电子出版物的采购

（一）电子出版物的采购

虚拟馆藏建设的重要途径之一是选购商业电子资源。商业电子资源又称电子出版物，包括商业数据库、电子期刊、电子图书以及其他电子资源。图书馆依本馆采购原则，与供应商签约付费购买其使用权，供用户使用，这是目前虚拟馆藏建设最主要、最方便快捷的一条途径。

1.采购原则

（1）针对性，即符合本馆资源建设与用户需求。

（2）精品化，选出公认的、知名度高、权威性的电子资源。

（3）网络化，即选择网络型数据库。

（4）关注性价比和采购的连续性，尽量参加集团联合采购，争取优惠价格。

（5）兼顾印刷文本与电子文本的协调统一。

（6）充分考虑用户的使用习惯，使用界面友好、系统维护方便的电子资源。

（7）长期保存，即保证在订购合同期内长期保存和永久使用。

（8）服务优化，即方便用户，保证服务的可靠性、有效性和稳定性，应保证不间断服务。

（9）特殊类型图书馆应特殊要求制订相应计划。

2.采购标准

从内容看，一般要求广（内容的全面性）、快（时效性）、精（权威性）、准（准确性）。具体要求是：

（1）质量，即根据收录资源类型及其数量、时间跨度、核心出版物数量、数据来源的权威性、数据更新周期、注销出版物数量等因素来衡量。

（2）相关程度，即收集范围与图书馆信息资源建设目标的相关度，相关度越大，采购标准相关程度越高。一般情况下相关程度应在75%以上。

（3）重复率，即将电子资源内容与馆藏各类资源比较，计算出重复率（一般不应超过30%），重复率过高则应调整，否则不予采购。

（4）一次文献量，即全文型电子资源的比例和一次文献数量在某一数据库中的比例，是电子资源采选的两个重要参考数据，全文型电子资源数量应不低于商业电子资源总数的2/3，每一种全文型电子资源中一次文献数量应低于50%。

从检索系统与功能看，采购标准应考虑：

（1）提供的功能，主要看为用户提供的检索途径和检索入口，一般越多用户查找越方便，检索系统的功能包括浏览功能、简单检索、复杂检索（高级检索）、自然语言检索、图像检索等。系统提供的可检索字段包括：查作者、文献题名、出版物名称、出版年份、机构名称、文摘、主题词与关键词等。

（2）检索技术与方法，即提供的各种检索技巧和策略应简单、快捷，便于用户查找，对文本信息、多媒体信息，应提供不同的检索技术与方法。文本信息检索的主要技术与方法是：布尔检索、截词检索、中间截词检索、短语检索与位置检索、限制检索等。

多媒体信息检索的基本方法是，非文字信息通常采用的“基于内容检索”（Conternt-Based Retrieve——CBR）的思想与方法，即利用模式识别、语言识别、图像理解等技术领域可以提供的有效方法和工具，直接对图形、图像、视频、音频数据进行内容分析，从中提取其视觉、听觉等特征（如颜色、形状、纹理、节奏、旋律、镜头等），并对这些特征加以组织形成索引，让用户据此作为检索依据，实现对这些形象化信息的查询与定位。

3.检索结果的处理方式，有以下五个衡量标准：

①检索结果显示。功能强大的检索系统会提供多种方式显示。

②检索结果保证。提供打印、存盘以及电子邮件发送方式保存。

③二次检索。为缩小或限制检索结果，系统提供二次检索功能。

④超链接。即系统提供与其他资源之间的超链接，通常需要提供与同一种电子资源的链接，一次文献与二次文献的链接，与本馆馆藏资源的链接，与相关网络资源的URL的链接。

⑤本地下载的数据所采用的格式，应提供通行的标准格式，如PDF、HTML、SGML等。

从用户服务看，除检索功能外，检索系统还应提供其他服务，包括检索系统的说明，帮助文件是否完整、简单、易查；用户的检索历史记录列表；常用参考工具，如刊名列表、主题词表/关键词表、机构名录、百科全书、字典、词典等供查询；电子出版物的最新出版信息，如目次（TOC）报道服务；网上培训服务等。

从使用/试用统计分析看，图书馆联盟国际联合体（International Coalition of Library Consortia——ICOLC）1998年制定了《基于WEB的信息资源统计标准指南》，并于2001年12月修订，要求电子资源供应商提供的统计数据应具备以下几点：

（1）最低基本标准，即每项统计数据应根据供应商提供的专门数据库，按机构的IP地址或其他特殊数据元素（如账号）、整个联盟或集团以及时段进行统计。基本的统计指标包括：登录次数、检索次数、菜单选择数、以全文为单位的使用统计等。

