论在信息化条件下加强文书档案的管理与利用

论在信息化条件下加强文书档案的管理与利用

黄赛君

（平阳县农村能源办公室）

摘　要:本文分析了信息化条件下文书档案管理与利用的现状、趋势及存在的问题，并提出了新形势下加强文书档案管理与利用的几点思考。

关键词:信息化　档案　管理　利用

文书档案又称管理性档案，它是政府机关、社会团体、企业、事业单位和其他社会组织在各项管理活动中直接形成的具有保存价值的信息记录。在信息技术高度发达的今天，无论是政府机关，还是企事业单位，在工作中利用信息化手段开展对文书档案的管理与利用已越来越普及。与传统的档案管理方式相比，信息化条件下文书档案的管理与利用工作有机遇也有挑战。因此，分析这些实际工作中的问题，并寻找相应的解决办法，具有重要的现实意义。

一、信息化条件下文书档案管理和利用的现状与变化

近年来，随着电子计算机技术和网络技术的发展，现代社会的各项工作都逐渐步入了自动化网络化的科技时代。各级政府部门、企事业单位的各类文书起草、制定、发布、传阅，已经由传统纸质文稿制作转向电子文稿制作和办公自动化管理系统的广泛运用。据了解，在我国经济发达省份，政府办公自动化程度已达到90%以上。

开展文书档案电子化管理和利用的优势在于:首先，文书档案电子化管理后，使用方便，便于检索。在档案管理过程中，可借助计算机强大的信息处理功能，实现管理的精细化和准确化。其次，电子或数字档案信息易于保管。电子化后的文书档案可存储在光盘、硬盘等电子设备上，与传统的纸质档案需要超大的存储库房相比，其所占用的空间较小，相对减轻了人、财、物压力。再次，有利于实现档案信息资源共享。文书档案实现电子化后可以在瞬间完成大容量的信息传输，不需要借助传统的文件传递渠道，提高了工作效率，适应现代社会快节奏的工作特点；同时，还可以通过协议进行网上检索和资源的共享，大大提高了档案的利用率和影响力。

从目前情况来看，文书及档案管理工作正面临着三大变化:其一是电子文稿制作将替代传统纸质文稿制作；其二是办公自动化OA系统将替代传统纸质文件的形成和运转；其三是文书档案管理电子化与实体档案双重管理模式将逐步替代纸质实体档案管理。由此可见，随着信息化建设的不断推进，文书档案管理必将走向信息化和网络化轨道。

二、信息化条件下文书档案管理和利用的问题

近年来，文书档案管理的信息化应用对提高文书档案管理的水平，保证及时提供准确、完整的档案信息发挥了越来越重要的作用。在信息化过程中遇到了一些亟待解决的新问题，也面临着一些新挑战。

（一）档案的真实性难以保障

电子档案的前身是电子文件，与文书档案相对应的也主要是通过文件信息管理系统平台生成的各类电子文档，由于电子文档易修改的特性，而且改动后不如修改纸质文件那样会留下明显的痕迹，尽管当前有一些技术可防止电子文档的随意增删改，但也会由于人为管理的因素，增加保持电子文档原貌的困难度。另外，因为电子文档不像手写签发等具有特定的字迹，无法从字迹上分辨其原始性，这些都增加了对电子文档真实性判断的难度。

（二）档案的安全性问题日益突出

网络化的使用方式本身就对电子档案的安全提出了更高的要求，在使用电子文档过程中，网络黑客可以通过特殊的程序拦截重要的档案数据信息，或者可以通过病毒入侵使得电脑瘫痪，或人为地通过使用相关的移动介质传输，而导致档案信息的丢失。另外，对于带有密级标志的电子档案的管理也需要采取特殊的保管措施才能得以保障，而这方面的规范标准的出台明显滞后。

