企业档案目录数据库的建立与管理

企业档案目录数据库的建立与管理

高绪霞

（中国石化宁波工程公司档案馆）

摘　要:企业档案目录数据库建设是企业档案信息化的基础，本文分析了企业档案目录数据库建设和管理过程中存在的问题，并提出了相应的对策，对实践具有一定的指导意义。

关键词:档案目录　数据库　建立　管理

随着计算机技术的不断发展和无纸化及网络化办公在企业中的普及推广，传统的手工档案管理模式正在被计算机管理模式所取代。档案管理方式的日益自动化为企业档案工作发展带来了机遇和挑战。其中，档案基础工作的标准化程度高低直接影响着企业档案部门能否为利用者提供便捷、快速的查询服务，而企业档案目录数据库建设质量的好坏最为关键。

一、企业档案目录数据库的概念与作用

企业档案目录数据库是存储在计算机内的反映企业档案内容和形式等各种特征且相互关联的按一定次序排列的档案目录数据的集合，是根据计算机管理和检索的目录数据体系，为企业利用者准确、快速有效地提供档案信息的工作指南。在实际工作中，企业档案目录数据库的种类，从内容上分，一般包括案卷目录、卷内文件目录、分类目录、专题目录等，其中案卷目录和卷内文件目录是最基本的目录检索工具；从检索级别上分，一般包括文件级档案目录数据库和案卷级档案目录数据库。

建立企业档案目录数据库，是实现档案信息资源自动化管理的基础，有助于较为准确、完整、快速地实现档案文本内容的检索利用，对于提高企业档案的查全率、查准率和检索速度都具有十分重要的作用。同时，企业档案基础目录数据库的逐步完善，使得档案信息资源与其他企业信息资源的整合共享成为可能，从而推动企业档案管理自动化、网络化进程，使档案管理迈上一个新台阶。

二、企业档案目录数据库建设存在的问题

（一）企业档案目录种类繁多，缺乏兼容性

根据企业文件材料归档范围规定，一个企业特别是较大规模的企业档案，其档案种类往往较多，如企业行政管理中产生的文书档案，工程建设管理中产生的科技档案（设计、采购、施工及设备档案），人力资源管理中产生的人事档案，财务管理中产生的会计档案等。由于隶属不同的部门，彼此信息格式不统一，各自运行的管理软件也不相同，数据转换接口也不规范，因此，根据上述档案形成的目录数据库难以在综合管理平台上实现共享。

（二）目录建设标准缺乏严格统一的规范

要实现企业各类目录数据库的方便利用，规范化、标准化是前提，而实际情况是，由于国家、行业、系统对档案目录数据库结构与交换格式往往没有一个统一的规定，特别是专门针对企业档案目录数据库的标准不够完善，即使有一些规定，在具体执行过程中也没有很好的落实，致使企业档案目录数据库的质量不高，没有充分体现企业档案的内容。目前已有的企业档案目录数据库类型比较单一，体现企业特色的专题目录数据库较少，无法满足实际需求。

（三）企业档案管理缺乏信息化人才

档案目录数据库的建设与档案利用方式的转变与人才素质是密切相关的，传统体制的约束和现在从业人员知识结构的参差不齐，造成了企业档案信息化建设专业技术人才短缺。档案信息化建设是一项专业性较强且复杂的系统工程，不仅需要计算机、网络等硬件设施的更新，更需要在档案管理及信息安全技术等方面有较高能力的专业技术人才。

三、企业档案目录数据库建立和管理的对策

（一）加快档案目录数据库建设的系统化

档案目录数据库是档案信息化建设的重要基础，是一项系统工程，加强前期策划是建立有效的目录数据库的基础，企业要根据本单位职能性质、档案类别与内容、档案载体形式等整体考虑档案目录数据库的建设。要建立一个集整体性、全程性、安全性于一体的“企业档案目录数据库集”，企业首先要确保实体档案的集中统一管理，否则，各自建立的档案目录数据库仍然是分散的、独立的，是不能进行快捷检索利用的“计算机个体用户”。

（二）确保档案目录数据库的标准化和规范化

档案目录数据库的质量，关系到档案检索乃至整个档案信息系统作用的发挥，因此，在数据库建立初期就要严格把好质量关。档案目录数据库建设既要符合国家相关标准，又要符合企业实际需求。在建立档案基础目录数据库时，要对企业各类档案文件的著录项目、内容、格式和数据库结构等做出统一的规定，为实现档案目录数据库共享奠定基础。同时，应加强各部门之间的纵向、横向联系，从档案管理的要求和实际应用出发，确定各部门数据归档和著录内容的要求，使档案目录数据库既符合当前管理和利用需要，又适应今后调整或扩充需要。

（三）注重档案目录数据库的实用化

建立高质量档案目录数据库的同时，为提高利用效率，还应加强档案目录数据库的实用性。企业除建立一些基本的案卷目录、卷内目录等外，还应根据企业用户的需求，多建立一些专题目录数据库。同时，实现企业局域网对各类档案信息数据的在线采集、归档、整理、利用和管理，建立档案目录数据库，发布企业档案信息，实现企业内部开放的各类档案目录的网上查询。利用者只需通过网络审批手续和档案用户权限口令，即可进行在线检索和利用。

（四）提高企业档案人员信息化培训

建立与管理好企业档案目录数据库的关键是档案管理人员对计算机、网络和信息安全技术的熟练运用。因此，应切实提高企业档案人员的综合素质。企业应重点加强对档案工作人员计算机技术和网络信息技术等专业知识的培训，通过与其他企业档案管理部门的经验交流与学习，使档案工作人员从思想观念上有所转变、专业技术上有所提高。另外，可运用市场机制，引进企业所需的档案专业人才，从根本上解决人才匮乏对企业档案信息建设的制约。

参考文献:

［1］刘秋华.试论信息化下高校档案目录数据库的建设与共享［J］.湖北档案.2010（1）.

［2］任凤仙，张志军.论高校档案信息化建设中存在的问题及实施策略［J］.档案学通讯，2008（6）.