编码与记录标准

2.6.1　信息的采集、编码与记录标准

（1）信息分类及其标准化

信息分类，是指人们把具有共同属性或特性的信息归并在一起，并把不具有共同属性或特性的信息区别开来的一种方法。

中华人民共和国国家标准《GB10091.1—88事物特性表定义和原理》中，对事物特性和事物特性表做了规定。在用事物特性描述对象（包括物质和非物质概念）时，其描述的准确性取决于所选取的事物特性的种类和数量。

信息分类的基本方法是线分类法和面分类法。

线分类法，即层次分类法。其特点是把作为信息分类依据的各个属性或特性，按平行关系和包含关系分成若干层次，并排列成分层次逐级展开的分类体系。

面分类法，即组合分类法。其特点是把作为信息分类依据的各个属性或特性，作为分类的各个因素方面，每个方面又细分为若干项，各个项在各个方面的组合构成分类体系。

（2）信息编码及其标准化

编码，是指给事物或概念赋予具有一定规律的数字、缩减文字、符号、颜色、声音、灯光等，即用一定的符号体系把事物或概念表示出来。编码的直接结果是代码，它通常表现为具有特定含义的一组字符集。

编码是一种信息表现形式。在一定条件下，它对事物或概念的描述，比用自然语言要直接、简洁、准确和有力。编码作为一种信息表现形式，应具有一致性，在一定范围内为人们共同接受，否则就不能发挥其作用。

编码是一种信息交换的技术手段。对信息进行编码实际上是对文字信息进行字符化处理，使之量化，从而便于利用各种通信设备进行信息传递和利用计算机进行信息处理。

进行标准化信息编码，应遵循以下基本要求：唯一性，每一个编码对象只赋予唯一的代码；间断性，代码应尽量简短，减少位数；易识别性，代码应尽可能反映编码对象的类别和特性，以便于识别；可扩展性，代码结构设计上要留有足够的备用码空间，以适应编码对象发展的需要，并使代码结构有相对的稳定性和格式的一致性；操作方便，尽可能地方便操作员的工作和减少机器处理时间。

标准化的信息编码与标准化的信息分类有密切的联系。一般来讲，分类是编码的基础，编码是分类的体现。信息分类结构与信息编码结构之间有一定的对应关系。常见的编码方法和代码形式有顺序码、无序码、层次码、组合码和复合码五种。

（3）条码及其标准化

条码是“由一组规则排列的条、空及其对应字符组成的标记，用以表示一定的信息”。它是一种特殊的代码。条码中的条、空分别由两种不同深浅的颜色（通常为黑、白色）表示，并满足一定的光学对比度要求，其目的是便于光电扫描设备识读后将数据输入计算机。条码中的字符供人直接识读，或通过键盘向计算机输入数据。

（4）通用文件格式标准化

公文、档案等文件是重要的信息形式，随着信息技术的进步，办公自动化程度的提高，信息经济的发展和信息管理的改善，人们对公文、档案等文件的撰写、传递、存储、检索等在准确性、及时性、统一性等方面不断提出新的要求，包括简化和统一公文格式，建立健全国家机关公文格式系统，建立文件档案自动检索系统和汉字光学识别系统等。这就需要进行通用文件格式标准化。如国家标准《GB9704—88国家机关公文格式》，国家标准《GB826—89发文稿纸格式》规定了发文告知的标准格式，国家标准《GB9705—88文书档案案卷格式》规定了文书档案案卷标准格式等。

（5）图形符号及其标准化

图形符号主要包括技术文件图形符号、设备图形符号和标志图形符号三类。

图形符号标准化的作用主要表现在两方面：在一定范围内（如世界、国家、行业、企业），使图形符号具有一致的含义和统一的形式，避免人们理解上的模糊和使用中的混乱；保证图形符号符合一定的质量要求，特别是可见度和夺目性，以便于人们识别。