关于现行文件利用中的问题

6.2　关于现行文件利用中的问题

冯惠玲、赵国俊、姜之茂、张建中、陈兴远指出，档案部门开展现行公开文件利用是对档案馆功能的拓展和对档案工作的创新，是档案部门贯彻“三个代表”的重要举措，代表着我国政府部门职能发展的正确方向。李国庆、黄霄羽、郭嗣平指出，档案部门开展现行公开文件利用服务完全符合我国档案学的基本理论，可以在现有档案学基本理论的指导下进行，这项工作也符合我国有关法律、法规的规定，开展这项工作是合理合法的⁽³⁹⁾。谭琤培指出，开放现行文件应该在适当的法律手段与行政手段的调整、约束和规范的条件下进行。在现行文件开放时可以采用事前控制、事中控制与事后控制。事前控制是在界定开放范围时，考虑国家机密、商业机密、个人隐私、知识产权因素；事中控制包括开放程度的控制、开放程序控制、开放范围控制、利用权利控制；事后控制是根据已产生的偏差和问题，采取相应的措施，以防偏差和问题再度发生，表现为救济手段、调控手段、法律手段⁽⁴⁰⁾。颜海、王郁萍认为，现行文件公开利用涉及诸多权益制度。主要包括知情权、隐私权、著作权和保密制度。全面深刻认识并正确处理现行文件公开利用中的权益制度，对促进政府信息公开进程有着重要意义⁽⁴¹⁾。邓敏指出，现行文件的开放主体应是现行文件的形成机关。(1)从政务公开、政务信息公开和现行文件开放来看，现行文件的开放主体应该是现行文件的形成机关，包括行政机关、立法机关、司法机关、执政党以及其他社会组织；(2)从国外现行文件开放的相关实践来看，尽管各国的法律不同，公开或开放现行文件方式不一样，但基本上都以政府机构作为公开或开放的主体；(3)从我国部分城市有关政府信息公开的规定看，现行文件开放的主体是包括各级人民政府及其职能部门以及依法行使职权的组织在内的现行文件的形成机关，而不是档案馆⁽⁴²⁾。黄霄羽、赵传玉指出，档案馆开展现行文件利用服务要注意5个问题:即明确现行文件利用服务的主体，确立档案馆开展现行利用服务的法律依据，促进现行文件利用服务的多样化，加大档案馆开展现行文件利用服务的宣传力度，适时关注现行文件的合理处置⁽⁴³⁾。吕元智认为，当前档案部门现行文件利用服务中心遇到一些困难和问题，如现行文件利用服务中心的职能定位问题、现行文件利用服务中心的归属问题、现行文件利用服务中心的权益问题、现行文件利用服务中心的文件范围问题、现行文件服务中心的社会认识问题、现行文件利用服务中心的发展问题等。这些问题正是困扰现行文件利用服务中心且必须澄清的问题。必须对这些问题进行研究，为现行文件利用服务中心的建设和发展扫清障碍，确保其健康、正常发展⁽⁴⁴⁾。谭琤培指出，构建现行文件开放的保障体系是促进现行文件顺利开放的关键措施之一，而现行文件开放的管理规范是该保障体系的重要组成部分。管理规范从表现形式看，可以分为法律、法规、规章、制度和标准等；从内容来看，可以分为权义性规范、程序性规范和业务性规范⁽⁴⁵⁾。彭丽玲、唐跃进指出，现阶段档案部门开展现行文件开放利用服务出现了“两热一冷”的现象，即理论研究热、实践热、效果冷。近年来档案界各大核心期刊上不断地刊登有关现行文件开放利用服务的文章，全国档案馆现行文件利用中心如雨后春笋般地建立起来，但实际效果是“红头文件”开放门庭冷落，少有利用者上门。造成“两热一冷”的原因主要是，(1)宣传力度不够；(2)准备不充分；(3)协调困难；(4)手段单一⁽⁴⁶⁾。吴品才指出，我国目前建立的现行文件利用中心存在着致命的缺陷，其中最为核心的是现行文件利用中心与档案馆的关系问题。(1)档案学理论告诉我们，档案馆是非现行文件永久存放地和科学历史研究价值实现的窗口，这是世界各国的普遍做法，把现行文件利用中心建在档案馆，明显与档案馆创建所赋予的职能不符。档案馆应通过提供更好的查阅利用条件来提高自己的利用率知名度，而不应通过旁门左道、概念炒作和简单的亦步亦趋来实现。(2)档案馆开展现行公开文件的利用必然带有一定的滞后性，因为档案馆不是现行文件的形成单位，档案馆必须在收集现行文件或有关单位送交后，才能开展工作。(3)现行文件利用是一项政策性、技术性很强的工作，除需要有关配套政策、各方面的保障机制和各级党委、政府及现行文件形成单位的支持外，还有一些是档案馆无能为力的，如接收范围问题、开放决定权问题、文件解释权问题，以及利用中出现的其他问题等。许多国家的政务信息公开及现行文件利用工作开展较早，也较成熟，但通常不由档案部门承担，这同我国档案馆现行文件利用中心截然不同⁽⁴⁷⁾。