火力发电机组检修工程档案管理探索

火力发电机组检修工程档案管理探索

徐红梅

（浙江浙能乐清发电有限责任公司）

摘　要:火力发电机组检修是发电企业重要的生产过程，期间会形成大量的检修记录，对记录的识别、收集、贮存、整理、移交、保管是检修工程档案管理的主要内容，做好机组检修工程的档案管理，直接影响工程质量和机组安全运行维护。本文通过分析机组检修工程档案管理的特点和容易发生的问题，提出了一系列有针对性的建议和措施，对做好检修工程档案管理工作具有一定借鉴价值。

关键词:发电机组　检修档案　管理

火力发电机组检修是发电企业重要的生产过程，在此过程中必须建立并保持科学的检修记录控制机制，对检修记录的识别、收集、贮存、整理、移交、保管是检修工程档案管理的主要内容，做好机组检修工程档案管理，将直接影响工程质量和机组安全运行维护。

一、发电机组检修工程档案管理的特点

（一）检修档案形成时间集中

电力行业特有的生产模式，决定了发电机组的检修工期十分紧迫，时间最长的A级检修也不过60天左右，C级检修时间在15～28天。除了修前和修后的记录，检修档案的形成主要集中在简短机组检修过程。由于检修工期紧，对于如何高质量形成和收集检修记录，增加了管理的难度，要求参修单位和人员具有高度档案管理意识和必要的业务能力，制订明确的档案收集计划和要求，严把项目管理验收环节，才能保证检修档案的完整收集和及时整理。

（二）检修过程记录繁多，文件形式多样

发电机组检修的项目有标准项目、特殊项目，一般停机检修过程会安排大量技改项目或科技项目，根据设备的运行状态还会安排一些消缺性质的整治项目，为了充分了解设备状态，改善设备性能，必须同时安排机组的技术监督项目和试验项目，为了保证设备的正常投运，必须安排设备的启动调试。机组检修过程是个复杂的系统工程，准备策划阶段、施工阶段、调试阶段以及冷热态的验收，均会产生各种各样的记录和文件。

这些特点决定了机组检修各个环节记录数量大，内容十分丰富，过程文件的形式也是多种多样。在档案的收集和整理过程中，必须做好分类和编目的工作。

（三）档案管理环节的参与单位较多

发电机组检修工程虽然工期较多，但和其他工程项目一样，参与检修的单位种类齐全，数量较多。一般参修的单位有业主、监理、设计、制造、施工、加工、调试、试验、监督、检验和评价等各类单位。这些单位都会在检修过程中形成各种记录和文件，需要参修单位在业主单位的统一指挥和协调下，明确分工，有效协作，做好各自档案管理的各个环节，才能保证检修档案工作的顺利进行。

二、发电机组检修工程档案管理过程中容易发生的问题

（一）对档案管理工作的重要性认识参差不齐

由于参修单位众多，而且有一定的流动性，因此经常会碰到有的参修单位，对档案工作的重要性认识不足，对具体的工作要求不清楚，在具体的检修过程中会出现各种各样的问题。

常出现的问题是检修人员对档案的具体要求不清楚，在具体检修记录的形成过程中，不能严格按照档案资料的相关要求进行记录，最终导致原始记录资料不能满足归档的条件。

也有些参修单位由于缺乏掌握一定档案整理技能的人员，在档案的收集和整理过程中，难以完成相关的具体工作。

（二）资料的移交不能及时完成

由于机组检修工期很紧，而且工程一结束，施工单位一般马上撤离，往往会导致检修记录和总结等资料不能及时移交。

有些单位在资料的形成过程中，需要通过单位内部的审核、批准等流程，容易造成资料移交的延误，尤其是一些修后试验等资料，工作完成的时间晚，试验单位内部管理流程较为烦琐，经常不能按业主规定时间提交试验报告等资料。

（三）某些环节的资料收集容易遗漏

有些检修过程形成的记录或文件会因为各种各样的原因没有及时收集整理归档。譬如专题分析的会议纪要，某张技术联系单，某个区域的定置图等会因为一时的疏忽或者资料编制人员对归档要求不明确而被遗漏造成没有收集归档。

（四）档案资料的数字化管理难度较高

现代发电企业对档案管理的要求越来越高，对档案数字化要求十分普遍。由于检修档案的形成时间紧，档案收集整理单位的管理水平不一，档案资料形成的途径和形式又较为复杂，给档案数字化管理带来了很大难度。

三、做好发电机组检修档案工作的一些建议和措施

针对发电机组检修档案工作的特点以及容易出现的问题，结合机组检修管理的具体情况，提出以下一些建议和措施:

