基层政协视角下的档案收集工作

基层政协视角下的档案收集工作——以宁波市江东区政协为例

徐智波

（宁波市江东区政协办公室）

摘　要：本文以基层政协为视角，结合宁波市江东区政协的实际情况，从档案收集的准备、态度、内容、时间、途径等五个方面，论述了基层政协的档案收集工作。

关键词：基层政协　档案　收集

收集是档案工作的首要环节。缺乏收集的支撑，档案工作就会变成“无源之水，无本之木”。作为基层政协，应从自身的实际出发，切实抓好档案的收集工作，形成比较完整的政协工作记忆，使政协档案发挥其他单位和组织所不具备的特殊优势和不可替代的作用。

做好基层政协的档案收集工作，应重视以下要素：

一、收集前要充分研究，做好准备

基层政协档案室在开展档案收集工作前，应首先对本单位的性质、职能有个总体上的把握，厘清政协档案所要收集的范围。以宁波市江东区政协为例，按照政协章程和有关文件的规定，区政协是全区人民爱国统一战线的组织，是区委领导的政治协商的重要机构，是区政治生活中发扬社会主义民主的重要形式。其主要职能是政治协商和民主监督，组织参加政协的各团体和各族各界人士参政议政。凡与上述内容有关的各种载体、各个门类的文件材料都是基层政协档案室的收集范围。

在此基础上，要善于捕捉收集线索。要留心本单位的工作计划，包括年度、月度、一周工作安排，以及通过参加本单位的会议等多种方式，从中找出下一步要收集的文件材料，明确何时收集、向何人收集，做到心中有数、有的放矢。

“不打无准备之仗”，我们在多年的档案收集工作中，深刻体会到在档案收集前，要不断提高文件材料收集的敏锐性，较好地掌握文件形成的来龙去脉，使基层政协的归档材料做到应收尽收。

二、收集时持积极主动、认真负责的态度

基层政协在收集文件材料的过程中，应有积极主动的态度，主动催收应归档的各种文件材料。这主要是因为政协工作涉及面广，应归档的文件材料中，既有各界委员提出的大量有价值的涉及各方面工作的书面意见和建议，又有各承办部门的办理复文，还有党委、政府领导的批示、讲话等，来源十分广泛。

主动的态度还体现在完成初步收集的基础上，对文件材料进行整理，一旦发现材料不全，就要主动想方设法进行二次收集，直至材料补充完整。比如，提案的办理工作是政协提案工作的重要组成部分。今年江东区政协在整理提案档案时，发现个别提案没有办理复文，就主动与承办单位取得联系，收集好办理复文的原件。

主动的态度还体现在对文件材料的超前控制上，以便收集到符合归档要求的文件材料。比如，对政协委员的提案，江东区各承办单位的复文一直采用规范的红头文件，2012年开始启用人大代表建议、政协委员提案网上交办系统，在提高便捷性的同时，也出现了一些单位的复文没有红头、没有盖章等问题。等江东区政协办公室负责提案的同志把提案移交归档时，提案办理已经结束。为此，2013年，江东区政协办公室负责提案的同志向区政府办公室提出了办理复文中存在的问题，他们表示已经向各承办单位提出要求，规范提案的办理复文。

档案收集工作不仅要主动，还要有抗挫折的心态。收集工作难免会碰到各种各样的情况，不要怕别人的一时拒绝，不要怕丢面子，不要把收集工作看作“讨债”，只要心勤、手勤、脚勤，更何况经过多年档案法规的宣传，人们的档案意识在不断地提高，只要用心工作，收集工作就会卓有成效。

三、收集的材料要齐全完整、富有特色

基层政协的档案收集工作在文件材料内容的把握上，要处理好两个关系。

一是处理好本单位的文件材料和外单位的文件材料之间的关系。履行政协职能，不是唱“独角戏”，而是党委、人大、政府及各单位各部门参与的“协奏曲”。为此，基层政协不仅要收集本单位形成的文件材料，把一代代政协工作者辛勤探索、实践政协工作的心血和结晶通过档案固定下来；同时要积极收集外单位履行政协职能的文件材料，比如党委、政府关于政协工作的决定、工作规则，党委、政府领导对政协建议、信息的批示，承办单位对提案的答复，等等。

