浙江电力建设数字档案室的实践与探索

浙江电力建设数字档案室的实践与探索

徐剑荣

（浙江省电力公司）

摘　要:本文从电力档案管理的现状出发，结合省电力公司的数字档案室建设实践涉及的历史档案数字化扫描、迁移导入及完善档案系统与其他应用系统的集成接口等方面，探讨电力系统数字档案室建设的业务技术路线。

关键词:电力　数字档案室　推进路径　实践

数字档案室是指以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。浙江省电力公司以全面创建浙江省省级示范数字档案室为目标，依托国家电网公司统一的档案管理平台，建立全公司档案目录共享中心，加快公司档案信息化进程，加速推进数字档案室建设。

一、建设浙江电力数字档案室的必要性

当今社会快速发展，人们对信息的需求越来越大。档案作为企业信息资源的重要组成部分，以其现实价值和凭证价值，在服务企业、服务员工方面具有不可替代的作用。对传统载体档案实施数字化，就是采用计算机技术和多媒体技术，将实体形态的档案转换成数字方式存储的过程，既可以实现对档案原件的有效保存，保证不可再生珍贵档案资源的安全，又可以通过计算机网络实现档案信息的在线共享，更好地发挥档案信息资源的作用。建设数字档案室，将实现档案管理从传统的纸质载体向数字化文件存储、查阅的转变，实现档案信息存储和处理的数字化和收集与传递的网络化。建设数字档案室既是企业发展的必然要求，也是信息社会发展的必然要求，数字档案系统为室藏档案从库存资源向信息资源转换提供中间件和支撑平台，为各级领导和专业技术人员提供档案数字信息查询中心，也为企业信息的安全发布和利用提供一个统一平台，变传统档案室的被动服务为主动服务，有利于提高企业办公的透明度，树立现代化的企业形象。

电力建设的特点有三。第一，历史悠久。浙江电力从1896年浙江大地亮起第一盏电灯迄今已有100多年历史，积累了丰富的历史资料。第二，种类繁多。截至2011年底，全省共有500千伏输电线路6654公里，变电站32座，变电容量6725万千伏安；220千伏输电线路13651公里，变电站242座，变电容量9024万千伏安。第三，人员众多。电力系统各类用工身份人员总数近8万人，且近年来，电力建设力度加大，最近五年，每年投入超过100亿元用于电网建设，形成和产生数量巨大的档案资料。诸多方面的因素，从档案资料的加强保护和充分利用等方面都对浙江电力档案的数字化建设提出了迫切的需求。

二、建立浙江电力数字档案管理平台

2009年，浙江省电力公司按照国家电网公司的部署，在公司本部及两家试点单位开始实施推广国网版档案管理系统。在档案管理信息平台创建8个档案类型和14个工程项目类别，2010年完成了从国家电网公司总部到各县级供电企业“五级一中心”的档案管理平台，形成纵向贯通、横向关联的档案信息资源中心，实现全公司各门类档案业务在统一平台的规范应用。为实现档案存储的数字化、收集整理的自动化、业务管理的现代化和信息服务的网络化，打下物质基础，为实现档案资源共享提供硬件支撑。

（一）技术架构

系统主体采用“WEB/中间件/服务器”的J2EE技术架构来实现。平台系统中的Web应用部分，基于J2EE平台开发，采用多层软件结构，通过Web表示层实现应用系统的用户接口，采用业务逻辑层和数据处理层实现基础服务和应用系统的业务逻辑，通过数据存储层实现数据的集中存储和数据结构的统一。Web应用系统通过以XML作为数据接口标准，以Web Service标准作为基础服务描述标准和数据接口标准。

公共服务部分主要使用Web Service的方式提供，Web Service通过标准的Web协议向Web用户提供功能，多数情况下采用SOAP协议。

平台中应用服务采取Linux服务的方式来实现。Linux服务由操作系统本身进行维护和调度。系统服务是一类受到操作系统优待的程序，并可以配置参数信息。由于受到集成技术的限制，第三方软件服务器采用Windows操作系统，主要实现电子文件格式转换、全文索引的建立等后台运行的服务。

