传统校务与电子校务对高校行政成本的影响状况分析

传统校务与电子校务对高校行政成本的影响状况分析——以浙江工商大学学生创新项目为例

郑　璐

（浙江工商大学　公共管理学院　浙江杭州　310018）

摘　要:信息化时代，高校管理信息化的大趋势，使得电子校务成为高校发展管理的必然选择。正如电子政务发展过程中电子政务的应用对政府成本的影响，电子校务在当今高校的发展趋势及其对高校行政成本的影响状况，同样具有重要的研究意义。本文以浙江工商大学创新项目网上申报模式为例，对电子校务应用前后的直观效果及其对高校行政成本影响状况进行了全面的比较分析，进而探讨电子校务的发展趋势及具体应对策略，使得电子校务对高校行政成本的积极影响最大化，实现可持续发展。

关键词:电子政务　电子校务　高校行政成本　创新项目

一、研究背景

21世纪是信息化的时代。当前，电子政务在全球范围已成迅猛发展之势，我国也已进入电子政务快速发展时期。而随着信息技术逐渐在教育领域得以广泛运用，教育发展面临着变革与创新。

2005年，教育部办公厅《关于教育电子政务建设的指导意见》中提到:“教育电子政务是国家电子政务建设的重要组成部分，是教育信息化建设的主要方面之一，是实现教育管理现代化的重要手段。大力推进教育行政部门的电子政务和学校的电子校务建设，已成为教育行政部门和学校转变管理职能、转变工作方式和作风，进一步提高工作质量和效率，建立办事高效、运转协调、行为规范的教育管理体制的重要任务。”由此可见我国对高校信息化建设的重视程度，发展电子校务已然成为高校日常管理的新举措及大趋势。

我国的电子校务相较于电子政务而言，尚处于渐进发展阶段的一个新领域，后者对前者有着很大的借鉴作用。犹如电子政务在政府管理创新及降低行政成本过程中所体现出的功能作用，电子校务在全国各地高校发展中也已经得到一定程度的推广应用，并在一定程度上对高校行政成本产生影响。以浙江工商大学为例，学校教学、科研、职能、后勤服务等管理部门都建有相对独立成熟的网站及面向校内外不同群体、不同内容的操作系统、平台。本文以学校教务处负责的大学生创新项目申报工作为例进行研究。

2012年，浙江工商大学创新项目首次采用网上申报，包括评审、立项、中期检查及结题的一系列工作均在网上进行。这一操作方式的变革，对创新项目的开展效果及相关部门的行政效率、行政成本都产生了很大影响，同时也引发了笔者关于电子校务对高校行政成本影响状况的思考。

二、相关概念

（一）电子政务与行政成本

所谓“电子政务”（Electronic Government），就是应用现代信息和通信技术，将现代行政管理理念和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现组织结构和工作流程的优化重组，超越时间、空间及部门之间的分隔限制，向社会提供优质的、全方位的、规范而透明的、符合国际水准的管理和服务。

而所谓“行政成本”（Administrative Costs），则是指我国的各级党政机关及其公务员，在一定时期内为履行其行政职能、实现其行政目标，所耗费的人力、物力、财力和其他社会资源，以及由此引发的现今和未来一段时间内所发生的间接影响和潜在的资源耗费。其主体主要包括:执政党机关、行政机关及其公务员，以及工青妇等社会团体机关及其工作人员。

政府信息化及电子政务在政府行政过程中的广泛运用，使得传统的行政管理方式经历了深层次的变革，通过现代化的管理手段，提高行政效率，一定程度上降低了行政成本。

（二）电子校务与高校行政成本

我们可以拿电子政务的行政成本作一个类比。“电子校务”是在电子政务的大背景下提出的，可以说是当下教育领域的“电子政务”。而实际工作中，电子校务也必将对高校管理模式及高校行政成本产生极大的影响。

电子校务是一个运用信息网络技术，强化学校管理绩效的综合性概念。这一高校的管理和服务体系在信息安全的前提下，采用电子化、网络化、程序化的方式办公，为高校“教学服务、科研服务和社会服务”这三大职能提供引导和服务。通过电子化、数字化的校务管理，电子校务能够有效提高学校管理水平，同时实现校内各层级系统的信息有效传输和信息对称最大化，是现代高校采用现代化管理方式的重要手段。

