提高辅导员事务管理工作有效性的探讨

提高辅导员事务管理工作有效性的探讨

郝　洁

（浙江工商大学　公共管理学院　浙江杭州　310018）

摘　要:辅导员作为现代高等教育中具有举足轻重作用的一支队伍，活跃在高校学生管理工作的最前线。提高辅导员事务管理工作的有效性可以在一定程度上提升其工作的成就感，进而消除职业倦怠感。本文将分两个部分对如何提高辅导员事务管理工作的有效性进行探讨，第一部分从高校学生和辅导员群体特点分析和辅导员事务管理工作的构成两个方面来阐述高校辅导员事务管理工作现状，第二部分阐述了提高事务管理工作的有效性的几个途径，包括时间管理、培养学生骨干以及培养学生寻求主动解决问题的能力。

关键词:事务管理工作　工作有效性

辅导员作为现代高等教育中具有举足轻重作用的一支队伍，活跃在高校学生管理工作的最前线。作为课堂学习的必要补充，辅导员要教育大学生群体学会如何适应大学生活，如何促进自身发展，如何健全完善人格。他们活跃在学校的各个舞台，只要有学生出现的地方就有辅导员的身影。在一般人看来，辅导员是一份充满活力、充满挑战的工作，但是越来越多的研究表明，辅导员工作并不如外界看起来那般丰富多彩，工作几年后的辅导员多多少少都遇到了工作上的瓶颈，那就是职业倦怠感。相当一部分辅导员在工作一段时间后会被私人时间和空间受到挤压所困扰，他们会发现自己每天都被繁杂的事务管理工作所包围，工作日程本上的待办事项从未减少，从而产生疲惫、厌倦的工作情绪，进而影响工作热情，使本应颇具成就感的工作失去了它所具有的魅力。所以，对如何提高辅导员事务管理工作有效性的研究具有十分重要的意义。提高其事务管理工作的有效性可以在一定程度上提升工作的成就感，进而消除职业倦怠感。本文将分两个部分对如何提高辅导员事务管理工作的有效性进行探讨，第一部分是高校辅导员事务管理工作现状，第二部分将阐述提高辅导员事务管理工作有效性的几个途径。

一、高校辅导员事务管理工作现状分析

高校辅导员事务管理工作之所以与其他任何一个职业的事务管理性工作有很大不同，是由它所面对群体的特点所决定的。无论是什么类型的事务管理工作，辅导员所服务的对象都是大学生群体。所以，要对高校辅导员事务管理工作的现状进行分析，就要首先了解学生群体及辅导员自身所具有的特征。

（一）高校学生和辅导员群体特点分析

伴随着市场经济的改革和发展，我国出台了一系列高等教育相关政策，其中就包括大学本科及研究生的扩招。扩招的初衷是进一步提高国民平均素质，提升人民受教育水平，在一定程度上也有利于高校改造学校硬件，改善办学条件，打造综合性大学。据统计，高校扩招的前期，从1999年至2001年，高校在校人数翻了一番，近年来这个增长趋势愈演愈烈。但是在校学生群体的增长并没有相应规模的教师队伍的增长与其相匹配。教师群体扩张的速度是被岗位入职条件所制约的，例如，在一般公办本科院校的招聘启事中，专任教师的应聘条件至少为博士，辅导员的应聘最低学位学历要求为硕士研究生，也就是说，培养一名合格的专职辅导员要花费更多的资源和时间。按照教育部规定，高校学生和辅导员的比例应该是200∶1，但实际上，不同地区和不同院校的辅导员配备比甚至会高出这一比例。即一个辅导员要负责管理200个左右学生的日常生活，处理事务性工作等，其任务量还是十分可观的。另外一方面，“90后”大学生具有不愿主动与外界沟通、生活独立性偏低、依赖性强、个性突出、思维活跃、思想更为早熟等特征，这些特征都对现代辅导员工作提出了新的挑战，辅导员只有用更为变通及平等的方式与其交流，才能推进事务性管理工作的顺利进行。而辅导员队伍呈现出年轻化的特点，工作在最前线的专职辅导员大都是刚刚离开学校，新近踏上工作岗位的“新人”，他们会给这条工作线加入新鲜的血液和新鲜的刺激，和学生之间没有明显的代沟也是他们所具有的独到优势。但是，他们缺少相应的工作经验，在事务管理方面缺乏工作积淀。而在某些情况下，和学生之间微小的年龄差异也使他们缺少作为师长的威信感。综上所述，不管是较大的学生和辅导员的人数比例，还是这两个群体所具有的独有特征，都为辅导员事务管理工作提出了更多要求和更多挑战。

