文档一体化管理不会引起文件与档案概念的根本变化

4.1　文档一体化管理不会引起文件与档案概念的根本变化

谭琤培认为，首先，文档一体化管理不是要取消文件与档案的概念，树立起“文件都是档案”的观点，采用“大文件”的概念。文档一体化管理的实质是加强文书工作与档案工作的联系，使其更好地为机关工作服务。其次，文件与档案之间最本质的区别是其价值的形态不同，这是文件运动规律的表现，而文件运动规律是客观存在的。因此，作为客观存在的文件与档案之间的差异是无法抹煞的。有人以文档一体化管理中“归档”环节需要提前为理由，宣布“只要是机关在职能活动中直接形成或收到的文件(并非具有本源性的文件)一旦正式形成或收到就是档案”。众所周知，电子文件的归档包括逻辑归档和物理归档。逻辑归档是将电子文件的物理地址存放在由档案部门控制的网络服务器的网络存储器中，使电子文件能供档案部门有效利用和处理。因此，逻辑归档只是一种前端控制的方式，并没有改变文件的属性。物理归档是把符合归档条件的电子文件按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。只有完成物理归档的文件才真正完成了归档，因为此时文件的属性已发生了质的变化。因此，在电子文件管理中仍然存在着文件与档案的差异。再次，文件与档案之间的区别与联系不仅在于纸质文件，也存在于电子状态下。文档一体化管理是管理方式的改变。“电子计算机技术与网络技术的应用是文件的形态与传递方式的改变，当然这些改变会使文件与档案管理方式与具体做法发生相应的变化，但不会改变文件与档案原有的关系。”文件与档案的联系是实现两者在管理上一体化的基础；文件与档案的区别是在一体化管理的过程中，针对不同阶段采取相应的原则与方法进行科学管理的根据。因此，在文档一体化管理的条件下，文件与档案的关系不会改变⁽²¹⁾。