民生档案建设与服务

2.2　民生档案建设与服务

因服务民生而有民生档案工作。民生档案工作重在建设民生档案资源体系。张卫东认为，这种建设并不是从原有全宗中抽调与民生相关的档案，重建一套体系，破坏原有的馆藏系统，其本质是一种系统的定题服务，根据百姓关注的民生问题，有重点地收集和挖掘民生档案，建立民生档案目录，有针对性地提供利用⁽¹⁹⁾。张锐认为，民生档案工作在于对有关民生问题信息内容的重视，而非对其载体形式归属的关注⁽²⁰⁾。

必须有效开展民生档案建设工作。支宗玉指出，要做好民生档案的收集工作，首先应该充分认识民生问题的重要性，全面理解民生档案的新内含⁽²¹⁾。杨翠认为，档案工作部门需要掌握资源分布状况，形成点线面全覆盖的社会化工作格局，调整馆藏收集导向，进一步细化民生档案收集范围⁽²²⁾。黄广琴认为，当前“民生档案资源的馆藏状况不尽如人意，馆藏总量不足，资源内容分散，信息内容失真。民生档案管理缺乏针对性措施，数字化加工缺乏实用性，数字化档案管理缺乏统一标准”⁽²³⁾。张林华和刘欣璇对上海市档案馆、上海市卢湾区档案馆的民生档案建设所做的调查表明，目前“馆藏结构单一，民生档案数量非常有限，原有的馆藏结构已难以满足人们对档案信息的利用需求”。他们提出要通过加强民生档案前端控制管理、改进民生档案收集范围、推进民生档案资源共享和健全民生档案法规制度与保障体系等途径和措施来开展民生档案资源建设⁽²⁴⁾。

李国兰认为，要严格民生档案的归档制度，坚持以民生需求为导向，树立“人的档案最重要”的观念，重新认识所有与普通百姓、与民生有关的各种专业档案的价值，突出民生档案在档案资源建设中的地位，把所有涉及人的档案收集齐全，认真管好，让档案资源体系能够覆盖民生的各个领域，覆盖最广大的人民群众，把与群众利益息息相关的档案以及相关数据纳入接收范围，建设面向民生的多元化馆藏体系⁽²⁵⁾。

吴海琰认为档案部门需要加强民生档案资源的前端控制，对管辖范围内产生、保存的各类民生档案进行详细调查研究，做好民生档案排查和登记工作，并根据不同形式、不同服务人群等制定各自的管理标准或遵循行业标准，对民生档案实体进行分散保管，同时进行统一指导管理，综合考虑民生档案的各种情况，合理规定进馆范围。同时要对所收集的民生档案资源进行整理、整合，要对所收集的民生档案资源编制目录，理清馆藏民生档案的数量和种类，还要建立民生档案资源数据库，对民生档案进行数字化加工实现统一检索⁽²⁶⁾。

黄艳楠等人认为，要实行规范化管理，制定民生档案归档范围和保管期限表，制定相关业务标准和管理规范。同时要建立覆盖民生的档案资源体系，确保各个行业、部门、单位把所有涉及人的档案信息收集齐全，认真管好，方便利用⁽²⁷⁾。

龙泉市档案局(馆)主张民生档案整理工作需要以群众需求为导向，确定数字化档案范围;以项目外包的形式着手实施档案数字化;边建边用，及时发挥作用;共建共享，加快专题数据库建设⁽²⁸⁾。

梁绍红提出把保护原件作为民生档案数字化的重要目标，统筹考虑档案数字化的效益问题，根据不同民生档案的特点确定数字化范围，并处理好民生档案利用中的保密和保护隐私问题⁽²⁹⁾。

李广都认为，民生档案体系建设有4个“必要举措”，即一是，政府牵头做好体系的具体规划;二是，确定民生档案的归档范围和严格归档制度;三是，注重“三网一库”的协调建设(部门局域网、政务网、互联网、民生档案数据库)，四是，注重民生档案实体的整合模式探索⁽³⁰⁾。他还认为，民生档案现代化管理和服务都需要建立大量的数据库，这些数据库是民生档案的不同形成单位利用各自行业的特点和服务对象开发出来的。民生档案数据库建设应注意以下几点，一是需要优先建设全国范围内的行业专门数据库;二是各级政府应建立统一的信息交流平台，便于本区域不同部门采集数据建库;三是应注意不同部门数据库之间跨库检索后的资源整合;四是应注意不同部门数据库的整体或者部分整合⁽³¹⁾。

黄东霞提出要通过档案行政管理部门与政府有关部门建立民生档案信息资源服务网，通过建立社区(农村)文档服务中心的方式实现民生档案资源的整合⁽³²⁾。

徐州市档案馆针对目前民生档案信息服务的不足，实施了以下的改进措施:一是明确“一个目标”，构建共建共享的民生档案服务新机制。二是树立“两个理念”，塑造亲民为民的档案工作新形象，其一是树立“架文档之桥，连百姓之心”的服务理念，其二是树立“用民生档案，促社会和谐”的工作理念。其三是建设“三个体系”，构造档案工作服务民生的新平台。这三个体系分别是:加强监管指导力度，建立健全民生档案管理和服务制度保障体系;科学整合民生档案资源，建立覆盖广大人民群众的档案资源体系;完善服务制度手段，建立方便人民群众的民生档案利用体系⁽³³⁾。

张东华、王景芳指出，各级档案部门要以构建民生档案信息资源为前提，广泛收集并优先实施民生档案的数字化，成立民生档案专题数据库;各级档案部门在民生档案的利用方式上要简化手续，对多种民生档案进行信息资源的整合和共享，以统一查阅窗口从而向社会公众提供便利的档案服务⁽³⁴⁾。

促进民生档案的利用，搞好民生档案服务，是民生档案工作的重点。民生档案的收集、整理都是在为服务利用奠定基础。“档案部门应把为民众提供优质高效服务作为一切工作的出发点和落脚点，改变过去重物轻人、重事轻人的观念，树立服务民生与服务业务并重，服务领导与服务群众并重的观念”⁽³⁵⁾，“要改变坐等上门、你查我供的接待式服务传统，丰富服务手段，实行民生档案服务咨询热线、接受档案预约查询、休息日服务、民生档案利用服务进社区到乡村等人性化服务方式，为人民提供最优质服务”⁽³⁶⁾。应当不断完善民生档案的利用工作，始终贯彻服务民生、服务民众这条主线，坚持以提高服务质量为目标，以满足民众需求为最终归宿。不断更新服务理念，创新服务手段，建立民生档案服务新机制，开辟服务渠道，丰富民生档案的服务内容，改进服务方式，最大限度地满足人民群众对档案的利用需求，完善民生档案的提供利用工作⁽³⁷⁾。如何真正使民生档案为民所利用呢?吕方云等人认为，一是注重专题目录的编制，要对利用率高、与群众利益密切相关的房产、公证、知青、婚姻、劳模、职称、招工、死亡、退休、土地承包、家谱等档案编制专题目录;二是对馆藏民生档案资源优先数字化;三是加强民生档案编研工作，促进民生档案的深层次利用与系统化利用;四是要转变服务观念，创新服务机制⁽³⁸⁾。

张卫东通过对服务主体、服务受众、资源体系以及服务手段等四个要素的分析，提出需构建一个档案服务民生的模式。这个模式是一个多组织共同参与，各种资源全面覆盖，多种手段共同实施的综合系统⁽³⁹⁾。