提升企业档案管理水平

贯彻落实10号令　提升企业档案管理水平

陈向引

（浙江珊溪经济发展有限责任公司）

摘　要：国家档案局10号令的发布，代表着企业文件材料归档范围和档案保管期限改革的发展方向，是企业档案进行规范化管理的重要指南和依据。只有深入学习掌握10号令，结合本行业和企业实际，认真组织修订实施，接受上级档案部门业务监管和审核，才能真正落实10号令精神，达到提升企业档案管理水平的目的。

关键词：企业　文件材料　归档范围　档案管理　保管期限

企业文件材料归档范围和档案保管期限是企业档案业务建设的基础和依据，既关系到企业档案资产的完整与安全，又关系到企业文件材料的存毁。国家档案局10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》的发布施行（以下简称《规定》），从宏观上解决了新时期国家档案资源体系科学布局、合理归属、有法可依等根本性问题，对正确界定企业管理类文件材料归档范围，准确划分企业档案保管期限，及时开展档案价值鉴定工作，确保国家档案资源的齐全、完整起着积极的推动作用。《规定》以令的形式发布，反映了国家档案行政管理部门对确定企业文件材料归档范围和划分保管期限工作的高度重视，具有强制性和权威性，标志着企业档案工作步入了新的发展阶段。《规定》有效解决了企业档案管理的困惑，对企业档案管理尤其管理类文件的归档范围和保管期限作出了明确规定，具有很强的指导性、操作性。

一、10号令是企业档案规范化管理的重要指南和依据

全面贯彻实施10号令是企业当前和今后一段时期档案工作的一项重要工作任务。与以往有关企业档案工作的规章相比，《规定》在许多方面具有创新，需要在学习贯彻中加以把握，只有深化认识，理解《规定》的内涵，才能行之有效，使之成为企业档案规范化管理的重要指南和依据。

（一）《规定》的范围内容扩大

《规定》对“企业文件材料”进行了定义。一是企业活动过程外延，包括企业围绕产品或服务开展的研发、生产、服务、经营和管理等日常活动。二是载体外延，包括所有的形式，不论任何载体，均属文件材料的范畴。三是形式外延，包括文本、数据、音像、图形等各种记录的形式。《规定》内容包括科研开发、产品生产、项目建设、设备仪器等所有类型的文件。

（二）保管期限设置上主张原则性与灵活性并存

在保证最低保管期限要求的情况下，企业可自主设置保管期限，而不仅限于30年和10年。如30年的可设置为35年、40年等，10年期的可设置为15年、20年或25年，但不得低于10年。对无批复的请示分为两种保管期限：重要的无批复的请示为30年，一般的无批复的请示为10年。

（三）使用“管理类档案”新名词

《规定》没有使用“文书档案”一词，而是用“管理类档案”囊括企业行政管理、生产管理、经营管理、党群工作四类档案。

（四）要求结合实际编制

作为部门规章，《规定》许多方面还仅是原则性和指导性的，有关的企业还必须根据行业的特点和本企业的实际情况，制定本企业的文件材料归档范围和保管期限表。

（五）设置业务指导与审查机制

《规定》对企业文件材料归档范围和档案保管期限表设置了业务指导和审查机制，明确了档案行政管理部门、有下属单位的企业在文件材料归档范围和档案保管期限表制定过程中的业务指导与审查职责。

二、实施10号令，提升企业档案规范化管理水平

（一）将落实《规定》列入企业领导重要议事日程

企业以贯彻落实国家档案局10号令为契机，要高度重视、强化管理、落实责任，切实把此项工作做实、做细、做好。将修订完善本企业文件材料归档范围和档案保管期限表工作纳入2013年度企业管理重点工作内容，力争在2013年内完成归档范围和保管期限表的修订和审核备案工作。

一要加强领导，强化责任，扎实有效做好10号令的实施工作。把此项工作列入企业领导重要议事日程，制定切实可行的工作方案和工作程序，集中时间和精力完成企业文件材料归档范围和档案保管期限表的修改、制定和报审工作。

二要组织企业有关人员学习贯彻10号令，宣传《规定》的新内容，以指导实际工作。由分管领导牵头，档案部门、职能部门、业务部门人员共同组成的文件材料归档范围和保管期限表编制小组，要对本企业内部各个部门的职能职责和所形成文件材料认真进行分析研究，注重全面性、具体性、实用性和可操作性。要充分调动各职能部门、业务部门的积极性，配合档案部门共同完成这项工作。

在落实国家档案局10号令时，要准确把握国有企业改革和发展对企业档案工作的新要求，研究解决新形势下国有企业档案工作出现的新情况和新问题，探索新形势下档案工作如何能更好地为企业改革和发展服务的新举措。创造性地开展工作，以改革的思路去开创国有企业档案工作，强化工作措施，不断提升档案管理工作水平，使档案工作更好地为国有企业的改革发展稳定提供服务。

