电子文件的定义和内涵

2.1　电子文件的定义和内涵

从现有文献研究来看，对电子文件概念的理解主要趋向于从分析“文件”、“档案”、“信息组合”或“信息的集合体”以及“数字编码序列”、“文字材料”等属概念的核心内容以及从不同领域的实际应用出发来界定电子文件的定义和内涵。

2.1.1　以“文件”为属概念的定义

国际档案理事会电子文件委员会的定义十分简明:“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。”

有学者通过中美电子文件概念理解的对比，指出按照美国学者的理解，文件和档案是同一事物的不同表述。而在我国，由于传统上对文件和档案的严格区分，便理所当然地出现了电子文件和电子档案的概念。在现阶段，所谓的电子档案也就是作为档案保存的电子文件，它并非是该档案的唯一形式。在电子文件的属性上，首先要强调“电子”一词对“文件”内涵外延的限定，认为电子文件是形成于电子环境下的文件，实质仍然是文件，只是表现形式是电子的而已⁽¹⁰⁾。也有学者提出“由计算机直接产生并处理的所有相关文件”都是电子文件⁽¹¹⁾。

2.1.2　以“信息组合”或“信息的集合体”为属概念的定义

有学者认为“电子文件是数据媒体和记录在媒体上的信息的集合体”⁽¹²⁾。也有学者进一步明确，“电子文件是人们为了某一目的，在计算机上，用一定的格式和处理方式生成的信息的组合”⁽¹³⁾。无论界定形式有多少差异，这类观点的中心思想仍是强调电子文件内容的“信息”本质。

2.1.3　以“数字编码序列”为属概念的定义

国家档案局在《电子文件归档与电子档案管理办法》(征求意见稿)中将电子文件定义为:“能被计算机识别、处理、存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的代码序列。”

国家《办公自动化电子文件归档与电子档案管理方法》草稿中将“电子文件”定义为能被计算机识别、处理，存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的代码序列。

冯惠玲提出电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体上，并要依赖计算机系统和通信网络来存取和传输⁽¹⁴⁾。刘广珍认为电子文件是通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。从社会生活的角度看，是人们在各种活动中以计算机为工具，产生的一类数字化形式的记录⁽¹⁵⁾。

2.1.4　以“文字材料”为属概念的定义

有学者通过概念和列举的方式指出，“所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等”⁽¹⁶⁾。

2.1.5　电子签名法等相关法律规则的界定

《中华人民共和国电子签名法》界定了数据电文的概念，指出数据电文“是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的信息”。

台湾地区“电子签章法”在术语部分对电子文件进行了解释，将其定义为“指文字、声音、图片、影像、符号或其他资料，以电子或其他以人之知觉无法直接认识之方式，所制成足以表示其用意之记录，而供电子处理之用者”⁽¹⁷⁾。

香港特别行政区《电子交易条例》使用了Electronic Record这一术语，指信息系统所产生的数码形式的记录，而该记录能在信息系统内传送或由一个信息系统传送至另一个信息系统；并且能储存在信息系统或其他媒介内⁽¹⁸⁾。

2.1.6　相关概念比较中的定义

(1)电子文件与电子档案的概念比较

如前所述，国外对文件、档案并未做过多的区分，电子档案的提法主要是在我国的档案部门。国家《办公自动化电子文件归档与电子档案管理方法》草稿中将“归档电子文件”定义为:作为档案保存的电子文件，包括其相关软件及相应的软硬件环境说明和其他相关数据。在实际工作中，人们基本倾向于把归档电子文件称为“电子档案”。

(2)电子文件与数字文件的概念比较

王秀峰认为电子文件与传统文件最为本质的不同或者说两者一切不同的根源就在于环境的改变(包括生成和处理环境)，电子文件是在电子环境中直接生成的文件，而数字文件指所有以数字形态存在的文件⁽¹⁹⁾。也有学者从多学科角度比较中指出电子文件是由电流驱动的机器设备所产生、传输和处理的文件，数字文件专指数字计算机所产生、传输和处理的文件，二者是两个完全不同的概念，其中，数字文件是电子文件，电子文件不一定是数字文件；电子文件包涵数字文件，数字文件是电子文件的一个子集⁽²⁰⁾。

(3)电子文件与机读文件的概念比较

冯惠玲在《拥有新记忆——电子文件管理研究》中指出:以“电子文件”取代“机读文件”更为明确和专指，同时，国外有学者认为“机读”一词和人有距离感，不太合适。也有学者认为“机读”二字无法描述电子文件的本质特征，以文件存在形态来描述电子文件更为准确⁽²¹⁾，不仅二者产生的工作环境、身份不同，而且二者名称反映事物特点的深刻程度以及产生之后引起的研究内容及广度深度也各不相同⁽²²⁾。

从上述定义的结构判断，尽管强调要素不同，但人们对电子文件的理解趋同，普遍认为电子文件概念的基本构成要素应包括:(1)电子文件产生与形成的前提和基础；(2)电子文件的载体形式和信息形态的记录方式；(3)电子文件的主要特征与本质属性⁽²³⁾。与传统文件相比，电子文件在内容、介质、背景信息和结构等方面都有拓展和突破，程序文件、数据库文件也被归入其中。因而，电子文件既有传统的、广义的“文件”特征，也有因介质、结构等技术因素引发的自身固有的特征。