浅议中小型图书馆管理引进“6S”管理技术的必要性
焦雅菲
“6S”是一种被实践证明、非常有效的企业管理技术，随着社会经济的发展，“6S”管理技术内涵也在不断的丰富和更加完善，应用领域越来越广阔，目前已经广泛地应用到企业生产、行业管理中。尤其几年来，由于中小型图书馆本身具备的特点，“6S”管理技术开始在图书馆管理中引进，产生了较为积极的效果和作用。借用“6S”的管理思想和管理技术，以点带面、循序渐进地在中小型图书馆中推行“6S”管理活动，建立完善相应的检查考核机制，逐步培养职工、有序、主动的良好工作习惯，维持和不断改善图书管理，从而提升整个图书管理的综合管理水平。
一、实行“6S”管理技术的内容及其作用
“6S”管理是指整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全等六要素管理的简称。这种管理源于日本，是20世纪50年代日本对车间生产现场的人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效管理的技术。和图书管理实际相比照，应该有以下6方面的内容：
1.整理
这是开始改善图书管理环境的第一步，也是效率和安全的关键所在。就是将工作场所任何东西区分为有必要的与不必要的。其要点是对现场的现实摆放和停滞的各种物品进行分类，区分什么是现场需要的，什么是现场不需要的，然后，对于现场不需要的物品，坚决清理掉。这样做得目的是：增加工作面、保证图书借还通畅等。
2.整顿
是对整理之后留在现场的必要的物品加以定量、定位。通过前一步整理后，进行科学合理的布置和摆放，以便用最快的速度取得读者所需读物，在最有效的规章制度和最简捷的流程下完成借读手续。其目的是使图书管理环境整洁明了，减少取放图书的时间，提高工作效率，保持井井有条的工作秩序。
3.清扫
清除图书馆的脏污并防止脏污的发生，保持工作现场干净亮丽。预防安全事故，提高员工的工作情绪，并保证稳定的图书管理工作质量，最终达到图书馆零安全事故。
4.清洁
也就是维护，使图书馆内外保持完美和最佳状态。也是对前三项活动的坚持与深入，从而消除发生安全事故的根源。创造一个良好的工作环境，使职工能愉快地工作。其目的是使整理、整顿和维护工作成为一种惯例和制度，是标准化的基础。
5.素养
素养即教养，努力提高人员的素养，养成严格遵守规章制度的习惯和作风，这是“6S”活动的核心。没有人员素质的提高，各项活动就不能顺利开展，开展了也坚持不了。所以，抓“S”活动要始终着眼于提高人的素质。目的是通过素养让职工成为一个遵守规章制度、具有良好工作素养习惯的人。
6.安全
清除隐患，排除险情，预防事故的发生。目的是保障图书安全和职工的人身安全，保证各项工作安全正常地进行。
二、“6S”管理技术的作用
对于中小型图书馆来说，“6S”的作用是巨大的，其效用也可归纳为以下四点：
1.节约图书资源，降低管理成本
有效的保管和布局，会大大降低图书消耗，减少浪费，同时节省查询图书的宝贵时间，节省了设备、空间场所，从而降低了管理成本。
2.安全保证
图书及其他物品定位摆放，走道通畅，线路井井有条，工作场所有条不紊，减少了事故和不安全因素。
3.管理标准化和服务品质保证
大家都按照正确的规定、标准化进行工作，程序稳定，自然服务质量可靠。
4.形成让人心情愉快的环境
整洁、明亮的工作环境，职工工作起来会心情舒畅，有干劲，从而改善职工的精神面貌。
三、中小图书馆管理现状
目前，中小型图书馆已形成了健全的工作制度、标准化的工作流程，为广大读者提供了较为优质的图书借阅服务。但相对于日益发展的文化需要，中小型图书馆管理水平仍然维持着较低的水平。
1.管理的局限性
中小型图书馆一直在强调抓基础管理，但是由于长期形成的一些习惯思维模式，部分图书馆管理者对规范化管理没有准确的认识和定位，大多局限在表面工作上。大家往往都把整理、清扫这些管理内容定位为卫生清洁问题，与规范化图书管理是两回事，要么有专人来做，要么在工作繁忙的时候就放在一边，甚至一定程度上被局限在了应付检查的表面工作上。
2.管理具有被动性
