浙江师范大学干部档案管理系统

干部档案管理系统的设计与实现──浙江师范大学的干部档案信息化建设实践

鲁　嵘

（浙江师范大学组织部档案室）

摘　要:本文以浙江师范大学干部人事档案管理为例，探讨在档案数字化、电子化的大背景下，如何突破传统干部人事档案手工管理的模式，并探索干部档案管理系统的设计与实现问题。

关键词:干部人事　档案　系统　设计　实践

一、引　言

人事档案是指在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录，是国家在用人治事过程中形成的各项材料。传统的干部人事档案管理局限于手工操作与书写模式，工作繁复，且重复劳动多，在当今计算机与网络技术日益发达的大背景下显得不合时宜。如何突破这一传统模式，探索干部档案管理系统的设计与实现，在常规工作中运用与尝试正是我们档案室所希望做到的。

二、干部档案管理系统的标准与要求

（一）干部档案管理系统的特点与要求

干部人事档案是真实反映一个人经历、工作考核与实绩、工资、奖惩等各方面情况的原始记录材料。正是由于对个人信息、个人成长等方面的机密涉及很多，因而与其他综合或专业档案管理有很大的不同，干部人事档案管理有其自身独有的特点:现实性、真实性、动态性和机密性。现实性与真实性，是指干部档案既是以往形成的反映个人历史情况的真实记录，又具有反映个人当前情况的现实效用，这对我们在干部档案管理系统设计中如何保证干部档案内容的安全性与原始性，如何在数据库设计与编码实现中体现并最大限度地实现与保证这一特点有了最基本的与原则性的要求；机密性是指干部档案涉及公民的个人隐私，涉及国家及个人的私密性信息较多，因而，干部档案的机密性特点要求干部档案管理系统在模块设计、权限管理等方面有更多、更高要求的实现；动态性是指干部档案不是静止的，也不是一次可以形成的，它是随着时间的推移不断补充与增长的，这就要求干部档案管理系统有很好的可扩展性、包容性。

总之，按照国家及浙江省对档案信息系统的各种标准与管理办法的规定，遵循干部档案管理的特点，对干部档案管理系统的设计提出了不同的要求与技术实现。

（二）干部档案管理系统的设计标准

近年来，为了适应新形势下社会信息化发展的需求，电子文件与纸质档案数字化的发展越来越为人们所重视，早在2002年国家质量监督检验检疫总局就发布实施了《电子文件归档与管理规范》，国家档案局第6号令也出台了《电子公文归档管理暂行办法》，对电子文件的归档管理有了指导性的意见。2006年中共中央组织部印发的《2006-2010全国组织系统信息化工作规划》中要求建立各级各类人员信息库，在建立办公信息库中明确提出干部数字档案信息库的建设，2007年中共中央组织部还组织研发了《干部档案管理信息系统》，2009年浙江省档案局也出台《浙江省档案信息化系统安全管理暂行办法》，这些使我校干部人事档案管理系统的设计有了政策的指导和标准化的要求。

三、干部档案管理系统的设计与实现

（一）系统模块

从日常的干部档案管理工作各个环节出发，针对干部档案管理工作中整理、接收与转出、提供利用等各项内容，分层分级进行管理，给出了日常档案管理系统所需的六个模块，如图1所示。针对人员角色模块的设计，系统把用户细分为三大类，第一类为浏览用户，即干部档案利用权限范围内的利用者，他们能够对系统中的数据进行检索；第二类为工作人员，拥有操作档案接收、转出、查借阅等模块的功能；第三类为系统管理员，拥有系统功能模块的功能。从安全和日后审计的角度考虑，系统日志模块只允许写入和查询，不允许修改和删除。系统功能模块主要包括数据库的导入、备份功能。

（二）数据库设计

本系统采用轻量级的开源数据库SQLite作为后台数据库。SQLite本身采用C语言编写，在小规模系统的实现效率上和中规模的数据库MySQL以及微软的SQL Server性能相当。此外，SQLite全面支持标准SQL语言，方便了数据库的设计和实现。针对模块设计部分所提出的几大模块设计了Department、DangAn-Recv、DangAnBrw、DangAnOut、Employer、SysLog、DangAn和KeyValueTable等表格，图2给出了以档案文件为核心的表格设计的E-R关系图。数据库的设计遵循档案电子规范，确保了数据的完整性、一致性，并具备较强的可扩展性。

图1　系统功能模块

图2　实体-关系（E-R）设计图

（三）编码实现

本系统前台界面利用C＃编程语言调用Ado.Net数据模型访问SQLite数据库，实现了前台和后台的有效隔离和调用。系统采用迭代式原型开发法（Iterate Prototype Design）进行开发，也即先快速搭建系统原型，然后按照实际需求反复迭代、修改，最终生成实际可用的系统。为了较好地支持原型开发法，我们选用微软的Visual Studio 2008开发工具，编程语言采用面向对象的C＃，底层为Microsoft.net Framework 3.0。此.net框架具有丰富的控件库，比如树形列表、图形按钮、数据网格等，极大地方便了本系统的开发。

为了实现权限管理，针对每个档案都设置了权限授权集合，在针对档案的操作的时候，只有系统当前登录用户的标识符在授权集合中，当前操作才被允许，否则将被拒绝。在设计中，每个模块采用一个单独的Form表单进行添加和修改的管理，向数据库添加数据时，首先进行数据的有效性和一致性检验，通过之后才形成有效的SQL语句，通过ADO.NET和后台SQLite数据库通信，实现对数据库的操作。

为了方便用户的使用，我们采用C＃中的DataView网格控件进行统一化的显示和排序，具体实现时需要对DataView控件的数据源进行正确的绑定。此外，系统实现了多种灵活的检索方式，包括基于单一字段的特定模块中的简单检索，多字段联合的多模块复杂检索，此外还支持在所有模块中进行关键字的模糊匹配检索，大大方便了用户的使用，提高了检索效率。

四、总结与不足

总之，这个系统以干部档案管理各个工作环节为主体，对部分档案相关内容作了信息化电子化处理，可以较好地提高工作效率，在一定程度上提高提供利用的效率，是对干部档案信息化管理的一种尝试。但由于档案中记载了很多教职工的自然情况及现实状态的材料，为了确保档案相关信息的保密性、维护个人隐私权不受侵犯，我们建立的干部档案信息系统没有采取B/S模式［6］实现网络化，因此将来如何在网络化和档案安全保密方面进行权衡和实现是进一步研究的方向。

参考文献:

［1］邓绍兴，陈智为.档案管理学［M］.北京:中国人民大学出版社，1999.

［2］邓绍兴.理顺干部人事档案管理体制与新创管理模式的探讨［J］.浙江档案，2005（6）.