国土资源案件档案的特点及其整理

国土资源案件档案的特点及其整理

吴宗宪

（宁海县国土资源局）

摘　要:国土资源案件档案是国土资源档案的重要组成部分，丰富的案卷整理经验是把握国土资源案件档案质量的关键。因此，对国土资源案件档案案卷进行整理，首先要认识该类档案的特点，并采取必要的措施，以便提高案卷整理质量。

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国土资源案件档案是国土资源管理部门在行政诉讼（复议）、行政处罚和权属争议处理活动中形成的历史记录，是国土资源执法监察的依据和凭证，是国土资源档案的重要组成部分。国土资源案件档案特点鲜明，其规范整理更是十分重要且具有一定的难度。对于国土资源案件档案，先要熟悉并掌握其特点和形成规律，在此基础上再进行规范系统的整理工作。

一、国土资源案件档案的特点

（一）形式的多样性

案件档案按照种类可划分为国土资源违法案件、行政处罚案件、行政诉讼案件、行政复议案件、信访处理和土地权属争议处理等。由于案件发生的类型、方式不同，需要收集归档的资料内容也有很大差异，如:行政处罚决定书只出现在土地违法案件之中；行政判决书、行政诉状、行政答辩状等只出现在行政诉讼案件中；行政复议决定书、行政复议答复书只出现在行政复议案件中，等等。

（二）来源的分散性

案件档案来源于国土资源管理部门本身和相关行政裁定、判决、执行部门，违法单位与个人以及诉讼单位与个人。案件的性质及案件的类型不同，所涉及的裁定、处罚、定性的部门也不同，其涉及面广、来源分散的特点十分明显。

（三）保管的永久性

案件档案保管期限的永久性特点是由以下两方面决定的，一是案件依法处理、裁决的永久有效性。二是案件处理裁决结果的定性具有法定效用。在土地纠纷处理、土地使用权异议及有关土地案件中的处理结果，可作为企事业单位和个人在土地使用权属中的土地使用性质，土地用途、土地使用权面积、界址确定等确认的依据，具有法定效用。

（四）资料的成套性

案件档案和其他土地管理档案一样，具有成套性的特点。每个案件和其违法、违规（纠纷）的案件题名、发生地点要形成一一对应的关系，在整个案件处理过程中所产生的文件材料是一个不可分割的自然联系的整体，只有将它们按形成规律进行成套收集、整理，才能完整、真实地反映出个案处理的全过程。

（五）内容的综合性

案件档案同时具有文书档案、专业档案的特点。例如，一个案件档案中，文书部分材料包括土地管理部门和司法部门的公文文书。如行政判决书、行政裁定书、民事裁定书、行政复议决定书、调查处理报告、行政复议答复书。专业部分材料包括公文送达回证、行政上诉状、民事起诉状、违法案件立案呈报表、现场勘测笔录、勘测图、谈话笔录及有关依据性文件材料等。文书材料和专业材料两部分共同组成了一个案件处理情况完整而真实的记录。

二、国土资源案件档案的整理

（一）加强监督指导，严把案卷质量关

在整理案件档案时，档案管理人员要时常对部门兼职档案员进行业务指导，给他们创造业务培训的机会。业务指导中发现问题要及时指出、立即更正。

一要注重材料齐全完整。卷内文件材料的齐全完整是衡量案卷质量的重要条件，这就要求部门档案员既要掌握档案理论知识又要熟悉案件处理业务。平时应熟悉已归档的各类不同案卷的内容，对归类方式进行分析研究，尽可能保持文件资料的齐全完整。

二是正确归类卷内文件。案件档案的整理要在尊重文件资料自然形成状态的基础上保持文件之间的内在联系。要注意将反映同一问题的文书、专业文件资料集中组合在一起，保持其固有的内在联系；在案件档案整理时为了保持卷内目录清晰简洁、有条理，往往不能将子项内容一一罗列，在整理时要把众多子项内容准确无误地归入主项；部门档案员要学习案件处理业务全过程，了解每项工作所包括的具体内容，还应具备档案管理的专业知识，并对该类档案的形成有全面系统的认识，对案件档案案卷按要求进行检查、把关。

三是严把资料鉴定关。在整个案件处理过程中，案件经办人所收集的资料并不都是符合档案质量要求的。譬如，有的复印件文字模糊不清，不能辨认，有的歪斜角度大或不完整，或没留足装订处空白等；传真件之类的文字数据材料因字迹材料等原因很难永久保存；有些依据证明性有效复印文件资料通过移花接木来瞒骗过关。因此，部门档案员要对归档文件资料加强鉴定，提高室藏档案质量。

四要做好案卷编目工作。档案整理完成后，在移交档案室之前要统一对所有已整理的案卷进行编目工作，对案卷封面进行编目，案件类档案以卷为单位进行组卷，档案室通常会要求部门档案员在案卷封面编目时要采集能够体现该类档案的基本信息。

（二）各方密切配合，做好案卷整理工作

和谐的工作环境是保证案件档案整理工作顺利完成的根本。在业务处理过程中，经办人在案件处理完毕后应将收集齐全完整的资料全部取出，进行认真的核查清理、仔细鉴定，在保证案件资料收集齐全、完整和真实的前提下，移交给部门兼职档案员。随着业务更新，及时给部门兼职档案员提供帮助，确保部门整理的档案能全面、系统地反映工作全貌，更好地发挥实际利用和研究价值。

机关档案管理人员要与案件经办人员按照案件处理工作全部流程，对比历次所摘录的对应类型材料清单，若发现有资料遗漏或质量问题，要及时告知经办人并协商解决。机关档案管理人员要培养工作协调能力和人际沟通能力，积极主动地做好档案室与业务部门的沟通工作，并与业务部门经办人员保持密切的交流合作，不断提高档案管理业务水平。