大多数图书管理人员在工作中还是比较有责任心的，但是都有一种观念，认为自己是被管理者，上面怎么要求就怎么做，缺乏主动管理的意识。在这种被动的现场管理中，许多职工在执行命令时往往不知道为什么要做，也不主动去想怎样做才最好，导致管理缺乏职工主动积极地参与，检查严格期间，能维持整洁；检查不严，则出现明显的松懈现象。
3.管理的无序性
图书管理是一门学科，有丰富的管理内涵和学术要求。许多成文的规章制度、作业标准，但是并没有很好地落实到位，缺乏标准化的管理，使工作仍然处于一种无序的状态。由于没有一种大家共同遵循的、可操作的、一目了然的管理标准，每个管理员对文件、指令有不同的理解，因此产生了不同的管理效果。
四、“6S”管理在中小型图书馆推行的必要性、紧迫性和可行性
1.必要性
通过其他行业和先进单位的运行，推行“6S”管理以后，可以带动和促进整个管理水平，提高全体职工的整体素质。实践证明，科学的理论与管理对提高行业发展水平能产生巨大的推动力。同样，西部中小型图书馆目前的管理水平也已经不能适应社会经济的高速发展，因此，很有必要在图书管理中引进和推行“6S”管理思想和技术。“6S”管理技术是针对工作中的一些细节而设计的一种管理模式，通过六个环节的工作，规范现场，营造一目了然的工作环境，培养职工良好的工作习惯，其最终目的是提升人的品质，从一点一滴做起，革除马虎之心，养成凡事认真、遵守规定、文明礼貌等良好的工作习惯。同时，“6S”管理是一切管理的基础，推行“6S”有利于改善图书管理硬件环境和软件环境，提高整体管理水平和服务质量，树立图书馆良好的形象。
2.紧迫性
相比较快速发展的西部经济，中小型城市的文化设施严重滞后，这就需要加强硬件建设和软件建设，但无论怎样建设，归根到底都需要管理。大力推行“6S”管理模式，可以有效地改善图书馆的管理，让各项业务都处在管理之中，从而从整体上提高图书馆的管理水平，为行业管理创造有利条件。“6S”是作为一种成功的管理技术，其落脚点就是提高职工的素养，提升职工归属感，让职工遵守规定并营造良好的工作氛围和敬业进取精神，形成具有凝聚力、战斗力的团队，以进一步提高图书管理服务水平。
3.可行性
一是图书管理的程序性和服务性决定“6S”管理技术的适用性，这是有效推行“6S”管理的基础；二是随着中小型图书馆持续性的改进管理，并逐步培养了职工一些好的工作习惯，为推行“6S”现场管理有了良好的基础；三是西部逐步改建改造的图书馆，为推行“6S”现场管理提供了硬件上的保障。
五、推行“6S”管理可以极大地改善图书管理工作
可以使图书馆环境卫生清洁，现场整洁明亮，图书归类整齐规范，办公设施等物品摆放合理，职工的工作空间变得开阔，心情自然舒畅，工作秩序井然有序。“有序是最快的”，工作效率会有大幅度的提升。
要落实各项规章制度，改善和规范作业流程，制定和完善检查、考核奖惩制度，推动图书管理工作的标准化和制度化工作的开展，为每个新老职工提供可以遵循的执行标准，做到在任何岗位都能立即上岗作业。
要优化图书租借的作业流程，提高职工对现场、现物以及各项业务工作的快速反应，提高判断的精度，在各个管理环节做好控制工作，有效地杜绝业务差错和各类责任事故的发生，从而提高图书分类、查询的科学性、准确性，提高服务水平。
要积极能培养职工良好的工作习惯，增强职工主动参与管理的意识，彻底改变职工被动管理的现状，主动把现场的好坏纳入自己工作的一部分，并且能做到相互提醒、相互配合、相互促进，同时能提升职工对图书馆的归属感和荣誉感，有利于打造团结协作、积极向上的团队精神。
推行“6S”，促使职工都严格按照规程办事，降低安全事故发生的概率，使图书管理安全工作得到有力保障。
通过“6S”管理，可以推动图书馆各项管理工作的提升，树立良好形象，促进网络建设的全面提升。同时，也可以改善职工的精神面貌，树立职工良好的价值取向和集体荣誉感，从而丰富了图书管理文化建设的内涵。
【参考文献】
［1］文放怀.如何推行6S/7S.广州：广东经济出版社，2004.
［2］聂云楚等.立正管理书系.6S实战手册.深圳：海天出版社，2004.
［3］郭虹，李雅.导入6S管理法提升图书馆优质服务——记西北农林科技大学图书馆“优质服务月”活动.图书馆建设，2009，（7）.
（焦雅菲，女，汉，甘肃陇南武都区图书馆助理馆员）
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