高校电子校务则是将网络信息和通信技术应用至高校管理和服务工作中，在网络平台上各部门的工作职责和具体工作流程可以优化重组，消除各部门在时间和空间上的障碍，从而实现高校管理服务全面而优质，规范而透明。

高校行政成本是指高校的行政部门及其工作人员，因其开展行政工作而获取的和在行政管理活动中所消耗的教育资源价值，具体如教职工人员经费及办公、印刷、交通、水电等高校行政运行经费，职务性消费，公务接待费等。

作为信息技术与高校教育管理结合的产物，电子校务以其创新的管理方法在现代信息技术平台上对学校的内部管理组织架构进行重新定位，以服务网络化为载体，一定程度上提高了工作效率，推进了高校的行政管理工作。

三、电子校务的实证研究——以浙江工商大学创新项目为例

为深入研究电子校务对高校行政成本的影响，笔者对浙江工商大学创新项目开展状况进行了实证分析。在创新项目网上申报这一举措实施前后，笔者分别作为创新项目申报团队负责人和浙江工商大学公共管理学院创新项目管理员，对不同操作模式下创新项目的申报、立项、评审到结题全过程均有过切身的体验。创新项目开展过程如图1所示:

图1　浙江工商大学学生创新项目开展流程图

从图1可以看出:浙江工商大学创新项目从立项到结题共有8个环节。首先，持有科研或创新创业创意的学生团队，经导师指导后，以申请表形式向学校提出创新项目立项申请。通过院校专家评审并予以重点或一般立项的项目，将得到相应经费以支持其项目开展。之后项目组需开展一定时期（原则上不超过1年）的科技研发或项目调研，中途经历学校项目中期检查，最终以项目成果的形式提出结题申请。项目最终能否顺利结题，将由创新项目评审小组评审决定。

（一）传统校务下创新项目的操作模式

传统校务下，浙江工商大学创新项目各阶段的成果均需以纸质稿加电子稿的形式呈现。申报团队在团队指导老师的专业指导下，结合项目调研、专家评审的意见反馈等，经历反复修改完善，所上交的纸质终稿通常是多次修改打印循环的结果。

指导老师对项目的开展起着重要推进作用。为保证项目开展质量，立项申报书、中期检查报告、结题申请书上分别需要有指导老师的推荐意见、项目实施意见、结题意见及导师签名，且纸质稿件需要导师本人签名。

创新项目评审团队由各专业、各领域专家学者组成，每份作品都将经过若干位评审专家审阅，故项目组通常需要上交纸质材料一式3至5份。假设全校有100组项目参与申报，那么，仅立项申请阶段，我们至少要收到300份申报文本。以每份申报书平均10页计，也就有3000页的文本材料。同时，为确保创新项目各阶段工作的及时、顺利推进，各学院需成立由专门负责老师加学生科技指导中心的同学组成的创新项目执行团队，包括各阶段的通知传达确认、作品收缴整理、作品送达评审专家、结果反馈等行政性工作，该团队的任务都是艰巨而重要的。

（二）电子校务下创新项目的操作模式

2012年，浙江工商大学首次实行创新项目网上申报。学校教务处专门在校“大学生竞赛＆创新活动网”开设创新项目申报评审系统。在该系统平台，在校师生、项目导师、评审专家、学院创新项目领导小组组长、学院管理员均有自己单独登录账号及不同操作权限。创新项目所有环节均规定时间段在网上操作，以立项申请流程为例:申请学生登录报名、上传报名材料——项目导师登录评审——学院管理员分配评审专家——学院专家评审——学院创新领导小组组长确定院级立项和推荐校级项目——学院管理员修改推荐校级项目资助资金、导出推荐校级项目数据——打印并由学院创新领导小组组长签字、学院盖章——交教务处实践教学管理科。

创新项目网上申报模式下，学生登录系统后，将申报材料上传至项目平台。指导老师在系统内对项目提出修改及指导意见，一定时间内项目组同学可继续修改完善。评审专家则有额外评审权限，通过网上审阅作品，决定其是否可以立项。项目管理员在此过程中可以宏观把握学院项目的总体进度，发现问题并及时反馈给相应学生、导师、评审专家或创新项目学院领导。最终由领导把关审核学院推荐项目。整个过程除最后环节，学院推荐为校级的项目汇总表（1至2页）为纸质材料外，其他均以网上系统内材料为准。