（2）用户隐私和保密权，即未经许可供应商不得对外公布出售有关个人用户、联盟以及其他成员馆使用的统计报告或数据。

（3）机构或联盟的隐私，即未经许可供应商无权发布或出售关于特定机构或联盟使用的统计信息。

（4）统计数据的获取，如果是集团或联盟采购，联盟管理者只能通过唯一的获取方式得到联盟授权的每个成员机构的统计资料，除成员馆不同意公开其使用统计数据外，所有成员馆使用统计数据均可被其他成员馆获取。

（5）用户数据的传递，必须通过一个基于WEB的互助报告系统传递给用户，最好为实时传递，否则应在次月前15天传递。供应商最好以周表形式向用户提供数据。对历史数据保存的最低年限应不少于5年。

（6）统计术语定义，供应商应提供明确的定义或解释性文字。

（7）统计数据报告格式应有统一标准及规范。

从性价比看，电子资源的总价应包括购买单价、每年的自然上涨幅度、印刷型出版物的投入、电子资源检索子系统及相关软件的费用、专门为某一电子资源配备的硬件设备等，电子产品资源的使用成本包括登录成本（根据总价格和试用/使用登录统计结果、计算用户每次登录的成本）、检索成本（根据总价格和试用/使用检索统计结果计算每次检索的成本）、下载成本（根据总价格和试用/使用下载统计结果计算每下载一篇全文或文摘的成本）。

从出版与供应商服务看，服务质量和服务内容是电子资源采购与更新的重要评估指标，这包括：

（1）数据传递方式，国外出版供应商提供的主要方式有国际互联网直接访问、本地服务、建立本地镜像服务器、供应商提供裸数据使用本地开发的系统等几种。国内大多数采用直接访问本地镜像方式。究竟用什么方式要依本地网络、硬件投入的成本而定。

（2）电子资源访问方式主要有两种：一是采用IP地址控制，用户自动登录访问；二是使用户口，密码登录。应注意是否有并发用户限制。

（3）数据能否及时更新本地数据、有无遗漏等问题。

（4）突发问题的处理。采购前应就可能出现的问题与出版供应商谈判，建立预警机制，提高快速反应能力，制订应对措施与方案。

（5）与商用电子资源配套的数据提供，这些数据包括：数据库中收录的电子期刊、图书、学位论文、会议论文等内容的MARC记录；包括ISBN或ISSN号、网址、所在单位在内的收录文献的列表；标准的用户使用统计报告等。

（6）管理系统的访问权限出版供应商应予提供，图书馆有权登录、下载或修改与本馆用户有关的信息。

从存档看，主要方式是数据系统、印刷型出版物和裸数据。数据+系统这种方式是由出版商同时提供数据与相关文件，但系统及软件难以长久保存；印刷型出版物一般会以低廉价格出售，这种价格模式称为print-plus，这是常用的存档方式；裸数据，是只向图书馆提供其所购买的数据，不提供其他相应软件，这有利于长期拥有和保存，但要求提供的数据必须符合一定标准，且要求图书馆另行开发或购买软件系统。

3.采购模式

（1）单独采购。一个图书馆独自与出版供应商就采购问题进行谈判，决定电子资源的采购。

（2）集团采购。若干个图书馆自愿组成集团，推举代表，就价格、使用条款等问题与出版供应商谈判，签订购买合同，费用由各成员馆自行支付。这种模式有三种具体方式：一是地区集团，以一个地区或省为核心，不受类型限制，均可自由参加；二是行业集团，由行业内各馆自由组成，如中国高校文献保障体系CALIS集团、中国科学院的CSDL集团等，这种方式可因需求的相似获得实惠价格和服务；三是复合模式与全国性集团，同时具有以上两种方式特点，全国性集团是最有代表性的一种，包括了行业集团、地区集团和若干没有加入任何集团的图书馆。

对图书馆而言，集团采购可以获得优惠价格，节省时间精力；有利于资源共享；提高利用率和服务质量，促进提供商改进服务质量，完善服务。

4.价格模式

单个电子期刊的价格模式有三种：订购印刷本而免费获得电子版；订购印刷本基础上需增加一定比例电子版费用；纯电子期刊，只供网上获取，一些学术性协会已开始尝试，图书馆需逐个采购。

打包数据库（Packaged Database）或集成数据库（Aggregated Database）的价格模式。前者指集合单一出版商出版的电子资源，后者指集合于若干个出版社出版的电子资源，如国内的清华同方知识资源总库、重庆维普中国科技期刊数据库等，国外的JSTOR、Blackwell Publisher的EJN、EBSCO Online、SwetsNet等。这通常由期刊代理商和中间商销售，价格模式以整个数据库为销售对象，情况比较复杂。

