如何走出档案利用与保密的困境

如何走出档案利用与保密的困境

徐　骏

（浙江警察学院）

摘　要:档案资源的巨大社会价值逐渐为公众所认知，要做到既充分利用又保好密，必须澄清“重保轻用”“重守轻放”或“无密可保”的错误观念，走出“两个少数”的现实困境，正确认识档案利用和保密的关系。一方面要严格依法规范保密措施，强化监察防范；另一方面要积极拓展利用服务，充分发挥档案资源。坚持“保用结合、充分利用”的原则，体现档案资源独特的社会价值。

关键词:档案利用　保密　利用

随着社会的发展，档案资源的巨大社会价值逐渐为公众所认知，最大限度地利用档案资源已成为迫切需求。但是，档案中包含着国家或个人的秘密资料、科技成果、经济数据等保密信息，一味地加大开放利用范围，就容易发生档案泄失密事件。如何走出档案利用与保密的困境，做到既保好密又充分利用档案资源，已成为当前档案管理人员的一个重要研究课题。

一、正确认识保密与利用的关系，澄清思想和实践误区

（一）走出“重保轻用”的思想误区

在传统保密观念的影响下，不少档案工作者十分重视保密工作，“利用危险，保密保险”思维定式在头脑中根深蒂固，基于“保险”“安全”的考虑，盲目延长档案的保密期限，没有真正认识到建档管档的根本目的在于用档，保密的目的是为了更好地利用，是为了有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，其结果必然造成大量已解密可以开放的档案被束之高阁，档案资源无法及时、充分地开发利用，最终失去保存档案的意义。

（二）走出“重守轻放”的思想误区

借阅利用固然是档案利用的传统方式，但如果档案部门把档案利用仅局限在守摊调卷上，不从广度和深度上对档案信息资源进行深层次的开发与开放，就远不能满足各方面的需要，档案的作用也得不到更好的发挥。另外，有些档案馆设在政府机关大院内，对外宣传服务的重视程度不够，有效的信息化服务平台尚未搭建，无形中使档案工作与社会隔离开来，开放程度不高，利用手续烦琐，导致公众的档案利用认知和热情较低。

（三）走出“无密可保”的思想误区

在实际工作中，“历史档案无密可保”“档案利用不应限制，要什么给什么”的错误思想认识仍然存在，有的认为目前定密过高甚至要求取消保密制度，没有认识到世界上任何国家的档案开放利用都是有条件的。对该定密的不定密，审查把关不严，保密意识淡薄，安全保密工作不到位，会给国家和人民带来不可估量的损失。

（四）走出“两个少数”的现实困境

长久以来，人们常常认为档案是神秘的，对档案的理解总是和机密联系在一起，很多人虽然有利用档案的需求，却不知道该如何获取，“只有少数人利用档案，只有少数档案才被利用”的现状普遍存在。往往特定对象如政府机关、学者专家利用得多，普通群众利用得少；与个人有关的档案利用得多，与社会相关的档案利用得少。我们应该看到档案信息利用的未来需求走向是，越来越多的档案利用者可能是档案网络的在线用户，越来越多的档案信息服务将通过数字化、网络化、智能化传递。

笔者认为，档案的利用和保密，是辩证统一的关系，保密是前提，利用是目的。要坚持“保用结合、充分利用”的原则，既把好保密关，又要疏通利用渠道。档案工作抛开“保密”谈“利用”，或者“抛开”利用谈“保密”，都是片面不可取的，必须在保密的基础上开展档案的提供利用工作，而档案的充分利用，又体现了档案保密的价值所在。

二、依法规范保密措施，强化监察防范

（一）完善档案保密的工作环节

要按照《保密法》的规定，建立档案定密责任人制度。机关、单位负责人及其指定的人员作为定密责任人，负责本机关、本单位档案密级的确定、变更和解除工作，做好涉密文件的清查鉴定，严格确定密与非密的划定原则，严格划清密与非密的区分界限，及时做好档案密级的调整工作。此外，要对密级文件单独整理，按密级编制目录，建立涉密文件统计台账及存放地点索引，在调阅档案时以件为单位单独提供，防止扩大涉密文件阅知范围。

（二）建立档案保密的动态监督

一要做好档案开放前的审查，准确判断、科学区分、严格把握开放与控制的范围，主动接受保密部门对密级调整工作的监督指导，明确哪些档案能够开放利用，哪些档案必须限制在一定范围内利用，哪些档案不能开放利用。二要做好档案利用的监督，严格档案借阅登记制度，规范工作流程，防止出现工作空档。三要做好对归还档案的检查，防止偷撕或涂改档案，避免档案损失。四要订立档案工作人员的不定期监察制度，开展专项教育，切实提高政治责任感和保密意识。

（三）提高档案保密的技术防范

完善档案保密基础设施建设，加大投入，配备必需的技术防范设备，尤其要关注网络信息安全的保密管理。要依靠科技进步，发展保密技术，采取必要的视频保护（干扰）技术、屏蔽技术、内外网隔离技术、数据加密技术、网络安全监测技术加以监管和防范，努力实现安全、规范、自动化管理，从整体上提高保密技术水平。

三、拓展利用服务，充分开发档案资源

（一）扩大档案利用范围

档案开放是档案得以利用的前提，要真正发挥档案开放对档案利用的拉动作用，必须全方位地扩大开放，不仅要扩大开放的数量和范围，而且要扩展利用者群和增加开放方式。要减少开放禁区，扩大档案开放机构，逐步向社会开放珍贵档案；要合理解密降密，及时把解密档案向社会开放；要加大对档案利用的宣传，简化利用批准手续，方便广大利用者的正常利用，从而使档案提供利用工作达到事半功倍的效果。

（二）拓展档案利用形式

档案的价值是多元的，不仅有延续社会记忆的功能，也有强大的宣传教育、社会文化传播等功能。档案利用除查阅、外借、陈列、咨询等形式外，还要积极开展信息加工、专题编研、历史文化展示、主题服务等工作，主动适应社会文化发展的需要，打破服务特殊群体、利用范围有限的传统服务观念，并通过完善利用制度，为公众提供直接、便捷、高效的服务。

（三）加强档案资源信息化建设

在当前数字时代的大背景下，档案载体形式逐步从传统的纸质档案转移到新型的电子文件上来，因此，要以档案网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用。同时，还需借助信息化建设提供的数字平台，创新档案资源整合模式，建立档案信息资源共享共建机制，提高信息资源开发利用的科学性、合理性和系统性。

参考文献:

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［4］李扬新.论数字化档案信息开放利用原则的提出及意义［J］.档案管理.2007（3）.

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