（二）应用架构

国家电网档案信息管理平台应用架构通用灵活，可满足不同层面人员的需求:

（三）异构数据整合

由档案管理系统提供统一的数据归档接口，以Web Service的形式对外开放。如需对其他系统进行数据归档时，调用档案系统提供的数据归档接口，将数据转入档案管理系统。要求所有有归档需求的系统，先将数据处理成符合XML规范的数据，并调用档案系统提供的统一的Web Service服务进行归档。

三、浙江电力数字档案建设的具体措施

浙江省电力公司以档案信息资源共享为核心，以档案资源开发利用为重点，依托统一的档案管理平台，以库存档案数字化、增量档案电子化为基本思路，把档案信息化建设纳入企业信息化建设的总体规划，积极为推进数字档案室建设创造条件，实现创建浙江省示范数字档案室的总体目标。

（一）开展历史档案数字化加工

对历史档案的数字化加工是建立数字档案室的重要环节。为统一库存档案数字化扫描加工标准和操作流程，浙江省电力公司制定出台《浙江省电力公司纸质档案数字化加工技术规范》，并确立了先试点开展后逐步推广的工作步骤。在试点过程中，公司严格规范、加强管理，指导配合实施方，保质保量完成扫描加工任务，确保档案数字化加工过程中档案实体和档案信息的保密与安全。在检查验收试点成果、总结试点工作经验的基础上，细化完善规范，制定《浙江省电力公司档案数字化建设工作实施意见》，进一步规范纸质档案数字化加工生产线，全面推进历史档案数字化扫描工作，保证档案历史数据数字化的质量和速度，实现近20年文书、照片、录音、录像、实物档案百分之百数字化、工程档案百分之五十数字化的目标。在室藏档案数字化过程中，遵循统一标准、试点引导、分级实施、集中展示、安全保密的原则。

（二）做好原平台历史档案的迁移导入

浙江省电力公司档案数字化的范围包括自其成立以来文书、科技和特种载体档案，档案种类包括图纸、文档、录像带、录音带、电子照片、纸质照片、底片、实物奖牌等。在实施过程中，加强组织和协调，做细做实相关工作，以对历史档案高度负责的态度，制订下发电子历史档案数据的校验校对方案，要求各单位在完成迁移导入工作后，组织有关人员校验校核，签字确认，以确保历史档案数据的完整性，确保所有档案能统一展示，并能被准确、安全和有效利用。截至目前，已完成浙江省电力公司系统19家单位多个非OA数据类型的迁移导入工作，共导入OA数据2689130条、非OA数据案卷级479886卷、文件级3098820件。

（三）确保新增档案数量和质量

在统一浙江省电力公司系统各单位档案管理平台后，及时修订新的档号编制规则，制定出台《浙江省电力公司档案整理规则》，规范各门类档案业务标准。同时，确定年新增归档数量、档案数字化率、档案查询率等考核指标，强化和规范档案业务。通过加强考核、树立标杆、评优创先等手段，提升各单位档案管理系统实用化水平。目前，浙江省电力公司系统各单位都高度重视，从满足考核指标着手，确保了当年档案的进馆数量和质量，持续提升了公司档案信息化和实用化程度。

经过两年多的努力，浙江电力数字档案室于2011年11月17日通过评审，成为浙江省省级示范数字档案室。数字档案室的建成，成为浙江省电力公司系统知识共享的一个重要平台。从数字档案系统上线后，已检索档案材料150583件次，取得了令人满意的效果。接下来，浙江电力数字档案室将进一步探索和实践，提高工作效率，丰富馆藏内容，力争用一至两年的时间完成国家电网公司示范档案室的创建工作，使之成为国家电网公司首批示范档案室。