档案目录中心功能与建设研究

档案目录中心功能与建设研究

董舫虹

（宁波市档案局）

摘　要：档案目录中心，就是以国家综合档案馆馆藏档案目录为主体，将本地区、本系统各级各类档案部门所形成的档案目录，按统一的著录格式和数据规范集中并形成统一的目录检索体系，利用网络进行查询的档案信息利用中心。档案目录中心是数字档案馆系统中一个很重要的部分，档案目录中心建设也是档案资源建设中一项十分重要的工作。根据本地实际，本文就如何建设档案目录中心谈些看法。

关键词：档案馆　目录中心　建设

当前，如何加大档案资源整合力度是档案系统一个热议的话题，档案目录中心作为一个地区的档案目录集合，有着重要的地位，为了有效地整合资源，我们启动了宁波市综合档案馆档案目录中心建设。档案目录中心依托政务外网，通过技术手段统一宁波市范围内综合档案馆目录格式，将宁波市各县（市）区档案馆现有电子目录数据按照标准格式导入数字档案馆，实现全市各级综合档案馆已公开电子目录数据在线定期上传，统一查询和利用，实现目录数据共建共享、跨馆服务。目录中心有严格的数据控制权属，以县（市）区档案馆为单位，由各综合档案馆通过目录中心客户端管理各自数据的检索权限和数据共享权限。各县（市）区也可通过相互授权，查询利用其他档案馆的数据。

一、档案目录数据管理现状调研

在数字档案馆建设之前，宁波市的档案馆有各类种类繁杂的目录形式，如分类目录、专题目录、重要文件目录、文号对照目录、包含县（市）区部分目录信息的目录汇编等等。长期以来，各类档案目录的编制，一直是项长期而繁重的任务。同时在档案目录中心建设之前，查档者很难查阅到县（市）区有关的档案信息，往往就有如下场景：查阅者焦急等待着我们管理人员给县（市）区档案馆打电话查询当地是否有相关文件信息。

2013年初，宁波市档案局信息化建设小组对全市的11个县（市）区档案馆进行了调研，主要调研县（市）区档案目录数据库建设现状、档案目录中心建设等内容。在本次调研中，我们发现不同县（市）区档案馆对目录数据的建设有着不同的理解和各自的特色。由于每个档案馆使用的管理系统各不相同，虽然目录格式中档案案卷目录、卷内目录、归档文件目录等文件级、案卷级目录基本一致，但民生领域的目录数据的管理则各成体系，不尽相同。通过本次调研，如何整合各家数据，如何建立传输通道成为目录中心与各县（市）区档案馆连通的重点和难点。

二、档案目录中心建设分析

通过前期对县（市）区及宁波市档案局档案目录的调研，我们得出档案目录中心的建设要事先做好标准化建设、资源整合。

（一）标准化建设

标准化就是高质量化，标准化在档案目录中心建设中显得尤为重要，标准化不是简单意义上的“统一和一致”，而是在调研以后结合国家标准和各家档案馆目录数据的实际做出的“最优”流程。依据GB/T 20163—2006《中国档案机读目录格式》，我们制定了《宁波市数字档案馆档案数据交换格式》《宁波市综合档案馆档案目录中心数据交换格式》，规定县（市）区档案馆交换数据的具体要求和打包方式。

（二）资源整合

目前，各县（市）区都已建立各自的档案目录检索系统，根据功能的不同，只能做到本单位管理范围内档案目录的数据检索。以我们这次调研为例，宁波的县（市）区两级机关及各级各类档案馆已建立档案电子目录1056余万条，数据规模虽然可观，但是系统平台种类多样，数据结构也不尽统一，这些目录信息只能在特定的范围内提供利用，不能更大限度地发挥作用，要在全市做到信息资源的共享，就必须通过档案目录中心的建设，做好资源整合。