（三）电子文档的兼容性问题

由于目前我国对信息化条件下的电子文档的形成、运转、归档、保存等方面的标准规范出台得还不多，不够完善，或者各单位在设计过程中也没有完全按照国家已有的相关标准执行，再加上一些单位特殊业务信息系统设计开发要求的多样性，故一个单位形成的多系统电子文档之间不兼容的现象比较普遍，对于不同的信息管理系统生成了不同格式的电子文件，归集到档案管理阶段时，就容易导致不能识别或者难以实现格式的方便转换等问题。

（四）对档案管理人员的要求不断提高

信息化环境下的文书档案管理不仅要求档案工作人员要熟悉传统纸质文书档案管理的操作理论、方法和程序，还要求工作人员能够熟练使用计算机，懂得一定的数据传输、接收、利用等网络管理技术，这些都对档案管理人员提出了更高的职业要求。

另外，为扩大档案信息化利用范围，还需要对传统室藏纸质档案进行数字化扫描，此项工程工作量非常大，对几十年形成的大量纸质档案进行数字化扫描需要有长远的规划，否则易对单位档案管理和利用的工作造成影响及对档案本身造成损害。

三、信息化条件下文书档案管理和利用的对策思考

目前，要稳步推进文书档案管理与利用的电子化运用，就现阶段而言，需要强化四个方面的对策措施:

（一）必须完善信息化条件下文书档案管理和利用方面的制度、标准与规范

建立起科学化、规范化、标准化的档案信息化管理制度，用以约束电子档案形成和使用管理的各个环节，是确保档案信息化管理真实安全有效的根本途径。要严格按照国家已有的涉及文件管理和电子文件管理的相关办法、规定、标准等，完善本单位电子文件管理和利用的相关制度，如《办公自动化系统应用及运行维护管理规定》《档案数字化工作操作规程》《电子档案管理办法》等，切实在制度上保障档案管理信息化的有序推进。落实必要的电子文稿移交归档程序，可以开发必要的文档软件，确保所有的各类电子文稿得到有序移送归档。在实际工作中档案部门应该对电子文件的大小和保存格式等作出具体的要求，在接收的时候应该确保电子文件验收合格后再办理移交手续。

（二）必须坚持走文书与档案管理“一体化”道路

我国档案管理体制在过去很长一段时间基本上处于封闭状态，由于文件形成和档案管理是由两个独立部门分别进行的，使档案部门不能在文件信息形成的起始阶段就开展前端控制，而坚持走“文档一体化”道路，这在信息化条件下的文书档案管理过程中则显得更为必要。只有在文件形成的初始阶段就将档案管理的要求体现在系统设计、文件生成、运转、归档、安全保存等各个环节，并依照能够实现档案信息共享的规范和标准进行统筹规划，实行多个信息系统与档案管理系统的有效衔接，才能大大提高档案的利用价值，真正实现档案信息资源的共享。

（三）必须加强文书档案管理应用系统的开发建设

档案管理的最大功能即是记载历史，并让后人可以借鉴或利用，发挥价值。长期以来，政府机关、社会团体、企业、事业单位和其他社会组织在本单位文书档案管理方面积累了一定经验，但在文书档案的有效利用方面还是十分欠缺的。表现为文书一旦立卷归档就等同于封存，在关键时候需要查阅历史某一事件、某一政策，犹如大海捞针，很难及时有效地得以实现。在过去，解决这一问题，只能在分类立卷和建立手工检索系统上下功夫。在信息化、智能化高度发达的今天，要通过文书档案智能录入系统和智能检索系统的建立，通过开辟目录数据库、全文数据库、专题数据库等有效的查询系统，使文书档案在现实应用中实现网络化、远程化的自动化操作，促进文档信息的交流和共享，实现远距离无障碍交流。

（四）必须加大对档案管理人员的信息化培训

要及时将档案信息化知识纳入相关岗位培训和档案知识更新培训中，使档案管理人员及时掌握相关计算机技术、网络通信技术，信息化软件应用、安全保障等技能，并增加档案工作者之间交流与学习的机会，通过实践切实提高信息化素质和能力。

参考文献:

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［2］王从容.当前文书档案管理的缺失与对策［J］.华章，2011（24）.

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