二是正确处理好红头文件和白头文件（指没有红头的文件材料——笔者注）的关系。既要收集好红头文件，也要同样重视收集白头文件。红头文件的收集，一般都很重视，但也要注意一个问题，就是对文件的签发稿，要尽可能收集有签发领导修改意见痕迹的稿子，而不是根据签发领导修改意见而再行修改的打印稿。白头文件在政协档案中比较多，比如政协各种会议的议程、日程安排、大会工作报告、领导人讲话、会议决议、简报、名单，以及会议主持词和会议方案等。这些白头文件中，比较容易被忽视的是会议主持词和会议方案，这两种材料在《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中并没有明确规定，但对基层政协来讲，这是很重要的材料，反映了政协机关在推进履行职能“规范化、制度化、程序化、科学化”建设，提高例会质量的经验和做法，因此，基层政协收集这些材料具有必要性。

四、准确把握收集时机，提高收集效率

收集工作历来是档案工作的难点。把握好文件材料的收集时机，是保证应归档文件材料齐全完整的重要一环。基层政协要根据工作特点，分别确定各种文件材料的收集时间。

一是随时收集。如本单位的发文和外单位的来文应随时收集。本单位发文在印刷、盖章后，直接留存需要存档的两份和文件的签发稿。如江东区政协在收集本单位发文时，按照发文字号，在同一个字号内，采取逆向排列的方法，即把发文早的放在下面，发文晚的放在上面，并分别用透明的文件袋放置每类字号的文件，使收集情况一目了然。与外单位来文中与政协工作有关、办理后要归档的，则采用原件留存，复件供轮阅和办理的办法，以避免原件的丢失。

二是阶段性收集。全体会议、常委会议、主席会议等例会，是基层政协履行职能的主要形式。对于这些例会、其他重要会议和视察调研等活动形成的文件材料，应在会议或活动结束后即进行收集，做到一会（活动）一收集，这样既与政协履职活动紧密结合，又于无形中宣传了档案工作，而且收集起来的文件材料在当年就能发挥作用。

三是集中收集。一般是指那些数量较少或其他不适合当年收集的文件材料，比如机关党支部材料较少；主席会议、党组会议、常委会议记录，会议记录人员随时要作记录；委员提案办理有个较长过程，等等。把这些材料安排在下一年年初集中收集比较合适。

五、积极拓展收集途径，丰富档案室藏

基层政协在收集文件材料中，主要可以通过以下途径：

一是向领导收集。领导手中往往有重要的文件材料。比如江东区政协在筹建过程中，许多筹建工作由领导亲自负责和起草有关材料。这些材料对于反映区政协的筹建工作历史，具有十分重要的意义。在区政协成立后，我们向领导及时收集了筹建工作材料，并结合领导的口述和笔记，起草了区政协筹建工作记事，并经领导审定，形成了一份珍贵的材料。后来又在编印《江东区政协成立十周年》一书中，把筹建工作记事同历年记事作为该书的重要内容之一。

二是向本单位办文办会办事人员收集和外单位有关人员收集。向本单位办文办会办事人员收集是主要途径，向外单位收集也不能忽视。在收集过程中，既要收集书面稿，又要收集电子稿。白头文件可直接收集定稿的电子稿，既方便收集，又便于今后的利用。

基层政协档案收集工作虽难，但只要根据政协工作的特点，积极妥善协调收集工作的诸要素，采取切实有效的措施，就能把应归档的文件材料及时完整地收集到档案室来，从而最大限度地发挥政协档案的作用。

参考文献：

［1］全国政协办公厅干部培训中心．人民政协简明教程［M］．北京：中国文史出版社，2003．

［2］全国政协档案室．做好收集工作是实现档案集中统一管理的重要措施［J］．档案工作，1988（8）．

［3］齐秀英．充分发挥政协档案在两个文明建设中的作用［J］．兰台世界，1997（9）．

［4］梁兵．关于档案收集若干问题的认识和思考［J］．云南档案，2010（3）．

［5］吕秋培．冷眼看基层档案室收集工作之难［J］．北京档案，2011（10）．