之间有机联系”这一基本原则⁽²²⁾。

2008年陈智为等主编、中国人民大学出版社出版的《档案管理学》对传统立卷方法与以件为单位的整理方法做了较全面的比较。传统立卷方法的优点是:保持文件之间的有机联系，使之排列有序;便于对档案实体的整理;使单份文件不易散失、磨损。缺点是:主观随意性大，案卷质量难以保证;不适应计算机管理的需要;对于档案的利用、开发、保密、鉴定、销毁工作也有影响。以件为单位整理方法的优势是:简化了工作程序，避免了人为因素造成组卷的主管随意性;管理程序设计简单，能够快速、准确地进行文件级检索;能够适应随办随归、文档一体化管理的需要。不足之处:管理单位大幅度增加，整理、清点时工作量加大;单份文件磨损问题比原来突出;档案有机联系的特点将淡化⁽²³⁾。

就归档文件整理程序而言，《规则》有较大优点，但对计算机管理有较大依赖性，如果依旧沿用旧的人工管理模式和管理理念，反而会造成较大的混乱。因此，丘小荣提出，要加快硬件设施的投入⁽²⁴⁾。马英杰等还指出，在进行立卷改革的同时，应加大对文件档案工作其他环节的改革。例如，树立文档管理一体化观念，将登记、立卷、著录三环节合并成一个程序，改革检索技术，等等⁽²⁵⁾。

3.1.2　对立卷改革的反思与建议

陈兆祦先生认为，不应该一律取消立卷、废除案卷之法，重点应该放在简化立卷质量要求上面，不搞一律化，不搞一刀切。他指出，新《规则》和1987年档案局颁布的《机关档案工作业务建设规范》所规定的整理原则与要求，实质内容是一样的，也并没有真正取消案卷。而且新《规则》关于“件”的规定完全符合立卷最起码的要求，“档案盒”和卷宗、卷夹也没有本质区别⁽²⁶⁾。既然没有必要完全废弃“案卷”，那么所需要的就是对其进行改革。柴艳萍提出，应探索新的科学、严谨、详尽的全宗档案分类方案，直接作为组卷的基础和依据。应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。此外，为解决一个案卷的多媒体文件可能存在于不同的保管单位之中，与案卷的“保管单位”属性不符的矛盾，她提出取消案卷的“保管单位”属性⁽²⁷⁾。陈兆祦先生认为，针对非纸质载体档案，的确存在这种需要协调的状况。但如果取消了纸质档案案卷的“保管单位”属性，那么纸质档案的基本“保管单位”将无法确定，新《规则》也没有将单份文件作为档案的基本保管单位看待⁽²⁸⁾。这是主张“以件代卷”派的一个需要突破的理论难点。

在反对把“以件代卷”绝对化的文章中，伍振华、关小川、郭鹏的长文《案卷是档案的典型微观存在形态》(上、下两篇)，无疑是极有分量的。论文首先从档案整理原则入手，确定档案最基本的具体存在对象为“档案单元”，它应是根据档案整理原则整理而成的一组不可或不宜再分割的档案有机体。新《规则》关于“件”有单件和组合件两种不同形态的规定，并不符合上述要求:一方面，将归档文件普遍整理为单件，会造成大量本应组成一个案卷的多件单件，在微观层面(即案卷层面)难以或不能明确反映和保持彼此之间的有机联系。另一方面，将所有的组合件说成是件，显得有些牵强附会。从更加合乎逻辑和更有被广泛认可的基础以及档案学术语体系的科学构建角度考虑，《规则》中的组合件宜归入案卷范畴。然后，作者批驳了主张“以件代卷”的8项主要论据(限于篇幅，不再一一列举)。最后，文章指出以件代卷绝对化的主张，在认识上背离了辩证法;以件代卷极端化的行为，在实践上取消、割裂或模糊了主体构件微观层面的有机联系。取消档案单元意义上的案卷，在很大程度上不适当地淡化了档案与其他相关事物之间的界限，消解了档案工作和档案理论的特色;对于同一来源、需要在案卷层次意义上成套管理和利用的档案，其不利影响尤其严重，通常是难以或无法弥补的⁽²⁹⁾。

而另一种观点认为，“案卷”和“件”可以并存。王玮主张，定义和划分“件”的关键，就是在遵循档案整理中关于“保持文件之间的有机联系”和“有利于保管和利用”原则的基础上，建立合乎档案历史形成特征和人们检索思维的最小管理单位。而这个最小管理单位，应该根据档案实体整理的情况而定。文书档案的立卷应根据文书档案的内容特征，按照“一事一文”和“一事多文”两种情况分开处理，不可全盘采用文件级的整理方法。对“一事一文”的，实行文件级管理;对“一事多文”的要组成案卷，这样能更好地保持文件材料的有机联系，也便于保管和利用。她指出，这是由于档案实体整理不能回避档案的成套性问题，不能淡化或放弃成套性要求，不能纯粹为了追求技术而抛弃档案管理的本质⁽³⁰⁾。这是对档案管理本位的清醒认识。

陈智为等认为，我国档案立卷改革应把握的主要环节是:①档案编号体系应整体转换。②档案目录的编制应简化。改革后可只设文件级目录，各门类档案之间编制目录的方法应统一，避免多种体系同时并存。由原来的手工编制目录变为计算机编制目录。③应在同一进馆范围内统一使用软件，统一著录项目。统一著录格式和使用软件是档案馆建设的需要，应在推行不立卷改革的同时建立相应的档案电子目录中心。④在实际工作中需要对有密切联系的文件以件为整理单位进行灵活的处理和更深层次的著录。文件之间的有机联系无法从文件表面的信息反映出来时，要通过深层次著录解决，特殊情况下需要把固定格式的多份文件装订在一起视为一件⁽³¹⁾。