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建筑模型档案管理略论

时间:2023-03-05 理论教育 版权反馈
【摘要】:在实际工作中,建筑模型档案的照片可不纳入照片档案管理范围,在档案管理系统中存一份,刻盘保存一份,这样做既符合电子文件双套保存备份的要求,也可以提升建筑模型档案管理工作整体水平。

建筑模型档案管理略论

冯轶雯

(杭州市钱江新城建设开发有限公司)

摘 要:建筑模型档案是城建档案的重要组成部分,具有直观性、生动性、宣传性和交流性等特点,真实地反映了城市发展的历史轨迹。本文从建筑模型档案的收集、整理、保管和利用等方面来论述这一特殊档案的管理。

关键词:建筑模型档案 管理 利用

建筑模型是使用易于加工的材料,依照建筑设计图样或设计构想按缩小比例制成,在建筑设计中用以表现建筑物或建筑群的面貌和空间关系的一种样品,广泛应用于技术先进、功能复杂、艺术造型富于变化的现代建筑中。从制作时间、工艺及要求上,建筑模型可分为工作模型和展示模型两类。在初步设计即方案设计阶段的建筑模型称作工作模型,制作简略,用油泥、硬纸板和塑料等材料制成,以便加工和拆卸。在完成初步设计后,供审定设计方案之用的模型称作展示模型,制作精致,不仅能表现建筑物接近真实的比例、造型、色彩、质感和规划的环境,还能揭示重点建筑房间的内部空间、室内陈设和结构、构造等,使用木板、胶合板、塑料板、有机玻璃和金属薄板等材料制成。[1]

根据档案的属性,建筑模型经过收集、整理等程序转化为档案,成为城建档案中的一种特殊载体形式,具有直观性、生动性、宣传性和交流性等特点,与其他载体和形式的档案一起相互补充,相互印证,真实地反映了城市发展的历史轨迹。因此,做好建筑模型档案的管理与利用工作,有着十分重要的意义。

一、建筑模型档案的收集

收集是档案管理工作的基础,建筑模型档案有很大部分分散存放在各相关业务部门,如区域控规模型存放在规划设计部门,景观模型存放在园林绿化部门,政府公建和社会投资项目模型存放在招商服务部门等,这种分散型管理模式既不符合档案管理规范,也不利于安全保管和工作利用。因此,按照档案的集中统一管理原则,为达到最佳的建筑模型档案集中统一管理模式,首先,应建立健全收集制度,确定归档范围和要求,由各业务部门负责将建筑模型档案随年度文件材料一起主动向档案部门移交;同时,档案部门加强与各业务部门的沟通交流,熟悉本单位的工作重心和热点问题,发现线索,主动开展收集。其次,采用灵活的归档方法,既保证能将建筑模型档案及时收集起来,又能方便日常工作使用。应归档的建筑模型档案确需在业务部门保留一段时间的,可以先移交档案部门登记拍照编目,再办理档案借用手续。这样既可以使档案部门掌握本单位所有建筑模型档案情况,为档案收集的齐全与完整提供保障,也为建筑模型档案的开放利用创造条件。

二、建筑模型档案的整理

一方面,建筑模型档案的整理和其他门类档案整理工作一样,要遵循彼此间的历史联系,通过专业化、系统化、条理化的整理,全面反映事物的真实面貌,便于保管和利用。另一方面,要从载体形式、使用目的等特点出发研究其规律,做到对建筑模型档案的优化管理。首先,制定合适的整理、编目方案。建筑模型档案以“件”为单位逐个编制归档号,按照年度—问题进行分类,目录可设置档号、责任人、题名、件数、形成时间、接收时间、保管期限、保管地点、备注、图示等。其次,归档的所有建筑模型档案都应拍摄成数码照片,列入归档目录中的“图示”栏,使影像与实物相匹配并可相互印证,同时链接电子文件地址,以便能在档案管理系统中实时浏览。在实际工作中,建筑模型档案的照片可不纳入照片档案管理范围,在档案管理系统中存一份,刻盘保存一份,这样做既符合电子文件双套保存备份的要求,也可以提升建筑模型档案管理工作整体水平。

三、建筑模型档案的保管

由于建筑模型档案材质形式多样,体积大小不一,既有纸质、塑料、金属或玻璃等材料制成,也有占地几十甚至上百平方米的大型模型,无法采用统一的保管模式,因此,需要进行有针对性的保管。首先,按材质不同选择必要的保管环境。除了常规的防高温、防潮湿、防盗、防火、防尘、防虫等保护措施之外,还要做到防酸碱腐蚀、防氧化、防强光、防污染等,以延长建筑模型档案寿命。其次,按利用频率、体积大小不同设定存放方式。不常取用的建筑模型档案可采用清洁、拆卸后放入密集架或装箱等相对封闭的保管方式;对于经常需要展示的建筑模型档案则不必囿于档案库房,可采用开放式保管,放置在宽敞明亮、直观易见的公共空间;体积较大、无法在普通库房保存的建筑模型档案可采用定制等方式配备特殊装具。

四、建筑模型档案的利用

对档案进行收集、整理、保管的目的就是提供利用服务,利用是评价和检验档案管理工作成效的重要指标之一,因此,要充分发挥建筑模型档案视觉冲击力强的优势,在满足常规性的利用需求之外,多层次、多方位地开展利用服务。首先,可以结合本单位的中心工作、社会重大活动举办专题展览,以反映本单位、本地区的工作业绩和历史风貌。如“钱江新城建设成果展”就是非常好的范本,该展厅面积达3000平方米,陈列有17组建筑模型档案,其中,15.8平方公里控规模型、4平方公里核心区控规模型、9.2平方公里城东新城控规模型、市民中心—国际会议中心—波浪文化城中轴线建筑群模型、万象城商业综合体模型等,气势恢弘、造型精致,充分展现了钱江新城建设成就和新貌。其次,建筑模型的展示形式可以多样化,既可以在实际展厅中进行,也可以采用不受时间、场地、人数限制的虚拟展示。档案部门应充分利用信息技术和多媒体技术,将建筑模型档案包含的数字信息置于档案管理系统,以节省查询档案的时间,提高档案利用效率。

现代城市建设日新月异,建筑模型档案直观地体现了城市的发展变化,因此,要进一步探索建筑模型档案的收集方法、整理要求、保管方式,更好地为城市规划、建设和管理提供利用服务。

参考文献:

[1]向雨鸣,陈纲伦.《建筑模型》课程教学初探[J].福建建筑,2011(11).

[2]江仙菊.实物档案的价值作用和归档管理探析[J].办公室业务,2011(5).

[3]王文全.规范工程档案管理的实践和思考[J].浙江档案,2011(11).

【注释】

[1]郎世奇:《建筑模型设计与制作》,中国建筑工业出版社2006年版,第2-5页。

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