高校安全稳定工作质量管理原始记录

5.4　高校安全稳定工作质量管理原始记录

高校安全稳定工作质量管理体系文件还有一类非常重要但往往在记录、保存过程中容易被忽视的文件，即完成校园安全稳定工作质量管理体系相关程序文件和作业文件所规定的过程及其结果的证实材料。我们称其为体系运行的记录或原始记录。

5.4.1　高校安全稳定工作质量管理原始记录的作用

高校安全稳定工作质量管理原始记录具有证实、追踪、发现问题等作用。评价质量管理体系相关程序文件、作业文件所规定的过程是否按要求实施，最关键的要素就是提供全面详实的原始记录。过程活动是怎么样规定的，实施过程就应当按规定的要求实施。如何实施，就应当如实地记录。由于原始记录是在实施程序文件、作业文件过程中基本同时产生的文件，是工作中的第一手资料，因此，最能证实程序文件、作业指导书的实施情况。如实验室使用情况登记表，它描述了使用者、参与者、使用时间、各类仪器使用状态、药品使用等情况。如校园安全巡逻作业，通过巡更点的自动记录，我们可以了解巡逻人员何时按规定巡逻到位等情况，这样可以确保校园巡逻的工作质量。同时，原始记录具有追踪的作用，为学校安全稳定综合管理部门和各职能部门严格检查提供详实基础的材料。校园安全稳定工作管理是不断地发现隐患、明确措施、确定主体、持续改进的过程，而隐患的排查、措施的制定、责任的分工和改进的工作都需要通过一系列的规范要求进行记录。原始记录还具有发现线索的作用，包括有助于对校园人身伤亡、财产损失等案件的侦查。随着数字技术的普及应用，原始记录的方式也在不断地改进，从过去的文字记录发展到现在的集图像、文字、音频于一体的记录方式，大大方便了过程的查证工作。在实施高校安全稳定工作管理记录工作时，可依据ISO 9001标准相关记录要求进行。在确定记录需要时，标准为我们提供了基本的规则。如相关条款明确提出的“记录应予以保持”或“保持适当的记录”等处应严格按照规定实施记录。除此之外，有许多条款虽然没有明确记录要求，但需要组织管理者代表签署的需要证实文件，也应予以考虑实施记录。

5.4.2　高校安全稳定工作质量管理原始记录的特点

首先，高校安全稳定工作质量管理原始记录具有规范性。规范性体现在原始记录格式规范、保存时间和地点的规范、销毁规范、查阅规范等。校园安全稳定工作质量管理是一项系统的工作，涉及学校各单位和部门。为了有效地利用和整合原始记录，各项涉及校园安全稳定工作的原始记录格式应依据不同类别进行标准统一化。例如记录的栏目，应囊括标准在特定的章节和条款中明确要求组织实施的内容。同时，也包括与标准要求相关的栏目和体现职责权限及相互关系的栏目。其目的就是解决当前高校安全稳定工作记录普遍存在的记录格式不一、检查内容不一、记录要求不一等现状。对重要的记录，如校园主要建筑单体、交通要道的视频监控记录，应按照有关规定时间保存15日以上，对一些需要长期保存的纸质文件还应对保存环境条件给予规定。

其次，高校安全稳定工作质量管理原始记录具有即时性。原始记录的即时性是指原始记录是在执行程序文件或作业指导书的过程中同时产生的，如在实施维护考试秩序的作业文件过程中发现有考试作弊、违规情况时所进行的同步记录，对作弊者、违规者的主要事实以及相关的作弊、违规证据等进行固定。在执行检查校园环境安全的基本程序同时以文字、图像等形式记录了不符合环境安全要求事实，为今后的整改提供基础的印证材料。从另一角度看，即时性体现了原始记录具有事后不可补的性质。由于种种原因，目前，在高校安全稳定工作中存在着原始记录不完整、事后弥补材料的情况。究其原因，主要是由于质量管理的体系要求不严格、制度不健全、执行不到位等造成的。

再次，高校安全稳定工作质量管理原始记录形式具有多样性。记录形式既可以文字描述，也可以用图表等形式表述。随着现代科学技术广泛应用于高校安全稳定工作管理，原始记录已经从过去的纸质文件发展到图片、录音、录像等多种形式，许多现代科技设备的运用也使记录工作具有自动记录、保存等功能。

5.4.3　原始记录举例

ISO 9001标准共提出了23个大过程，同时也明确了产品生产和服务提供的39个小过程，即共有62个过程，明确表示需要保持记录的共有20余处。由于校园安全稳定工作涉及的内容多，参与管理的部门广，因此原始记录的形式要求也不尽相同。下面以实验室环境安全检查为例来分析记录的基本要求。首先，记录应列出7个标识性的内容，即组织名称、记录名称、记录的编码、记录的编号、记录的保存部门、记录的保存期限、记录有关简要说明。一般而言，高校安全稳定工作质量管理体系所要求的上述记录项目都应具备。上述的项目也称为表式大框外的标识性内容。同时，要制订表式框内的所需栏目，包括检查、测量项目、评审人、被评审人、评审结论及措施、评审时间等。由于高校实验室种类复杂，有电器类实验室、化学类实验室、生物类实验室等，所以从理想状态而言，记录应将各种实验室常见的安全隐患项目一一罗列，以确保实验室安全隐患排查、安全检查过程中不会产生漏项。下面我们以化学类实验室环境安全检查记录、评审记录为例进行说明。

例三：

表5.2　化学类实验室环境安全检查记录

实验室安全检查记录的说明：

1.实验室安全检查必须实地进行检查；

2.实验室安全检查必须查验其他原始记录。

表5.3　化学类实验室环境安全隐患整改通知单

说明：

1.《安全隐患整改通知单》签收人为单位部门安全负责人。

2.《安全隐患整改通知单》一式两份，校园安全稳定综合管理部门和被检查单位各一份。

【注释】

[1]郝风：《质量管理体系文件编写与运行参考》，中国计量出版社2002年版。

[2]Stan Kutcher，Sonia Chehil：《自杀风险管理手册》，人民卫生出版社2011年版。