（二）结合行业和企业实际，认真组织实施

要充分理解10号令第十五条的内容，《规定》明确企业是做好这项工作的主体责任者。因此，企业在贯彻落实档案工作时，要结合实际，根据行业要求并结合自身工作实际，突出本企业生产组织方式、产品和服务特色，制定出符合本企业工作特点和要求的归档范围和档案保管期限表。要将行政管理、党群工作、企业经营管理、生产技术管理等管理类文件材料和档案作为编制规范的重点内容，同时要细化电子文件等非纸质载体文件材料的归档要求，体现可行性、针对性、操作性强的特点。要对本企业内各个部门的职能职责和所形成的文件材料认真进行分析和研究，对本企业原有的文件材料归档范围和保管期限表进行一次清理，对10号令附件《企业管理类档案保管期限表》中细化和突出的内容加以补充完善，不仅要重新编制经营管理、行政管理、生产管理、党群工作等管理类文件材料归档范围和档案保管期限表，同时也要对科研、产品与业务、人事、会计、基本建设、设备仪器等其他各类文件材料归档范围和档案保管期限表进行梳理。提高文件材料归档范围和档案保管期限表的可实施性，要统筹考虑纸质文件材料与其他载体文件材料的管理要求，如电子档案由于其存储密度大、管理成本较低，可适当延长保管期限。

在此过程中要坚持以人为本、与时俱进、科学发展的原则，将与人有关的档案的保管期限适当延长。要全面掌握各业务环节中产生的所有文件材料的内容与成分，特别注意将因业务创新和新业务出现而产生的文件材料纳入归档范围。提高文件材料归档范围和档案保管期表的可实施性，尽可能对归档范围进行细化，有的可细化到文件，尽量少用文件材料统称和“重要的”“一般的”等。确保将反映企业在研发、生产、经营、管理等各项活动中形成的对企业发展、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料应归尽归，为进一步做好企业档案规范化工作打下坚实的基础。

（三）接受监管和审核，从制度上保证档案管理的规范化

10号令从国家档案资源建设的高度来确定档案行政管理部门对企业档案的监督审核的职能。由于以前企业档案规范出台数量较少，档案行政管理部门在监督指导上，往往对照机关归档材料的操作规范和自己的个人经验去指导，这样的操作使企业档案管理具有随意性甚至盲目性，而10号令的出台，让档案行政管理部门对企业档案的监督指导有了依据。同时，10号令还将档案资产的监管纳入国有资产监管范畴，依照企业资产关系加强对所监管企业档案资源建设的监督和管理力度。10号令的实施，确定档案行政管理部门在加强业务指导的同时，要负责对本地区所属国有企业及其所属企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作的审核和备案工作。省属企业由省级档案行政管理部门负责审核、备案，市、县所属国有企业由市、县两级档案行政管理部门负责审核、备案，各级国有企业所属企业由集团公司审核后报同级档案行政管理部门备案。各级国有企业及其所属企业的《文件材料归档范围及保管期限表》要按照所属关系经同级档案行政管理部门审核批准后执行。因此，在贯彻10号令时，企业要主动接受档案行政管理部门和国有资产监督管理部门的宏观指导和监督管理，档案行政管理部门和国有资产监督管理部门要提升监管合力，把《规定》作为档案工作依法行政的重要依据，在工作中要深入基层，加强调研，协调配合，全面推进，才能更好地为企业档案服务，使企业档案纳入有序化、规范化的正常轨道，从而在制度上保证档案管理的规范化。

国家档案局局长杨冬权在全国档案局长馆长会议上指出，“最近发布《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，从源头上规范企业文件材料的收集归档工作”，“统筹兼顾，协调发展，各项业务建设稳步，推进企业档案工作规范化管理有序推进”，各级部门要认真负起“为党管档、为国管档、为民服务”的神圣职责，特别是国有企业的档案管理人员，作为实施10号令的具体执行者，要充分发挥协调能力、统筹能力、写作能力、创新能力，做好与上级监督管理部门、企业内部职能部门、业务部门的协调，从档案事业发展全局出发，统筹安排，认真谋划档案管理规范化建设战略，本着针对性、系统性、预见性、科学性、计划性的原则，以创新意识和思维，及时调整工作思路，本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的职业使命感，全面掌握《规定》关于企业文件材料归档范围和档案保管期限的划分方法，修订完善本企业文件材料归档范围和档案保管期限，接受上级档案部门和资产监督管理部门的监督指导和审核，使企业档案管理规范化、制度化、标准化、专业化建设再上新台阶。