（一）注重检修档案管理的重要性

由于机组检修本身是一项十分复杂的工程，参与的单位和人员比较复杂，强调检修档案管理的重要性，有利于各参修单位从一开始就能在人力物力上做好相应安排，为做好这项工作打好基础。

在检修的策划过程中，通过明确档案管理目标，设立相应的临时管理机构，明确档案管理要求和奖惩方式，都是提高档案管理重要性认识的有效手段。另外加强宣传和培训，在劳动竞赛中纳入档案管理的内容，既能加深认识又能提高技能。

（二）明确检修档案管理的分工和责任

机组检修是各单位分工协作的过程，其档案管理工作也离不开分工合作。制定相关的管理制度，在业主和各参修单位签订合同时明确档案管理的职责和要求，是明确分工和责任的有效保障。

在明确职责后，档案管理部门参与工程项目的验收，是保证责任落实到位的重要一环。在验收过程中，档案部门对照技术协议中明确的归档内容和归档要求，检查档案资料是否保质保量及时移交，对工程款项的支付提出相应意见，是落实档案管理责任的常规做法。

（三）规范检修档案收集的范围

机组检修前，一般会编制管理文件汇编下发参修单位和部门。应将检修档案管理的相关制度和标准纳入管理制度汇编，明确档案管理的各项要求，提出翔实的归档范围，并要求各参修部门认真学习领会这些规章制度，具体工作人员在工作前就能掌握具体的要求和工作的方式方法。

（四）及早制订检修档案收集整理立卷的计划

在进行检修准备时，应要求各参修单位制订各自的档案收集整理计划，确定归档的范围、要求、移交的时间，给具体的工作人员提供明确的指令和安排，保证从记录文件准备的时刻起，遵循档案管理的具体规范。

具体明确的计划也有利于检修过程中对档案工作的检查和监督，也是对档案工作最终验收的依据。

档案计划可作为检修工程合同技术协议的附件。

（五）加强参修人员的档案技能培训

档案工作是一项有一定技术含量的工作，而检修过程中，一般参修单位只安排兼职档案人员，他们的档案管理意识和技能参差不齐，难以满足高质量档案工作的要求，因此有效的培训和指导显得很有必要性。

业主可以组织培训，也可以要求参修单位进行培训，提供兼职档案员的培训证明。还可以成立检修档案管理网络，通过网络活动，对兼职档案员进行指导和培训；编制和发放档案管理的小册子不失为培训的一种有效辅助手段。

（六）紧密结合机组检修质量控制，严把档案验收关

机组检修过程的安全、质量、进度、费用控制是管理的主要内容，档案管理作为质量控制的内容之一，将档案工作的管理控制纳入质量控制的内容，是质量控制的本质要求，也是提高管理效率的合理措施。

业主首先应明确“管质量就要管档案”的理念，对质检员和监理提出明确的档案管理控制目标，在签订监理合同时，须明确监理在档案管理工作流程中需要承担的责任和义务。在具体的质量监督过程中，控制档案工作的质量。可以在质量控制程序中要求监理和质检人员负责检修资料质量的把关；在档案管理流程中规范审核流程；在质量验收过程中，包含工程档案的验收。

（七）积极进行过程检查和指导

发电机组检修虽然工期紧凑，但相关环节较多，而且每个环节都会有相应的记录和文件形成。在各个环节中进行针对性的档案工作的检查和指导，有利于及时了解和掌握档案管理各项工作的开展情况，便于及早掌控存在的不足和薄弱环节，以利于及时纠正。

档案检查可由业主统一安排，也可由参修单位自查，可单独由档案管理人员进行，也可与质检人员协同进行，检查的结果要及时反馈，各参修单位应及时整改。

（八）针对不同类型档案资料，采取不同方式进行数字化管理

档案数字化是一项难度较大的工作，对于检修档案管理也同样。针对检修档案形成途径多、单位多、样式多的特点，应根据具体情况，灵活安排数字化方式，区别对待。

对于形成过程计算机化程度较高的文件和记录，可以要求档案移交单位，在移交实物档案的同时，提供数字化版本的资料；对于一些检修工程手工记录的资料，可以要求参修单位在提交纸质文件的同时，要提交对纸质文件采用扫描等方式形成的电子版本文件；对于实在没有条件直接提交数字版的资料，可先接收档案，在资料整理过程中，再安排数字化工作，在立卷前完成数字化。

业主单位可配备一些常用的数字化设施，为参修单位在现场进行档案资料的数字化工作创造条件。

参考文献:

［1］中华人民共和国国家经济贸易委员会.DL/T 838-2003发电企业设备检修导则［S］.北京:中国电力出版社，2003.

［2］李桂莲.浅谈发电企业设备大修档案的管理［J］.中小企业管理与科技，2009（4）.