集团采购的价格模式，主要有两种：

（1）集团总价法（或称一笔总价法），指出版供应商根据集团类型（如全国、行业、地区等）给出采购总价，集团买断后在集团内再进行二次或三次价格分配，最后确定每个成员馆购买价格，这种方式节省推广成本，降低采购总价。

（2）成员馆单价法，指出版商给出每个成员馆的价格，再依参加集团采购的成员馆数量给出集团折扣价，参加者越多折扣越高，单价越便宜。这种方式又依数据库单价高低分为平均价格法和特殊规则法。平均价格法指数据库单价为中低价位时成员馆统一按平均价购买。特殊规则法指数据库单价为中高时，依一定规则将成员馆分成若干不同登记采购，以保证中小规模图书馆也有能力购买数据库。通常以全日制学生人数、印刷本期刊订购数量、学科PHD人数、下载量、Pay Per-view、并发用户数等。

5.采购程序

第一步，制定规划。依据本馆发展目标、服务对象、经费来源等，制定本馆馆藏信息资源建设长短期发展规划，明确规定发展方向，建设目标以及各种载体形式资源、各语种形式资源、各级别资源的发展目标。这是信息资源建设的基本指导，也是对用户宣传的参考依据。

第二步，确定经费。在确定预算时应着重考虑维持现有电子资源经费、重要电子资源的采购经费、目标资源（依发展目标迫切需要的）的采购、应急经费。

电子资源采购经费所占比例，目前尚无统一标准。美国研究图书馆协会（ARL）估计占13%，约一亿美元；而匹兹堡大学高达20%。国内所占比例不尽相同，有的高达30%。

第三步，熟知电子资源。主动熟悉和了解采购的主要途径与方法，开展相关性研究，把握发展动态。

第四步，初始评估试用和最终评估。

对于获取的电子资源，图书馆要依据采选标准，进行初始评估，凡符合标准的要将其列入拟采购计划中；一旦选中，即要求供应商试用，并组织试用期间的评估。一般情况下，要组织包括馆藏建设专家、学科专家、技术专家（负责网络、服务器、客户机、认证系统等）、用户服务专家、主管人员（负责经费、被提议的许可协议等）参加的专家小组进行评估。因为多数情况很难完整得到用户的反馈意见，专家小组的评估意见至关重要。也有只凭出版商和其他采购机构使用效果作为唯一选择依据的，但这只是个别情况。

第五步，签订使用许可协议。

网络环境下，国际上通行的做法是，购买、租用或存取电子资源要通过供应商授权。双方签订使用许可协议，图书馆才拥有使用权。

国内签署使用协议，从签署对象区分有两种，即获得国外供应商授权签署的许可协议，和获得国内供应商授权签署的许可协议；从签署模式区分，有集团签约和单位签约两种。许可协议是一种法律界定，界定了双方不同的目标和利益。

许可协议签署前，必须仔细研读各项系数，并有权也有责任就具体条款与供应商充分讨论。协议内容涉及使用期限、双方责任义务、使用内容的连续性与完整性、更新周期、合理使用、合法用户、MARC数据、开放式链接等，以及馆际互借与文献传递、价格模式、文档格式、长期获取和存档、使用统计与反馈，用户信息安全及私密性、用户培训及售后服务等诸多方面，并对协议未尽事宜双方协商解决。

在谈判中应注意：

一是图书馆有权要求供应商提供图书馆母语写成的许可协议文本，以免出现法律纠纷时因非母语文本在翻译或理解上的偏差造成不必要的损失。

二是对不同类型图书馆，许可协议中涉及的特别术语、条款和规定，图书馆应要求供应商做明确的定义和解释。

三是协议文本应平衡双方的责任和义务，并有明确界定和具体阐述；需特殊说明或不宜写入正式文本内容，可利用补充文本进一步说明。

第六步，租用、获取、购买电子资源。许可协议达到一致意见后，即可签署协议，在下一步的采购过程中，首先对电子资源正式安装、开通测试，再向用户提供书目数据，对用户提供使用培训，待运行正常后方可支付采购费用，以免因非正常运行造成浪费。

第七步，管理、发布电子资源。管理的内容主要是：电子资源编目、各种链接、电子资源整合、存档、使用宣传、使用状况分析等。对非一次性完全支付费用的电子资源，要对其许可协议使用期限内的利用进行全面评估，以此决定是否续订或停订。对一次性支付费用的电子资源，要定期进行成本效益评估，使用欠佳的要分析原因，及时解决存在问题，以免误判。