（二）辅导员事务管理工作的构成分析

辅导员的事务管理工作包括学生日常管理、班级建设、催缴学费、开学注册、出国就业、寝室文化、情感问题、党建工作等，还要配合学校学院任课老师的一些要求，对学生违纪、出席率统计、评奖评优进行辅助或者起主导作用。换言之，所有和学生有关的工作都是辅导员的职责范围。种类繁复、程序复杂的种种工作填满了辅导员的正常工作时间和部分休息时间，从早上睁眼忙到学生就寝。除了日常的事务管理工作需要倾注相当的精力和时间，学校和学院在组织各类需要学生参与的活动时，也需要辅导员一马当先，协调和组织学生进行配合。所以辅导员的工作并不仅仅包括文书所规定的事项，他们工作的范围是由“学生”这个主体所决定的，有人更把辅导员称为学生的“保姆”“服务员”等等。例如学生群体间的突发事件，需要辅导员第一时间赶往现场进行处理，要及时联系学生家长、校方及相关责任方。辅导员的工作琐碎而繁多，工作时间大多是消耗在处理各项突发性或随机发生的工作上，比如仅仅是在上课请假这件小事上，在最高峰时期，每个辅导员一天之内要接几十个电话。此外，学生在生活学习中遇到的一些问题的职责界限是很模糊的，并没有直接相关的部门在接手处理，而学生在需要帮助时第一时间想到的就是自己的辅导员，他们希望辅导员能告诉他们解决的途径或可寻求帮助的部门。因此，辅导员的工作时间也有相当一部分是消耗在处理这些定位模糊的工作上。

二、提高辅导员事务管理工作有效性的几个途径

针对以上提出的高校辅导员事务管理工作现状，本文从辅导员自身出发提出以下三个措施，探讨如何提高辅导员事务管理工作的有效性，增强工作效率，提高工作效度。

（一）学会时间管理，提高时间利用率

德鲁克认为，管理中最稀缺的资源是时间。金钱可以通过各种途径融资注入，人才的更新和引入在某种程度上也是可以实现的，尽管找到一个合适的人才并不是一件容易的事情，但是，只有时间是不可挽回的，它是没办法增加或减少的资源。从稀缺的角度而言，时间是最为宝贵的。事务管理也是管理的一种，所以可以借鉴管理学中关于管理时间的一些诀窍有效利用时间，改变自己的时间管理倾向，从而提高工作效率。德鲁克提过一个例子，就是某位董事长认为他的时间大致都用来与公司高级管理人员探讨业务、接待重要客户及参加其他社会活动。但根据他的秘书所记录的情况来看，他的时间基本上都用于处理一些不甚重要的繁杂事务上，比如调度工作等，而在他认为最为重要的三件事上花费的时间甚少。同样的道理，根据统计，辅导员的日常工作时间大都消耗在处理请假、接电话、沟通各方及一些文书工作等上，在真正的工作重心如班级建设上，时间就会显得相对紧迫而不够用。所以我们应该学会诊断自己的时间，消除那些浪费时间的活动，减少重复工作，统一安排可以自由支配的时间。另外，不是必须亲力亲为的工作，要学会“借力”，这就是第二点建议里所要讲到的培养学生骨干，放权管理。

（二）培养学生骨干，学会放权管理

由于高校辅导员工作日益复杂和繁重，辅导员单靠自身力量难以完成这么多的工作，而有效的时间管理也要求辅导员专注于重要事务的管理。培养得力的学生骨干和适当的放权不仅能减轻自己的工作负担，也能达到更好的管理效果。选用学生干部需要认真考察，了解备选人的综合素质和其擅长的方面。单靠学生间的无记名投票并不能总是选出得力的干部。无记名投票仅仅是对被选人群众基础的一个考察，并不表明该学生是最适合这个职位的人选。在实际操作中，有班级是根据得票率的高低确定班委群体，然后内部根据志愿进行职位的分配。这样的竞选方法能够在一定程度上反映出学生的意愿，如果一个很热心的学生得到了班级同学对其人格的普遍认可如愿以偿地当选班长，但是缺乏作为班长应具有的组织能力和领导能力，那么，他也不是一个合适的人选。因为每一个职位所需要具备的素质是不同的，这需要辅导员具有相应的甄别力，加上后期有意识的引导，培养出能够最好地配合自己工作的一支队伍，这也是各项事务得以顺利推行的保障。当选拔出一批得力的学生干部，就要给予对方完全的信任，鼓励学生干部在了解每项工作的核心精神和操作规则后策划完成相应工作，辅导员所需要做的就是监督和控制。对学生骨干队伍的适当放权可以把辅导员从纷繁的事务中解脱出来，能够集中精力专注于核心事务的管理，这是使其管理有效化的一个重要途径。

（三）化被动为主动，培养学生寻求主动解决问题的能力

辅导员在事务管理中的角色定位更应该倾向于管理者而不是实施者。管理者就是要做好计划、组织、领导和控制，而学生更应该作为执行者完成相应事务。如果辅导员整日疲于处理各项现实性的事务，不仅剥夺了学生学会独立处理事件的机会，更让自己被困在繁杂的事务中无从脱身。辅导员应该做的是告诉其方式和方法，即一个处理问题的框架，而框架中的内容应由学生自由发挥，必要的摸索和反复也是一个难得的体验和经验的积累，只有这样才能培养出学生主动解决问题的能力。当学生成功地靠自己的力量解决问题后，信心进一步增强，而信心的增强又能反过来促使学生更有勇气去独自面对更多的挑战。这样形成良性循环，辅导员的时间也能够得到更合理的分配和管理，可以有更多的精力集中处理重点事项。如果辅导员一味包办，短时期内看上去好像减轻了学生的负担，但是，从长期来看，会有更多的学生把更多的问题抛向辅导员，久而久之，对辅导员的过分依赖会让辅导员疲于处理各项日常工作以外的事情，无力脱身，反而耽误了主要工作的进程，对辅导员本身还有学生都是不利的。因此，提高辅导员事务管理有效性的一个重要途径就是培养学生主动寻求解决问题的能力。

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