在本期数字档案馆项目中，我们采用两种方式进行目录报送，一是首批数据离线报送，二是新增目录数据导入。首批档案目录数据报送时，各县（市）区档案馆按照要求做好目录数据打包工作，我们在接收到目录数据后，分析目录结构，调整目录格式，个性化导入系统中间库，由管理员审核后存入目录中心。新增目录数据则按照《宁波市综合档案馆档案目录中心数据交换格式》的要求需要各县（市）区对目录数据进行处理后再通过数据导入功能完成数据整合。

三、目录中心功能

档案目录中心的目标是满足宁波全市的目录传输、汇集、管理与利用。

（一）目录数据传输

我们依托宁波市电子政务外网接收县（市）区档案目录数据。宁波市电子政务外网的资源共享专网就是用于各单位实现信息共享和交换的网络（不允许互联网公众访问），同时我们还确定了涉密目录数据不上报的原则，在很大程度上保证了档案目录数据在传输过程中的安全。在保障数据完整性上，我们对传输过程中档案目录数据进行自动加密并计算校验码，再对最终传送到中间服务器上的数据进行解密并验证数据是否完整。

（二）目录数据汇集

在目录中心系统中，通过导入功能，把县（市）区上报到中间服务器上的目录数据导入系统中，形成未入库目录交接单，在管理人员对具体目录信息进行审核以后才能正式导入目录中心数据库。

（三）目录数据的日常维护管理

目录数据分成案卷级、卷内文件级、归档文件目录级三大类，每个大类中按照档案馆名称—民生专业档案—数据列表（档案馆名称—文书档案—数据列表）的树状结构显示。权限管理细化到具体条目，我们通过严格的权限管理控制目录的查询。查阅者不能直接使用档案目录中心，在其提出查阅要求后，由档案管理员进行查询。各县（市）区档案馆按照事先分配的权限管理各自的目录数据，及时更新，使目录数据得到很好的日常维护。

（四）目录数据的利用

档案管理员可以通过精确检索、模糊查询、条件检索等多种途径进行档案目录信息查询，也可以互相授权得到其他县（市）区目录数据的查询权限。查询到的目录数据正好是已进行数字化加工的档案时，还可以查阅档案原文。

四、目录中心建设探索

（一）安全保障

在目录中心建设中，我们把档案安全作为心中一根最重要的弦，重点把握密级档案目录数据不上报、数据传输必须通过宁波市电子政务外网的资源共享网、目录数据通过严格的权限控制进行管理。

（二）目录数据共享方式

目录数据共享从方式上来看大致可以分为两种：远程链接型和数据移交型。

远程链接型是建立在各县（市）区都已建立数字档案馆或档案管理系统，档案目录中心通过各前置机，在异构数据库整合前提下完成的。当一个查询发生时，中心发送查询指令给指定的县（市）区前置机服务器，再由该县（市）区业务系统把数据传输回目录中心。其优点在于，查询的目录数据是县（市）区档案馆最新的目录数据。不足和难点在于，首先，异构数据库的整合要求非常高，系统要完成多个数据库平台的数据交换工作；其次，从远程系统中获取所需数据对网络带宽的要求较高，如果带宽不够会造成系统延时。

数据移交型就是本期目录中心所采用的方式，即县（市）区按照统一的交换标准把档案目录数据移交到目录中心，目录中心将数据进行整合，在中心内部汇集成一个大的目录集合。其优点在于，首先，目录数据实现实际整合；其次，由于查询的是中心的服务器，系统反应速度快。其缺点在于，由于一般为按一定周期报送和数据转化过程中部分数据的损耗，目录中心数据与县（市）区实际业务数据有一定差异。

由于现在正在进行档案全文数字化，如果全文数据也按数据移交型进行操作，会给中心存储系统造成巨大压力，甚至使存储无法满足要求。笔者认为，在目录中心的进一步建设中可以采用远程链接型和数据移交型相结合的方式，在档案目录层面使用数据移交型以提高查询效率，在全文层面使用远程链接型以节约存储成本。