四、电子校务对高校行政成本影响的辩证分析

（一）电子校务减少高校行政成本的表现

浙江工商大学创新项目操作模式变革之后最明显的差异表现在:项目操作无纸化。原本历经多轮修改打印的、需要一式3至5份的上交作品，尤其是项目结题申请书，少则10余页，多则近百页的A4纸，同时还需要投入创新项目执行团队大量时间、精力、人力、物力去收集整理反馈。电子校务在我校大学生创新项目上的应用，改变了高校行政的具体形式，有效解决了资源浪费问题，实现节能环保，降低高校行政成本。

以下笔者再提供一组具体数据，以与创新项目操作模式改革的效果进行一个比较:以公共管理学院为例，2010年度，学院共申报创新项目58个，最终结题46个；2011年度，共申报29个，最终结题25个；2012年度，首次试行创新项目网上操作，共计申报71个，因项目仍在进行过程中，结题情况尚待检验。

在不考虑结题质量的情况下，可以看出:电子校务应用的2012年度是近3年，甚至是自开展创新项目以来（向浙江工商大学教务处负责老师求证所得）学生申报最积极，立项数目最多的1年。电子校务的合理利用，对该项目的实施开展及效果都起到了一定的促进作用。

从浙江工商大学创新项目操作模式改革前后状况可以看出:电子校务在很大程度上不但可以减少直接成本的投入，而且改革了传统的管理模式，实现了系统资源的整合与共享，解决了时间和空间的矛盾，给高校行政管理带来便捷的同时，也有效降低了高校行政成本，对于构建“节约型校园”起到了推动作用。

（二）电子校务增加高校行政成本的表现

正如电子政务对政府行政成本的影响:一方面电子政务的实践会减少某些行政成本，但另一方面也会相应增加某些行政成本。简·芳汀认为，虽然电子政务可能存在降低行政成本的巨大潜力，但在电子政务的起始阶段，不必过分强调节约成本。的确，从总体上和长期趋势上来看，电子政务能降低行政成本，但关注短期内的效果却是:要么不降反升，要么降低不显著。

那么，再回到电子校务对高校行政成本的影响，尤其是在高校电子校务尚且不够成熟的阶段。依旧以我校创新项目试行网上操作为例。

1.高校行政衍生成本的增加

学校聘请专业技术人员，负责创新项目网上操作平台建设、修改、完善、维护。教务处组织技术人员首先对各学院管理员等负责人进行操作培训，再由各学院负责人在学院内部组织数次相关的操作培训，讲解示范网上操作方式、流程、注意事项，面向包括学生、指导老师、院评审专家等不同群体。

虽然投入了大量人员、技术、资金等行政成本，但首次操作过程中仍困难重重，比如有学生重复申报或错过申报时间；因导师、评审专家，尤其是年纪较大老师不适应网上操作，未能及时进行网上指导或评审，影响项目整体进度；培训后学校、学院创新项目执行团队仍需进行各种答疑，咨询电话此起彼伏。

不可否认，电子校务应用的初始阶段，还是会给高校行政带来不小的衍生成本。

2.系统尚未完善，组织化程度低

目前，浙江工商大学创新项目网上操作系统才起步试行，平台各板块的功能划分、业务处理、数据格式、技术手段等都不够完善，导致包括管理员在内的使用者都碰到一些操作问题，应该说该系统还处在发现问题、解决问题的探索完善期。

同时，虽然该平台实现了全校项目信息公开，但是各个学院操作方式均相对独立且有所差异，故不同学院之间协调与合作困难，互动性比较差，且尚未建立一套有效的规范和激励机制来促进网上操作的推广，可以说组织化程度还不高。

3.电子校务安全性有待考验

创新项目网上平台在解决了时间和空间的矛盾，实现系统资源整合与共享的同时，也带来了不小的安全风险。全校所有大学生创新项目的资料均承载在这一平台上，学校未留有纸质备份，故包括网上黑客、网上病毒、信息间谍等攻击和破坏，都可能导致数据的丢失。同时，还需引起足够警惕的是，人员的违规操作、网络系统的脆弱都有可能引发系统的瘫痪。比如2012年，仅公共管理学院就申报立项作品71项，学院就此分配了20余位评审专家，是历年来邀请专家人数最多的一次。因保证评审专业性与公平性需要，每位专家需在线审阅6—7组项目，实质上不仅增加了教师的工作量，而且也加大了该操作平台的承载压力。

从浙江工商大学创新项目网上操作这一尝试可以发现:电子校务对高校行政成本的影响是辩证的。正如电子政务对行政成本的影响，也是在经过长时间的探索发展才逐步成为大势所趋。电子校务能否真正降低高校行政成本，既需要理论的分析，也需要实践的证明。而只有成熟的电子校务模式，才能研究得出成熟的结论。

五、电子校务的发展趋势及应对策略分析

当今社会已然步入信息化时代。信息化管理和操作在高校管理中的普及速度和程度，使得电子校务成为现代高校发展管理不可回避的议题。面对电子校务这一尚处于发展初期的、不够成熟完善的新事物、新领域，唯物辩证法要求我们以发展的观点来看问题，事物的发展表现为前进性和曲折性的统一，其前途是光明的，但道路是曲折的。

而且，正如电子政务属于公共服务，政府为提供公共服务投入一定的行政成本后，不能只关心经济效益，更多地应考虑社会效益。当我们无法回避电子校务对高校行政成本增加带来的影响，高校行政衍生成本的增加、系统尚未完善、组织化程度低、安全性有待考验等时，我们应该以发展的眼光和积极的心态，去考虑长期的、总体的成本与效益问题。

第一，对构建节约型校园而言，电子校务通过计算机网络完成大部分的信息发布和资料报送，不但减少了直接成本的投入，而且改革了传统的管理模式，实现了系统资源的整合与共享，在给高校行政管理带来便捷的同时，节约了办公成本。

第二，对提高行政效率而言，建立信息化的高校电子校务服务体系，逐步实现办公自动化，使得信息服务更全面、更实时、更高效，且在一定程度上减少了高校行政工作中互相推诿的现象，从而提高了办公效率，提升了管理和服务水平。

第三，对提升高校形象而言，高校行政办公效率、管理服务水平的提高，对于加大师生满意度，稳定教师队伍，提升高校的社会形象都起着非常大的作用。高校的管理思路、管理者的素质及校务透明程度在一定意义上都是高校电子校务水平高低的反映，而电子校务的合理有效应用，也是当代高校展现自身形象的快捷方式。

总之，随着发展的不断推进和认识的不断深入，电子校务的推广和全面实施对高校行政成本有着积极的影响，也必将是一种大趋势。当然，从高校管理行政层面而言，高校电子校务的发展仍然任重道远，我们需要探索、应对、投入、完善的方面还很多。

其一，进一步开发高校电子校务办公系统的功能，在业务板块和业务流程上不断更新与变化，以充分提升系统各项功能。在注重信息更新的同时，建立和完善电子校务安全保障体系。

其二，加强高校电子校务技术人员队伍建设，应采取课件、培训、讲座等不同形式对相应的技术人员开展培训，提高技术人员的信息技术水平和信息安全意识，增强使用计算机和信息系统的应用能力。

其三，加强高校行政管理人员利用电子校务的意识。高校行政管理者对于电子校务应持有一种积极主动的学习态度，正确看待起步发展特殊时期的特殊情况，努力克服畏难、抵触情绪，发现问题、解决问题，并以发展的眼光看待电子校务发展初期诸多有形成本、无形成本、衍生成本的投入。

六、小结

电子校务是信息化时代的产物，是高校管理工作的必然选择，其对高校行政成本的影响是辩证而深远的。电子校务的发展是一个不断探索、逐步完善的过程，其便捷、高效、环保等特点给高校行政工作带来的优势已逐渐明显。但发展初期，电子政务的应用也必然遭遇一定的阻力，甚至带来衍生投入，使得高校行政成本不减反增。因此，我们应该以发展的眼光看待电子校务对高校行政成本的影响，以积极的态度面对及处理发展中遇到的情况和问题，努力探索改进、完善电子校务。相信在不久的将来，我们定能欣喜地看到电子校务不断普及与更新，向着更高层次发展，对降低高校行政成本产生积极影响，对高校管理建设起到积极的推进作用。

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